公司内会议审批管理制度

会议管理制度

（试运行）

1.目的：

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

2.适用范围：

适用于临沂开元轴承有限公司所有会议，董事会临时安排会议除外。

3.职责：

信息部负责会议的管理，所有会议须在信息部批准后方可召开。

4.工作程序：

4.1.公司级例会

4.1.1周工作例会

此会议的举行时间为每周一13：00，会议由各部门领导参加，总结各部门上周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达公司的会议精神；布署下周公司的整体工作。会议要求各部门按顺序汇报：销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、财务-张安云、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。每人时间为5-7分钟（大部门7分钟，小部门5分钟）

4.1.2月工作例会

此会议的举行时间为每月第三周的周三09：00，会议由各部门领导参加，总结各部门上月工作，汇报下月工作重点及出现的疑难问题需由其它

部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达公司的会议精神；布署下月公司的整体工作。会议要求各部门按顺序汇报：财务-张安云、销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。每人时间为10-12分钟（大部门12分钟，小部门10分钟）

4.2部门级例会

部门例会由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。如有固定时间，使用公司会议室的，应向信息部提出申请，信息部确认备案后，召开会议时即可不用再次提交会议申请。

4.3其它会议安排

临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天向信息部提报会议申请，批准后方可召开。

4.4凡公司已列入会议计划的会议，遇法定假日或遇特殊情况需临时安排其它会议的，时间将另行安排，由信息部或相关人员提前通知各部门。未经信息部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

4.5会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级例会、公司级临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

4.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不得请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议发起人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的

各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

5.会议的申请及准备：

5.1公司现设有四个会议室（常用会议室为新区的第二、张庄区的第四），供公司人员使用，为了避免会议室及参会人员冲突，保证会议顺利召开，凡需使用公司会议室的，均应提前向信息部提出申请，由信息部批准调度。具体要求如下：

5.1.1除例会（公司级例会、部门级例会）外的其他会议，应在召开前1-2天通过办公网络向信息部提出会议申请，批准后方可进行。

5.1.2填写会议申请时，除会议参加人员，请在查看部门内添加会议服务部门或人员，务必要填写提醒的时间、次数。

5.1.3会议预约如有冲突，信息部将通知会议申请人，改期或改地点进行。

5.1.4会议申请人应根据会议性质在申请表内注明特殊要求，并发送相关管理部门，对于申请人需要标注的事项安排如下：

a.如需有投影设备演示说明的会议，由信息部提前做好投影设备连接调试工作；

b.会议之前，由人力资源部根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；

c.上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，由人力资源部准备果品和鲜花及其他招待用品；

d.根据会议规模需使用音响设备的，由信息部提前做好音响调试安排；

e.如需留存资料，由信息部负责拍照、摄像工作；

f.特别重大会议，应由人力资源部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：

①会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；

②会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；

③会议场所布置；

④会议服务人员的安排；

⑤会议签到；

5.1.5任何人不得在未提交会议申请或未经批准的情况下私自占用公司会议室，否则可被遣散会议。

6.会议通知：

6.1公司级例会，月中无调整的，不再另行通知。

6.2其他会议申请批准后，办公系统将自动提醒参会人员与会务服务部门，申请人也可以邮件或电话的方式另行通知。

7.会议要求及纪律

7.1会议发起人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

7.2会议期间要做好会议记录及会议考勤，会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议发起人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

7.3任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前向会议发起人请假，否则视为缺席。

7.4与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。

7.5遵守会议纪律，召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。

7.6与会人员严格按发言限定时间发言，如有超时发言需要，需做出申请，否则将按浪费会议时间的多少进行统计通报。

7.7与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出。

8.会后要求：

8.1重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

8.2会议组织人员做好会议纪要，会后上传至公司办公网络的公共文件柜，以便向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。

本制度由信息部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。

临沂开元轴承有限公司

二O一一年四月

网络视频会议管理制度

（草稿）

为确保公司网络视频会议系统稳定、高效的运行，减少人为故障。特制定本制度。

公司网络视频会议由人力资源系统及下属的信息部负责。

信息部负责主、分会场的硬件维护、软件调试，并指导会场的值机人员（会议召集系统的人员）使用网络视频会议系统及设备维护工作。

除公司级、部门级例会外，需要使用网络视频会议系统的部门，应提前2天向人力资源部申请，经批准后，由信息部统一安排使用。

信息部在接到网络视频会议系统使用通知后，及时（一般提前2-4小时）协调主、分会场值机人员进行安装调试，并在会前（至少10分钟）完成相关工作。

主、分会场使用视频会议系统前应认真检查会场设备的完好程度，如有问题及时通知主管人员处理，并详细说明出现的故障和原因。若当时不报告，事后发现时一切责任由该会场值机人员负责。

若因未完成调试而造成网络视频会议无法正常进行，追究该会场值机人员责任。

未经主管领导批准，主、分会场均不得擅自移动或拆卸任何设施。

网络视频会议系统结束后，主、分会场值机人员应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，妥善保管。

说明：该会议管理草稿属系统管理框架，待确定哪种网络会议后，再进行详尽的补充。