管理信息系统设计说明书

公司人员资料管理系统

系统设计说明书

时间： 2013.4.25———2013.5.10

湖南工业大学科技学院

目录

摘要………………………………………………………………………………

第一章绪论……………………………………………………………………

第二章需求分析…..…………………………………………………………

1.1 功能模块的分析…………………………………………………

1.2 模块的设计……………………………………………………

1.3 系统的数据模型………………………………………………

第三章系统的配置……………………………………………………………

3.1 Microsoft Access 2000的安装………………………………

3.2 Visual Basic 6.0的安装………………………………………

第四章数据库的设计…………………………………………………………

4.1 数据表的设计………………………………………………………

4.2 关系的设计…………………………………………………………

第五章详细设计…………………………………………………………………

5.1 建立窗体……………………………………………………………

5.1.1建立主窗体………………………………………………………

5.1.2建立详细资料窗体……………………………………………..…

5.1.3建立部门信息窗体………………………………………………

5.1.4建立系统管理窗体………………………………………….……

5.1.5建立登录窗体……………………………………………….…….

5.1.6建立增加新用户窗体……………………………………….……

5.2 创建工程模块………………………………………………….…

5.3 VB窗体与数据库的连接………………………………….……. 第六章系统的编译与发布……………………………………………………..

第七章设计总结……………………………………………………………….

致谢……………………………………………………………………………..

摘要

本文分析了企业员工档案管理信息系统的系统需求，并利用Microsoft Access2000 和Visual Basic6.0的特点，设计和实现了企业员工档案管理系统的网络实现方案。论文包括了所需软件的安装与配置以及系统数据库的设计，系统数据操作的实现和界面的设计，以及系统的安全与管理等，完整地实现了企业档案管理的各种基本功能与数据操作。通过本论文的实际应用证明，这两种软件的结合可以很好的解决类似企业档案管理等数据库操作功能的计算机网络实现。本文中所设计的基于Microsoft Access2000和Visual Basic6.0的企业档案管理系统是一个成功的而且具有实用性的数据库管理系统。

关键字：企业档案管理系统；网络实现：Microsoft Access2000 ；Visual Basic6.0

第一章绪论

数据是信息的一种,它是一种存储数据并对数据进行操作的工具。数据库的作用在于组织和表达信息，简而言之，数据库就是信息的集合。计算机的数据库可以分为两类：关系数据库和非关系数据库。

Microsoft公司的Access数据库管理系统是目前国内使用较为普遍的一种数据库软件。它既是一个独立的数据库平台也是一个强大的数据库开发工具，可以用来开发定制客户机/服务器数据库应用程序。它包括了30多个向导可以执行许多常见的任务，如创建窗体，报表和查询。Access数据库在设计大量的用户或频繁的操作时，它的性能和可靠性会大幅度下降。

Visual Basic6.0是微软推出的基于窗口的可视化开发工具。Visual所指的是开发图形用户界面的可视化方法，无需写大量源代码去描述用户界面元素的外观和位置，而只要把预先建立好的控件对象拖入到设计窗体上，着就是可视化。Visual Basic是Windows下最快捷，便利的通用开发工具之一，它具有智能特性集成开发环境。VB6.0的特有四大特点：可视化，面向对象，部件编程，事件驱动等。

企业员工档案管理系统是典型的信息管理系统，其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强，数据安全性好的库，而对于后者则要求应用程序功能完备，易使用的特点。企业员工档案管理系统是一种典型的多用户数据库管理应用，同一时间可能有多个用户在进行同样的数据操作，因此系统必须能够快速高效地处理并优化多用户条件下的数据访问和查询要求。基于Microsoft Access2000和VB6.0各自的特点，本文通过使用这两者的集成设计并开发了企业档案管理系统的网络实现方案。

第二章需求分析

信息社会的高科技，商品经济化的高效益，使计算机的应用已普及到经济和社会生活的各个领域。计算机虽然与人类的关系愈来愈密切，还有人由于计算机操作不方便继续用手工劳动。为了适应现代社会人们高度强烈的时间观念，档案管理系统软件为企业和公司带来了极大的方便。该软件是以编程语言为实现的，其功能在系统内部有源代码直接完成。使用者可以了解本软件的基本工作原理。操作人员只需输入一些简单的知识和培训，即可达到操作的目标。

2.1功能模块分析

档案管理部分：有关企业员工各种信息的输入，包括员工基本档案、家庭成员、工作记录、奖惩记录、职称评定、培训记录、调动记录等。这一部分要完成的主要功能是员工信息的添加、修改、删除、查询。

部门管理部门：职工所在部门的信息输入，包括部门名称、部门负责人以及部门联系电话等。这一部分完成的主要功能是部门的信息的添加、修改删除查询等。

系统维护部分：操作员设置、操作员权限设置、修改密码等。

2.2、模块设计

根据上面所介绍的主要功能，对系统进行分析得到如图1所示的系统功能模块图。

职工档案管理部分包括基本档案、家庭成员、工作记录、奖惩记录、职称评定、培训记录、调动记录等。其功能是实现对各部分数据内容的添加、添加、修改、删除等操作。各管理部分的明细如下：

⑴基本档案：职工编号、姓名、隶属部门、身份证号、性别、生日、年龄、民族、政治面貌、婚姻状况、文化程度、联系电话、家庭住址、E－mail、职工类型、参加工作时间、工龄、入本单位时间、职称、职位、工资类别、银行账号、医疗保险账号、合同期。

⑵家庭成员：成员姓名、与本人关系、出生日期、工作单位、担任职务、政治面貌、联系电话。

⑶工作记录：起始时间、结束时间、工作单位、担任职务、部门名称、级别。

⑷奖惩记录：奖惩种类、奖惩日期、奖惩原因、奖惩批准单位、解除处分时间、解除处分原因。

⑸职称评定：专业技术资格、取得方式、取得日期、聘用专业技术职务、聘用起始时间、聘用结束时间、聘用单位。

⑹培训记录：培训方式、起始时间、结束时间、培训期限、所学专业、培训单位、培训内容、培训经费、培训结果。

⑺变动记录：工作变动，包括调动日期、调动前日期、调动前部门、调动后部门；薪金变动，包括调动日期、调动前薪金、调动后薪金。

②部门管理

部分信息管理部分包括部门名称、部分负责人、负责人联系联系电话等。其功能是实现对各部分数据的添加、修改、删除等操作。

③系统管理

系统管理部分包括操作员设置，操作员权限的设置以及一些安全的管理等。

第三章系统的配置

本文中的企业档案管理系统是基于Microsoft Access2000和Visual Basic6.0来设计并开发的，因此在进行数据库的设计创建之前，必须安装并配置上述两个软件。

3.1 Microsoft Access2000的安装

安装Microsoft Access2000的时候，可以选择只安装Microsoft Access2000，也可以同时安装其他的Office应用程序或组件，安装时采用默认设置即可。

3.2 Visual Basic 6.0的安装

启动安装程序，通过Windows的“控制面板/添加删除程序”，“资源管理器”，“我的电脑”运行Visual Basic6.0安装光盘上的Setup.exe程序。输入CD号以及姓名和用户单位，单击安装程序界面上的“更改文件夹”按钮设置安装路径，在Visual Basic6.0提供的“典型安装”和“自定义安装”方式中选择一种，重新启动计算机完成安装过程。

第四章数据库的设计

4.1数据表的设计

设置操作人员。系统初始设置一个超级用户名和密码，操作人员可以利用这个超级用户名和密码登录，之后，可以设置其他的超级用户名称，也可以设置权限用户，设置这个用户可以使用的权限。此外，系统对于基本档案表，字段名，数据类型及其大小具体设置如下表1所示。表1 基本档案表

表2 家庭成员表

表3 工作记录表

表4 奖惩记录表

表5 培训记录表

表6 职称评定记录表

表7 变动记录

表8 部门信息表

表9 职工类型表

表10 系统信息记录表

4.2 关系的设计

数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。一个连接是指一种虚拟的表，这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的，关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录，一个更高级的连接形式称为自然连接。这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段，或在不同的记录中由重复数据的组合字段。数据库有三种不同类型的关键字：主关键字，组合关键字和外关键字。在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其他的库建立关系。

关系是数据库查询设计的基础。关系数据库中表之间的关系有一对一的关系，一对多的

关系以及多对多的关系，其中前两种是最为常用的两种关系。

对于此，在Access中单击“工具”－>“关系”，打开关系窗口。在此窗口中，将基本档案中的employee_NO字段分别与职工档案的各个表中的employee_NO建立关系，并在编辑关系窗体中选择“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”、“级联删除相关字段”选项。将基本档案中的employee_unit字段与部门信息中的employee_unit字段建立关系，不选择“实施参照完整性”项。

按照上面的表格要求设计好数据库（命名为archivel.mdb）后，便可以进行系统的开发了。

第五章详细设计

一.程序预览:

运行本系统程序，首先出现登录界面，输入正确的用户名和密码后进入主窗体。主窗体的菜单栏中有档案管理、部门管理、系统管理、系统信息4个菜单。主窗体左侧的表格控件用来显示当前员工，包括职工编号、职工姓名、所在部门。单出某条职工信息，则在窗体右侧显示职工的基本信息。单出“更新”按钮，表格窗体刷新以获取更新后的数据。

1．档案管理菜单：

打开“档案管理”菜单，其下有3个子菜单，分别是显示所在员工、添加员工档案、职工档案查询。

⑴“显示所有员工”子菜单。单击此菜单，在职工表格中会显示所有员工的信息。

⑵“添加员工档案”子菜单。单击此菜单，弹出添加员工档案窗体。

⑶“职工档案查询”子菜单。该菜单含有3个子菜单，分别是“按姓名”、“按编号”、“按部门”。分别单击这3个子菜单，弹出相应的对话框。

如查看当前员工的详细信息，则单击主窗休中的“查看详细资料”按钮，打开详细资料窗体。职工档案详细资料包括个人资料、家庭成员、工作记录、奖惩记录、职称评定、培训记录

2．部门管理菜单：

单击“部门管理”菜单下的“部门信息管理”子菜单，打开部门信息管理窗休。

此窗体用来显示、修改、添加、删除部门信息。“下一条”、“上一条”“第一条”、“最后一条”等按钮用来移动记录。

3、系统管理菜单

“系统管理”菜单包含两个子菜单，分别是“添加管理员”和“更改密码”。单击“添加管理员”子菜单，打开“设定用户”窗体，单击“更改密码”子菜单，打开更改密码窗体。

4、系统信息菜单

此菜单用来退出系统，在正式发布的软件中，应该有系统版本信息及系统帮助。

1>.建立窗体

１.建立主窗体

打开Visual Basic6.0，系统将自建立一个From主窗体

此窗体的各属性如表11所示。

表11 系统主窗体属性

窗体属性取值

Name Frmmain

Caption 档案系统管理

StartUpPosition2-CenterScreen

WindowState 2-Maximized

2、添加菜单

使用菜单编辑器编辑系统主菜单，菜单的Caprion和Name属性如表12 所示

表12 菜单属性设置

3、添加控件

该主窗体中包括1个MSFlexgrid控件、1个Frame控件和2个CommandButton控件。Frame控件中包括多个Label控件和Text控件。当用户用鼠标单击表格中的任意一个员工时，在右侧的Text控件中就显示此员工的一些常用的信息。窗体左下部有一个更新按钮，单击此按钮，系统将更新当前表格显示的内容，用于删除、添加新员工、修改员工信息等操作。在Frame控件下有一个“查看详细资料”按钮，单击此按钮，将进入系统的第二个主要的窗体――详细资料部分。下面添加主窗体所用到的控件。

MSFlexgrid控件需要用户自行添加到控件栏内。单击“工程”－＞“部件”，选中Microsoft Flexgrid Control6.0项，然后单击“确定”按钮即可。添加之后，在控件栏内会显示相应的图标。

控件及其属性

2>．详细资料窗体

单击窗体中的“显示详细信息”按钮，进入详细资料窗体，当用户要添加新档案时，也要通过这个窗体来实现。

1、建立窗体.增加一个窗体，并按照下表设置属性

2、添加控件

这部分窗体是整个系统的核心部分。Sstab控件用来显示员工的所有档案信息。分个资料、家庭成员、工作记录、奖惩记录、职称评定、培训记录、变动记录7部分。Sstab控件

上方的两个Text控件标记当前员工的姓名和编号。Sstab控件右侧的Frame控件中有操作按钮，包括修改员工信息、删除员工信息、确定、取消、退出等。

下面添加这些控件

这一部分需要用的主要的一个控件是Sstab控件。这个控件需要用户自行将其添加到控件栏内。方法是单击“工程”－>“部件”菜单，在出现的空体中找到“Microsoft Tabbed Dialog Control6.0”选项并在其前面的方框内打勾。添加完后，在控件栏内应该显示SSTab 的图标，

然后将这个控件添加到窗体中，并单击标右键，在弹出的菜单中选择“属性”命令，进入SSTab控件的属性设置页，在选项卡数文本框内输入7，表示一共有7个分支，在每行选项卡数文本框内输入7，表示每行有7个分支，也是就说这些分支只有一行内显示。每个分支的选项卡标题属性按照如下设置。

Text控件。由于个人资料部分一共有23项内容，所以应该添加23个Label控件和23个Text控件则最好建立一个含有23个元素的控件组数。值得注意的是，不是23个字段内容都用Text控件显示，性别、隶属部门、职工类型、婚姻状况、工资类别这5个字段的内容应该使用选择框ComboBox控件显示，因为它们都含有可选择的选项。因此，需要将与这5个字段相对应的Text控件的Visible 属性设置为False。这样，代码实现的时候，可以使用循环语句先将所有的文本框都添加到字段内容，然后对这5个CombBox控件单独用语句实现。

选择“家庭成员”页，这里要添加的是数据识别控件Datagrid。这是一个表格控件，与数据库结合起来使用很方便。使用之前也要先添加到控件栏内。方法是单击“工程”－>，“文件”菜单，在打开的部件窗体中，找到“Microsoft Datagrid Control6.0”项，并在其前面的框内打勾即可。

同样，在“工作记录”．“奖惩记录”、“职称评定”、“培训记录”、“变到记录”页中分别添加Datagrid控件。

在SSTab控件上方添加2个Label控件和2个Test控件。分别用来显示职工姓名及编号。在SSTab控件右侧添加一个Frame控件，然后在其上放置5个CommandButton控件，分别设置为“修改员工信息”、“删除员工档案”、“保存”、“取消”、“返回”。

3>.部门信息窗体

相对于主窗体和职工档案管理窗体来说，这个窗体的重要性就显得不是很大了。不过这并不代表着这个窗体是可有可无的。相反，它也应该是档案管理系统不可缺少的一部分。建立窗体如下:

部门信息管理窗体的属性设置

2、添加控件

这个窗体需要３个Label控件，3个Text控件，10个CommandButton控件。逐一添加这些控件，调整好位置，并按照有所示设置控件的属性。

4>．系统管理菜单

“系统管理”菜单包含两个子菜单，分别是“添加管理员”和“更改密码”。单击“添加管理员”子菜单，打开“设定用户”窗体，单击“更改密码”子菜单，

１、建立窗体

这个窗体要用到的控件为２个Label控件、２个Text控件、２个CommandButton控件。

5>．建立登录窗体

作为一个管理系统，不仅要求它具有实用性和可操作性，系统安全也是必不可少的分之一，一个档案管理系统应该不是任何人都可以随便使用的，应该具有不同的权限。

1.建立窗体

登录窗体的属性设置

2、登录窗体中用到的控件为2个Label控件、2个TextCommandButton控件依次添加这些控件，并设置控件的属性

6>．建立增加新用户窗体

下面将要建立的窗体只有系统管理员才可以使用

1、建立窗体

增加新用户的窗体的属性设置

2、添加控件

此窗体要添加4个Label控件作为标识，3个Text控件接收用户输入，2个CommandButton 控件作为“确定”和“取消”按钮，1个ComboBox控件用来选择新用户权限。添加这些控件，并按照要求所示设置这些控件的属性

工程模块的创建有利于减少每个窗体的代码，有利于更好的控制程序的执行和修改

'rs1为msflexgrid所对应的Recordset对象，rs2为mainform中显示基本资料所对应的recordset对象

'rs3为详细资料form中所对应的Recordset对象

'show_arch用来标志是否通过按“显示详细资料”按钮进入form1，若是，则令其值为1，不是为0

Option Explicit

Public select_row As String

Public conn As New ADODB.Connection '定义Connection类别的对象变量

Public rs1 As New ADODB.Recordset '建立Recordset类别的对象变量

Public rs2 As New ADODB.Recordset

Public rs3 As New ADODB.Recordset

Public show_arch As Boolean

Public addinfo As Boolean '标记是否处于“添加档案”状态

Public cmd_states As Boolean '标记form1按钮的状态

Public username As String '标记登录的用户权限

Public userID As String '标记登录用户名

三．VB窗体与数据库的连接

VB6。0窗体中单击[视图]打开[数据视图窗口]如图单击[添加新的数据连接]选择[下一步]