档案管理办法征求意见稿.doc

塔****开发公司档案管理办法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为规范塔****开发公司（以下简称塔**公司或公司）档案管理工作，加强企业档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《**天然**股份有限公司档案工作规定》，结合公司实际，制定本办法（以下简称“办法”）。

第二条本办法所称档案，是指公司在生产、经营、科研、管理活动中直接形成，对企业具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子文件等各种不同形式和载体的历史记录。它们是公司的无形资产，是公司科学技术资源储备的一种形式，是提升企业价值、宣传企业形象的必要条件和依据。

第三条为维护档案的完整与安全，便于提供利用，公司所有档案坚持集中统一管理的原则。档案部门应当努力开发档案信息资源，为公司的各项工作提供有效服务。

第四条公司各单位和每一位员工，都有按规定利用档案的权利和依法保护档案的义务。

第二章档案工作机构与职责

第五条公司（党委）办公室是公司档案工作的管理部门，其主要职责如下：

1、负责宣传贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，审定公司档案工作管理办法、规章制度。

2、负责公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导。

3、组织开展档案鉴定工作，审批档案鉴定销毁报告。

第六条公司档案资料中心具体负责档案业务工作的落实，是公司档案保管、利用中心，其主要职责是：

1、按照有关法律、法规和**档案工作规定，制定公司档案管理办法和标准规范并组织实施。

2、根据档案工作现状，提出和解决档案管理中出现的各种问题，逐步达到档案管理科学化、规范化、标准化。

3、组织和指导档案工作业务交流、档案干部专业培训和档案学术研究。

4、负责公司各单位、各部门档案管理工作的检查、督促和业务指导。

5、负责公司**开发、炼**化工、基建工程、设备仪器、公文、会计等档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

6、负责保管公司所属单位移交进馆的档案，并及时编制有参考价值的档案信息，为科研、生产提供利用和咨询服务。

7、负责收集整理史志性资料，完成年鉴、党史等编写工作。

8、负责组织档案管理新技术、新方法的推广及应用工作。

9、负责公司重点工程、重要设备仪器、重大科研项目归档文件的验收。

第七条公司专（兼）职档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识、管理知识、相关专业知识和计算机操作技能，持证上岗。专职档案人员的业务培训率要达到100%。

第八条根据《档案法》，对在文件材料的收集、整理、保护、利用等方面做出显著成绩的单位（部门）和个人，给予适当的奖励和表彰，并作为考核业绩的内容之一。

第三章文件材料的形成与归档

第九条公司实行各职能部门立卷归档制度。各部门在职能工作活动中形成具有查考利用价值的办理完毕的各种载体的文件材料，都必须按照规定整理归档。归档范围执行2019年《公司机关各部室文件材料归档范围》和《档案保管期限表》，任何单位和个人不得拒绝归档。

第十条各单位在****开发、基本建设、科研成果评审、设备仪器购置等活动中形成不同载体的文件材料，由项目负责人指定有关人员负责收集、整理、立卷、归档。协作项目形成的文件材料由主办单位归档，未完成的项目，由主办单位负责将已形成的文件材料整理归档，并附文字说明。

第十一条公司所有对外招标的项目、合作项目均应在合同中明确规定乙方在档案的收集、积累、立卷、归档等方面的责任和义务。公司各管理部门在签订合同时要对项目文件材料归档提出明确要求，要有质量、数量、安全保密专门条款，专业管理部门必须见到档案部门出具的资料验收通知单，才确定为项目结束，档案资料验收通知单应作为结算部门主要凭证之一。

第十二条各项专业管理活动中形成的文件材料（如财会管理），由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理、立卷、归档。

第十三条公司档案人员应协助各职能部门，对应归档文件材料的完整程度、准确性、保存价值、保管期限、密级进行确认，经职能部门负责人审签后归档保存。

第十四条自2019年1月1日起，凡公司印发的文件，属于归档范围的，其电子文件应与纸质文件同时归档。

第十五条归档要求

1、归档的文件材料应完整、准确、系统，案卷整理要遵循文件材料的形成规律和有机联系。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。

2、归档的文件材料由资料形成部门负责系统整理，整理的文件符合质量要求，档案资料中心按要求进行验收，不符合要求的退回重新整理。

3、照片与底片及文字说明一起归档；录音带、录像带、电子文件与文字说明一起归档；数码照片应刻成光盘与文字说明一起归档。一切应归档的文件材料（包括照片、底片、录音、录像、磁盘、磁带、光盘等）的材料费用、制作费用及复制费用由形成单位承担。

4、归档的文件材料应为原件，一般不准以复印件代替。归档的文件材料应符合规范，字迹工整，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。案卷装订前应拆除金属物。

5、公文档案归档一式一份，******开发档案一式三份，科研成果档案一式一份，基本建设、设备仪器档案一式两份，会计档案一式一份。

6、文件材料移交必须填写“档案移交清单”一式两份，双方清点实物，办理交接手续。

第十六条归档时间

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类文件材料（包括纸质和电子材料），在形成的次年6月底以前整理完毕归档。

2、会计档案在会计年度终了后，由形成部门保管一年后归档。

3、声像、照片、电子档案在形成后立即归档。

4、******开发档案在一项任务完成并做出总结报告后归档，钻井、地质、工程资料在完井后归档，专业设计档案在设计项目完成审查批准后归档。

5、科研档案一般在科研项目鉴定后归档，分阶段进行的可分阶段归档。

6、基本建设档案在工程竣工验收合格后归档。重大基建项目和重点科研成果验收时给鉴定评委会委员发的资料，会后立即全部收回归档。

7、设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后立即归档。

8、产品档案在产品定型鉴定后立即归档。

9、审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

第四章档案管理

第十七条档案管理工作是档案部门的一项经常性业务工作，要建立健全档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、安全、保密、统计、利用等管理制度，并将有关内容纳入人员的岗位责任制，实行科学化、规范化管理。

第十八条公司各单位负责人和员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

第十九条档案整理工作

1、执行“公司各类档案管理办法”。

2、企业档案的分类，按照《公司档案分类方案》执行。

第二十条档案保管

1、档案保管必须严格认真，进、出库手续齐全、完备，无差错，符合档案库房管理制度要求。

2、档案柜架排架整齐、科学，便于管理。

3、有效控制库房的温、湿度，纸质档案要求温度控制在18—24℃，相对湿度控制在45—60%之间，电子、胶片档案要求使用专用保管设备分库保管，温度控制在14--24℃，相对湿度控制在40—60％之内。

4、档案管理要实行“三分开”，即办公室、阅览室（整档室）、库房分开。库房保管做到防尘、防光、防虫、防盗、防火、防潮、防高温、防鼠、防有害生物、防污染。消防安全措施到位，责任到人，并做好“十防”记录。

5、加强褪色、破损档案的抢救工作，定期组织案卷清查，保证档案资料的齐全、完整、安全。

第二十一条档案补充、修改

1、补充、修改已归档的图纸，按照《公司档案补充、修改制度》执行。

2、严格按照修改的范围进行修改，图纸修改后，底图必须修改，做到底图和蓝图一致。

3、档案部门对图纸的补充、修改进行监督和指导。

第二十二条档案修复抢救

1、贯彻防治结合的方针，最大限度地延长档案寿命。

2、修复中要保持内容完整，不能损坏历史痕迹。

3、修复方法一定要经过试验，确有把握后再进行修复。

4、逐步掌握修复档案的除尘、消毒、去污、修裱等科学技术及现代化修复方法。

第二十三条档案鉴定销毁

1、根据档案保管期限的规定，按照《公司档案鉴定销毁制度》，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，写出鉴定报告，提出档案存毁意见。

2、根据企业管理具体情况和人员变动，及时调整档案鉴定领导小组成员。档案鉴定小组由公司主管领导、各业务部门领导（或业务技术人员）和档案管理人员共同组成，以保证档案鉴定工作的权威性和准确性。

3、档案销毁工作必须慎重从事，销毁前要编制销毁清册，提出销毁报告，经本单位主管领导、业务主管部门、公司档案鉴定领导小组审批后，方可销毁。销毁档案时严格执行销毁制度，做好保密工作。

第二十四条档案统计

1、统计数据以原始记录为依据，基础台账要同馆藏数量相一致，数据准确、可靠。

2、“档案年度统计报表”的数据截止到当年的12月31日。

3、统计的内容：包括档案的收集、移出、库存、利用及效果的数量、比率和分析等。

4、档案统计，必须以档案实体为基础，以国家档案局规定的卷、袋、盒为计量单位标准。

第二十五条档案开发利用

1、档案信息利用本着既要严格保密、又要方便利用的原则，建立健全档案借阅制度和审批手续。

2、公司员工借阅本单位（部门）形成的档案请填写《档案利用申请表》；借阅非本单位（部门）形成的档案需经档案形成单位（部门）领导审批。

3、政府有关部门、社会有关方面需借阅公司档案，必须经档案形成部门审查，公司主管领导审批，方可借阅。

4、利用档案应按规定期限按时归还档案。公文、会计、基本建设档案应在7日内归还；科研、******开发档案一个月内归还；如到期不能归还的，应说明理由，并办理续借手续。

5、档案利用者，必须对所借档案负安全、保密之责，未经档案部门许可，不得擅自扩散和泄漏档案内容，不得在档案上做任何记录、折叠，不允许抽取换页或转借第三方。

6、凡档案利用者，归还档案时有义务认真填写《档案利用效果反馈表》。

第二十六条档案管理现代化

1、企业档案管理现代化是办公自动化的组成部分，要列入公司现代化管理整体规划并与企业现状相适应。档案部门要积极应用现代化手段和先进技术管理档案，逐步实现管理数据化、服务网络化，以适应企业信息化管理的要求。

2、有计划、有步骤的接收电子文件和实施馆藏档案的录入工作，提供网上查询、阅览等各项服务，实现档案信息资源共享。

3、凡是**天然****、**维吾尔自治区、****公司、塔**公司下发的文件，由档案资料中心统一

保存纸质档案一份和电子档案（光盘形式）两份；公司所属单位只保存与本单位有直接关系和本单位产生的纸质、电子档案，对公司所属单位保存的10年以上的公文档案经过鉴定后，将具有长期保管和利用价值的档案移交档案资料中心。

4、加强档案编研工作。根据企业工作需要对档案进行深层次开发，及时编制适合公司生产、科研所需的档案资料，全方位、多层次的提供优质快捷的档案服务。

第五章奖励与惩罚

第二十七条根据《档案法》的规定，有下列事迹之一的，公司和所属各单位应给予表彰和奖励：

1、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

3、对档案学研究做出重要贡献的；

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给企业的；

5、同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十八条凡在本企业档案管理工作中做出重大贡献，并有下列先进事迹之一者，本单位应给予奖励或授予光荣称号。

1、完成全年归档任务，归档文件材料齐全准确，案卷质量符合标准的单位或个人。

2、工作认真负责，事业心强，成绩突出的档案工作者。

3、在档案管理现代化研究和开发利用中有重大发明创造，获得明显经济效益和社会效益者。

4、同各种破坏档案的坏人坏事进行英勇斗争事迹突出者。

第二十九条有下列行为之一的，根据情节轻重，给予通报批评，造成经济损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

1、损毁、丢失属于国家所有的档案的；

2、擅自提供、抄录、公布档案的；

3、涂改、伪造档案的；

4、盗卖档案牟利或者私自将档案卖给、赠送外国人的；

5、携运禁止出境的档案及其复制件出境的；

6、不经批准擅自利用本单位档案为外单位服务造成单位损失的；

7、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第三十条不按照规定范围和归档时间要求将各类档案及时向档案部门移交的，档案资料中心将签发“归档文件材料催交通知单”（见附件一）。

第三十一条经批准借阅的档案资料不按规定时间归还的，档案资料中心将签发“档案资料催还通知单”（见附件二）。

第三十二条利用档案过程中损毁、丢失档案的，根据档案价值和数量，确定赔偿的数额。无法确定赔偿数额的，按下列标准赔偿：

1、永久保存的档案，每件赔偿1000元。

2、50年、30年长期保存的档案，每件赔偿500元。

3、15年、5年短期保存的档案，每件赔偿300元。

第六章附则

第三十三条企业资产与产权变动时档案的处置按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定执行。

第三十四条公司重组改制所涉及的档案资料的处置，应按照重组协议确定的基本原则由双方协商，并以关联交易协议的形式予以规范。

第三十五条本办法由公司档案资料中心负责解释。

第三十六条本办法自发布之日起施行。

附件一：

归档文件材料催交通知单

本通知单一式两份，双方各持一份。

附件二：

档案资料催还通知单

本通知单一式两份，双方各持一份。