秘书学(2013复习题)

《秘书学》复习提纲

第一讲绪论

1．秘书学的研究对象：概而言之，关于秘书工作的一切活动、现象，都是秘书学研究的对象领域。其中，秘书工作的具体内容，各国、各级、各类型的秘书机构及其职能，中外秘书工作产生、发展和运动变化的历史，秘书人员智能结构及其建构，秘书工作的研究状况等，则是秘书学研究的主要对象。兹略述其下：

一、秘书机构及其职能

二、秘书工作内容

三、秘书工作渊源、演变及发展趋势

四、秘书人才及其培养机制

2．开设秘书学课程的目的与意义。

第二讲秘书人员

1．比较下列几个秘书定义的优点及不足之处

（提示：根据教材中对秘书所下的定义来比较，不能简单地照搬照抄）

（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。

（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。

（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。

（4）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（教材p122）

2．仔细阅读教材p34～35乔治·华格纳教授提供的案例及其分析，体会四种作法的差异，能够解释为什么第三种做法最糟糕。3．就现实需求和客观条件而言，秘书的培养目标首先应该如何确定？

4．秘书部门及秘书人员在优化群体中能够发挥哪些作用？5．分析下列十条管理经验：

①依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性；

②了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在；

③激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿；

④让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能；

⑤有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；

⑥团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境；

⑦设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；

⑧以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度；

⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心；

⑩随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。（载《南方都市报》2002年3月31日第53版，原题为《让你的团队动起来》）第三讲秘书机构

1．列明秘书机构的基本职能和主要任务。

第四讲秘书工作

1．如何全面、准确地理解秘书工作的辅助性？

2．如何结合实际，灵活变通地理解1985年第三次秘书长办公厅主任会议确定的“三服务”？

3．如何全面理解评价秘书工作的有效性标准？

第五讲中国秘书工作简史

1．唐代三省分工制与秘书工作有关的内容是什么？

2．从现代公文处理的角度分析宋代公文制度的特点。

（提示：重新温习教材所附2001年最新版《国家行政机关公文处理办法》）

3．如何分别从领导和秘书的角度理解抗战时期陕甘宁边区政府《政务会议暂行规程》的两条规定：

1）秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”；

2）在需要的情况下，经会议许可，秘书方可临时出席会议，“有发言权，无表决权”。

第六讲境外秘书工作简介

1．港台及境外的秘书工作中，有哪些值得借鉴的秘书观念？4．试将对待加班加点的两种认识加以比较：

①“秘书人员工作量大，既要办常规性工作，又要处理突发性事件，至于额外事务，则更多。对他们来说，加班加点是家常便饭。然而，与他们的付出极不相称的是，生活待遇极低。”②苏珊说：“不要认为我每天都加班工作，我并不是每天如此，只是在绝对必要时才这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”（p413）

第七讲办公室工作

1．下列《有效会议的准则》共有十条，你认为哪几条最难实行？并简要说明理由。

①会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。

②与会人员要精选，四至十人最理想。

③会前有资料，以免空口讲白话。

④避免马拉松式会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束。

⑤每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。

⑥主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。

⑦开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。

⑧会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。

⑨会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。

⑩追踪会后各项决议的行动及结果。（载《南方都市报》2002.4.14）

一、选择题

1.采取个别交谈的调研方式时，必须注意以下事项：（AD）

A.选准调查对象。

B.直接问明调查对象的个人资料。

C.必要时邀请调查对象所在单位领导成员到场，对其施加适当的心理压力，以保证访谈内容的真实准确。

D.态度要诚恳，方式方法要得当。

E.将调研者的个人观点或见解向调查对象进行暗示，以期求得共鸣。

2. 秘书工作要在工作方式、工作方法上努力实现的“四个转变”是：（ABDE）

A.从被动服务转变为力争主动服务。

B.从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策。

C.从低效高耗转变为高效低耗。

D.从收发传递信息转变为综合处理信息。

E.从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。

3. 秘书工作的指导思想（简称“三服务”），可以变通理解为“三个服务方向”，即 (BCE)

A.为顶头上司服务

B.为直接上级服务

C.为平行和下级单位服务

D.为外宾提供优质服务

E.为群众服务

4. 属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（ABCDE）

A.民主集中制原则

B.计划化原则

C.法制原则

D.民族平等原则

E.人民群众参加国家管理原则

5. 秘书机构的基本职能是（BE）

A.调查研究

B.辅助决策

C.办理会务

D.协调关系

E.服务领导

6. 关于秘书机构的描述，正确的是（ABCDE）

A.秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。

B.秘书机构是党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。

C.秘书机构具有附属性、综合性、辅助性等特点。

D.秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。

E.秘书机构的基本职能是辅助决策、服务领导。

7. 优化群体的特点有（ABCDE）

A.各有所长

B.各司其职

C.各得其所

D.动态平衡

E.比例适中

8. 美化办公室的意义在于： (ACE) A.树立所在单位的良好形象。

B.提升领导者及秘书自身的社会知名度。

C.提高工作效率。

D.展示个人独特魅力。

E.优化工作环境。

9. 与一般的道德规范相比较，秘书规范具有（AE ）等特点。

A.系统性

B.社会性

C.实践性

D.综合性

E.强制性

10. 下列说法都与秘书工作的评价标准有关，你认为正确的是：（ACDE)

A.“有效性”是评价秘书工作的标准。

B.不能以领导满意不满意作为评价秘书工作的标准。

C.“领导满意”标准最大的问题在于主观随意性。

D.不能简单地以领导满意不满意作为评价秘书工作的惟一标准。

E.在正常情况下，“有效性”标准和“领导满意”标准可以保持一致。

11. 接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（A）

A.告诉他打错了，然后挂电话。

B.告诉对方你的号码是什么。

C.仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

D.告诉他，查清楚号码再打。

12.秘书学具有（A,B,C,E）等学科特点

A.属于社会科学范畴

B.综合性强

C.实践性强

D.历史悠久

E.学科发展受到相关学科的影响和制约

13.下列关于“会议日程”的说法，正确的有（AD）

A.会议日程是对会议全部活动逐日作出的安排。

B.会议日程是会议议题在会议上讨论的先后顺序。

C.会议日程的范围比会议议程小。

D.会议议程包含在会议日程之中。

E.会议日程不包括余兴节目的安排。

14.秘书正在接听电话时有另外一个来电，下列做法中比较得当的是（E）

A.长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。

B.暂时中断正在接听的电话，记下另外来电的号码，随后再主动打过去。

C.请另外的来电者随后再打来。

D.先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。

E.在最短的时间里迅速比较两个电话的重要程度，然后作出相应的安排。

15.下列做法中，不符合会务工作要求的有（B）

A.会议发言时间必须一视同仁，统一标准。

B.为了体现出对于所有与会代表的一视同仁，不论职务、性别、年龄、学历、民族等方面有多大的差异，统一安排食宿，绝对不搞特殊化。

C.保密性要求较高的议题应当安排在会议的后半阶

段。

D.为了方便与会者办理有关手续，发放会议通知时尽量考虑使用书面通知

E.余兴节目要适可而止，不可喧宾夺主。

16.秘书工作的辅助性主要体现在地位的 C

与工作的被动性两个方面。

A.被领导性

B.中介性

C.从属性

D.隐秘性

E.适应性

17.平行文，是指 B 之间往来的公文。

A.本机关内部

B.不相隶属机关

C.平级机关

D.领导机关

E.政府机关

18.这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。秘书对这位“不速之客”应该这么说：“ B 。”

A.对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！

B.对不起，先生，请问您贵姓……

C.客人来访，必须登记，这是公司的规定！

D.你要再往里闯，我就叫保安了！

E.先生，您预约了吗？

19.下列关于秘书工作的说法，正确的有A,B,D,E 。

A.秘书是“气象员”，要懂得察言观色，懂得揣摩领导的心理和意图。

B.秘书是“保密员”，要时刻替领导保守秘密。

C.领导的对与错、是与非，都与秘书毫无关系。

D.秘书需要有充沛的体力和精力，帮领导跑腿是秘书的本职工作。

E.领导随时随地都可能给秘书布置工作，秘书工作是“5+2”、“白加黑”。

20.秘书部门发挥参谋服务作用需要ACD 。

A.摸清情况

B.制定政策

C.参谋对路

D.综合到位

E.创造效益

21.秘书为领导工作拓展延伸时，需要注意的问题有ABCDE 。

A.准确把握领导工作预期的效果

B.把握后续事务的具体要求

C.把握领导工作的规律与原则

D.注重工作的整体性

E.注重工作的连续性

22.秘书部门负责人需要明确的工作重点是ABD 。

A.为本级领导服务

B.为中心工作服务

C.指导下属工作

D.抓关键问题

E.制定长远规划

23.我国秘书按其职责划分，可以分为ABCDE 。A.文字秘书 B.机要秘书 C.公关秘书

D.事务秘书

E.董事会秘书

24.下列关于秘书进行文件管理的做法，正确的是ABCDE 。

A.阅读文件，判断是否应由领导处理。

B.审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。

C.对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要。

D.按领导批改意见复印后转发、呈送，必要时进行追踪，反馈结果。

E.必要文件进行存档。

25.与一般的道德规范相比较，秘书规范具有（AE）等特点。

A.系统性

B.社会性

C.实践性

D.综合性

E.强制性

26.下列关于“会议日程”的说法，正确的有（AD ）

A.会议日程是对会议全部活动逐日作出的安排。

B.会议日程是会议议题在会议上讨论的先后顺序。

C.会议日程的范围比会议议程小。

D.会议议程包含在会议日程之中。

E.会议日程不包括余兴节目的安排。

二、判断题

1. 秘书人员必须参加一切政策的辅助。（错误）

2. 请示和报告一般不能越级上报，但意见不受此限制。（错误）

3. 秘书人员在协调领导者和被领导者之间的关系时，既要站稳立场，又要讲究方法。（正确）

4. 秘书部门及秘书人员展开调研时，为了充分保证材料的新鲜、真实，只须向领导者提供原始的资料，不得对调研结果进行分析加工。（错误）

5. 从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（正确）

6. 秘书工作的辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。（正确）

7. 秘书的调研工作及其作用应当在决策中得到体现。（正确）

8. 就一般性的秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（正确）

9. 秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎”。（正确）

10. 为了达到会议的预期目的，有时可以对会议议题作出适当的调整或变动。（正确）

11.秘书工作的本性是：无论何时、无论何地都起着领导助手的作用。（正确）

12.秘书工作规律在实践中的应用也是秘书学的重要研究对象。（正确）

13.秘书从事公关活动的主要目的是为了展示自身的良好形象。（错误）

14.“政务性工作”可以理解为各级各类单位中与决策密切相关的工作。（正确）

15. 女性在生理特征、心理特征等方面比男性更适于从事秘书工作。（正确）

16. 为了节约开支，同时也是为了加强管理，我国的党政机关设置下属机关时往往采用综理制。（错误）17.开放式问卷与封闭式问卷的一个重要区分：调查者对于被调查者的认识和做法是否具有开放性。（错误）

18. 公文是一种特殊的信息载体。（正确）

19. 比较适合于秘书工作的性格模式是：顺从与独立相结合，外向与内向相结合。（正确）

20. 区别公务秘书与私人秘书的关键在于：秘书的服务对象是否为个人。（错误）

21. 秘书工作容易滋生唯上、恃势、骄傲、自卑等不良心理，需要严加防范。（正确）

22. 秘书部门及秘书人员展开协调工作时可以对犯错误的有关人员进行批评、教育直至撤职查办。（错误）23.新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样的机会。（错误）24.评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（正确）

25.出席会议是秘书代替领导者实施领导的重要形式。(错误)

三、下列语句包含了不少秘书学知识，试作分析

1. 两眼一睁，忙到熄灯。

答案: 秘书工作的事务性特征在这句话中得到了形象的描述。秘书工作非常具体、非常丰富，可以将其工作内容和与特点概括为“细”、“繁”、“杂”、“忙”，因而秘书工作十分辛苦、十分忙碌。

2. 秘书要学会“编故事”。

答案:秘书人员既不能违背领导的意愿，又不能不考虑到具体工作的现实需求和长远需求，有时候难免会出现不能说真话的情形。这种为了工作而撒谎的情况，实属迫不得已而为之的无奈之举，除此之外别无选择，因此与个人道德品质无关。

3. （秘书人员应当）目中有人，眼中有事。

答案:“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急，还要想领导所已想、急领导所已急”）

4. （秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。

答案:秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，也不能认为领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。

5. 今日助理，昨日秘书。

答案:这句话准确而形象地反映出助理与秘书的关系。二者都是领导者的助手，都为领导者的决策提供优质服务。但助理较多直接参与决策，秘书（特别是一般秘书）的主要工作内容不是直接参与决策，而是提供辅助性服务。也就是说，二者辅助决策的渠道和作用均存在较大的区别。秘书人员在得到充分的锻炼提高之后，有可能成长为更高层次的辅助者，即助理。

6. 秘书是水，领导是容器。

答案:容器的形状，决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。

7. 秘书——决策者的守门人。

答案:秘书应该帮助领导解决那些可能使领导分散时间和精力的琐碎事务，以保证领导将主要时间和精力放在决策上。此外，当领导不在时，秘书还应当在领导授权的范围内做好各项工作，也就是做好“补位”的工作，使得领导不至于牵挂机关单位的方方面面。

8. 秘书不应该成为领导者的“拐杖”。

答案:有些领导者对于秘书过分信任，事无巨细，均交给秘书代劳。久而久之，秘书成为领导者片刻不可离身的“拐杖”。这种情形，一方面削弱了领导者的决策力、执行力，另一方面容易使秘书养成以权谋私等等坏习惯。秘书成为领导者的“拐杖”，是一种不正常现象，其结局只会是领导与秘书两败俱伤。

9. 秘书对待领导要尊重而不亲昵。

答案:要点：秘书因为工作的缘故，与领导者接触较多，如何处理好与领导者的关系显得十分重要。作为直接下属，秘书当然要时时处处尊重领导，以服务领导为己任；另一方面，秘书不能因为领导的信任、随和而丧失应有的敬重，泯灭了上下级的界线，尤其是对于异性领导，更应保持适当的距离，做到自尊、自重、自爱。

10.（秘书）“有发言权，无表决权”。

答案:秘书往往接受领导者的指派，从事决策前的各类调研、咨询工作，因此有必要在决策形成过程中充分发挥秘书的作用，以保证决策的科学化、民主化。秘书可以出席决策性会议，发表个人意见，提供给领导参考；但决不能因此超越职权范围，干扰或代替领导决策，决策权只能由领导者掌握。

11.永远比别人多一颗心。

答案:秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员在为领导者提供服务的过程中，既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导做未急，还要想领导所已想、急领导所已急；既要学会站在领导者的高度统筹兼顾、未雨绸缪，又要发挥第三只眼、第三只手的作用，拾遗补缺，为领导者做好补位工作。惟有如此，才可能真正帮助领导者专心致志地从事其本职工作。（或答：这句话的核心是强调秘书人员应该比一般工作人员多一颗“细心”，多一颗“耐心”）12.为什么说“秘书工作不会消亡”

答案:要点：

秘书工作的现代化是大势所趋，秘书工作的许多职能将会改变或取消，但秘书决不会沦为没有思想和简单重复他人意见的处理机，相反将成为“准负责人”，分担某些专职工作和决策性工作。借助于现代技术，秘书为决策者提供综合服务的职能将会获得全新的发展。

13.（秘书机构）各为其“主”，各自为“营”。

答案: 秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。

四、案例分析题

案例一

阅读下面这个案例，回答后面的三个问题。（本题20分）

一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的

退休干部。。。。。。（以下省略）

问题一：分析张科长的做法有哪些值得借鉴的地方？问题二：如果你是张秘书，在遭到谭某的诋毁后你会怎么做？问题三：作为领导，局长有没有值得反省之处？

答案:问题一：张科长的做法最值得肯定和借鉴的地方是忍辱负重，时时处处维护领导的形象，不计较个人的毁誉得失，体现出难能可贵的大局意识。（10分）问题二：如果我是张秘书，在遭到谭某的诋毁后，我可能也会像他那样做，毕竟清者自清、浊者自浊，应该相信领导、相信同事。反过来，在敏感时期为自己进行辩解，可能越描越黑，事与愿违。（5分）问题三：作为领导，局长在猛然见到谭某时的那种回答属于本能的反应，无可厚非。但是，当张科长身陷不公正的非议之中，局长最好能够采取一定的措施，对张科长有所支持和抚慰。比如，给张科长打一个电话，或者在合适的场合发言表态等等。

案例二

辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。”

请问：日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？中方团长的“感慨”和“启示”可能包含了哪些内容？

答案:日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。

案例三

某市人民政府向属下企业发出一份文件，内容是提高退休工人的生活补贴。当时，该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象，资金短缺，开工不足，不少在岗工人的工资都很难按月发放。接到此文件后，几乎所有的企业都反映无法执行。但此事已经媒体报道，退休工人于是不断上访，坚决要求落实政策。市政府考虑再三，最终还是草草收回文件，重新加以修改。根据此案例，分析一下调查研究在决策中的作用。

答案:在此案例中，导致某市人民政府工作出现被动局

面的直接原因就是没有在决策前进行充分的调查研究，结果是顾此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。众所周知，调研是决策的基础和前提，没有调研，决策就成为无源之水、无本之木，风险将大大提高。各级各类机关单位的决策者都应从这一案例吸取教训，慎重对待决策，慎重对待决策前的调研工作，将调查研究工作做实做好，充分尊重群众的知情权和参与权，为决策打下坚实的基础。一言以蔽之，这一案例再次验证了“没有调查就没有发言权”这句经典名言。

案例四

请为某公司总经理办公室的秘书刘安远重新安排下列发文程序（直接写序号即可）：1．刘安远分发通知，并做好发文登记。2．刘安远填写一份文件签发单。3．刘安远将已签署发文意见的通知交给办公室文员李雯雯复核。4．办公室主任杜崇道确认行文妥当、文稿无误后，由总经理王一山在文件签发单上签署同意发文的意见。5．刘安远将撰拟的通知初稿送办公室主任杜崇道审核。6．由办公室文员李雯雯按照既定份数印制正式通知。7．打印出来的纸质通知，交由办公室行政秘书洪飞加盖单位印章。8．刘安远将签有办公室主任杜崇道审核意见和总经理王一山签署意见的文件签发单、通知底稿一并存档备查。9．刘安远起草《关于“五一”放假安排的通知》。10．办公室文员李雯雯通过单位的网络办公系统，以电子邮件的方式将通知发至公司所属各部门，同时将通知上传到单位网站的通知栏上。还要将打印的一份纸质通知张贴在公司办公楼大厅告示板上。

答案:较为合理的发文程序是：9→5→2→4→3→6→7→1→10→8。

案例五

某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。

答案:根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中，某单位申请追加经费，应该使用“请示”这一文种。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予以批评教育。

案例六

某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。Ａ秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。

Ａ秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘

书从业人员有何启示？

答案: Ａ秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。

这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为提高秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。

五、分析题

1.结合各自的工作实践或者阅读经历，分析下面这篇报道的现实价值：

一位老牌办公室主任的经验总结

（正文略）

参考：本文笔调幽默，但真实地再现了秘书人员的工作现状。无论是“四个后”还是“四个到位”，都集

中展示了秘书工作的辅助性这一根本特征。该文对于以下内容也有所涉及，均应引起从业者的高度重视，这些重要内容包括：1．领导与秘书的关系；2．如何恰到好处地发挥拾遗补缺的作用；3．如何敢于承担责任，应对突发性事件；4．如何维护良好的心理健康等等。

2. 阅读下面这篇文章，并与本章某些内容进行对照。另类秘书

参考：《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。

3. 对下面这道情景分析题的参考答案进行分析，如有必要，可对其内容及分值重新安排。

情景题：秘书正在接听电话时如何处理有客人来访这一事件？

参考答案：①礼貌地暂时中断电话，向来访者微笑问好，示意其稍候。（6分）②尽快结束电话。（5分）③询问来访者的身份、意图，并做出适当处理。（6分）④做来访登记。（2分）⑤连贯表述。（3分）

第八讲会务工作

六、简答题

1.秘书工作对从业人员的心理素质有哪些基本要求？答案:（1）培养以自觉、自制、坚韧、果断为主要内容的秘书意志力；

（2）塑造适合于秘书工作的性格；

（3）培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理，维护心理健康。

2. 一份会议通知应包括哪些基本内容？

答案:一份会议通知通常应当包含以下内容：会议名称、会议目的、主要内容、会议日期、会议地点、报到日期、报到地点、与会单位及人员、需要携带的材料、会务费用、主办单位、联系人及联系电话、交通指南、会议回执等。当然，还应视具体需要而变通处理。

3. 为什么说秘书人员的职能应当是“助手参谋”而非“参谋助手”？

答案:1．要点：（1）领导助手的作用是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变；（3分）（2）“秘书”有众多的别称，最接近的当属“助手”或“辅助人员”；（2分）（3）给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的更高要求；（5分）（4）秘书人员只有先当好助手，才有可能成为参谋。（5分）

4. 能否从协调工作的角度评析柯达公司的一句广告用语：“尊重个人目标，重视共同理想，发挥合作精神”？

答案:2.要点：（1）为了实现组织的整体目标，必须协调好“个人目标”与“共同理想”之间的关系；（2）“发挥合作精神”在上述协调过程中至关重要；（3）区分“尊重”与“重视”的差别（尤其是背后隐含的实质性内容，如必要时“共同理想”高于“个人目标”等）；（4）中美文化背景（价值观等）的差异。