档案管理软件功能需求说明书

**有限公司

档案管理软件（网络版）功能需求说明书

1、简介

1.1、目的

此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。

1.2、范围

此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。

2、开发环境及硬件支撑

2.1、开发环境

开发系统：Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Windows XP

开发工具：Visual Studio .NET 2008、Microsoft SQL Server 2005开发语言：C Sharp

2.2、系统运行环境

2.2.1、物理运行环境

数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络

A)数据库服务器：主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF 电子文档、Word电子文档、图片等信息。

B)客户端计算机：主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。

C)打印机：打印各种档案管理软件报表。

D)局域网络：可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。

2.2.2、系统运行环境

A)数据库服务器

最低硬件要求：

处理器：建议2GHz或更高

内存：建议4G或以上

硬盘：320G或以上

显示器：19寸显示器

最低软件要求：

Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition

Microsoft SQL Server 2005

IIS 5.0 或更高版本

Internet Explorer 6.0 SP1

Microsoft Installer3.0

Microsoft .Net Framework 2.0

B)客户端计算机

最低硬件要求：

处理器：建议1G或更高

内存：至少256MB，建议512MB或更多

硬盘：20G或以上

显示器：1024 x 768 分辨率，高彩色(16-位)

最低软件要求：

建议Microsoft Windows XP Professional with SP2

3、功能特征描述

3.1、登录功能

主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限，如只能增加档案资料；只能变更档案资料；只能查看档案资料等等。

主要功能包括欢迎界面、登录界面。

3.1.1、欢迎界面

欢迎界面的主要功能是连接数据库。首先判断是否能连上数据库，如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动，应转到配置服务器信息页面。验证成功后对数据库进行正式连接，以提高软件访问数据库服务器的速度。

业务规则：为提高数据的安全性，连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中，同时便于程序启动时读取。

3.1.2、登录界面

登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确，如操作员信息正确则可以正常登录，并记录下操作员登录信息和操作员权限信息，以便于操作员后期操作中的权限控制。三次不成功则自动退出软件。

3.2、系统管理功能

主要是操作员在软件操作中需要用到的各类参数。如职员管理、操作员管理、权限管理等。

3.2.1、职员管理

职员管理主要功能是对公司内所有职员的信息进行记录，如所属部门、联系电话等，类似于内部通讯录。

3.2.2、操作员管理

操作员管理主要功能是从职员管理中确认相关操作人员，同时对其赋予不同的操作权限。

3.2.3、密码修改

为确保操作人员不登录他人的帐号进行操作，该功能主要提供当前操作人员更改自己的密码。

3.2.4、系统参数设置

主要功能是对软件中各种不同的参数进行设置，以方便操作人员调用。

3.2.5、系统日志管理

为防止操作人员在系统中随意修改档案数据，软件会自动记录当前操作人员的关键操作，如档案信息的变更，以供系统管理人员进行查看。

3.3、档案著录

主要功能是对公司的各种档案进行归档、整理编目管理。

公司案卷的分类包括：文件档案、照片档案、电子档案、底图档案、实物档案、人事档案、会计档案。

3.3.1、案卷著录

此功能对应实际工作中的立卷过程。著录一个案卷，在案卷中存放相关档案。

案卷归档号生成规则：归档号手动输入，年份和流水号自动生成。归档号格式：一级类号.二级类号.三级类号-流水号或一级类号.二级类号.年份-流水号。为便于工作，年份和流水号可以手动修改。不能有重复的归档号。

3.3.2、卷内著录

此功能对应实际工作中的归档、整理编目过程。将单个档案进行归档入卷、整理编目，或入虚拟卷，或补录入卷。并根据著录档案的信息对案卷信息做出调整。

卷内目录生成规则：序号为流水号自动生成，在数据库中记录的号为归档号+序号，如果为未归档文件则根据分类设置信息生成一个虚拟案卷号（虚

拟档案号=X+归档号）。

3.3.3、档案利用

档案利用的主要功能包括：档案查询，档案借阅，档案查阅。

为方便档案利用，首先可以查询出需要利用的是哪些档案，这就是档案查询的功能。此功能可以根据档案的“（案卷）案卷类别，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷起止日期；（卷内）文号，题名，责任者”等条件组合查询出“（案卷）当前状态，归档号，案卷题名，密级，立卷人，立卷日期；（卷内）归档号，文号，题名，责任者，件号，当前状态”。

档案借阅和档案查阅是档案利用中的重要组成部分。本软件在此处的功能是登记和查询档案利用的信息，打印出利用信息进行签字，借出档案到期后进行提示，并可以通过打印催还单对还未归还的档案进行催还。

3.3.4、档案移交

实际工作中，档案对外移交包括以下形式：影印移交，只移交影印件，可以查询。档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。因此，在软件中要求实现这些方式的移交。此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。

3.3.5、档案销毁

实际工作中，档案对外移交包括以下形式：影印移交，只移交影印件，可以查询。档案移交，全部移交，同销毁，进行标注，此模块外不能查询。保留影印，移交档案但保留影印件，可以查询。原件重份，移交的原件还有原件，可以查询。因此，在软件中要求实现这些方式的移交。此处的功能是记录移交信息，修改移交后的案卷、卷内信息，并能进行打印签字。最后，此处功能还包括对档案移交信息的查询。

3.3.6、档案统计

档案统计的功能是按操作员指定的条件进行统计，显示出结果。并根据实际工作需要生成报表。