智能化办公系统解决方案

智能化办公系统解决方案

一、方晶智能化办公系统的特点

方晶智能化办公系统是企事业单位办自动化的理想平台，方晶智能化办公系统基于Lotus/Domino平台开发，继承了Lotus/Domino平台一贯的优越性，包括文档型数据库的优越性以及Lotus/Domino平台在国际上一致认可的安全性。

方晶智能化办公系统具有良好的跨平台特性，兼容DominoR5和DominoR6，系统完全采用B/S结构开发，客户端无需安装任何软件，真正的随时随地办公。

方晶智能化办公系统的特点概括为以下几点：

1. 系统基于Lotus/Domino平台开发以产品发展思路为定向，系统设计规范、合理，兼容J2EE平台开发规范可与其它系统无缝集成。

2. 友好的系统界面拦鄞蠓剑虻ナ涤茫捎孟吕

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3. 系统每个模块均采用独立数据库开发，每个数据库之间即独立又有联系，每个模块都可以独立运行，不受其它模块的影响。

4. 完全自定义工作流，流程可视化显示，完全的WEB 下的痕迹保留技术不需控件支持，启动速度快简单易用。公文流转灵活多变，即可以走固定流程也可以让流程中的审批人员自行决定文档流向。

5. 日程任务安排采用图形化显示进度，并支持任务参与者之间的相互讨论。

6. 系统与方晶科技科技CMS内容管理系统无缝集成，公文文档通过流程审批后可直接发往外网网站，真正的实现内外网数据的统一利用，外网信息发布变得更流程化和规范化。

7. 系统主界面及菜单实现完全的个性化自定义，每个人可以拥有不同的菜单及界面设置，系统管理员也可以指定某个人具有某个菜单。不管是其它系统还是个人的爱好都可以通过菜单的自定义集成到方晶智能化办公系统中来，您可以集成你爱好的网站、内容、游戏等等，因为这是一个完全开

放的平台。

8. 系统集成了方晶科技科技BBS强大的电子论坛系统，方晶科技科技BBS是真正的基于Lotus/Notes的国内最强大的电子讨论系统，它支持版块的完全自定义、版块模板自定义、积分自定义等等功能，系统速度快，支持方晶智能化办公系统用户和Ineternet用户同时讨论。对于想内外网使用统一讨论系统及与客户进行实时讨论的企业来说方晶科技科

技BBS是最佳的选择。

9. 系统采用独特的设计方法率先支持基于Lotus/Notes 下的在线电子会议系统。

10. 系统与自行开发的CRM系统集成。

二、办公自动化市场分析

办公自动化(Office Automation，简称OA)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。目前普遍认为OA已从第一代发展到了目前

的第四代以知识管理为核心的办公自动化系统，OA的软件也日趋成熟和规范。

从企事业单位对信息化需求的观点来看，以下因素导致对OA软件的巨大需求：

1、企事业单位急需建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

2、实现工作流程的自动化、文档管理的自动化。解决人与人之间的协同工作问题，实现高效率的协作。

3、对日常事务自动化的要求越来越高，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等等。

4、随着企业的进一步发展需要实现分布式办公，多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公已成为很迫切的一

种需求。

国内外从事OA软件研发的厂商大小参差不齐，但相对于平台来说OA系统主要基于三种平台研发即：

Lotus/Domino平台、Exchange平台、J2EE平台。在这三种平台中Lotus/Domino平台占有绝对优势，已成为OA办公自动化系统的标准。基于Lotus/Domino平台的产品也层出不穷，但总结归来目前OA市场仍有很多不完善的地方，包括以下几点：

1) 在OA市场中很难找到一个OA产品能满足用户的所有需求。

2) 有些OA软件只是简单的几个模块的拼合而已，更称不上以知识管理为核心的办公软件。

3) 基于Lotus平台的系统真正与关系数据库的数据交换及报表的制作都不尽人意。

4) 工作流引擎很难适合于所有企事业单位的流程要求，这也主要表现在对客户需求的不了解。

5) 基于其它平台开发的OA产品在权限管理及安全性和可扩展性方面与Lotus/Domino平台还存在巨大差距。

3) 为什么选择方晶智能化办公系统? 目前，市面上有许多各种层次，满足不同企事业单位需求的OA软件,甚至还有一些价格很低的个人产品充塞着OA市场。这些产品大部分是从某个项目上稍做改进而来，功能不全或缺乏软件产品所应有的整体规划，对整个系统的发展没有很好的定位，系统本身是相对于某个特定企事业单位的系统，系统功能特殊化，可定制性及移植性都较差，售后服务及技术支持不到位，产品的升级更是遥遥无期。要不然就是系统过于庞大，架构复杂难懂，从产品的实施到产品的运行都需要具有编程基础的专业人员参与，整个系统的实施时间过长，软件的维护对技术要求太高,价格更是居高不下，但实施的效果却往往很难让人满意。

方晶智能化办公系统以软件产品为发展定向，一开始就得到了很好的规划，并把方晶智能化办公系统作为企事业单位的信息门户来设计。方晶智能化办公系统在统一的规划和统一的定位上做到了很好的可伸缩性和易用性，不管企业处于何种发展状态，方晶智能化办公系统都能满足您的需求，并随着企事业单位的发展最终提供一整套的信息化建设方

案，这将大大减少企业的二次投入，也将使系统的迁移及升级更快，更迅速，更安全。

本公司作为长期的办公管理软件开发商，系统集成商，在OA产品的开发上有着长期的经验积累，凭着在

Lotus/Domino上丰富的开发经验，同时整合了公司多年来在OA软件上的技术成果和经验开发了方晶智能化办公系统。方晶智能化办公系统的每一个细节都为用户考虑,使得系统更规范化、合理化。同时我们也深知客户需要一套怎样OA 软件，并为之付出不懈的努力。

方晶智能化办公系统在所有运行客户中均得到很高的

评价，然而没有一个系统能真正做到一步到位的满足企事业单位的所有需求，方晶智能化办公系统也是一个需要不断完善的系统，我们正为之不懈努力，我们坚信方晶智能化办公系统将是企事业单位实现办公自动化的理想平台。

方晶智能化办公系统的技术特征

一、产品定位

·建立企业信息协作平台

·建立一个电子化的工作环境

·建立企业知识运用中心

·建立企业信息门户平台

·建立电子商务应用平台

二、设计原则

·操作简明实用，应符合流行办公软件的操作习惯

·良好的系统可扩展性，开放接口设计，可集成其他应用软件

·高安全性

·可运行在所有流行操作系统上

·系统所有模块(包括应用扩展的模块)实现统一管理

三、技术架构

方晶智能化办公系统基于IBM Lotus/Domino平台开发，以知识管理为核心，以产品及信息平台为理念。

四、评价办公自动化系统的指标

在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。

一个理想的企业OA系统应具备以下平台功能：

企业通信平台: 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之

间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。

公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

日常办公平台: 改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

信息集成平台: 现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态

的;OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。