诚信档案管理制度

诚信档案管理制度

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诚信档案管理制度

第一章总则

一、目的

将员工与诚信相关信息进行归档后集中管理，既满足档案信息的规范管理要求，便于收集、整理和查找，又能及时将员工失信行为进行集中记录，降低对员工失信行为管理不善而产生损失的发生可能性。

二、适用范围

本规定适用于公司内部所有部门的从业员工。

三、职责

1、人力资源管理总部负责本公司从业员工的诚信档案管理。

第二章工作程序

一、档案建立规定：

建档包括的对象为公司内所有从业员工。

二、档案的分类：

1、员工入职档案；

(1)、个人简历；

(2)、身份证、学历、学位证书复印件、毕业证；

(3)、个人信息表；

(4)、招录审批表；

(5)、健康证或体检报告；

(6)、上单位离职证明或失业证明；

(7)、背景调查；

(8)、试用期谈话、试用期考核记录；

(9)、劳动合同；

(10)、转正申请；；

应届毕业生同时应增加：(1)报道证；(2)就业协议书。

2、员工培训档案:

(1)、培训企划；

(2)、培训签到表；

(3)、培训反馈表

(4)、培训总结报告(或试卷)；

(5)、派出培训审批表；

(6)、外出培训反馈表(或证书原件)。

3、员工诚信档案：

员工诚信档案包括员工在入职之后的诚信生产经营行为描述、发生时间、缘由、处理结果，以及曾经发生的失信行为以及由此产生的后果（包括季度评价情况、年度评价情况、良好行为记录、不良行从业行为记录）。

4、员工离岗档案

员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，退休，死亡等情形。

三、诚信信息档案管理相关规定

1、基础管理

(1)、原则：分类标准，归档及时，排列有序，层次清楚，整理规范。

(2)、员工入职前，人力资源部应对信息档案的真实性，有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

(3)、信息档案按入司时间(或部门)分类存档，按在职人员，离职人员进行整理，并及时登录于相应的档案中，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。

(4)、当在职员工的诚信相关信息档案资料有变动时(如发生失信行为并且为企业造成损失的或获得奖励情况)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。(5)、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风,，温度，清洁，防火，防盗，防潮，防晒，防蛀；如是电子档案，应设置密码保护，防止他人变更并及时备份更新。。

2、档案的查、借阅

(1)、各部门因工作需要查，借阅属本部门人员的诚信档案，须提交查阅申请，并经人力资源部主管领导批准后方可进行查阅。

(2)、任何单位一般不得跨部门查，借阅诚信档案，下级员工不得查，借阅上级员工诚信档案，特殊情况下经人力资源部主管领导批准后方可办理。

(3)、档案管理人员应做好查，借阅登记。

3、查、借阅档案注意事项

(1)、严禁涂改，圈划，抽取，撤换和损坏档案材料。

(2)、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人力资源部主管领导同意。

(3)、查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重，予以惩处。

(4)、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

四、诚信档案销毁

1、在员工离职后，诚信档案继续保留7年，7年之后进入销毁期；对到销毁期的人事档案于每年12月下旬由诚信管理小组组长审批后，进行集中统一销毁。

2、档案销毁时要有二人以上，并由人力资源部门派人监销，共同在销毁清册上签字确认。

3、人事档案销毁暂留：进入销毁期的人事档案，由于特殊原因需作保留的，档案管理员编制人事档案销毁暂留清单，确认需继续保留的期限，按审批权限审批后，继续列入保存。

五、诚信档案黑名单

1、企业应定期建立员工诚信记录黑名单，用于记录曾经在职员工发生的严重失信行为；

2、诚信记录黑名单原则上永久保留，并不因为员工的离职而进行销毁；

3、诚信记录黑名单可供乳制品企业在行业内进行共享。

六、相关文件及记录

1、《文件控制程序》

2、《记录控制程序》

3、《员工入职档案》

4、《员工诚信档案》

5、《员工培训档案》