合同协议书档案管理规定

合同协议书档案管理规

文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

合同档案管理办法

为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

一、合同档案管理原则

1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法,以确保档案的

完整、完全和有效利用。

2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协

议、合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

二、合同文档的管理办法

1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。

2.销售及工程合同编号规则:公司名称首字母+销售合同首字首字母

(X)+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。示例:RX201703-001

3.采购合同编号规则:公司名称首字母+采购合同首字首字母(C)+合

同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。示例:RC201703-001

4.财务部要以原始记录为依据,编制合同情况执行表,同时建立电子

档的合同情况执行表,加强对合同档案的统计工作,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约,作出承诺,签

订合同或具有履约性质的书面文件。

6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报

告责任制。

7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间,根据财务部的收款情况,

销售部、工程技术部与客户联系进行收款。

8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、

损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。

9.各部门员工可在行政部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须

进行登记,方可在行政部办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同

文档的安全。

11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处

罚。

12.合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视

情节予以处罚。

三、合同文档的移交

1.各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存

档。

2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分

明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。

3.合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字

认可后方可完成交接手续。

4.合同档案移交清单

5.合同管理台帐表(见附件)。

6.本制度自2017年03月08日起开始执行。

北京瑞诺威能源科技有限公司

附件1

XXX公司合同管理台帐

合同档案管理制度模板

编号:_______________本资料为word版本,可以直接编辑和打印,感谢您的下载 合同档案管理制度模板 甲方:___________________ 乙方:___________________ 日期:___________________

为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(活单见附表2)等。 二、合同档案管理原则 1 、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接活单参见附表3)向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。 5、合同文档移交时,必须编制档案移交活册并当面活点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年活理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计活单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。 8 、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度

【最新资料Word版可自由编辑!!】 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续,规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行

为,协调档案管理中的问题和矛盾;进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识,特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容: (一)技术档案:包括以为代码。 (二)销售部档案:包括以为代码。 (三)行政人事档案包括:包括以为代码。 (四)财务档案包括:包括以为代码。 (五)公司电子档案:包括以为代码。 (六)机密档案: 包括以为代码 (七)其它档案: 包括以为代码 注:类别日期识别码密级 第四条档案的编制和要求 (一)档案编制方式:档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文(如无法确认属性要素的,由管理人员列入其他类档案区别管理,),档案转入时,管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库,管理员应进行识别并列入目录。 (二)如编制机密档案,应识别密级和机要部分的属性,以确定妥善的保管方式;机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名,以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 (四)档案目录是档案查找的索引和工具,目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成,置于档案首页,以便查找。 (五)如需调阅相关档案,必须事先联系并取得授权。 第五条档案的密级: (一)公司机密档案分成三级:秘密、机密和绝密,编码分别由1、2、3代表,不加密为0,解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案;经总经理授权后的员工可调用机密级档案;绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用,总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。

科技合同档案管理制度

合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表2)等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接清单参见附表3)向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成

册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。 5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

合同档案管理办法(2017最新)

遇到建筑工程纠纷问题?赢了网律师为你免费解惑!访 问>>https://www.360docs.net/doc/0f9490675.html, 合同档案管理办法(2017最新) 合同档案管理办法 合同档案管理办法 (一)规章概述 合同档案管理是合同管理制度的组成部分,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护公司的权益。

(二)主要内容 合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。 (三)制作要求 制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况,规定合同档案的期限和管理程序,既要考虑到简便、实用,也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案,作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此,可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。 (四)范本 _________公司合同档案管理办法 年月日发布()法合档案字第号 1.总则 1.1为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理办法

(司合字第号)的规定,制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年,由公司档案处负责保管。 1.3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后,主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后10日内,主办单位应将全部合同资料整理成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交档案处,并制作副本一份交法律顾问室。 2.3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅

合同档案管理制度

合同档案管理制度 一、总则 1.为防范市场风险与法律风险,提高企业经济效益,减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷,遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律,结合我公司具体情况,特制定本办法。 2.本办法适用于公司各部门与其他平等主体(自然人、法人、其他组织)及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3.合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4.合同管理工作由综合管理部负责,并配备合同管理员。 5.公司所有员工均应维护公司的合法权益,保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6.经办人于合同签订前,应验证对方当事人有效证件,验明主体

资格,了解其资信状况,审查对方经办人代理权限,审查对方提供资料的真实性与合法性。 7.委托代理人对外签订合同时,必须报公司部门负责人及分管领导审查批准,合同标的大,或合同内容重大、条款复杂,必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时,必须报公司总经理审查批准,总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9.公司合同专用章的管理人员,应当根据批准人的批准意见,在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10.合同依法成立,即具有法律约束力,相关部门应相互支持、配合,认真执行合同条款,全面履行合同义务,不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅

11.合同签订后,以公司名义签定的合同,经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12.合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记,建立合同台帐,存档备案。 13.公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作,并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14.因工作需要借阅合同档案,须填写“合同档案借阅单”,注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅,归还 时合同管理员应认真核对。 15.阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。 16.如借阅期间合同遗失,公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理办法的规定,制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年,由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后,公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内,公司应将全部合同资料整理成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交经理办公室,并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况,需要查阅档案的,应当由查阅部门提出申请,报经主管总经理批准同意后,到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅,不得带出档案室。

确有必要借带出档案室阅读的,应经主管领导批准后,方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的,根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款,并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则: 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化,现结合公司的实际情况,特制定本制度。 适用范围: 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则: 1.合同档案由公司工程部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外(可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。 4、合同档案要实行分类管理,便于文件的管理及查找。 合同文档的移交: 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册,经部门经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。 4、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点,填写《文件归档登记表》(见附件表一)。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法: 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号(按公司原制定的项目文件编号方法编号)。 2、保存的合同文档每半及时处理,要查明原因,损毁,如有遗失、年清理核对一次,并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计

2018合同档案管理办法

合同管理办法 为进一步加强合同档案管理工作,提高合同管理水平,保证档案完整性和保密性,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,并能准确地反映公司各项工作,结合公司实际,特制定本办法。 一、分类管理 二、管理原则 1、各类合同经领导审批签订后,合同管理负责人对合同进行复印,销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账,行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。 2、合同原件由财务部保管,按合同等级分级、分类存档,重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询,如无法查询,再到财务部进行,查询当事人需填写《合同借阅申请单》,财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅,公司档案只有公司内部人员可以借阅。 3、档案管理负责人需对档案分类编号,对合同档案文件分类、整理、

编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规律,要便于保管和提供调阅查询。 4、合同管理负责人因辞职或异动,需由总经理另指定专人进行合同管理交接(包括:纸档、电子档),交接时需列《合同交接清单》;辞职或异动手续办理时,行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。 三、合同签订 1、合同草拟 合同由商务助理协助销售人员起草,合同除约定交易的主要条款外,还需明确各自应尽的责任和义务,合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。以买卖合同为例:供货方需及时提供保质保量的货物,提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修,定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如:质量瑕疵、供量不足、交付迟延,从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。 合同条款表述的要求: ①措辞准确,无歧义,无矛盾,明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式(运输费用承担方)、违约责任、解决争议的方法等; ②简洁、明确,前后用词一致,强调的术语可以加双引号; ③写清楚双方名称,如果是个人,要写清姓名及其他身份信息; ④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。 2、合同定稿 合同定稿后,打印整个合同要用相同的纸张打印装订,合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备,合同需附对方公司营业执照复印件、开户

公司合同档案管理规定

公司合同档案管理规定 要点 本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项,旨在加强公司的合同归档管 理。 __________________ 公司合同档案管理规定 _______ 年______ 月 ______ 日发布( _______ )法合档案字第________ 号 第一条为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理规定(公司合字第号)的规定,制定本规定。 第二条合同档案的保存期限为五年,由公司档案处负责保管。 第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。 第四条合同订立后,主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后十日内,主办单位应将全部合同资料整理成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交档案处,并制作副本一份交法律顾问室。 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 第五条根据工作情况,需要查阅档案的,应当由査阅部门提出申请,报经主管总经理批准同意后,到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅,不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的,应经主管领导批准后,方可带出。 第六条发生诉讼或者仲裁的合同,其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或 者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要,法律顾问室借后应在十日内归还。如果不能按期归还,应说明理由并报经领导阅知。 第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的,对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的,根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理,并给予扣发3~12个月奖金处罚。 第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布,修改时亦同。 第九条本规定自年月日起施行。 附件:合同管理档案

合同档案管理制度

文件编号:Qzh/BJMH 11 09 08 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的 职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续,规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾;进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识,特订立本管理制 度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容: (一)技术档案:包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类, 产品类下分:产品企业标准、图纸、软件(电子版)、计算书、用户使用说明书及实物等别,别下分子目,为具体的档案资料(以下相同);项目类下分:工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备(自产、外协及购进)、设计资料软件(电子版)、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别,下设子目;设备类下分:生产设备、交通设备、设计及办公设备(计算机、工控机及其他辅助 设备)等别,别下子目;资料、工具类下分:图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别,别下子目。所有类、别、子目分成 三级管理目录,以L、B、ZM为代码。 (二)销售部档案:包括销售合同、客户资料、员工指标进度、

2 回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。其中:按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系,按年度划分构成纵向体系;客户资料按片区分,必须具备企业基本资料、人物基本 信息、业务基本信息、开发业务进度等要素;具体业务专门档案是由 业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案, 由有关部门转存,档案保管人(销售内勤)分类添加而成的累积性档案;地区办事处以销售档案为主,按公司档案管理制度建立档案体系,受销售部和公司档案管理员双重管理。 (三)行政档案包括:各类收发文件、商务函件(传真、邮件、 电子邮件)、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行 政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率 手册等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。 (四)人事档案包括:员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、 劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类,每类下设若干别 和子目,内容少的可直接设子目。 (五)财务档案包括:各类财务报表、固定资产财务档案、统计 档案、各类投资档案和其他等类,每类下设若干别和子目,内容少的 可直接设子目。 (六)公司电子档案和机密档案是公司特殊档案,纳入档案管理,但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版,由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存,光盘按原档案的归属类别编码,并注明成档日期和版本号,加密档案注明密级,加上密码;机 密档案是所有加密档案的总称,由公司各级具有涉密权限的保管人员

公司合同档案管理办法(试行版)模版

文档信息 *文件名称xx有限公司合同档案管理办法 *文件编号 *文件所有者公司办公室 文件密级普通 文件版本记录 *生效日期*作者版本变更说明批准人 (xx) 新文件建立 文件说明 *目的为进一步规范xx有限公司合同档案管理,结合公司实际情况,特制定本办法。 *适用范围xx有限公司 *流程结构 关联文件

xx有限公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步规范xx有限公司(以下简称“公司”)合同档案管理,结合公司实际情况,特制定本办法。 第二条本办法适用于公司总部及各业务单元的合同档案管理工作。 第三条本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及各种协议、合同文本(不包含劳动合同)的资料总和,其构成包括意向书、合同正本,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料。 第四条公司合同档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备,并按“谁产生,谁保管”的原则进行合同资料的实物管理。 第二章合同档案的收集归档 第五条归档范围 所有以公司名义签订的涉及各种协议、合同的资料总和都必须及时归档,个人不能擅自留存。 第六条归档要求 (一)凡属于归档范围的合同,要按规定定期向公司档案主管部门进行归档信息报备,任何部门或个人不得据为已有,更不得随意损坏或转送他人。 (二)归档合同材料要求字迹清楚、耐久、准确,合同文本必须是原件,附件齐全。 (三)归档的合同要保持干净、整齐、无破损。 (四)归档的合同应当同时扫描电子版归档。 第七条归档时间 合同签订方加盖公章生效后,不迟于次季度进行档案归档整理并向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第八条归档手续 在OA系统中提交的合同审核的会签单需流转到部门兼职档案员,部门兼职档案员收到合同原件后,按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 通过书面文件报批的合同,报批部门需在审批通过并合同签署完成后,按时向公司档案主管部门进行归档信息报备。 第三章合同档案的整理 第九条合同档案的整理方式

企业合同档案管理办法

合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不 包含劳动合同)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和 有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同 文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部 门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工非经总 经办允许不得作承办人。 三、合同文档的管理办法 1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)- 顺序号(三位)。示例:TGB-201102-001(推广部2011年2月份第 1号合同) 3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,承办部门 对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人, 承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而 未提出的,应当承担相应的责任。 4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程 进行监察、审计。 5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签 订合同或具有履约性质的书面文件。 6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任

制,合同履行及原始资料必须由财务部保管,承办部门只留存影印件。 7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因, 及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已 履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。 8、财务部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合 同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。 9、各部门员工可在财务部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须 进行登记,方可在财务部办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原 件无特殊情况不得外借。 10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同 文档的安全。 11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。 12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情 节予以处罚。 13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。 四、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存 档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明, 符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认 可后方可完成交接手续。 行政部 2011年3月10日后附:1、各部门合同编号 2、合同档案移交清单 各部门编号(名称首字母)

合同档案管理制度(2014.2)

合同档案管理制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相 关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同:指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同:指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同:指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。 四、产品合作合同:指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议:指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议:指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同:指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。 八、财务合同:指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同:指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同:区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所 有文件编号归档;非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位,其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式: ST - 2004 - XS - 0001 - HT 公司号年度号分类号顺序号部门代码 1.年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成,指文件材料形成的年度。 2.分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3.顺序号:顺序号4位,用阿拉伯数字表示:0001、0002 ……,表示 公司当年某一类合同的序号。 4.部门代码: 部门代码仅限销售合同,为各部门的汉语拼音简称; 二、合同签订人在合同上签字后,由签订人或经办人办理合同评审手续;经领 导审批后,到档案管理员处编号并登记,到印鉴管理员处登记并盖章。合 同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员,并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后,每月月初部门档案管理员办理档案移交,填写 《档案移交单》,双方签字认可,管理专员归档。 五、所有以公司名义签订的有效合同(订单)原件一律要求在公司归档,各部 门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订 的合同中尚未收回合同的清单,以电子邮件或传真的形式发给各部门,各 部门须将合同按要求归档。

(完整版)公司档案管理制度及公司文件合同管理规定

公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,杜绝资料流失,同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议,会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料,均由公司集团办公室集中统一管理,任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料,原则上必须是原件,各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的,集团办公室保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交集团

办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记,编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作:负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

3档案与合同管理制度

档案管理制度 第一条档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,为规范杭州龙岗镇老龄居颐养院的档案管理工作,优化档案资料的收集、整理、立卷和保管等流程,进而保证颐养院档案资料的完整性、实用性和有效性,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规,结合颐养院实际,特制定本规定。 第二条本规定中档案是指颐养院在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;按性质不同可分为业务(含合同档案)与技术档案、行政档案、人事档案、财务档案以及其他临时性档案。按部门可以分为健康照料部档案、出入院管理档案、品牌营销档案、财务审计档案、行政管理档案、人力资源档案、工程采购档案。 第三条颐养院档案资料分类 (一)健康照料部档案,主要包括护理记录、长者信息等档案 (二)健康管理室档案,主要包括长者病例、病史、体检、生命体征数据等档案(三)品牌营销部档案,主要包括市场、客户、产品、项目及竞争对手相关资料。(四)财务部档案,主要包括主要包括各类财务单据、凭证、报表及合同等档案。(五)综合行政部档案,主要包括总结计划、会议、公文、物品、活动、颐养院资质证照等相关资料档案。 (六)人力资源管理档案,主要包括招聘、培训、薪酬、绩效、劳动关系、人才数据库建设等相关资料 (七)工程采购档案,主要包括工程资质、合同文件、供应商信息、票据、采购计划等档案。 (八)营养配餐部档案,主要包括膳食食谱、食材等档案。 第四条文件材料的收集管理 (一)颐养院各部门制定人员负责本部门文件材料档案的管理。颐养院红头文件及重要经营、管理文件由综合行政部负责存档。 (二)文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理存档,以供后期查阅学习。

合同档案管理办法

合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16发布 2009-11-16实施——————————————————————————— 兴进公司发布

前言 为规范公司合同管理,明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程,特制订系列管理规范文件,本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人:于卉 本流程主要审核人:王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人:罗欣 本流程首次发布日期:2009年11月16日 本流程发送部门:公司各部门 更改历史

目录 1 目的 (3) 2 适用范围 (3) 3 职责 (3) 4 合同的保管方法 (3) 5 支持文件 (6) 6 相关记录 (6)

1.目的 作为公司《合同管理规范》的支持性文件,意在对公司的合同档案管理做一般性规定。 2.适用范围 本规范除特别指明外,适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。 3. 职责 3.1 成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。 3.2 公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。 4、合同的保管方法: 4.1 合同保管应遵循下列原则 4.1.1 及时归档原则; 4.1.2 完整保存原件原则; 4.1.3 便于查找原则。 4.2 合同保管的范围: 4.2.1 合同(包括附件); 4.2.2 合同审批表; 4.2.3 合同订立与履行过程中的所有书面材料。 上述材料(以下统称“合同”)应妥善完整保存。 4.3 合同保管部门 4.3.1 公司业务部门在职权范围内,对以本公司名义签订的合同原件进行保管。 4.3.2 成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作,因履行合同进 行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。 4.3.3 成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上,公司档案室、财务部 应各保留一份合同原件存档,公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保

公司合同档案管理办法

______公司合同档案管理办法 年月日发布()法合档案字第号 1.总则 1.1为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理办法(司合字第号)的规定,制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年,由公司档案处负责保管。 1.3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后,主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后10日内,主办单位应将全部合同资料整理成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交档案处,并制作副本一份交法律顾问室。 2.3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况,需要查阅档案的,应当由查阅部门提出申请,报经主管总经理批准同意后,到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅,不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的,应经主管领导批准后,方可带出。 4.诉讼与仲裁 4.1发生诉讼或者仲裁的合同,其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 4.2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要,法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还,应说明理由并报经领导阅知。 5.责任 5.1主办单位未能按本办法第2.1、2.2条规定,办理归档手续的,对直接责任人扣发1个月的奖金。 5.2借阅档案人丢失档案的,根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理,并给予扣发3至12个月奖金的处罚。 6.实施 6.1本办法经董事会讨论通过后由总经理发布,修改时亦同。 6.2本办法自年月日起施行。 附: 合同档案管理是合同管理制度的组成部分,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护公司的权益。

公司合同档案管理办法

_____公司合同档案管理办 _________日发布___)法合档案字___ 1总 1.为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理办___司合字第号)的规定,制定本办法 1.合同档案的保存期限年,由公司档案处负责保管 1.公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门,也应当存一份完整的合同档案资料 2归 2.合同订立后,主办单位应将合同文本的复印件送档案处法律顾问室各一份 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理 2.合同履行完毕1日内,主办单位应将全部合同资料整成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交档案处,并作副本一份交法律顾问室 2.档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据 3档案借 3.根据工作情况,需要查阅档案的,应当由查阅部门提出请,报经主管总经理批准同意后,到档案处办理借阅手续 3.借阅档案原则上应在档案阅读室查阅,不得带出档案室确有必要借

带出档案室阅读的,应经主管领导批准后,方可带出 4诉讼与仲 4.发生诉讼或者仲裁的合同,其合同档案中应附有诉讼或仲裁的全部资料 4.诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的要,法律顾问室借用原件后应1日内归还。如果不能按期还,应说明理由并报经领导阅知 5责 5.主办单位未能按本办法2.2.条规定,办理归档手的,对直接责任人扣个月的奖金 借阅档案人丢失档案的,根据情节可以给予警告、记过5.记大过、开除、解除劳动合同的处理,并给予扣1个月金的处罚 6实 6.本办法经董事会讨论通过后由总经理发布,修改时亦同 6.本办法_________日起施行 附 合同档案管理是合同管理制度的组成部分,也是企业为维护身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理,可以存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档记载的内容,依法

合同档案管理制度

合同档案管理制度 一、合同档案管理原则 本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和,其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料,都必须及时归档,个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段,通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。 二、合同档案管理办法 为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。 1、合同档案由市场中心集中统一管理,以确保档案的完整和有效利用。 2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。 3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,由合同管理员负责合同文档管理。 4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用,按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档,做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。

5、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 6、加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,合同文档分类编号,编制合同统计清单。 7、应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 8、做好合同管理的保密工作,未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本,须经集团领导签字同意后,方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出,督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。 9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施,以确保合同文档的安全。 10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。 11、合同文档的密级为机密,任何人不能擅自将合同对外公开、复印,违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交 1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。 2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册,具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。

合同协议书档案管理规定

合同协议书档案管理规 定 文档编制序号:[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表2)等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接清单参见附表3)向合同管理组移交。

3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。 5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

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