《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第四节会场准备工作.docx

授课题目

教学

目标教学重点教学难点

授课类型教学方式教学资源

会议组织与服务课程教案（第一章）

第四节会场准备工作课时安排1

1.了解并熟悉会议准备工作的主要内容

2.熟悉会场座位的安排

3掌握会场的布置

熟悉会议准备工作的主要内容和会场座次的安排

能够布置会场、。

理论、练习

讲授、案例

多媒体

一、会场的类型

会场类型

教学基本内容与教学设计

类型容纳人数特点适合会议类型来源

一次投资，多次使用，平均成本各种内部小型会

单位会议10～ 50较低议，如例会、部门

内部自室人空间封闭，避免打扰，保密性强会议、座谈会、交

备

调用灵活便捷流会、谈判会议等

座位固定，容纳人数固定

各种中大型会

单位

议，例如表彰大会、

功能分区明显，有主席台内部自礼堂百人以上庆典大会、全体大

设备比较完善备或租

会、代表大会、报

单次费用较高用

告会等

空间可以根据会议需要灵活划分单位人数不固会议时间之外可以有其他用途

大型会议的分会

内部自大厅场；展览展示会；

定容纳人数灵活，人员进出会场比备或租

临时会议

较自由用

空间可以根据需要扩充

露天人数不固容纳人数灵活，人员进出会场比群众集会、庆典

租用场地定较自由仪式

易受各种因素干扰

二、会场的预定

1.会场预定的原则

（1）根据会议类型预定会场。

（2）根据基础设施条件预定会场。

（3）根据会议规模预定会场。

2.会场预定的方式

（1）预定内部会议室：

1）适当提前。

2）确认预定。

3）合理调配。

（2）预定外部会场。

1）应有完善的设施、设备。

2）尽量避开闹市区。

3）合理的场地租借费用。

4）预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。

三、会场内部环境布置

1.会场布局形式的类型

会场形式的类型

会场格局常见会场形式适用会议优点

会场恢宏壮观，会场气氛大小方形、半大中型的报告会、总结

相对式庄严肃穆，突出支持人和发圆形表彰会、代表大会等

言人

人员紧凑，容易彰显和谐圆形、椭圆形、

小型会议及座谈会、协

全围式多边形、长方形、愉快的气氛，便于与会代表

调会等类型的会议

正方形、回字形沟通

介于相对式与全围式之

中小型的工作会议，桥

马蹄形、方拱间，既便于主持人与参会人半围式型布局适用于咨询、述

形、 T字形员的沟通，又增强了会议效

职、考评和听证等会议等

果

既强调了领导和嘉宾的地

方桌形、 V字规模较大的联欢会、茶位，又利于与会代表相互沟分散式

形、圆桌形话会、团拜会等通和交流，会议气氛更加自

然畅快

图 2-4-1大小方形布局图2-4-2半圆式布局图2-4-3圆形布局图2-4-4回字形布局

图 2-4-5马蹄形布局图2-4-6 T字形布局

2.主席台的布置

一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。

（1）会标。会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬

挂在主席台上方。

（2）会徽。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专

为会议而设计的标志。

（3）讲台。

3．座次的安排

安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。

（1）主席台座次安排。

国内会议主席台的座次安排。按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右（以主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次排列。如图 2-4-7 所示。

421353124

会议桌会议桌

主席台人数为双数主席台人数为单数

主席台座次安排示意图

国际性会议主席台的座次安排。主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左（以主席台的朝向为准）向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。

主持人座次安排。主持人既可在前排边座入座，也可按职位高低顺序就坐。

主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口。

（2）参会人员的座次安排。

1）竖排法。

主席台

从左到右排列

部门1部门2部门3部门4

2）横排法。

主席台

从

部门 1部门 1部门 1部门 1前到后排

部门 2部门 2部门 2部门 2列

部门 3部门 3部门 3部门 3

图2-4-9横排法座次示意图

3）左右排法。

主席台

以中间为基点先左后右向两侧排列

部门4部门2部门1部门3部门5

图2-4-10左右排法座次示意图

无论采用何种排法，事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，

或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。

4．会场氛围的设计

会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。

四、会场外部环境布置

在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘托会场热烈隆

重的气氛。

庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。

五、会场设备的安装与调试

1.专人负责设备安装与调试

2.及时维修问题设备

3.进行必要的演示与检测

4.电器设备的特殊要求

小贴士——会前检查场地

为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称“踩点” 。会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场

检查。为了确保万无一失，会前检查一般应对现场进行实地考察。秘书要密切

配合领导人的检查工作。

一般会议检查的重点是：会议文件材料的准备、会场布置是否与会议议题相适应、会标是否端正醒目、主席台是否按照议定次序设置、领导人台签是否

妥当、旗帜鲜花等烘托气氛的装饰物是否得体、音箱等设备是否工作正常、安

全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括场地划分是否合适、进场退

场路线安排、警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人

员的就位等。

在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的

人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一时间，主席台上有人在交换位

课内练习置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。

请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样解决这个问题？

天地公司将于2011 年 12 月 18 日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。开幕式后将分部门进行小组讨论，公司共有11个部门：人事部、

生产部、技术研发部、市场部、销售部、售后服务部、招商引资部、公关部、

课后作业外联部、物流部和后勤部门。

请根据这一介绍思考以下问题：这次大会是否需要设置分会场？如果要设置分会场，应如何安排？请做出主、分会场布置方案，并将方案做成 PPT演示文

档。