图书馆管理信息系统调查报告

图书馆管理信息系统调查报告

一．调查背景

北京交通大学图书馆创建于一九零九年。北京交通大学图书馆目前有两座馆舍，主校区为第三代馆舍，东校区分馆为原电利专科学校图书馆，现馆舍总面积为1，3515平方米。图书馆设有2个大开间学生自习室，2个电子阅览室，学生用机约290台，具备阅览座位约2100席。在学校的支持下，通过十五期间的大力建设，图书馆的自动化、网络化水平和管理手段跃上了新的台阶。

图书馆作为学校校园网上的节点，主干带宽千兆，桌面带宽百兆，学校校园网上的万余台计算机均能24小时全天候对图书馆资源的检索和访问使用。

2004年图书馆更换集成管理系统为世界一流水平的以色列ALEPH500集成管理软件。该软件基于UNICODE的多文种支持能为用户提供近20种接口语言的选择，同时能提供网上书刊预约、续借、催还等互动性服务。

同年图书馆还在国内首家选用了世界一流水平的图书馆学术信息门户系统MetaLib软件和原创的开放链接服务系统SFX软件，将图书馆已有的电子图书、电子期刊和电子数据库以及网上大量免费数据库资源通过该平台整合，实现多种资源的一站式检索,并从学科范围、获取方式、资源类型、使用对象等多角度为学校师生提供动态学科导航。

总之，在学校的支持下，通过十五期间的大力建设，图书馆的自动化、网络化水平和管理手段跃上了新的台阶。

二．调查基本情况

1)调查目的：

1.初步认识信息系统在组织中的应用；

2.了解信息系统的应用结构；

3.认识信息系统在组织中的应用；

2)调查对象：北京交通大学东校区图书馆

3)调查内容：

1.该系统的基本结构及运行模式；

2.该系统解决了哪些业务管理；

3.系统解决组织的业务是否完善并给出建议；

三．调查结果：

(一)结构及运行模式：

1.日常工作

1.1借书处理

校园“一卡通”即图书借阅证，是读者的借阅证件，读者需要使用校园卡利用图书馆资源和服务。包括进入图书馆、阅览室、外借、登录查询系统等等。“一卡通”的卡号（学号）和密码（初始为“666”），作为读者在图书馆各种计算机管理系统中的读者帐户，利用该帐户进行登录后，才可以在图书馆馆藏目录查询系统中进行网上预约、网上续借和修改帐户信息等操作，读者在图书馆产生的借阅、归还、罚款等信息都记录在该帐户中。

东区图书馆借书有两种方式：一种是利用一卡通刷卡登记，另一种是网上预约。一旦某书被预约成功，则被其他人刷卡借书时系统自动显示无效（即不可再借）。借书时要求在书最后一页的信签纸处记下还书截止日期、借书日期、姓名、学号等信息，以防读者错过还书时间。

主要功能是记录借阅证编号和图书编号，进行借书过程。在数据库中插入一条借书记录，该记录包括读者ID（一卡通）、图书ID、借出日期、还书期限、操作员姓名。

1.2还书处理

管理员会将归还书籍通过扫码方式登记（书侧贴有二维码）。东区图书馆的借书时间限为两个月。

主要功能是输入借阅证编号、图书ID，在借阅登记表中找到相应的记录，将该记录的相应数据插入到还书记录中，同时将借书记录删除，并保存在借阅历史记录表中。

1.3缴纳罚金

输入读者信息,显示该读者的姓名、图书编号、罚款金额和罚款原因，如果读者交纳了罚金，则将借阅登记表的允许借阅标志置为“Y”。删除罚款记录表中该读者对应的记录，将这一条记录同时插入到罚款历史记录表中。

东区图书馆罚款金额为1角/天，最高上限为5元，达到5元后，将不再具有借书资格。缴纳罚款后才能继续借书。缴纳罚金由主区图书馆负责。

2.基本资料维护

2.1 图书资料维护

东区图书馆会安排专业相关人员定期关闭图书馆，并对书籍进行整理和更新。工作

包括：查看书籍位置的摆放是否正确，对过时的老旧书籍进行更换，对个别书籍进行重新的分类归档。如今年春季，东区图书馆闭馆一周左右，将2009年之前的书全部下架。

对于新书的更新，一本新的图书进入到东区图书馆需要经过一系列的步骤。在书脊的位置贴上这本书的编码、扉页贴二维码，将这本书的二维码录入到相应门类的系统中即可入库、上架。

2.2图书馆网站的维护

网站维护是网站建设的后续保障。没有持之以恒的更新和维护，网站很快就会失去其存在的意义，就可能被网络社会所抛弃。因此必须非常重视图书馆网站的日常维护工作。网站维护的主要内容有：网页内容的更新和扩展、网页布局的改进和完善、网络软件的升级和优化、网络硬件的维护和更新、网络信息安全的问题。

2.3读者资料维护

读者对图书馆的满意程度是判断一个图书馆办得好坏与否主要标准。一个读者都称赞的图书馆，一定是实现了读者合法权益的图书馆。因此，各高校图书馆要坚持以人为本的理念,在管理和服务上尊重读者、理解读者，维护和保障读者权利。

北京交通大学为了充分保护学生和老师的借书权益，使用一卡通，所有的借书信息资料都会显示在学校的图书馆系统中，老师同学都可以在北京交通大学图书馆系统中查询到自己的借书信息，包括已借的和已归还的。在一定时间内，该资料不会消除。

2.4罚款历史维护

北京交通大学东校区图书馆对于所有的罚款有明确清晰的成文规定。所有交过罚款的同学的一卡通都会做上记录。同学登陆图书馆网站，在自己的个人资料里面也可以查到自己有没有交过罚款或者什么时候交了多少元罚款。这个记录会在大学四年期间保留。

3.查询

3.1.图书资料查询

功能：主要用于查询图书，其中直接查询包括按图书编号直接查询，按书名查询，按作者查询，按出版社查询(可选模糊查询)。多条件查询可以按读者的要求选取所需要的图书直

接查询和模糊查询，多条件查询)。然后系统会进行检索是否有库存。

3.2读者资料查询

操作步骤：利用交大网上图书管理系统，按学号姓名获取信息。新生入学老生毕业时，数据库需要更新。

功能：获取读者信息。管理员查询读者姓名，学号，性别，学院，登记日期，借书数量，借书期限等；读者查询自己的借书记录，书籍是否被借和剩余本数等，书籍信息，罚金，借书期限，还书时间等。

数据流程图：

1.系统管理

4.1 系统登录

操作步骤：一卡通刷卡。读者访问系统时将检验用户一卡通，经过注册的用户提示管理员允许进入系统。

功能：它主要提供用户登录功能，并按各用户的权限使用本系统。本系统分三类用户:系统管理员，图书管理员，读者。图书管理员的权限是借还书和管理书；系统管理员的权限是管理图书馆信息、自主账号，管理工作人员，系统维护等；读者借阅图书、归还图书、续借图书等。

3.3员工管理

图书馆现有工作人员78人，担负着为全校读者提供文献信息服务的重任。其中大学本科学历及以上专业技术人员37人，占全馆人员的47%，硕士研究生17人、博士2人，占全馆人员的24%。

北京交通大学图书馆机构设置情况表（主区、东区）：

东区图书馆由一名流通部老师主管，工作如下：

a)编制流通部的各项规章制度。

b)根据全馆的工作部署和流通部的工作任务，制订流通部的典藏布局规划、学年工作

规划和学期工作计划。

c)合理分配部员的岗位工作任务。

d)做好日常管理工作。按要求进行部员工作考勤、考核。

e)参与服务台工作，在一线了解读者需求情况，不断改进管理工作以提高读者服务质

量。

f)参与编目修改工作，不断优化典藏文献的组织管理。

g)认真做好学生勤工俭学的组织、管理工作。

h)做好日常工作所需物品的领取和发放工作。

i)做好对部员的业务培训和指导工作。

j)认真进行本部门工作一周、一月、学期、学年的分别汇总，填写好一周一报、月报表、学期总结和学年总结。

k)完成临时性工作任务。

另外，每日有一位老师、两名图书管理员值班。主要工作如下：

a)负责本书库的开放。

b)做好入库读者的组织、管理与借阅指导，开展读者借阅服务和相关口头咨询服务。

c)做好图书管理工作，对还回的图书当班分类与上架；新进的图书进行清点、财产登

记与签收，然后分类、上架；开展图书调架、整理等工作，保持书架整洁。

d)负责本书库的烂书修补工作。

e)负责本书库勤工俭学学生的培训,做好日常的组织、管理工作。

f)负责本书库的整洁工作。

g)认真做好本书库各项工作的周统计与周汇总，向部主任汇报。

h)完成馆领导与部主任临时分配的任务。

3.4数据备份

越来越多的图书馆开始使用越来越多的服务器，那么制定一套备份策略就成了具有挑战性的工作，数据备份不仅仅要制定一个备份计划，而是要制定几个备份计划，在制定备份策略的时候应当遵循三个原则：保持足够的冗余，备份策略应该尽可能简单，加强备份信息的管理。

数据备份的方法有：完全数据备份、增量备份、差异备份。

3.5数据恢复

一般出现系统崩溃等故障时可以采用重装系统，注意SQL Server必须安装到与原来相同的文件夹，注册然后用最新备份数据恢复的方法进行恢复。

(二)特点及影响

图书馆管理系统的工作流程非常简单，首先在电子标签内写入详细的图书资料信息，然后把电子标签粘贴在相应的图书资料上，当需要对图书资料进行借还、查找、盘点等操作时，

读写器就会读取资料上电子标签的信息并将信息传送到服务器上，从而实现对图书资料的管理。

系统特点如下：

1、方便读者自己检索资料的接触和归还情况；

2、高效的检测率；

3、显著减少出口警报的误报率（最高减少75%）；

4、高速查阅存货清单，减少工作人员为开架阅览和其他清查工作的时间；

5、自动返回资料列表，加速资料的分类和重新放置，提高图书借阅率；

6、比条形码和磁条的使用时间长。

(三)存在问题

1.管理信息系统本身存在缺陷。如系统的层次不清晰，不具备扩展性，即不能满

足时代发展的需要等；

2.系统的稳定性与可靠性比较差，有些功能还没有开发出来；

3.书籍编号偏复杂，不易查询。

(四)提出建议

1.不断完善、更新系统功能；

2.书籍编号换为简单易懂的；

未来图书馆的发展方向应该为载体多元化，馆藏资源的网络化、数字化、共享化，工作手段的自动化，服务范围的社会化，服务方式的智能化五个方面。所以，我们应当不断完善原有管理系统的同时，还要不断创新、开发新的功能，跟上时代的脚步。

四．总结

当今时代是信息时代，作为信息搜集、存储、加工、传播中心的图书馆，要适应新形势的需求，必须采用全新的管理体系来实现管理的自动化和决策的科学化。管理信息系统拥有最先进的管理思想设计和决策的科学化。将其引入高校图书馆的管理工作中，必将为图书馆的发展注入新的活力。