学习使用组织结构图

学习使用组织结构图

概述 (2)

生成图表 (3)

层次结构 (4)

添加形状 (5)

添加名称 (7)

组织结构图的画布 (8)

调整字体大小 (9)

缩放图表 (10)

板式和颜色 (11)

图表的组成部分采纳不同的分支 (12)

自动套用样式 (13)

手动设计样式 (15)

使用“自选图形”编辑图表 (17)

关闭自动功能 (18)

移动或添加形状 (20)

隐藏连接符 (21)

移动或添加形状 (22)

将形状组合在一起以便同时移动 (24)

课程摘要卡- 使用母版进行有效设计 (25)

图表总结 (25)

版式和设计 (26)

在关闭“自动版式”的情形下编辑图表 (26)

概述

使用Microsoft Office 制图工具能够在Microsoft Office PowerPoint?2003 中创建

组织结构图。您能够生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还能够获得编辑提示

以关心您对图表做进一步的调整。

课程目标

在完成本课程之后，您将能够：

?生成组织结构图层次结构并填入名称。

?使用垂直和水平版式获得最佳的视觉成效。

?按级不为图表着色，并增加具有专业水准的样式。

?使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。

假如您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint 中创建该图表。理想的PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级不上的人员数目都不太多。您还能够将组织结构分成几个部分显示，如此，就能把图表放在不同的幻灯片上。

在PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采纳它所在的幻灯片的配色方案，同时，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。

本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更换它的结构。

生成图表

有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：

在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。

双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。

正如所谓的殊途同归，在PowerPoint 中，您也能够从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：

?在“绘图”工具栏上，如左图所示。

?在一组幻灯片版式中。

?在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。

层次结构

头：所有图表均从头开始。

“助手”位于其上司及该上司下属的中间。

下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。

小灰点表示已选定该形状，并能够向其添加相关的形状。

在PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的职员以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老总，在它下面的三个形状代表下一级不的职员。您能够在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：

?助手

该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。

?下属

该类型的形状恰好位于其上司的下方，同时以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。

?同事

该类型的形状与同一级不的形状并排排列。还能够将它们作为下属添加到同一个上司的下面。

添加形状

图1向组织结构图中添加“助手”形状

单击要向其添加“助手”图形的形状。被选定的项将带有灰点边框。

在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。（请注意，关于此形状而言，“同事”不可用，缘故在于您无法在顶部自动添加第二个最高级不的人。）

图2添加操作之后的“助手”形状。

通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中职员的位置）。

若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图1 和2）。

快捷方式

?添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。这会在所选的任意形状下面

添加一个“下属”形状，同时您能够省略从菜单中选择“下属”的步骤。

?请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。

灰点边框

形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。您必须先执行该选定操作，然后才能：

?删除形状。

?使用Tab 遍历多个形状。

?选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。

?使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。

?用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。

添加名称

若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将显现一个阴影线边框），并键入文本。

若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。按Enter 可在形状内部换行。

阴影线边框

输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。注意到这一点专门重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。

关于某些涉及形状的操作（比如使用Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框显现。例如，假如在形状的周围显现阴影线边框，同时您按了Tab，则该形状中的文本将被缩进。

组织结构图的画布

观看形状在画布内部调整大小的方式。第一突出显示画布区域，然后添加形状，同时图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。

略微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域。组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都能够相应地重新调整自身的大小。

结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。

调整字体大小

假如插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号。

生成图表时，形状内部的文本可能变小。使用“适应文字”按钮能够对此加以补救。

选中图表后，在“组织结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）。有时，这是需要进行的唯独调整。

假如期望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终能够使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号。但您可能需要第一使形状变大一些。请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）。

注意使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。例如，假如某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。在这种情形下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。

缩放图表

通过向下拖动尺寸控点放大图表。形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间。

拖动尺寸控点时指针变成十字形。

虚线轮廓显示图表的放大幅度。

假如期望图表中的形状变大或变小，能够缩放该图表。

若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针时，将边框向内或向外拖动。拖动时指针将变成十字形。

若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按Ctrl。

假如您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍旧会使字体变得更大一些。

移动图表只需使用四向箭头指针在边框拖动该图表。您第一必须单击该图表以选定它。

板式和颜色

在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）。

版式和设计，能够使图表变得赏心悦目。

版式是指您如何分布图表中的各种形状。确实是讲，是将其逐行排列，依旧垂直堆放，或者同时采纳这两种方式。

设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。颜色可作为在图表中区分位置或级不的方法。诸如斜体和阴影如此的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，然而不能够滥用。

图表的组成部分采纳不同的分支

此图表中的所有级不都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级不。

此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用成效更好，并重点强调单个报告组而不是报告级不。

严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级不；缺点在于您可能专门快用完从左到右的空间。

假如您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，能够使组织中的某些级不垂直排列。

要如此做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”。重新分支操作只阻碍所选的组。

默认的结构为“标准”，它将应用水平结构。

自动套用样式

组织结构图样式库。

“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。

样式库中可用样式的示例。

要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由把握。

?简单方式：使用“样式库”。

?繁琐方式（也可能更为有味）：借助于当前幻灯片的配色方案，自己完成所有设计。

样式库

库样式能够完全满足图表的需要，它能够按组织级不对图表进行着色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。

在应用样式之后，能否对其进行自定义？您能够更换字体格式，但无法更换填充颜色或线形。还要注意：您添加的任何新形状都将获得该样式的着色成效（例如，假如“助手”为粉

红色的，则所有新的“助手”都将是粉红色的）。假如这正是您想要的结果，则这可能是一个优点。假如您想有更大的操纵权，则这可能是一个缺点。

要打开“样式库”，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮。

手动设计样式

填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片。它可应`用于形状或图表背景。

线条颜色：包括使用两种颜色的图案。

字体颜色。

线形：设置边框和连接符的粗细。

虚线线形：应用虚线或实线。在边框或连接符上使用。

与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级不并使用“绘图”工具栏（参见左图）来更换填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；因此，您不必同意该配色方案。但请注意，当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色则保持不变。

重要假如您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第3 课中所讨论的添加自选图形和更换连接符），则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。

按组选择

在第 1 课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项。这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上。使用这些选项能够同时对图表中的某个组设置样式。例如，

选择所有“助手”或某个级不上的所有“下属”，能够将相同的样式应用于所有形状。您能够按以下类不进行分组：

?级不

?分支

?所有助手

?所有连接符

您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更换字体的所有图表形状，需要单击顶部形状“玛吉”，然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状。

使用“自选图形”编辑图表

在顶部有两个老总：这是一个需要通过自选图形进行编辑的结构示例。

假如组织结构图选项不能直截了当支持您的组织结构的某些专门需要，这时该如何办？例如，您所在的组织有两个老总，而不只是一个。如何样编辑图表，才能得到所需的特定结构呢？

本课将告诉您如何样做。第一，必须关闭默认情形下作为图表一部分的自动功能。然后，使用“自选图形”菜单中的形状和连接符来更换图表。

关闭自动功能

关闭“自动版式”后，能够对组织结构图的结构有更大的操纵权，例如，将一个形状移至图表通常不支持的位置。

单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。

单击“自动版式”命令将其关闭。

显现了新的情形。玛吉的助手伯纳黛特的业务能力专门杰出，她现在成了公司的合伙人。她需要与玛吉平起平坐。当前，没有能够将她作为“同事”添加到最高级不的选项。

关闭“自动版式”

要想将形状随意移动，必须关闭该图表的自动版式默认设置，这需要关闭“组织结构图”工具栏上的“自动版式”命令（参见左图）。当您关闭“自动版式”时，图表中的形状将遵循自选图形规则，而不遵循组织结构图规则。

但第一向您提出一些忠告...

关闭“自动版式”时，可能丢失一些在生成图表时可能需要的自动功能。例如，没有“自动版式”功能，自动分支功能（“左侧下垂”、“右侧下垂”等）将不可用；因此，在关闭该功能之前，请先预备好初始版式。而且，插入形状时，它们可不能自动就位。

另一个考虑事项是如何设置图表的样式。最好的建议是，假如您明白将会关闭“自动版式”以完成某些图表编辑或调整工作，则应手动设置图表的样式。即使您将一个形状移至另一个位置，“样式库”样式仍将保留在该形状中。

最后，一旦“自动版式”被关闭，请将其保持关闭状态。假如您将其关闭，手动进行调整，然后又重新将其打开，将丢失所做的调整。因此，只有当您预备使其一直处于关闭状态时，才应将其关闭。

移动或添加形状

在关闭“自动版式”的情形下，将一个自选图形拖入新位置。

选定形状时，该形状将具有由点平均组成的边框、尺寸控点和一个调整控点。

拖动该形状时，其目标位置会显示一个轮廓，同时其连接符与其一起移动。

移动形状

选择该形状并拖动它，如图中所示。连接符与其一起移动（假如在“自动版式”打开的情形下执行此操作，则该形状将只是迅速跳回到其原始位置。）

添加形状

第一选择相关的形状，然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”。值得注意的是，所插入的形状并未迅速跳回到指定的版式位置（这是关闭“自动版式”的结果）。该形状只显现在相关的形状下面。请将其拖入期望的位置。