公司文件管理制度范本(2020)

公司文件管理制度范本

目录

1.0 目的 (4)

2.0 适用范围 (4)

3.0 职责 (4)

4.0 定义 (5)

5.0 文件格式及标准 (5)

5.1 公文（包括公告和通知） (5)

5.2 管理制度 (6)

5.3 表格 (7)

5.4 合同编码原则 (8)

5.5 报价单编码原则 (9)

6.0 文件管理 (9)

6.1 文件的签发 (9)

6.2 文件的收、发及保管 (10)

6.3 文件的评审与更改 (10)

6.4 文件的换版和作废 (10)

6.5 文件的管理 (11)

6.6 文件的借阅 (11)

6.7 文件的归档 (11)

7.0 记录管理 (11)

8.0 其他规定 (12)

附1：编码明细表 (13)

表1：职能代码 (13)

表2：文件级代码 (13)

表3：区域代码 (14)

表4 销售渠道代码 (14)

附2：文件控制管理流程图 ......................................................................... 15、

公司文件管理制度

1.0 目的

为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。

2.0 适用范围

2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）；

2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；

2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；

2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。

3.0 职责

3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、作业标

准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录清单》；

3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、销毁、

归档等工作由各起草部门负责；

3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合同的归

档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；

3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定；

3.5总经理或授权部门负责人批准发布；

3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；

3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。

4.0 定义

4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使

用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；

4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一

方法和统一行动的目的；

4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而制定

的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；

4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）或

多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息；

4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、

制度等文件，均属于保密文件；

4.6非保密文件：属相对性概念。公司内部，以各类文件形式公开发布的公文、制度及相

关表格等，均属于非保密文件。相对于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件。