金蝶K3ERP系统管理制度

金蝶K/3 ERP12.3 WISE系统管理制度1.目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加规范、高效，特制定本制度。

2.适用范围：全公司纳入ERP系统管理的部门和事项，并纳入公司绩效考核。

3.权责：

3.1.“K3”ERP系统推行实施小组负责本制度稿的制定和修改。

“K3”ERP系统推行领导小组负责本制度的审批。 3.2.

“K3”ERP系统各操作岗位负责执行制度。 3.3.

4.定义：

（无）

5.工作程序：

5.1.ERP业务流程图：

图示说明

销售订单．

2期实施项目备注：框内绿色为业务操作规程：ERP 5.2.

销售管理：5.2.1.

将确定的订单、合同按客户分类分别录入，并将生产单录入到基础公共资料中。

5.2.1.1.

5.2.1.2. 对录入的订单，业务员、业务主管要对订单内容的正确性、订单业务的受控性、接单过程的合法合规性进行审核。

5.2.1.4. 当出现因基础资料缺失而导致业务无法录入到ERP系统的情况时，操作人员应立即依照5.3基础数据管理的规定向相关部门提出。

5.2.3 采购管理

5.2.3.1. 物料计划人员（或承担物料计划的仓储管理或采购人员）以技术部门发放的物料请单为基础，依据实际需求修改后提出物料申请，经核准审批后提交采购。

5.2.3.2. 采购人员依据《采购申请单》下推生成《采购订单》，《采购订单》可根据与供应商的协商情况作适当修改，经核准审批后打印出并传真给供应商。5.2.3.3. 物料入仓后，采购人员根据外购入仓单下推生成《采购发票》，并填制相应的《费用发票》。直接到财务报账的费用由财务填制相应的《费用发票》，经审核后由财务核算人员钩稽。

5.2.4 仓储管理

5.2.4.1. 办理物料外购入库手续时，供应采购人员由《采购订单》下推生成《外购入库单》，并以此检查采购的物料和数量是否符合《采购订单》要求。对实际

入仓数量超过采购订单需求的，其差额在系统设置允许范围的，必须经相关领导批准，补录《采购订单》将差额录入系统；对没有《入库单》的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。

5.2.4.2. 生产指定领料人员按要求完整填写《领料单》，由库房管理人员按《领料单》的物料品种及数量录入。

a) 在全面实施ERP计划控制之前，《领料单》或《委外加工出库单》的数量进行手工录入，原则上不能大于技术部门下发的物料清单。

b) 录单时要在表头“项目名称”栏选择录入*****生产单，以便财务进行成本核算。

5.2.4.3. 对于同种材料不同长度、面积的钢材混用现象，鉴于工厂实际生产活动中的要求，在月底需要进行对同种材料不同长度、面积的物料进行核对盘点，对总长度、面积帐实一致的直接由仓库分别以红字、蓝字《领料单》作调帐处理；对总长度、面积帐实不一致的按盘点规定办理。

5.2.4.5. 要求《销售出库单》必须由《发货通知单》生成，数量可以根据实际出货情况进行修改，特殊情况下需要通过其它方式生成《销售出库单》的，必须经相关财务人员同意并告知ERP系统管理员。

《其它入或不同核算单位之间的物料调拨须填制内部领用或免费提供给客户的物料，5.2.4.6.

库单》或《其它出库单》，以便于报表归集和财务核算。

5.2.4.7. 实行批次管理的物料，入库和出库时必须录入批次号，否则单据不能保存。

5.2.4.8. 对委外加工的业务，仓储或采购人员要对每次收发委外加工物料进行核销业务的处理，以正确反映实际存放在供应商的物料数据。

5.2.5 财务核算管理

5.2.5.1. ERP 系统财务核算操作遵循国家财务法令法规、地方和行业规定以及公司各项财务制度规定，采用公司制定的符合本企业实际运作的会计方法。

5.2.5.2. 根据公司规定的各独立核算单位，ERP系统采用多帐套独立核算，各独立核算单位间调拨均作往来核算，以正确反映各单位经营结果。涉及分厂未能采用ERP系统的，其之间调拨在系统内也作往来核算，在合并时财务通过手工调整来剔出由此产生的资产和损益。

5.2.5.3. 财务人员要认真核对《采购发票》各项内容防止出现差错，要做好各往来应付款项的核对，及时协同相关部门处理错漏。对与采购相关的费用，采购人员或财务核算员要及时填写《费用发票》，《费用发票》要与相关的《采购发票》进行钩稽处理，以确保存货核算的正确性。

5.2.5.4. 财务核算员要及时处理当天单据，对相关单据进行审核（参见5.2.1.2和5.2.1.5），根据《销售出库单》填制《销售发票》。

5.2.5.5. 财务在存货核算时要对物流单据进行检查监督，查出错漏并督促相关操作人员纠正。a）对已结帐后发现的问题，核算员要提出调帐报告，经资产管理中心经理批准后在系统“期初余额调整”等功能界面调帐。

b) 期末盘点按财务制度执行，确认盘盈盘亏的，财务将签字审核的盘点表交由仓库输入ERP系统内，财务在系统内确定单价。

5.2.5.

6. 财务核算员根据财务规定和ERP系统操作顺序进行财务核算工作。

5.2.6 系统管理员管理

5.2.

6.1. ERP系统管理员和公司网络管理员按本规定要求维护ERP系统，保障系

统运行顺畅。

5.2.

6.2. ERP系统管理员负责解决或与金蝶顾问联系解决ERP操作系统自身的技术问题，并根据ERP系统使用状况，对相关操作人员进行指导、培训工作。5.2.6.3. 随着公司对ERP系统完善和功能的增强，根据项目实施的进度和深度配合公司金蝶K/3 ERP项目组的实施工作。

系统推行暂行管理办法》。ERP”项目管理参见《金蝶“公司5.2.6.4. ERPK3 数据安全管理5.3.

5.3.1. 帐套备份：为保证数据的安全，确保使用帐套不被破坏，根据实际工作要求，每周五或周六下午17：00系统重新启动后，由系统管理员或指定的管理人员执行帐套备份操作；当需要对ERP系统数据库进行操作时或执行其他不可逆转操作前，操作人员必须报告ERP系统管理员先进行完全帐套备份。备份帐套文件名为日期，除特殊要求的帐套外，备份帐套保存期不超过一个月。

5.3.2. 日志备份：为了有效追溯在ERP系统里的错误操作和非法操作情况，系统实施日志管理，当日志记录达到一定量时，需要引出记录数据保存在设定的文件夹内备查，同时清除系统内的记录。

5.3.3. 密码管理：为了维护业务流程各职能岗位权责的独立有效性，防止其他人员误用、盗用本岗位操作权限，各岗位ERP系统操作人员必须设定开机密码、个人进入帐套密码。a）开机密码及用户名必须在ERP服务器上注册后才能与服务器相连，改动开机密码及用户名前必须先告诉系统管理员同时在服务器里修改。

b) ERP操作人员请长假或离职时必须同时将开机密码和个人进入帐套密码同

相关人员办理交接手续。

5.3.4 权限管理：根据各岗位业务需要，系统管理员初步设定各岗位的权限，并通过一定时间的调整后，系统管理员将各岗位已设定权限表提交给各部门主管确认并存档。经确认的各岗位权限的变更需由各部门主管提出书面申请方可更改。离职人员在ERP内的名称需在其业务处理完毕后及时禁用。

5.3.5 业务操作要求及单证管理

5.3.5.1. 公司使用ERP系统管理的部门业务必须按照规定的流程采用ERP单据运作，禁止背离ERP工具而采用原来的模式。自本制度执行之日起，除确需保留的手工单据外，如车间开具的《领料单》、原《生产任务单》可作为ERP系统《领料单》《销售订单》的附件使用，其它单据不再作为有效单据使用。

5.3.5.2. 修改单据必须先在系统内修改后再打印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。

5.3.5.3. 各岗位业务操作必须遵循严谨、细致、主动、及时地原则，确保本岗位业务能正确、及时地流向下个环节；各岗位对上环节要起到跟催、监督的作用，对下环节要起到跟踪、服务的关系。各岗位职员要做到今日事今日毕，确保系统即时数据的正确性。

5.3.5.4. 各业务环节的单据制单、核准、审核审批、分发、存档管理按公司相关流程文件执行。

5.3.5.5. 为保证各岗位的业务操作不受系统的站点限制影响，操作人员业务操作完毕后要立即退回到主控台界面，不可继续停留在各业务模块界面，造成一个岗位站点在浪费，而

另一个岗位要处理业务却没有站点的情况。

5.4. 金蝶K/3 ERP系统设备设施管理

5.4.1. 公司所有的金蝶K/3 ERP系统设备设施管理遵循《计算机网络使用管理办法》要求，确保设施设备的财产安全和使用安全。

5.4.2. 综管部网络管理员负责日常ERP系统设备设施的维修保养，确保设备设施的正常使用。生产部负责设备电力保障，应避免设备突然断点的情况。

5.4.3. 为保证ERP服务器工作顺畅，系统管理员或网络管理员于每日下午17：00时定时重新启动服务器以清理服务器内存；每月关闭一次服务器已确保正常运行。

5.4.4. 除ERP系统管理员、网络管理员日常管理以外，未经公司董事长或总经理授权许可，公司任何人禁止操作服务器，经授权操作服务器人员必须有网络管理员或ERP系统管理员陪同，并遵循网络管理员和ERP系统管理员的要求。未经ERP系统管理员同意，任何人不得进行针对ERP系统数据库的操作。

5.5. 基础数据管理

5.5.1. 本公司物料编码的编制、变更管理、物料基础信息管理参见《物料编码管理办法》。

5.5.2. 供应商、客户、职员资料的新增、变更、删除禁用管理

5.5.2.1. 提出资料新增、变更、废止申请：各部门对供应商、客户、职员资料提出新增、变更、删除禁用的申请时，部门相关人员书面提出，并填写好相关信息资料。发现系统信息错漏需要变更的，由发现部门直接提交申请给系统管理部门办理。

5.5.2.2. 申请事项的审核、确认：申请部门主管对本部门提出的申请负责审核批准，并签字确认。

5.5.2.3. 新增、变更、废止事项执行：系统管理部门接到经申请部门主管审核批准的申请后要及时录入系统。系统管理部门对申请部门的申请有疑问的，先与该部门主管或以上人员沟通协商。属于对系统数据安全性有危害的新增、变更等方案系统管理部门可以拒绝采用。

5.5.2.4. 财务部门补充新增物料相关属性资料：由于基础资料的财务内容基本平稳，一般不会变动，系统管理部门在新增、变更后要以邮件的方式通知负责该厂的财务人员，检查相关财务数据是否需要补充、修订，并及时回复系统管理部门。

5.5.3. BOM表新增、变更、删除禁用管理

5.5.3.1. BOM表新增及审核确认：技术部门对新产品按ERP系统的格式要求建立新增产品的BOM表，BOM表按照公司ISO文件要求进行审核、归档、发放。紧急开发产品的表要在一个工作日内完成编制审核工作。BOM．

5.5.3.2.ERP系统BOM表录入：技术部门（或文控）要将编制审核完成的BOM 表于完成当天分发给ERP系统管理部门录入系统数据库内。

5.5.3.3. BOM表变更、删除、禁用：系统内已存BOM的修订变更、删除禁用都必须由技术部门提出申请经部门主管审核后并交给系统管理人员，由系统管理人员负责变更或删除。

5.5.3.4.ERP系统BOM表维护：技术部门为ERP系统BOM表日常维护的责任部门。

6.支持性文件：

6.1.《物料编码管理办法》

6.2.《计算机网络使用管理办法》

6.3.《ERP运行管理办法（暂行）》

7.附件：

7.1. 《销售订单》

7.2. 《采购申请单》

7.3. 《采购订单》

7.4. 《外购入库单》

7.5. 《领料单》

7.6. 《产品入仓单》

7.7. 《委外加工出库单》7.8. 《委外加工入库单》7.9. 《销售出库通知单》7.10. 《销售出库单》

7.11. 《其它入库单》《其它出库单》7.12.