船员外派管理程序

船员外派管理程序

1 总则

本章阐述了本公司船员外派劳务服务过程的管理要求，以确保船员外派劳务服务过程处于受控状态。

2 适用范围

本章适用于本公司船员外派劳务服务的过程控制。

3 参照文件

ISO 9001 : 2000 7.5 生产和服务提供

DNV船员配员规则– E Recruitment of Ship Personnel

4 职责

4.1 总经理负责船员外派劳务服务过程中重大安全质量问题的处理。

4.2 总经理亲自或授权管理者代表负责对船员外派劳务服务过程中出现的不合格采取纠正和预防措施。

4.3 业务部负责船员外派劳务服务过程中与船东和船上的联系及信息传递。

4.4 其他人员负责其职责范围内船员外派劳务服务过程的安全质量控制。

5 船员派遣操作程序

5.1 船员上下船的操作程序在公司的网络软件-船员管理信息系统CMIS上执行。

5.2 执行船员派遣网上操作前，业务部须将公司与船东概况及其经营船舶的规范登记在《船员管理信息系统》中，以便船员派遣时使用。概况中要至少包括下列信息：该船东所经营的船舶类型；船舶数量；运营航线；船舶吨位、船龄；运载货物情况；船舶配员数量；船员雇用合同期限及其对船员的特殊要求等。（参阅《合同评审》）

5.3 收到船东关于船员接船或船员到期更换的指令后，业务部在CMIS上建立船员上船计划。按照船员派遣的操作流程，各部门网上的操作程序如下。

5.3.1 业务部：

进入CMIS主界面，点击菜单栏“调配管理”按钮，点击“上船管理”按钮，出现“上船管理”界面。在“上船管理”界面，点击“新建”，出现“添加上船计划”界面。在此界面上，业务部将所需信息填入，包括计划描述，船东公司和船舶名称，预计上船时间和地点，以及上船人数。备注栏内填写船东的特殊要求等。填好后点击“保存”，并关闭此界面并返回“上船管理”界面。

在“上船管理”界面，选择之前做好的上船计划，点击菜单栏“需求”按钮，打开“上船计划需求管理”界面。在此界面，点击“添加”按钮，分别填入上船所需的职务、人数及要求等。填写完毕后点击“保存”按钮，然后关闭此界面。业务部完成上述操作后，应以口头或电子邮件方式通知程序的下一个部门-船员调配部。

5.3.2 船员调配部：

进入CMIS主界面，点击菜单栏“调配管理”按钮，点击“上船管理”按钮，出现“上船管理”界面。在“上船管理”界面，按照业务部通知，选择需完成的上船计划。在菜单栏上，点击“调配”按钮，进入“上船计划调配管理”界面。在此界面上，挑选适合的船员。选择界面右侧“需求计划”栏内列出的各职务船员，点击“添加”按钮，根据船东的“船员选择标准”，在CMIS数据库上挑选船员。船员全部选好后，点击此界面菜单栏上的“保存”按钮，然后关闭此界面。

上述操作完成后，调配部应口头或电子邮件书面通知程序的下一个部门—人事培训部。

5.3.3 人事培训部：

人事培训部接到通知后，进入CMIS主界面进行操作。点击菜单栏“调配管理”按钮，再点击“上船管理”按钮，出现“上船管理”界面。在“上船管理”界面，，按照调配部通知，选择需完成的上船计划。在菜单栏上，点击“面审”按钮，进入“上船计划面试管理”界面。人事培训部根据船东的“船员选择标准”对该计划中所列船员进行面试考核。面试考核结果记录在《船员招聘考核评价表》(F11)和“上船计划面试管理”界面，并最终选择“通过”或“不通过”。上述操作完成后，点击该页面的“保存”按钮，以保存面试结果。关闭此界面。

面试考核不通过者，人事培训部口头或电子邮件书面通知调配部，调配部重复上列5.3.2步骤，重新选择适合的船员。直至该计划中所需要的船员全部通过面试考核后，面试者将结果口头或电子邮件书面通知船员调配部主管经理和人事培训部主管经理审核。

船员调配部主管经理和人事培训部主管经理分别对面试结果进行审核，认为不适合的船员，口头或电子邮件书面通知调配部，调配部重复上列5.3.2步骤，重新选择适合的船员。直至该计划中所需要的船员全部通过面试。

船员调配部主管经理和人事培训部主管经理将审核结果口头或电子邮件书面通

知船员调配部、人事培训部和业务部。

人事培训部证件管理员对船员证书进行检查。发现不符合应立即口头或电子邮件书面通知业务部、船员调配部及人事培训部，并通知各部门的主管经理。船员调配部对不符合要求的船员证书证件给予解决。如不能解决，则重复步骤5.2.3

重新选择船员。直至计划中船员证书和证件全部达到要求为止。

证件管理员在进行船员证书证件核查时，如全部船员的证书证件达到了上船的要求，则需在CMIS中的“调配管理”中予以确认。操作步骤未：进入CMIS主界面，点击“调配管理”，再点击“上船管理”按钮，进入“上船管理”界面。在此界面点击“质检”按钮，进入“上船质量检查”界面。分别点击此界面中左侧所列的船员名单，选择右侧“检查项目”的“证书”选项，然后点击菜单来内的检查进行确认。全部确认完成后，点击“保存”按钮，以将检验结果输出到系统内。证书管理员口头或电子邮件书面通知调配部和业务部。表明船员证书已经过检查，且处于合格状态，可以执行下一步流程。

5.3.4 船员调配部：

上述船员面试考核、检验项目完成后，船员调配部填写船员登记表。在“上船管理”界面点击“报出”按钮，出现“报出船员名单”界面。根据船东的要求，选择不同的船员求职申请表表格。用“打印”按钮打出此表格或点击“导出”按钮，将此表格保存并报业务部。

5.3.5 业务部：业务部负责将求职申请表报船东，等待船东的确认。船东不予确认的船员，业务部通知船员调配部。重复上述5.3.2 – 5.3.4步骤，直至上船计划中的船员名单全部被船东确认。

5.3.6 如船东要求对船员进行面试考核，业务部用电子邮件通知船员部和培训部，以便组织安排好船员参加面试。培训部安排船员面试前的培训。船东进行船员面试期间，由船员部和业务部协助陪同。以便对面试未通过的船员进行及时更换。

5.3.7 业务部将被船东最终确认的船员名单用电子邮件通知船员部和培训部。此后，各部门进行下列船员上船前的准备工作：

（1）业务部联系船东提供邀请函，办证员办理船员签证。

（2）办证员办理船员外籍证书（必要时），并复印和扫描保存。

（3）培训部长与船员调配部协商，制定船员走前培训计划，经主管副总经理批准后实施船员上船前的教育培训。培训内容记录在《船员上船前培训计划（记录）》（F39）和公司《船员管理网络系统数据库》上。

（4）证书管理员安排船员体检和注射防疫针。

（5）管理部负责发放劳保护具和制服，并记录在《船员管理网络系统数据库》内和《劳保护具发放记录》（F17）表格上归档保存。船员部与船员签订外派合同。

派遣部：负责对船员面试，调配，管理，监督和指导教师保证所配员船舶管理公司或船东公司船舶满足相应的配员要求及正常运营；负责船员外派劳务服务过程中与船东及船舶的联系及信息传递情报派遣船员在发生事故后的协调以及善后工作向省事局报告外派工作情况。