财务报销制度及流程

报销制度及流程

公司支出包括个人费用报销，办公行政报销及业务支出。

（一）个人费用报销

个人费用包括：交际应酬费、交通费、手机话费、差旅费费等费用。

个人费用审批流程：必须在费用发生后两周内，经部门主管签字同意后交行政核查后到财务部审核，财务部审核完毕后交总经理批准报销。

各项说明：

1）交际应酬费：在发生前需填写交际应酬费申请单，注明招待时间、对象和预计金额，经总经理签字同意。实际报销时，申请单作为附件连同发票交财务审核。如有特殊情况，总经理不能事前签字，也需得到其口头批准并注明在申请单上。2）市内交通费：包括广州市区内及出差地（指原料部门）的市区交通费，报销时需在发票背面注明交通费发生的时间和事由。

3）公司手机及固定话费由行政统一管理，并办理银行自动扣款。行政对每部电话跟踪统计，选择适合套餐并协调话费资源，对非公司业务电话跟踪并经确认后归个人承担。

4）差旅费：

（1）、基本规定：

1、出差人出差前必须详尽填报《差旅申请单》，经上级主管领导批准后方可出差和借款，紧急情况可以先报上级主管领

导批准，出差回来补办出差手续。凡未经上级主管领导同意擅自出差者，不予报销差旅费，同时作旷工处理。

2、公司实行差旅费先借款后报销的制度，多还少补。所有出差借款必须最后经总经理签字或总经理的授权人签字同意

才能办理。出差人所有出差借款必须于归来之日起10天内处理完毕，前帐不清，再借不批。逾期不清的借款，公司先从借款人工资中抵扣并不再接受报销申请，特殊情况报上级领导批准。

3、报销差旅费用时，应填写“差旅费报销单”，并粘贴所有项目的正式发票，主管领导和财务部凭批准的《差旅申请

单》审核报销，对不符合《差旅申请单》出差计划的行程和不符合财务规定的票据一律不予审批。

4、出差期间乘坐交通工具的保险费自行购买，不与长途交通费用票据一起贴报。

5、出差期间到达每一个城市后，用当地IDD电话打给公司行政总监报到。

6、出差人员回到公司驻地，必须向公司报到，并要在下一个上班时间段来公司正常上班，比如上午回到广州，下午必

须上班，下午回到广州，第二天必须正常上班。

7、报销时要上交差旅总结

（2）、交通工具标准：

1、出差可以自行选择交通工具，公司不作硬性要求，但应参考以下标准：

1.1出差一般乘坐汽车、火车硬座或轮船三等及以下舱位，如预计连续乘车要超过5小时，可乘坐火车硬卧。出差人也

可以选择乘坐飞机，但只能按其他交通工具相等距离的最高标准报销

1.2经理及以上管理人员可以选乘飞机经济舱，但机票价格只能低于标准价格的⑤折(含五折)，超额部分由当事人自理。

特殊情况需事先书面报总经理或营销总监批准，报销时背书注明经谁批准，并请谁签字，否则不予报销。

1.3使用自备车辆出差的(原则上≥2人出差同一地点)，可报销10升/百公里的燃油费用。当天不能往返的只报销住宿

费。

（3）、发票标准：

1、长途车船票和机票：必须是机打的正规票，票面要标明出发地、到达地、日期和车次。

2、住宿发票：必须是正式的住宿发票，要标明入住日期、天数、价格金额等，并加盖住宿店章。

3、市内交通票：出租车票或者地铁票或者公交车票。

4、餐饮票：要求注明消费金额、日期，加盖店章。

5、其他财务认可的可以抵扣发票。

（4）、各部门差旅费具体说明

原料部:

国内住宿报支标准及差旅报销说明（单位：人民币元）

国际差旅费报支标准及说明（单位：美元）

补充说明

1、机票及住宿酒店一般由行政统一安排，自行安排的只报销规定范围。出租车费用必须另列明细清单

2、住宿费须取据报销，住宿费报销除提供发票外，还要提供酒店清单作为附件报销。费用中凡住宿基本部分可以

报销（洗衣费等不得报销）因公务需用的电话费可以报销。超过标准者按标准给付，单据低于标准者按单据支付，低人员随高价出差时，住宿费（不含机票）可比照高阶之等级支给，但须取据报销，无单据者不得报支住宿费及交通费。多人同行出差时，应尽量少安排单间，以节约开支。出差目的地可提供宿舍者，不得报支住宿费。

3、员工出差事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分

自理。绕道和在家期间不予报住宿费、补助

4、国内出差餐费补助每人50元/天（早餐10元，中午和晚上各20元），不需要提供发票。出差出发时间迟于早

上9时和中午12时，返还时间早于下午2时和下午5时，相应的早、午、晚膳食补助被扣除。出差期间发生应酬费，在报销时应注明每次应酬的时间及金额，同时扣除相应的餐费补助。出差期间因工作需要发生的招待费用一律作为业务招待费开支，不得计入差旅费。同一地区驻留10天（含）以上者，超过天数的全额补助按7折给付。

制剂部:

1、住宿费、伙食费、市内交通费、通讯费四项实行费用包干（标准见下表），按天数计算。出差半天的按一天计算，其他

的差旅补助或补贴取消。但出差人必须提供各项包干费用等额的正式发票给财务作帐，并按粘贴要求自行粘贴完整方能报销。

地区分类标准：

特殊地区：北京、上海、广州、深圳、香港、澳门。

一类地区：省会城市、大连、青岛、珠海、汕头、湛江、厦门、宜昌、苏州、宁波、温州。

二类地区：大庆、通化、保定、唐山、包头、烟台、潍坊、洛阳、开封、许昌、蚌埠、芜湖、连云港、徐州、常州、无锡、九江、泉州、漳州、中山、佛山、株洲、大同、宝鸡、绵阳、宜宾、泸州、涪陵、三亚、遵义、柳

州、桂林、大理、玉溪。

三类地区：除上述两类地区以外的城市。

2、出差人在异地确实因为业务需要招待客户的，必须提前报告上级主管领导批准，费用标准控制在30元/人标准。报销时

必须背书经谁批准，请谁签字。未经过批准的业务招待费不予报销。

3、出差人到达的出差地是其家庭所在地时，包干费用只报销20%，其他标准不变。但未经批准出差人不得擅自绕道回家，

否则一切费用自理。

4、两人及以上多人一起出差共同工作，要求一起吃住、一起行动，包干费用最高级别人员报销100%，其他人各自报销20%。

5、出差人出差于城市之间、省会之间均可算为长途交通，长途交通费可以据实报销。出差于某一城市，从市内到长途汽车

站、火车站、码头、机场，或者从以上地点到市内，均按市内交通计算，不与长途交通费用票据一起贴报。

（二）办公室及行政费用报销

办公室费用包括租金支出、文具采购、快递结算、与车辆使用有关的费用等。

1、经办人取得发票和费用清单后，填报销单交财务审核后，财务交总经理核准报销。

2、办公室租金等事前已签合同的支出，经办人应把已生效的合同复印件交财务备案，财务凭合同条款审核付款，总

经理可后补签字。

3、文具费、快递费、货物运费等费用，发票应有清单作为附件。

4、公司汽车费用报销对应到具体车辆，汽油报销注明加油时间，外出办事停车路桥费的报销需有证明人，每日登记汽车行程及并记录公里数。汽车的保养维修要由经办人书面确认故障并提出整修方案后经其他司机签名确认后，以书面的形式获得行政审批后由再做维护。维修费报销需提供修理行修理清单及正式收款收据（发票）经行政核查后报财务部审核支付。总经理可后补签字。

（三）与业务有关的支出

业务有关的费用包括货款支付、CM费、药检费、海关税金、运费等与具体销售合同密切关联的支出。

1.此类款项的支付需以已签订的合同或相应文件作为依据，需提前2天以书面或电子邮件方式通知财务。

2.其中税费、报关费、药检费、约定金额的CM付款由财务部审核后支付，总经理后补审核。预付货款由财务审核

无误交总经理批准付款，特殊情况下，由财务部先电话申请付款，再交总经理签字。

（四）公司已有单据的使用

任何单据的填写都必须把支出发生的时间（或所属的时间）、事由、大小写金额等要素都填列上去，没有发票或收据的需要注明。具体对应单据使用如下：

现金支付证明单：对应没有单据的现金支出

如：办事处结算CM费，支付私人无单据提供的支出等

费结算证：对应有单据的现金支出

如：药检费、货物运费、与汽车使用有关的费用、办公室费等通过现金支付的费用

费用报销单：对应差旅报销实用

付款申请单：对应通过银行支付的款项：如：货款，其他结算费等（制剂适用）

APPLICATION：对应通过银行转账的支出（原料适用）

如：关税、报关费、及其他通过银行转账的费用

发货申请单：出入仓登记（制剂适用）

DOMESTIC REPORT：出入仓登记（原料适用）

REPORT: 对应销售收款（原料适用）

（五）附表：《差旅申请单》。

差旅申请单

注明：凡没有此《差旅申请表》，和未经相关主管批示同意，财务部不予报销差旅费用

采购及到货流程

制剂：老品种：采购部依据库存及销量，制定采购计划报财务审批（审核与供应商往来款清算情况及销售情况），再给业务经理审核，最后交出纳付款。

新品种：采购部依据库存及销量，制定采购计划交业务经理审批，再交报财务审核（审核与供应商往来款清算情况及销售情况）签字，最后交出纳付款。

原料：原料主要按照以销定购的方式采购，部分老产品采用备货方式采购。采购部在销售部确认好销售合同前提下，和供应商签订购合同，并依据合同条款提前3天通知财务部，财务部审核备案成本及报关流程后，依据采购进度安排付款。

销售及发货流程

制剂：老品种：采用收款后发货的运作模式，业务员在公司定价范围内与客户洽谈确定销售通知客户付款，同时填写发货申请单，出纳查帐确认收款签名后，移交客服核查登记。出仓单一式三联，一联交仓库发货，

一联客服留存，一联财务入账，月末财务和仓库核对仓库批号及数量。

新品种：采用打单返点的运作模式的产品，业务在公司定价范围内与客户洽谈确定销售，同时填写发货申请单，交业务经理审批，再移交客服核查登记，相关人员在出仓单上签字确认。出仓单一式三联，一

联交仓库发货，一联客服留存，一联财务入账，月末财务和仓库核对仓库批号及数量。

由于制剂药存在返款的情况，返款流程说明如下：

业务填写申请后给出纳确认款项，经客服登记确认后账务会计核对，业务经理审批，财务付款（非新药由于业务经

理没有具体跟进，故其不必审核）。

原料：业务员按公司合同范本的9项要求草拟销售合同，电传财务部，财务部审核合同的规范性和毛利可行性后，通知业务到财务盖章并回传客户签字。业务在发货前把有效的合同原件交财务备案。财务凭填写完整的发货单及销售合同原件，通知仓库出货。到货后，业务需把客户回传的收货收据传真件交财务存档。货款必须严格按照签订开票单位打款。

开票流程：

制剂：业务写开票申请给财务（彭玲审核实际销售与开票情况是否相符及税款情况），到GSP 审核签名后财务开票转

前台统计后给业务寄出

原料：业务写开票申请给财务部（审核实际销售与开票情况是否相符）给GSP 审核确认，税务会计审核签名（把握

进项及税负）后到财务开票。桐辉发票转前台登记后给业务寄出

财务部内部制度财务岗位及分工：

财务考核表：

基本工资不参加考核，就考核工资来算，90份以上按照全额发，90分一下按照考核工资*分数/100

上表中列有配合其他部门态度分可由行政部每月交由公司其他员工随机考核，分值设为5分按照加权平均确认分值。

另外：财务部实行内部奖罚，在当月发现一处错扣50元/次发现者奖励50元/次，累计10次报总经理裁决。

财务岗位管控

报销/付款单据审核

1.在部门主管初步批准的前提下，根据财务制度，黄晖负责审核单据的合规性合理性，金额的准确性。如有异常或特殊单

据，提交张总核准。

2.张丽文根据报销金额，及时准确把款项支付到对方账户。完成付款的单据要盖上银行付款/现金付款章。

单据录入会计软件

内帐

1.黄晖负责原料部门除费用以外的单据输入，其余单据由张丽文输入。

2.黄晖每天审核张丽文已输入的单据，周蕙芳除审核黄晖输入的单据外，还要抽查张丽文输入的单据，检查科目是否入错，

摘要是否完整，金额是否正确，保证整个会计数据的准确性，为报表的正确完成做好基础工作。

外帐

1.彭玲负责输入内帐单据。

2.黄晖审核内帐入账情况。

报表完成

内帐

1.黄晖根据会计软件资料，根据张总要求，细化数据，完成月度会计报表。

2.周蕙芳审核报表。

3.周蕙芳完成业务提成表。

外帐

1.彭玲根据公司的要求，谨慎适当地完成对外报表，并在规定时间内办理所有对外的纳税清算等事宜。

2.黄晖负责审核对外报表。

合同审核和执行

1.黄晖根据业务员提交的合同，审核其合法性可操作性，同时告知张总此笔合同的获利毛利率，如可行，盖章后交业务员

执行。

2.合同会签后，业务员交黄晖备案留底，作为发货的依据之一。

3.黄晖根据合同规定的条款，通知仓库发货。发货后，根据合同的收款期限，黄晖负责及时催促业务员的货款回笼。

发票开出

1.制剂部开票审核由彭玲负责，原料部由黄晖负责。

2.张丽文根据已审核后的开票申请开票，并负责要求业务员的取票登记。

往来款核对

1.黄晖负责跟踪原料的货款回笼情况，对于过期应收账款，及时与业务员沟通，确保没有坏账损失。此外，还要负责与中

代和天霖的往来账核对，每月核对一次，双方签字确认。

2.彭玲负责制剂跟踪的货款回笼情况，确保没有坏账发生。

公章/合同章/印鉴章管理使用

1. 此类印章由黄晖保管管理。

2. 公章/合同章使用人需要填写用章登记表，说明用章事宜、使用日期及签名，黄晖审核无误后盖章。特殊情况，需要请示张总/周蕙芳后才予以盖章。

3.印鉴章的使用必须要有已批准支付/报销的单据为前提。