备用金管理制度

第一章总则.............................................

1. 目的 ..........................................

2. 适用范围........................................

3. 职责..........................................

第二章备用金的申请........................................

第三章备用金的归还.....................................

第四章定额备用金的管理 ........................................... 第一节定额备用金使用范围规定 .................................... 第二节定额备用的日常管理 .....................................

第五章临时备用金的管理 ........................................... 第一节临时备用金的使用范围规定 ................................... 第二节临时备用金的日常管理 ...................................... 第五章出纳备用金的管理 ........................................... 第一节出纳备用金的申请.....................................

第二节出纳备用金的日常管理 ...................................... 第六章罚则................................................

第七章附则................................................

第一章总则

1. 目的

为了加强公司对有关部门备用金的管理，为了保证业务的顺利进行，严格执行《现金管理条例》的有关规定，提高资

金利用效率，减少资金损失，特制定本制度。

2. 适用范围

2.1本制度适用于公司各部门、子公司、分公司（各个门店）

2.2备用金是总公司及分子公司各部门、各工作人员用于零星开支、业务采购等，以现金方式借用的，分为定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。

3. 职责

3.1财务部负责备用金的使用抽查、监督和备用金的收回；

3.2业务部负责备用金的申请、使用和保管；

3.3分子公司经理及部门主管（直营店店长）负责人对备用金管理负责审核和监督。

第二章备用金的申请

1. 工作人员需借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放

“借款单”，借款人按规定格式和内容填写借款单，并按流程办理签字手续，财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是

否正确和完整，经审核无误批准后办理付款手续。

2. 个人提出申请，必须真实、详细地注明借支事由、金额、归还时间，出差性质的必须注明出差事由及地点。

3 ?财务经理就金额的合理性进行审核，出纳员对审批手续和前期借款清查审核。

3.1未转正员工控制借支。

3.2经常性违反结算纪律的员工控制借支。

3.3根据事由控制借支金额的标准。

3.4财务制度要求控制的其他事由。

4 .直营店店长及分子公司业务经理对该单位的备用金借支款进行总体监督。

5?超过规定金额的借款，必须按权限分别报公司财务总监和总经理审批。

6?备用金范围内需要的借支，无论金额大小，均须报公司财务总监进行审批。

7. 因非经营性支出需要借用备用金，或职工因个人原因需要在公司借支的，一律经公司总经理审批后办理借支。

8. 备用金申请程序图如下：

第三章备用金的归还

1归还定额备用金时，借款人可归还现款，也可以报销费用抵冲，还可于当月薪资中扣除。

1.1采购备用金归还：备用金使用部门或个人必须于12月25日前到财务部办理全额归还当年度备用金手

续，次年根据情况重新申请备用金；

1.2出差人员借款归还：借款人员完成业务后，应在七个工作日内的报账日，使用公司统一报销单，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再到财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，必须当日办结报销手续。

1.3直营店备用金：各直营店备用金于每年12月25日之前使用备用金的部门和个人必须到公司财务办理

归还当年备用金和续借下年备用金手续，店长直接负责备用金的清理及续借手续。

2?借款人办理报销时，财务人员应查阅“备用金台账”查明报销人员原借款金额

2.1对报销金额超支借款款项部分应及时付现或转账补偿于报销人

2.2对报销金额低于备用金款项的，应由借款人及时现金结清原借款项的差额部分。

2.3电子商务备用金详见《电商资金管理制度》

3. 出纳员收到还款后，需会计开具收款收据并签字确认，出纳在收款收据上加盖收讫章并签字确认。

4. 定额备用金的借款时间最长不超过1年，零星采购、周转找零、研发备用金于每年12月25日之前，除

直营店之外的所有备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。

5. 领用临时备用金办理其他业务的，应在业务办理完毕7日内办理报销手续，结清备用金借款。

第四章定额备用金的管理

定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点

第一节定额备用金的使用范围规定

1、采购人员的零星采购备用金，一般不超过5000元；

2、各直营店的周转找零备用金，一般在300—500元；

3、技术中心研发项目备用金限额1000 元；

4、三大基地从当年3月起到当年11月之间的周转备用金，用于支付临时工采摘费，一般周转额度在100000

兀之内，基地采购备用金不超过20000元。每年11月25日前必须清理交回；

5、公司出纳日常支出备用金限额20000元之内；

6、个人因公出差（不含境外）零星开支备用金，一般不超过2000元;

第二节定额备用金的日常管理

1. 因业务需要长期借用备用金的人员和部门可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规

定使用范围；

2. 使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各

种报销凭证，并登记备用金登记薄，记录各种零星支出，经管人员必须按月向财务申报备用金使用情况不得全部或部分转借或以临时备用金的性质借支他人。

3. 前账不清，后账不借，对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期；

4. 定额备用金作为个人借支入账，以定额备用金形式反映。

5. 因人员调动或离职等原因造成定额备用金管理员更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两条线,

即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。

6. 备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

8.各下属单位财务部必须于每月月末对定额备用金进行实地盘点，并编制《定额备用金盘点表》

，做好盘点记录。

第四章临时备用金的管理

第一节临时备用金的使用范围规定

1因公司业务需要暂支款，日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3---5 天零星

支付，所需现金具有工作性质的一次性借支款。

2?临时性活动的借支。

3 ?理赔等事故性质的借支。

4?押金等性质的借支。

5?因生活困难而需要的暂支款。

6 ?其他经批准的暂支款。

7?临时备用金的支付方式主要包括现金、支票、其他银行结算方式三种。

第二节临时备用金的日常管理

1. 以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收。

2. 理赔、押金等性质的借支，在取得对方的正式发票或收据后，方可办理转账手续。

3. 部门负责人（各直营店店长和分子公司）为各种临时备用金归还的第一责任人，必须督促借款人及时办理报账归还手续。

4. 以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人因公发生的费用凭证报销冲抵。

5. 员工个人因生活困难等原因而需借款的，一律向工会申请，行政不予借支，并按原核定的归还时间进行催收。

7. 财务中心及各分子公司财务人员为临时备用金的主管部门，应当按照借款日期、借款部门、借款人、借款用途、借款金额、注销日期建立备用金台账，财务部有权随时抽盘备用金余额，并按月及时清理临时备用金借款账目，并以文字方式通知借款人。

第五章出纳备用金的管理

出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。

第一节出纳备用金的申请

1. 出纳备用金的申请程序如下：

2. 出纳备用金的申请要求。

2.1出纳领取备用金要求开具基本户银行支票，不得从销售款中坐支。

2.2如因特殊情况，急需调用现金的，由出纳员填写《申请单》，交财务部经理（财务总监）批准后，以支

票换现金的形式到财务部领用。财务部经理必须凭手续完整的《申请单》和支票进行调换现金，《申请单》

由财务部相关人员归档备查，《申请单》上必须标明领用日期、金额、调换支票账号及号码、经办人、审

批人、审批日期、门店名称等。

3. 上海、北京等大城市子公司的出纳没有备用金统一由公司出纳进行统筹管理。

第二节出纳备用金的日常管理

1. 出纳备用金的使用者只能是财务部出纳员。

2. 出纳备用金必须注意“安全第一”原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合安全管理原则。

3?保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况需要超出的，必须向财务管理中心（财务部）申请报批后才能实行。

4. 特殊情况下的大额存放，必须及时向主管副总反映，以便采取相应的安全措施。

5. 出纳备用金必须日清月结，每天核对账实数据。

6. 出纳备用金的直接责任人为该现金的使用人一一出纳员、资金主管及财务经理负管理责任。

7. 财务部必须于每月月末对出纳备用金进行实地盘点，并编制《出纳现金盘点表》。

第六章罚则

1. 公司及各分子公司财务部未经批准私自扩大临时备用金的使用范围的，发现一次对其财务会计及财务经理处以200元的罚款。

2. 公司及各分子公司财务经理、出纳员无任何手续或白条抵库，私自借支临时备用金的，一律除名。

3. 到期仍未及时收回临时备用金借款的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，相关借支人员承

担相应的赔偿金额外，部门负责人处于一次500元罚款。

4. 各财务主管及相关主管会计人员对所属临时备用金进行定期（月末最后一天）盘点（一个月不少于一次）

因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；

5. 对于临时备用金的盘点损失，一律由相关责任人赔偿；盘点盈余，交本单位的财务部作挂账处理；无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

6?临时备用金超过归定时间不归还，若超过七个工作日未报账，给予报销人每日50元的处罚，并在归还

借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或因其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门负责人证明，报本单位总经理或主管副总批准后免于处罚。

7. 若借款人拒不归还所借的定额备用金（超过归还时间7个工作日），由财务人员提出申请经批准后，在

其当月薪资中扣收借款额。因此，人力资源部必须配合做好工作，如人力资源部未按通知作扣款处理，每次处罚100元，造成损失的，由人力资源部相关责任人承担。

8. 若借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人力资源部承担借款损失，由于未能及时进行人员异动或离职通知或报备人力资源的，造成损失的由直接部门负责人承担连带责任。

9. 备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。

第六章附则

1. 本制度由公司财务部负责解释和修订。

2. 本制度由董事会批准后实施。

附表：备用金台账管理表单

备用金登记台账