(整理)文本的排版与格式

文本的排版与格式

前言

文本一般指书、杂志、实用性小册子、各种文件，在工作中往往涉及到文本的制作和排版，那么制作精美，层次分明、主题突出便于阅读的文本是怎么样制作出来的呢？下面我就从一下几个方面讲一下。

目录

一、文本中包含的内容 (1)

二、文本的格式 (1)

三、目录的插入 (2)

1、在大纲视图下编辑大纲： (2)

2、插入目录 (4)

四文本中图片的处理 (5)

五、文本中图表的处理 (7)

六、文本中的表格 (9)

七、正文 (9)

八、注释 (10)

九、“节”和“分页符” (10)

十、页码的插入、页眉、页脚的设置 (10)

一、文本中包含的内容

从大的方面讲文本的内容包括：封面、目录、正文等，其中正文的篇幅最大排版工作量也最大涉及的方面也多。这些都是看的见得内容。

电脑文本中还有文档表面看不见的内容如大纲和文档结构，排版中使用得当，才能对我们的排版有所帮助。对排版来说是不可或缺的。

正文中内容的类型，无外乎文字、图片、图表、表格，注释等，制作排版合格的文本，这些类型的内容都具有一定的格式，通篇保持风格的一致性和连贯性。

二、文本的格式

前面我们说了不同类型的的内容应具有各种不同的格式，且通篇保持一致、至少是文本实质性独立的部分的相同类型的内容保持一致。下面我们具体介绍一下正文不同类型内容的格式。

文字：字体、字号、颜色、段落格式，这些是通用的无论文字处在什么地方都具有的一般格式，那么文字还有特殊格式吗？有，如某行文字做了标题（在word文档的，标题可分级）就可以作为目录的索引了，后面会具体的讲。

图片和图表:潜入型、四周型、紧密型、上下型、趁于文字下方、衬于文字下方等格式、不同的格式在文本中的表现也不同，使用格式不当会给排版，造成困扰。后面会具体的讲。如表中的文字格式通篇

要保持一致，及字体、字号、居中等保持一致。

表格：表格中的文字和外部形式要保持一致，至少是文档的实质性同一部分保持一致。如：字体、字号、颜色、居中，表头格式、表名格式，表格的边框都要一致

三、目录的插入

每本书目录必不可少，那里目录是怎么做上去的呢？很多人遇到这个问题就直接用手输入上去，这是他对文档处理软件不熟。

我们先说目录上的文字来源：我们仔细看目录上的文字都是我们文档正文中的一部分，不是另外打上去的。

我们知道了目录上文字的来源，我们现在看目录上的文档是怎样提取的，是通过大纲来提取的，也就是说只要大纲视图显示的是目录的内容，目录就可以成功被提取。目录上提取得的内容是大纲下1-3级或1-4级乃至更多，一般超过4级的不会在目录中使用。

1、在大纲视图下编辑大纲：

A 在已经有正文，无大纲的情况下，

打开大纲视图：点击菜单栏上“视图→大纲”或者屏幕右

下角的上的中间按钮，三个按钮依次是：页面视图、大纲视图、Web版式视图。菜单栏会出现如下：

左右绿色单箭头分别为升一级和降一级，绿色双箭头为直接升至最高级和直接将为正文。如我们把光标调到本文第一行，点绿色箭头后显示如下

我们看到“文本的排版与格式”前加了个十字，这就不是该段文字是有级别的不同于正文了，我们可以看到格式为“一级”“标题1”“宋体”“二号”，下面我们在降一级看;点中“文本的排版与格式”再点绿色单箭头会出现下面情况：

可以看到“文本的排版与格式”前的十字的位置向后移动了一点，级别变成“二级”，格式为“标题2”“黑体”“三号”。一次类推，可以把文本中的任何一部分，升降级为：一级标题、二级标题、三级标题。这样我们这个文本的大纲（提纲）就出来了。下面我把下列三行正文调节成“一级”“二级”“三级”并只显示3级来看。

此为调整前

此为调整后。可以看到显示3级，后面的文本都不显示了，如果我们目录只用这“3级”做目录，这就是我们目录将来的内容了，我们可以查看修改，以便生成合适的目录。

说明：每个级别的字体字号居中等格式可以调整，同一级别的文字要保持一致

B 如果一开始文件还没正文，也可以在大纲下直接编辑大纲也就是我们的文本提纲，，光标处直接升降级就可以，这样更能保持大纲各级的一致性。

2、插入目录

在大纲视图下编辑好大纲后，插入目录：

光标调到插入点处，点菜单:插入→引用→目录

点确定后显示如下：

目录两个字我们要自己写上，目录的格式如果不美观可以点“选项”或者按钮修改目录各级的格式，目录的格式和大纲中的格式无关。

目录的修改：在页码视图下选择目录内容点右键会出现对话框选“更新域”对目录进行更新。

四文本中图片的处理

图片来源：A 以文件形式插入，最直接最简单的方法。

插入点处点菜单插入→图片→来自文件，这样的形式插入的图片的默认格式为“嵌入型”。“嵌入型”图片对插入点格式的要求很严，经常才出现一部分被覆盖或者干脆一点也看不见的情况我们称其为

“跑”。如果我们这是对图片修改格式使他勉强被拉到我们想要的位置，在以后的文件内容复制后字体等有修改的情况下，还是会造成图片不在原来位置的现象，为了彻底避免图片“跑”的现象，我们在插入图片前先对插入点清除格式：点菜单→清除→格式。这样我们插入的图片都不会“跑”。

B 文本中本来就有的图片。图片的文本中的格式有如下几种

蓝色框起来的就是被选中图片的格式，各有各的用途，双击图片图片设置对象格式对话框就会出来，图片工具

也可以同时出现，点“板式”或就显示上图。如果文本中的图片“跑”，就只有修改文件的“板式”选择“嵌入型”和上面提到的清除插入点的格式来实现了。

不要从图片处理软件中复制，可先存成文件在插入，否则又是会带来麻烦。

五、文本中图表的处理

文本中的图表有“文本框”“图形”之类构成单纯的文字不能作为图表的一部分

。一般用

来制作，如下图的图表

图表的内容为：图形 文本框、文本都要在文本框中，文本框外的文字不属于图表与图表不能结合在一起。

图表最常见的现象是“跑”“丢”“散”，“跑”像图片的“跑”一承包单位提交进度计划

实施计划

监理审批

检查执行情况

承包单位责任

监理督促承包单位采取赶工措施

承包单位调整进度计划

监理审核 计划实施完成

工程竣工验收

协调会与监理指令

影响工期 承包单位提出延期 监理审批延期 有干扰 正常

有是

同意

样整体移位或者找不到了，解决方法和图片一样，“丢”部分文字丢掉了，原因是：一可能被盖住了，拉开图表看看有没有丢失的部分。二可能有些部分不是图表对象，是单纯的文字不能和图表结合，在图表改变板式是丢到下面去了，或者在文档调整过程中误删了。“散”是图表的某一部分移位了像散了架一样，和“丢”的原因一样。

怎样避免这些现象的发生呢？

1 图表中的所有对象全部锁定

方法：在图表调整好后，点“绘图（R)”旁的箭头

，将图表的所有部分框起来，再点的"绘图（R)"，选“组合”，将图表的所有对象组合起来，组合好，将图片移位或着“剪切”掉看看有没有未被组合的部分，如果有必须“取消组合”(菜单和“组合”一起），把不能组合的部分组合上去。这样会有效的避免“丢”“散”

2 将图表的格式设置正确

图表的格式也可以通过选中图表点右键通过后“设置对象格式”中的板式来查看，格式类型和图片的格式类型相似用法也相同，和图片一样，通过设置图表的板式和将插入点的格式清除来实现防“跑”。

3 图表一旦格式锁定不轻易改变图表文本框中的内容，或者改变图表的大小

图表对象一旦锁定，如果改变图表的大小，图表的文本框和其他图形可以跟随改变，但文本框内的文字格式不会随图表大小而作同比例改变，造成“丢字”现象，使图表不完整。

图表锁定后，文本框的文字可以自由编辑。通篇图表中的文字格式要保持一致，字体、字号、距边框的距离要一致不能出框、或显示不完整。这也是为了美观一致、不能有拼凑的感觉。

六、文本中的表格

表格在同一文本中的格式要保持一致，包括表格中的字体、字号，居中（上下左右），段落格式，边距、表格第一行，和表格上面的说明性文字要通篇保持一致。这样不仅显得美观，文本感觉上紧凑一致，也是对自己和读者的尊重。如果不一致，就有拼凑的感觉。七、正文

正文占了文本绝大部分篇幅，最好通篇一致。

字体、字号、段落通篇一致，无论是新做文本，还是别人的文本排版，都注意，先编辑好大纲，再编辑正文。否则大纲如果被误操作，我们编辑的正文会受影响。

正文要一行行看好，不能有不一致的文字和段落，检查可在25%视图下，即小比例显示下初检，这能看成文字的字体和字号以及段落的不一致，从而迅速找到要修改的地方。图表和表格的文字也在检查之列。

检查顺序图片-图表-表格-正文-注释。

初检以后要在页码视图下细检。

八、注释

注释一般要有别于正文，字体可以小一号，以醒目为宜

九、“节”和“分页符”

对于文档处理软件不熟的人，尽量少用“节”

但一个文本有时分“节”是必须的，分“节”的好处是可以“节”为单位进行“页面设置”“页眉”“页脚”“插入页码”。一般在目录和正文之间要分“节”。

设置方法是点菜单：插入→分隔符→下一页分节符，这样下一页就是另外一节了，可以为我们编排页码，页眉页脚、页面设置等提供方便。

分页符的作用是，在文本的某一点插入“分页符”后无论怎么编辑，只要分页符在，这一点的内容永远在一页的最上方，如标题一定在一页的首行，我们就可以在首行的第一个字前插入分页符，使标题永远在首行。

方法：光标调到这一行的首字符处，点插入→分隔符→分页符，就成功设置了分页符。

十、页码的插入、页眉、页脚的设置

页码插入:在要插入页码的第一页（一般是某一节的第一页）点：

插入→页码

按向导插入页码页码可以编辑在插入的页码处双击

可以出现页码和页眉页脚的编辑工具，利用这个工具，可以编辑页码格式

页眉页脚的设置：点菜单中视图→页眉页脚

和双点击页码一样可以出现如上图的页码和页眉页脚的编辑工具，页码页脚的编辑框中可以写文本和画图形，也可以在页码页脚编辑时点对页码页脚格式进行修改，只要一个地方写好页码页脚，整“节”都会显示同样的页眉页脚。