档案管理实施细则模板

档案管理实施细则

第一章总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性, 合理有效利用档案资料, 特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围, 由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:

1．司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;

2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

3．财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料( 含合同、重要报表、银企联系函件等) ;

4．政府、项目批文、合同;

5．公司制度体系、会议纪要、内部发文( 包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等) ;

6．工程进度计划控制文件( 含各业务单位往来函件等) 、工程初设、修改、竣工图纸;

7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;

8．公司签定的各类合同( 含商品房买卖合同) ;

9．公司有效证件、印章;

10．具有法律效力及保存价值的文件;

11．公司重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条

部门档案管理范围, 由各部门指定专(兼)职文书管理, 于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后, 原件移交公司管理。部门级档案文件如下:

1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;

2．部门例会会议纪要;

3．各部门与其相关业务单位函件管理;

4．招投标文件管理;

5．人事劳资档案及信息管理; (人力资源部统一管理人事档案) 6．仪器、设备维修保养资料;

7．客户、特约商家资料及信息管理;

8．公司的媒体宣传资料、销售报表;

9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章公司档案管理体制

第三条

公司档案工作, 要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理, 并对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室, 配备专人分管公司主体档案工作。

第四条根据有关档案法规规定精神, 各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档, 并定期向公司档案部门移交保管。

第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案, 确保档案的安全。

第六条档案管理部门及负责人

1．公司档案管理部门为行政部;

2．公司立档单位为各部门;

3．档案管理责任人: 各部门负责人与专(兼)职文书。

4．各部门均应指定专(兼)职文书, 负责管理本部门的文件材料, 并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第七条各部门专(兼)职文书的职责

1．了解本部门的工作业务, 掌握本部门文件材料的归档范围, 收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度, 对本部门承办的文件材料及时收集归卷, 每季度末前应将归档文件材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。

3．承办人员需借用文件材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工

作, 并办理临时借用文件材。

第四章档案管理、归档文件整理

第八条

各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档, 抄送行政部档案室备案。

第九条

各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料, 收集齐全并加以整理后, 送交专(兼)职文书集中统一归卷。

第十条一项工作由几个部门参与办理, 在工作活动中形成的文件材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条归档时限

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类, 分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理, 切忌拖拉积压。

第十二条归档文件的整理

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。