接待手册(范本)

XX公司

标题（ XX月 XX日 XX活动）

接待 XX细则

XXX（接待方案编制人）

年月日

目录

1接待工作组人员名单 (1)

2接待工作分工 (1)

3日程安排 . (1)

4接待细则 . (3)

5车辆安排-接机 (5)

6车辆安排-送机 (6)

7用车安排表 (7)

8车辆申请单 (8)

9接待组工作人员联系方式 . (9)

10客人名单及房间号码表 . (10)

11用餐安排 (11)

12客人信息 (12)

1.接待工作组人员名单

1.1接待工作组负责人：XXX（最好是领导，便于对工作人员进行统筹协调）

1.2接待组工作人员：XXX等（接待工作具体执行人）

2.接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）

序号内容责任人（领导）参加人（执行人）

1.拟定接待方案及接待细则XXX XXX

2.落实客人名单及联系方式XXX XXX

3.落实客人航班信息，编制接机方案XXX XXX

4.落实接待酒店、用餐地点XXX XXX

5.全程接待陪同XXX XXX

6.落实活动地点及费用结算XXX XXX

7.烟酒准备XXX XXX

8.住房手续办理XXX XXX

9.车辆准备XXX XXX

10.??????

3.日程安排

日程安排主要回答时间、地点、人物、事件（做什么）、怎么做等几个内容，需要提前发给接待相关各方，告知各方提前做好准备。

日程安排（范本）

XX国 XX公司一行三人，将于XX 日来我司开展XX 项目 /XX 领域参观及洽谈工作。

来访人员分别是：Mr.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director。预计 X 日搭乘 CAXXXX航班， XX:XX 到广州。具体行程安排如下：

日期具体时间工作安排备注18:30-19:15接机（ CAXXXX 18:15 到）车辆：司机电话：

XX日19:20-20:30晚餐（ XX酒楼）陪同人员：

车辆：司机电话：20:30-21:00入住 XX宾馆

8:00-8:30酒店自助早餐

8:30-10:00参观 XX公司基地 1

陪同人员：

车辆：司机电话：10:00-12:00参观 XX公司基地 2

陪同人员：

车辆：司机电话：

30 日

12:00-13:00午餐（ XX餐厅）

13:00-14:00返回公司车辆：司机电话：

14:00-17:30技术交流陪同人员：会议室：

18:00-20:00晚宴（ XX酒楼）陪同人员：

8:00-8:30酒店自助早餐

31 日

8:30-9:30送往 XX 公司调研车辆：司机电话：

注：

1.日程安排列好后，接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。通过该表，相

应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。

2.如有需要，建议提前拟定英文版，发外方人员确认日程。

4.接待细则（为使接待工作更加系统、高效，建议接待人员提前制定接待细则，

将每一项工作细化、责任化，每项工作列明限办时间，并且只落实到 1 个人，避免多头负责变成没人负责）

时间活动内容负责人备注

（具体

与客人级别对接待人员提前致电机场航班信息咨询系统，确认

时间）航班到达情况，在航班到达前抵达机场迎接；根接机等的领导前往

（日期）

据客人重要程度，确定是否需要使用机场贵宾厅；

机场接机

车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。

如果是接待上级机关领导，建议提前拿到领导身

办理入住手续接待员份证，接待人员在酒店前台办理好入住手续后，引领领导回房间，并将身份证还给领导；（如果是会议，建议提前办理好领导房卡。）

接待员负责点菜、准备酒水、结账等。建议根据

接待负责人陪客人喜好点菜并准备酒水，例如四川、贵州、湖用餐同；接待员协南人喜辣，北方人口味偏咸，上海人喜甜，沿海

助一带喜欢海鲜等。另外，如果有女士，建议备一

点红酒。

接待员提前做好活动计划，如需购买景点门票，活动接待员请提前准备好。可以选择市内的短途景点游览，

或根据客人喜好安排相应活动。

接待负责人或由对等级别领导送客人回酒店，或由接待人员送

送客人回酒店客人回酒店，记住与客人约定第二天见面的时间

接待员

和地点。

早餐建议在入住酒店吃早餐，视客人重要程度确定是否需要陪同客人一起用餐。

接客人赴??接待员提前 5分钟到达约定地点接客人。（出发前将这一天需要用的酒水、礼品等准备好，提前放在车上）接待员到达会场前，提前通知接待负责人到达会

座谈接待负责人场的预计时间，以便负责人做好迎客准备。如果为客人准备了礼品，建议在座谈会后赠送或交换礼品。重要客人需要安排照相或者摄影留念

接待员至少提前一天确定好接待路线，有条件的

参观接待负责人建议提前走一遍，对参观路线做到心中有数。照顾好每一位客人，不要冷落了某一位，同时确保客人不要掉队。

接待负责人陪

午餐同；接待员协中餐一般不喝烈酒，建议备一点红酒。

助

活动接待员可以选择市内的短途景点游览，或根据客人喜好

安排相应活动。

接待负责人陪辛苦了一天，客人也比较乏了，建议用餐时间不晚餐同；接待员协要太久，以 6:00-8:00 为宜，餐后送客人回酒店休

助息。

返回酒店接待负责人或如果第二天要接客人，建议提前约定见面时间和接待员地点。

早餐同上

提前确认航班信息，至少提前45分钟到达机场，

送机接待负责人或如有行李需要托运，建议至少提前1小时到达机接待员场。根据客人重要程度，确定是否需要使用机场

贵宾厅。

注：

1、接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、

景点门票等，建议接待员提前联系好，减少中间环节，每项工作只落实 1 个完成人（避免出现以下情况：接待员 A 安排 B 订好住房， B 找到 C，让 C 安排好后告知 B， B 再告知 A。这种情况建议接待员 A 直接将这项工作交给 C 负责， C安排好住房后直接告知 A 即可）在接待任务开始前进行穿行测试，确保后勤保障到位。

2、以上表格中蓝色部分为一个循环，小型接待可能只涉及到一部分内容（如仅涉及座谈、

午饭可送客），大型接待可能有以上几个循环（客人停留时间较久时）组成，建议接待人员根

据接待任务的不同，提前做好接待计划。

5.车辆安排 - 接机

序号客人名单职务1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.航班号

X月 X日

南京-广州

HU7114

15:05-17:10

X月 X日

北京-广州

CA1327

14:00-17:10

X月 X日

北京-广州

CA1351

8:00-11:10

车辆安排接机人安排

车辆 1

车牌：

司机：

司机电话：

车辆 2接机人提前确

车牌：定两个航班的

司机：联系人，提前

司机电话：发信息与联系

此时，车辆2人确定航班起

为备用车，避飞、降落情况。

免两个航班

中有一个晚重要客人，由

点。如果有备接待方对等领

用车，出现晚导前往机场接

点情况后，可机。

安排一部车

先送第一批

客人回酒店，

留一部车接

第二批客人。

车辆 3

车牌：

司机：

司机电话：

注：

以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时间到达的接机安排，接待员在接待开始前要对客人的航班信息、到达时间，接待车辆等安排应提前落实好，做到心中有数。

6.车辆安排 - 送机

序号客人名单职务1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.航班号车辆安排接机人安排

X月 X日车辆 1

广州-北京车牌：

CA1316司机：

15:30-18:30司机电话：根据客人重要程

度，安排对等送机

车辆 2（备用）人员。

车牌：

司机：

司机电话：

X月 X日

广州-杭州

CZ3501

16:15-18:20

X月 X日

车牌：

广州-北京

司机：

CA1340

司机电话：

16:30-19:30

车牌：

21 日 15:00航班司机：

司机电话：

注：

接待过程中用车比较多，比较频繁，建议统一制成一张用车安排表，交车辆调度部门安排车辆，如果车辆使用比较少，填写车辆申请单即可。

7.用车安排表

序号日期出发时间出发地点

用车人及联系

车型司机及联系电话备注

到达地点人数

电话

到达地点不

容易找的，建

议提前告知

司机地点，让

司机先做好

功课。

注：

车辆安排确定之后，接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员，以便相关人员不会提前做好乘车准备。

7 /12

8.车辆申请单

用车部门人数

申请车类出车日期2012 年月日 00： 00出发地点到达地点

用车人

用车人请详细填写主要用车人姓名手机号码

申请人电话

申请事由

用车部门领导审批

使用车类车管调度

驾驶员行驶里程

计费路桥、保险

备注（航班号、起飞降落时间等）

9.接待组工作人员联系方式

序号姓名职务联系方式1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

10.客人名单及房间号码表

姓名及职务联系电话房间类型X 月 X 日（第一天）X 月 X 日（第二天）X 月 X 日（第三天）

注：

1.房间合计 X 间，其中 XX房 X 间， XX房 X 间；

2.住宿安排好排好后可提前发给酒店，酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续；

3.房间号与酒店确认好后，需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。

10 /12

11.用餐安排

X日用餐人员名单：客人（共X 人）：

陪同人员（共X 人）：

用餐地点： XX 酒店 XX 房间酒水准备：

X日用餐人员名单：客人（共X 人）：

陪同人员（共X 人）：

用餐地点： XX 酒店 XX 房间酒水准备：

12.客人信息

对于重要客人，建议提前在互联网上下载客人简介、照片等，接到客人后，马上能够分辨出谁主谁次，方便后续接待安排。