科技档案管理制度

科技档案管理制度

一、目的

为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，制定本制度。

二、适应范围

适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公司的有关文件材料。

三、职责

1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。

2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。

3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。

4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的

质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。

5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。

四、管理程序

1、档案材料收集

1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归档的文件材料。

2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。

3）、归档文件材料的基本要求如下：

·归档文件材料必须完整、清晰；

·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程；

·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律；

·归档文件材料必须经部门负责人审定；

·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符；

·磁性载体文件材料符合行业标准DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第五章“磁性载体文件的归档要求”的需求；

4）、人事档案材料的收集应有人力资源部指派专人负责进行。

2、档案归档

1）、归档范围

·营销方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和服务用户工作中形成的文件材料等。

·设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维护记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

·技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和计量、能源、环保、科技情报、科技档案等中形成的各种文件材料。

·计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

·物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

·劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护的工作中形成的各种文件材料。

·财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

·教育培训方面。有职工教育和技术培训的文件、教材等。

·党、政、公、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料等。

·科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

·其它方面。

2）、归档时间

各项目管理工作中形成的文件材料，在第二年3月底前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由专人向档案室归档。

3）、归档的基本要求

·归档进室的文件材料须齐全、完整、准确、规范，符合DB37/T251-1998《商业企业文件材料整理规程》的规定。

·归档进室的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

·归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷题目简明确切；卷内目录内容完整准确，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合DB37/T180-93《商业企业档案分类编号规则》的规定。

·图纸的更改和补充按Q/PKGJ02。010-1997《设计文件的更改》规定执行。

3、档案保管

1）、根据保存档案的数量，必须设置适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。

·纸质载体档案应存放于档案库房中的档案柜中，做到防火、防尘、防淋、防晒、防霉、防蛀、防鼠、防有害气体（臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等）。

·照片型档案的保管按DB/T11821-89有关照片档案保管的规定进行。

·磁性载体档案的保管按DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第7章“磁性载体档案储存与保护”规定执行。

·接收档案必须认真验收，办理交接手续，对接收和移交的档案要及时登记和统计，并进行规范化管理，保证档案完整、系统。

·做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架的档案排放、编号合理有序、便于保管和利用。

·对保管的档案要每半年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时上报，并积极采取措施予以处理。

·要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐物相符。对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。

·公司档案不得赠送、交换、出售。需赠送、交换、出售复制件的，应得到公司分管档案工作的领导批准。

·公司内部部门撤消时，由撤消部门原负责人将有关该部门的应当归档的文件材料清理归档。

4、档案保密

1）、做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责。档案工

作人员要认真学习党的方针政策，增强党性观念。

2）、严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及企业机密的有关内容。

3）、严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案工作人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案材料。

4）、工作人员不准私自将档案带出档案室，不准带领非档案室工作人员出入库房。

5）、工作阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的可暂时入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。

6）、对违反本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育、行政处分和罚款；构成严重泄密罪的依法追究刑事责任。

5、档案资料和查（借）阅

1）、查阅人员必须填写《档案借阅登记表》。利用档案后，均应填写利用效果记录。

2）、查阅机密档案的人员须持查档证明，注明查档人的身份、查档范围和目的并经分管领导签字批准，方可接待。

3）、公司人事档案除公司领导、人事处负责人外，不对其他职工开放。

4）、公司治安保卫的惩罚方档案除公司领导、保卫部门负责人外，一般不对其他职工开放。必要查阅时，须经保卫部门负责人批准。

5）、外单位人员查阅我公司档案时，需持其单位介绍信，并经公司分管档案工作的领导批准。介绍信应写明查阅档案的目的、要求、查阅档案范围、查阅者身分。查阅党群工作类档案，必须是中国共产党党员。

6）、档案资料一般不予档案室使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。

7）、查阅档案人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷。对损坏档案者要追究其责任。

8）、查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等）。经核对无误后盖章生效。

9）、查档人员要严格遵守档案室的规章制度，在室内禁止吸烟，在阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意室内卫生爱护公共财务。

10）、档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的安全和完整。

6、档案的鉴定、销毁

1）、档案鉴定，即鉴定档案的价值。要通过档案鉴定，正确地确定档案的保存价值，谨慎地剔除没有保存价值的档案，更好地保管、利用具有保存价值的档案。

2）、编制公司各类档案保管期限表。公司档案保管期限分会计档案保管期限和其他档案保管期限，分别依照《会计档案保管期限表》，《其他档案保管期限表》确定。一般而言，档案保管期限分永久、长期（15-20年）、短期（15年）、年限（规定具体年数）四种。确定保管期限的基本原则是：

·对企业有长远利用价值的档案应永久保存；

·对企业有一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存；

·凡是介入两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

·有专门规定档案保管时间的档案按专门规定确定。

3）、档案鉴定工作由档案鉴定小组进行。鉴定小组由分管档案工作的公司领导、档案生成部门负责人和档案室人员组成，公司分管档案工作的领导任鉴定小组组长。

4）、鉴定档案应采取直接鉴定的方法，即根据档案自身的特点和利用价值，按照全面的、历史的、发展的观点，并从文件的内容、来源、名称、产生的时间、可靠的程序、外形特点、完整程度、利用率等方面，直接审查每份档案、材料，判断确定档案的保存价值。

5）、档案鉴定每年一次。每次鉴定应写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组组长签名，并且注明日期。

6）、档案鉴定结束后，档案室根据鉴定报告提出的对档案保管期限划定不正确者予以纠正；对档案中不准确，不完整和其他达不到档案质量需求者，组织责任部门和个人予以纠正。

7）、凡是鉴定需要销毁的档案、资料，均需登记造册，并写出销毁说明材料，经分管领导审核批准方可正式销毁。

8）、销毁档案要严格执行有关保密规定。销毁档案时，须两人以上监销，经手人和监销人要在销毁册上盖章。销毁册应归入“全宗卷”保存。

7、档案统计

1）、档案工作人员兼做统计员，负责档案统计工作。

2）、档案统计是以表册、数字等形式以原始记录为依据，做到准确、可靠。

3）、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

4）、档案统计工作必须遵循国家统计工作的要求，执行《中华人民共和国统计法》采用科学的标准和方法。

8、档案库房管理

1）、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的原则，实行专人负责、严格制度、科学保管。库房要坚固、安全，并配有防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

2）、库房内应保持整齐清洁，档案柜和档案的排放、编号须合理有序、合乎要求、便于查找利用。

3）、做好档案的保护工作，库房内要注意防火、管好电源，严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他杂物，非工作人员不得进行库房，应配备专用消防器材和安全保护设施，并定期检查、更换。

4）、库房内需合理设置温湿度计，库房温度应控制在14℃-24℃，湿度应控制在45%-65%，库房内设备应注意检修和保养。

5）、档案库房选用白炽灯做人工光源。照明灯泡的度数要求根据国家和山东省档案管理的有关规定执行。

9、档案工作人员的岗位责任制

1）、认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的法规，努力学习政治、业务，提高政治、业务水平。

2）、负责集中统一管理公司的全部档案，搞好各种门类和载体档案资料的收集、整理、立卷与归档工作的监督和指导。严格履行各类档案资料的审核移交手续。确保归档档案的完整齐全、准确系统、规范标准。

3）、根据上级有关规定和要求，拟制各类档案保管期限表、分类编号方案。对保存的档案，价值确定要适当，分类组卷要合理，编目、排列、保管要科学，便于查找利用。

4）、做好档案库房管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度，搞好档案的“防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防火、防鼠、防虫、防霉”和安全保密保卫工作，维护档案的完整与安全。

5）、对保管的档案应经营进行检查，发现问题及时汇报，对破损和字迹褪变的档案要及时修补和复制。

6）、要增强服务意识，端正服务态度。遵守职业道德，热情主动地为公司职工服务。