公司行政公文制发管理制度参考

公司行政公文制发管理制度

目的

为使公司行政公文制发程序规范化，特制定本制度。

范围

本制度适用于公司机关及各直属单位、分公司、子公司和各分支机构。

术语和定义

主要术语：行政公文

行政公文指代表公司制发的上行文和下行文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

3.1.1 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.1.2 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

3.1.3 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

3.1.4 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

3.1.5 请示适用于向上级机关请求批示、批准。

3.1.6 批复适用于答复下级机关的请示事项。

3.1.7 意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

3.1.8 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

3.1.9 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

职责

公司办公室是公司行政公文制发的管理机构，主管本机关的公文制发并指导各直属单位、分公司、子公司和各分支机构的公文制发工作。

各职能部门负责属于部门职权范围内事务的行政公文的起草。

工作程序

行文规则

5.1.1 行文应当确有必要，注重效用。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

5.1.2 凡以公司名义上报或下发的文件由职能处室拟稿，经处室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室审核（审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求等）后送分管领导签发。

5.1.3 人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5.1.4 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

5.1.5 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

5.1.6 “请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。

5.1.7 机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。

公文格式

5.2.1 发文字号（用号方正仿宋）

5.2.2 标题（用号方正小标宋）

5.2.3 主送机关（用号方正仿宋）

5.2.4 正文（用号方正仿宋）

) 第一层一、（用号方正黑体）

) 第二层（一）（用号方正楷体）

) 第三层. （用号方正仿宋）

) 第四层（）（用号方正仿宋）

5.2.5 附件和附件内容（用号方正仿宋）。附件在正文下空行左空字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（如：“附件：”）

5.2.6 落款日期（用号方正仿宋）用汉字将年、月、日标全，零写为○。

5.2.7 附注（用号方正仿宋）居左空字加圆括号标识在成文日期下行。

5.2.8 “主题词”个字（用号方正黑体），主题词内容即词目（用号方正小标宋）

5.2.9 报、送、发及印刷机关（用号方正仿宋）

规范

5.3.1 公文用纸采用型纸，尺寸：210mm×

5.3.2 公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：37mm（含页眉）

公文用纸订口（左白边）为：28mm

版心尺寸为：156mm×

5.3.3 正文一般每面排行，每行个字。行距为倍行距,字距为标准。

5.3.4 页码使用号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空字，双页码居左空字。

5.3.5 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

本制度由公司办公室负责解释。

相关支持性文件

年月日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》