文书档案管理实施细则

文书档案管理实施细则

1 目的

为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。

2 范围

适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。

3 职责

总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。负责对收集起来的档案进行重新编制件号、盒号、档号。

各部门负责人：对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文书档案工作进行监督、检查、指导和考核。

各部门档案管理人员：负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。

4 术语定义

编目：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。

归档文件目录：指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

编件号：是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份文件编一个件号。目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。

来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位/部门一栏填写公司全称加上部门全称。来源单位/部门名称太长可使用通用简称。过多时可以适当省略。批准通过的审批表，来源单位/部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。

文号：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。

档案名称：即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。

日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如：。

页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。

备注：用于填写需要说明的情况。

5 细则内容

总则

文书档案既是日常经营管理的重要依据，也是考查员工日常工作的凭据。各部门必须做到保管管理工作，保证档案完整、正确、系统、安全和有效地开发利用，以实现资源有效共享。员工离职前必须办完档案交接工作方可离职。

文书类档案实行“部门预立卷”的原则。

文书类档案须按照文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，保证归档材料齐全完整，保管期限划分准确，文件整理科学合理，档案保管相对集中，查询利用方便安全。

归档主体、范围及保管期限

归档主体：文书类档案按档案产生年限按类目收集归档。

归档范围：是公司自筹建以来开展的各种工作和生产活动中形成的反映公司主要职能活动和基本历史面貌的；需要贯彻执行的上级、同级公司的文件材料，下级报送的重要文件及对其他有查考价值的各种文字、名册、图表、电子等各种载体形式的文件材料。具体范围见《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表”。

保管期限：

保管期限分为：永久、30年、10年；按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表”来确定每一件文件的保管期限。

收集

各岗位人员必须养成工作有记录的好习惯，随时记录和整理工作中形成的文件资料。

各单位负责文件管理的人员应对所有收到和发出文件必须如实登记和妥善保管。

原则上在每年4月30日前，各部门依据归档范围，参考本部门收发文记录，检查核对移交文件材料的种类、数量、时间、完整性及存在问题，根据通知的时间规定移交档案室。

凡是属于归档范围文件材料，必须按规定向公司档案管理部门移交实行集中统一管理，如何个人不得据为己有或拒绝移交。

整理

档案室最终档案整理完成时间为6月30日。档案的整理工作是按照一定的原则建立档案实体的管理

次序。按划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目和装盒上架八个环节进行。每年归档工作结束

后，不应出现未归档的档案；如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在该年度同一保管期

限已归档文件之后编号归档。

. 1划分保管期限：按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》里面的“文书档案归档范围及保管期限表”来确定每一件文件的保管期限。

. 2 装订：以“件”为单位进行装订。

①一般以单份文件为一件。

②各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本、套）作为一件。正本与定稿为一件、正件与附表为一件、转发文与被转发文为一件、原文与译文为一件、有复印件的，原件在前，复印件在后，作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一件。来文与复文（请示与批复）各为一件。

③归档文件属永久和长期保存的，拆除金属钉，须用线在文件的左侧装订，属30年、10年和短期保管的可不再用线装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌。

④凡文件尺寸大于A4纸张规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪；破损的，要按A4纸张规格另加纸进行裱糊。（注：小于A4的不加边）

⑤归档的文件应为原件。确因故无法找到原件的，在用副本或复印件代替时，应附有证明作用的文件材料。复印件一般不归档，公文传递过程中重要的传真件、复印件，如无原件，可进行归档。

分类

按保管期限——年度分类。在分年度时，不同年度的文件一般应分开排放，并遵循以下方法：

1)一般的文件材料，放在其形成年度归档；

2)长远规划应放在文件内容针对的头一年，多年的总结、报告应放在文件针对的最后一年；

3)跨年度的会议（案件），应放在闭幕（结案）的一年。

. 4排列

对每一年的文书文件按类目的顺序排列。排列顺序应相对固定，在排列的时候将同一件事情的若干份文件尽量排列在一起。

编号

指填写归档章的项目。在文件首页上方空白处盖上归档章，归档章须端正、清晰。归档章中的项目应填写齐全，包括：档案编号、保管期限（永久、30年、10年）、年度、类目等四个项目必须齐全。归档章油墨颜色统一为红色。归档章详见《文书档案归档章样式》。

. 6 编目

编目指编制归档文件目录，包括件号、文号、来源单位/部门、档案名称、日期、页数和备注、档号共八个项目。文书档案归档文件目录详见《文书档案归档文件目录》。

①件号：归档章内已编定的编件号。目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。

②来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，责任者一栏填写公司全称加上部门全称。责任者名称太长可使用通用简称。责任者过多时可以适当省略。批准通过的审批表，责任者为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。

③文号：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。

④档案名称：即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。

文件有副题名的，应将副题名录入，附于原题名的后面，前加“——”。

“任免”、“机构设置调整”、“表彰”等公文的标题录入时可在题名后，加上该文涉及的公司或与公司有关的人员名字，并外加“[ ]”。

⑤日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如：。

⑥页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。

⑦备注：用于填写需要说明的情况。

⑧文书档案档号：全宗号－文件年度－盒号（详见示例）。

文书档案类

文书档案档号：全宗号－一级类目（年度）—二级类目－三级类目—四级类目

示例：

01- A2014- 经营管理-人事工作—四级类目（如有）-盒号

文书档案三级类目

文书档案二级类目

一级类目

全宗号（01）

年度：档案形成的年度，如2014

归档文件目录一式二份，用计算机管理软件或者电子表单生成并打印。一份放在盒中，另一份作为手工检索工具。归档文件目录按年度和保管期限分别装订成册。每册目录应加封面，封面设置全宗名称、年度和保管期限。

装盒

①将完成上述流程的文件按件号次序装入档案盒。不同年度的文件不能放入同一盒内。

②完整填写档案盒封面和盒脊，盒脊上的项目包括：全宗号、年度、类目（一级、二级、三级）、起止件号，统一用黑色印章盖上去。

③填写《文书档案备考表》，备考表中“文件材料情况栏”主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。整理人、检查人、整理时间填写齐全。文书档案备考表详见《文书档案备考表》。

④文书档案盒应使用标准档案盒，须为无酸档案盒。

上架

由档案管理人员将档案实体按相对固定的顺序，按年度、类目级别顺序从上到下、从左到右排列上架。不同保管期限不应排列在一起。

检查验收

每年7月份由总经办组织对整理的档案进行检查验收。

档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用

档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。

6 附则

本制度的最终解释权归总经办。

对未按本实施细则执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。

7 附表

《文书档案归档文件目录》

《文书档案备考表》

《文书档案归档章样式》