采购管理工作规范

某某公司采购管理工作规范

（征求意见稿）

各所属单位、业务部门：

随着公司规模的扩张，采购业务在生产经营中的重要性日渐彰显。为从源头上控制各项漏洞，防止经济效益流失，提高生产经营效率，有必要对采购业务的各项流程予以明确和规范。为此，财务部和供销部联合制定该规范，望各单位、部门严格遵照执行。

第一章总则

第一条公司所有的采购业务由供应部统一办理，供应部办理采购业务应严格遵守本规范，财务部按本规范办理挂账付款业务。

本规范所称“供应部”指供销部所属的供应部门。

第二条各相关人员，包括采购人员、财务人员、所属单位责任人员，如无充足理由不按规定执行，影响公司正常生产经营的，根据所造成损失的大小承担责任，详见后附罚责规定。

第二章请购

第三条对于正常使用的原材物料，各单位要按期根据生产、运营需求提报采购计划，采购计划必须注明所购物料的规格、型号及质量标准。经批准后的采购计划作为供应部实施采购的依据。

第四条已纳入月度采购计划的物料，实际采购时各提报需求单位必须提前两天填写“采购计划表”，供应部与月度计划核对后，实施采购。

第五条对于计划外突击需求采购，各用料单位必须履行例外程序，即书面提报计划外需求申请，写明未提报计划的原因，经公司总经理签批后交供应部，追加当月采购计划，按既定程序实施采购。

第六条供应部对各单位的月度采购计划执行情况按月考评，并将考评结果纳入绩效考核。

第三章采购

第七条供应部门应不断拓宽采购渠道，征询采购信息，建立采购档案。

第八条物资采购应当符合市场运行规律，通过招标、邀标、议标、询质、比价等形式，体现公开、公平、公正、有序竞争择优选购，并坚持以下原则：坚持集中采购为主、争取批量效益的原则，尽力降低采购成本。

坚持对供方进行资质审查的原则，以减少采购风险，提高供应保证程度。

坚持质量合格、价格合理、售后服务好和交货及时的原则，供方所供物资许可证的产品必须是定点生产厂家的产品，需要鉴定的产品必须是经鉴定过的产品。

坚持先调剂后采购的原则，努力盘活存量资产。

坚持进行全成本核算的原则，把“到厂价”作为比价的依据。

坚持在保证质量，价格合理的前提下，优先采购信用等级高的供应商提供的物资，保证货源的优质稳定。

第九条负责采购业务人员应经常到分厂、车间及盐场了解物资需要情况，以保证所采购物资最大限度地满足实际需要。可以批量购进的大宗物资必须进行招标、统一购进，但应尽量释放库存，杜绝盲目积压。

为控制备品备件的库存资金占用，财务部按月考核各单位备品备件库存资金占用情况，并将其作为绩效考核的依据。

第十条采购业务人员应联合物料需求单位，在坚持上述原则的基础共同确定供货商，并签订购买合同。

采购合同原件送财务部存档，收档人员应审查合同形式（如有双方责任人签字、盖章，注明日期、数量、金额及付款方式等必要项目）合格后，先登记后存档。

第十一条对于小额零星采购，采购人员应严格要求供应商按照规定格式填制销货清单，清单上应注明请购单位及所购物料的详细信息，加盖供货单位销售印章。

销货清单一式多联，作为重要的采购凭据随货同行。

第四章交货

第十二条物资抵达仓库，仓库保管员应会同检验人员对照装箱单开箱核对材料名称、规格、数量，保证做到如下要求：品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划（或申购）不收、逾期不收。并按收货日期及实收数量填写入库单。

对于按合同采购的大宗物料，应依据购货合同办理验货及入库手续；对于小额零星采购物料，应依据销货清单办理验货及入库手续。

第十三条入库单一式多联，经单位负责人签字后生效。一联交单位会计登录物资台账、一联返回供应部门转交财务部入账、其他联次分别作为运输及出门凭证。

第五章挂账

第十四条所购物料验收入库后，由供应部业务责任人集齐有关单证到财务部办理挂账手续。挂账时必要的单据主要包括：采购发票、采购计划表、销货清单、入库单。

采购发票原则上要求使用增值税专用发票；使用普通发票时，必须有理由充足的书面说明，并经供应部负责人签字认可。

第十五条当月的采购业务原则上当月取得增值税专用发票，当月挂账；临近月末完成的采购因时间紧张当月不能办理挂账的，次月上旬必须办理完毕。杜绝票证在各业务环节压票。

与采购相关的业务环节及时限要求主要是：各单位月末（20日前）提报下月物料需要计划，供应部汇总平衡后于28日前报总经理，由总经理签发下达，报财务部；月中，各单位根据实际需要填报实时采购计划报供应部签收，供应部根据需要及时完成交货（以不影响需要为前提）；单位三日内办理完成验收入库，入库单转交供应部；供应部两日内收集整理采购发票、入库单、销货清单及购货合同等单证，交财务部；财务人员对交来的单据进行审核后签收、记账。

办理采购业务的责任人负责督促单据的收集及信息核对，并在发票背面签字确认。

供应部对各单位执行上述业务环节的情况按月进行考评、财务部对供应部考评，考评结果将纳入绩效考核。

第十六条月末外购材料已入库，但发票账单尚未到达，材料要做暂估入库处理，具体程序：负责采购业务的人员按正常采购程序办理有关材料的入库手续后，将有关入库单证及除采购发票外的其他采购凭证送交财务部，财务人员据此进行暂估入账。

第十七条对于挂账款项办理付款前应先行对账。

对账业务由财务人员负责、业务人员协助完成。要求所有财务挂账户每年至少对账一次，取得对方的对账单、形成对账记录并保存留档。

第六章付款

第十八条所有采购业务原则上要求先挂账后付款。付款依据主要是月初下达的资金收支计划。

对于签订正式合同的，供应部按照合同的付款要求提报付款计划；对于零星采购挂账款项，供应部根据业务实际提报付款计划，付款计划签批后实施。

第十九条预付款项要填写付款申请单，注明预付款的理由，由业务经办人、供应负责人、财务负责人、公司负责人签字确认后办理付款。

对于公司董事长、总经理指示的临时性付款，业务人员要按上述要求补办付款手续。

第二十条顶账物资也应按本规范的要求办理收货、挂账手续。业务人员应在上述手续办妥后的三日内联系对方给其开立收款收据、同时取得对方的收款收据，并交财务部，作为双方顶账、平账的依据。

上述业务需要供、销两部门的协调配合，财务部按月对供、销两部门执行该规范的情况进行考评，考评结果将纳入各部门的绩效考核。

第七章领料

第二十一条物资验收入库后，仓库保管员要分门别类地整理摆放，并保证其安全完整、实存物资与账面记录相符。

物资发放出库时，仓库保管员审查“领料审批单”合格后，开具出库单。

出库单一式多联，其中一联交单位会计，用于登记台账；一联由单位会计收集转交财务部进行账务处理。

第二十二条各车间、工区、滩号、及职能部室领用物资都需填写“领料审批单”，经审批确认后办理领料。

各单位可根据本单位的实际情况确定领料审批单的审批程序和有关责任人的权限要求，并报财务部及供应部备案。

第八章附则

第二十三条本规范执行过程中如遇不当之处，相关人员有义务提出质询，财务部及供应部将适时做出修订。除此之外，所有与采购业务相关的人员均应以本规范为指南，各单位负责人作为执行本规范的第一责任人，有责任保证其在自已责任范围之内彻底执行。

第二十四条本规范执行情况将纳入各单位的绩效考核。

公司财务部、供应部将按年考评本规范执行情况，并将考评结果反馈至人力资源部，作为对各单位主要负责人绩效考核的依据。

各单位应进一步将本单位相关责任人员执行本规范的情况纳入考核。

第二十五条本规范适用于龙威公司所有分子公司。由财务部及供应部负责解释。