公司文件存档规范

公司文件、图纸管理制度

为了建立健全公司文件存档管理工作，加强对公司文件的科学管理，有效地保护和利用文件档案，结合本公司实际情况，特制定本公司《公司文件管理制度》。

一、公司的文件范围

1、公司行政文书。包括:政发文件、办发文件、函发文件;各种合同及协议书;会议纪要;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种

指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案，固定资产及办公用品名册，商品房买卖合同等。

3、公司综合文件。包括龙裕商务中心档案等。

4、公司业务文件。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、银行单据等。

、公司音像档案。包括照片、录音、录像档案等。5

二、公司文件管理体制

1、公司文件管理机构:办公室负责统一管理公司各类档案(会计档案除外)。

2、公司文件管理工作:办公室必须维护档案的完整与安全。正确根据项目立档;依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，编制文档目录。

三、公司文件归档制度

1、文件的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，备份，及时移交办公室集中保管。

2、文件归档范围:凡是本单位具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、图纸、往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中心租赁合同、客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、单据，以及工作总结、工作计划、公司照片等各种形式、载体的文件。

3、归档时间:办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档:

(1)政发、办发、函发文件类，发文、收文要及时分类、归档。

(2)凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

(3)凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

(4)工程项目，根据需求按进度安排归档。 4、归档要求

(1)材料完整齐全。归档做移交记录，填写《文件移交入档登记表》。

办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部调整等。

(2)系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，文件分类准确、归类合理。编制归档项目，将办理完毕的文件按相关项目归档。文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持文件易寻找。

(3)归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。

归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归档。(4)

(5)在文件存档办理移交手续过程中，双方在移交登记表签字。

四、文件入档流程

1、经手人移交办公室存档，填写《文件移交入档登记表》;

2、办公室填写(入档日期、文件名称、经手人、份数等);

3、办公室将文件存档(注明存档位置)。

4、流程示意图:

经手人移交办公室

填写《文件移交入档登记表》;

存档

五、文件借阅、调用流程

1、凡需借阅档案，均须填写《公司文件借阅、调用登记表》，依据借阅权限和档案

密级，经各级领导签批后方能借阅。《公司文件借阅登记表》注明借用文件的借用时间、

项目、文件名称、用途、数量、借用人(还回时填写返还时间)。 2、文件借阅、调用方式有:借调文件原件;借调文件复印件;借调其它资料等。

3、借调流程

a、使用人填写《公司文件借阅、调用登记表》;

b、使用人签字;

c、部门经理签字;

d、分管部门副总经理签字;(文件原件还回的副总经理签字即可)

e、总经理签字;(若使用原文件不还回，则注明理由，总经理签字确认。)

4、流程示意图

《公司文件借阅、调用登记表》填写

使用人签字

部门经理签字

不还、原件

副总经理签字总经理签字回

还回、复印件

领取文件

六、图纸移交归档流程

1、移交人填写《公司图纸移交登记簿》，移交人及接收人签字(在备注中标明套数、

份数);

2、办公室按项目类别将图纸分类归档。

3、流程示意图:

填写《公司图纸移交登记簿》

移交人、收图人签字

办公室归档

七、图纸借阅、使用(不归还)流程 1、使用人填写《公司图纸借阅、使用登记表》; 2、使用人签字;

3、部门经理签字;

4、部门分管副总经理签字;(归还)

5、总经理签字;(不归还，需备注中注明原因或用途)

6、流程示意图:

填写《公司图纸借阅、使用登记表》

借阅人签字

部门经理签字

副总经理签字不归还原因、用途总经理签字

归还

领取图纸

还回图纸

八、公司文件处理流程

1、文件处理责任人填写《文件处理单》;

2、相关部门经理审核、签字，注明处理意见;(若文件处理责任人是部门经理，直接进行下一步)

3、相关部门分管副总经理审核、签字，注明处理意见;

4、总经理审核、签字，注明处理意见;

5、原件办公室存档，文件处理责任人留存复印件，处理过程需要其它部门配合完成时，其它部门相应留存一份文件处理复印件。

6、流程示意图:

填写《文件处理单》

部门经理审核、签字，注明处理意见

部门分管副总经理审核、签字，注明处理意见

总经理审核、签字，注明处理意见返回办理，存档