公司办公室全面风险管理报告

公司办公室2013年度全面风险管理报告 一、2012年度公司办公室全面风险管理工作回顾

（一）公司办公室全面风险管理工作计划完成情况

2012年，公司办公室按照公司全面风险管理工作整体部署和要求，结合本部门实际工作内容及岗位特性，进一步加强了部门内部风险管理体系建设，制定了相应的管理制度和办法，明确职责分工，责任落实到人，通过查找自身存在的风险点，对其进行识别、评估，分析风险成因，找出应对策略及解决方案。从2012年全年全面风险管理工作计划执行情况来看，公司办公室内部全年未出现一般以上风险因素，较好地完成了目标任务。

（二）公司办公室重大风险管理情况

办公室工作职能由文秘工作、文档工作、保密工作、外事接待、信息化工作、新闻工作等多个方面组成，其中重大风险因素主要集中于文件管理、印章管理、档案管理及保密工作四个方面。

1、文件管理风险。文件管理是指公文的拟制、办理、整理、归档、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件管理中存在的风险主要集中在文件的审批、转发、办结等环节，包括文件未及时报送领导审批、未及时转发给承办部门、未督促部门按时办结和重要文件多环节运转后丢失等风险。为杜绝此类风险发生，公司办公室制定并出台了多项办法及流程，明确责任人，加强了为文件流转环节的管理：

公司办公室2017年度全面风险管理报告

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对于未及时将文件报送领导审批的风险，文件管理人员在收到文件时首先要快速浏览文件，根据文件时限要求，区别处理。对符合规定的公文，办公室应先进行登记，并提出拟办意见送负责人批示，根据领导的批阅意见交有关部门或单位办理或阅知。对于紧急公文，应当明确办理时限，若主管领导不在，可先交有关部室阅知，再报有关领导审批，以免贻误工作。

对于未及时将文件转发承办部门的风险，建立了文件管理制度，落实文件运转、管理责任。在领导批示后，按照批示意见，及时发送相关部门承办，不得延误。负责公文运转的人员在文件送出合理时限内要与承办部门联系，及时掌握文件运转情况。对需要由有关部门办理的特急件，在报送领导批办的同时，应与有关承办部门提前沟通，请其先行做好相关准备工作，并做好后续督促工作。

对于未督促部门按时办结的风险，严格遵照单位对于办文时限的规定。办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。建立阶段性重点工作督办提醒台账，跟踪公文办理进度。

对于重要文件多环节运转后丢失的风险，文件管理人员在领取文件时，要与文件收发清单仔细核对，从源头上防止文件缺失。在文件运转过程中严格执行文件签收制度，跟踪文件办理流程，做到当日文件当日清。平时工作中要加强文件跟踪管理，密切关注文件去向。

2、印章管理风险。印章管理是指印章的刻制、发放和回收、保管和使用。印章管理的风险点最主要体现在印章违规使用和丢失风险。

为规避风险出现，公司办公室制定可印章管理办法，建立严格的用印审批程序。印章管理人员用印前要做到确切了解用印内

容是否在规定范围内，对文件内容和印章使用单上载明的签署情况认真核对，审核是否符合用印手续，确认无误后方可盖印。用印后，用印审批表作为用印凭据由印章管理人员留存，并定期归档。

印章丢失风险防范措施。为防止印章丢失，办公室印章管理的相关规定进行了明确，原则上使用正式印章要在办公室内，不许带出单位。确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印审批表，说明事项，经办公室主管领导批准后，由印章保管人同经办人共同携带使用。平时印章保管必须存放在保险柜内，不得随意放置。

3、档案管理风险。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，是企业的无形资产。档案管理中的风险最主要体现在档案的保管上，包括：没有按照管理制度要求保管，造成档案的损坏或丢失；没有按照期限保管，导致不够保管年限的档案提前销毁；没有建立相关借阅手续将原始档案借出，或没有按时归还借阅档案，导致档案的丢失；对销毁档案没有进行造册登记；销毁档案时未经审批鉴定随意销毁档案等。为防范档案管理工作中的风险，主要做了以下及个方面工作：（1）建立健全档案管理的保障制度，明确档案管理责任人，为档案管理提供有力的组织保障。

（2）加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案信息网络和数据库建设。

（3）及时做好档案归档及规范管理工作，严把档案归档质量关。

（4）提升公司全体员工的档案管理意识，使大家充分认识到档案工作的重要性。

4、保密工作风险管理。保密工作，是公司办公室工作重中之重。保密工作的主要风险包括：对保密文件的保密范围、级

别、期限的确定、变更和解密没有按规定执行；对保密文件的制作、收发、传递、保管没有按规定执行；对电子设备没有妥善保管、使用；未按规定使用电脑等信息化设备等。

对于保密工作风险源点的管理措施，一是严格保密制度，健全组织机构，明确岗位职责，加强宣传教育，切实提高全体干部职工的保密意识。二是加强对保密环节的管理，对于涉密文件、档案、传真件、影音资料、会议记录等内容要妥善保管，不经保密办审批，不得随意打印、复印、发送、借阅等。三是加强对电脑、电子移动存储介质的管理，制定相关制度，严格禁止在互联网计算机上处理涉密信息，并定期进行检查。四是发现秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告，立即做出相应处理。全年未发生任何泄密事件。

2012年公司办公室在不影响部门正常工作的前提下，采取多种措施，加大管理力度，通过对重大、重要风险的辨识和评估，研究出一系列有针对性的办法及措施，把可能出现的重大风险问题消灭在萌芽阶段，，全年没有发生任何重大风险事故，对防止风险发生，减少公司损失，保障公司稳定发展起到了积极作用。

（三）内部控制体系建设及实施情况

根据公司内控体系建设相关部署和要求，按照《企业内部控制配套指引》，公司办公室加强了对部门内部涉及内控体系建设相关工作的推进和实施工作。通过对公司现行规章制度及工作流程的梳理和自查，共发现缺失或缺陷制度四项，并已全部进行补充或修改，有效地配合公司内控体系建设工作，避免了日后因制度缺失或缺陷为公司发展带来的风险。

（四）风险管理信息化有关情况

公司办公室目前已基本完成了办公自动化（OA）系统的开发工作，正在进行测试及优化工作，预计于2013年中下旬正式投

入使用。OA系统投入使用后，将会为公司风险管理信息化系统预留接口，在风险管理信息化系统完成后，将系统纳入到公司OA系统之中。

二、2013年度公司办公室全面风险管理工作安排

办公室作为公司神经中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室工作的好坏直接关系到一个单位工作效能的高低、管理水平的优劣，直接影响到单位的对外形象。由于办公室业务独有的复杂性、多样性和灵活性的特点，也是风险易发区和多发区，一旦发生办公风险事故，将对整个企业的工作和形象造成严重影响。因此要切实做好办公室风险源点的辨识工作，制定相应防范措施，加强风险管理，实现办公风险从事中、事后弥补转变为事前预控的闭环管理。

（一）主要风险描述

重大风险一：文件管理风险

风险类别：运营风险

风险来源：公文的审批、转发、办结环节

产生原因：不按规定进行工作

风险影响：文件报送不及时；未送达承办部门；未按时办结；文件丢失

重大风险二：印章管理风险

风险类别：法律风险

风险来源：印章刻制；发放、回收，及印章的使用与保管产生原因：工作人员疏忽；不按规定使用印章等

风险影响：印章丢失；盲目盖印；造成公司出现重大损失重大风险三：档案管理风险

风险类别：运营风险

风险来源：档案的保管环节

产生原因：未按规定要求保管档案

风险影响：档案损坏或丢失；未按保管年限进行销毁；未进行登记造成档案查询难度增大

重大风险四：保密工作管理风险

风险类别：战略风险

风险来源：文件传递；信息化设备使用

产生原因：未按规定要求标注密级；未严格执行保密制度；在不符合规定的信息化设备上处理涉密信息

风险影响：失密、泄密

重大风险五：对外宣传工作风险

风险类别：市场风险

风险来源：对外新闻宣传；社会舆论

产生原因：新闻宣传不严谨；外部机构或个人刻意抹黑；生产经营环节出现重大纰漏或事故

风险影响：对公司声誉造成严重负面影响；影响公司正常经营

重大风险六：办公信息化系统风险

风险类别：运营风险

风险来源：办公自动化系统的规划、测试、上线运行及维护

产生原因：员工对新上线系统不熟悉；新系统设计环节有漏洞，需在运行测试中进行改进

风险影响：日常工作无法正常进行

重大风险七：车辆使用风险。

风险类别：运营风险

风险来源：车辆调度与使用

产生原因：不按规定使用车辆；不按交通规则驾驶车辆

风险影响：车内人员人身安全；车辆损坏

（二）重大风险解决方案

重大风险一：文件管理风险

解决方案：继续开展文件风险管理工作，严格按照《公文管理办法》，明确文件管理责任人，对日常公文传递与留存进行管理

重大风险二：印章管理风险

解决方案：继续开展印章风险管理工作，严格按照《印章管理办法》，明确印章管理责任人，对公司印章日常使用进行管理重大风险三：档案管理风险

解决方案：继续开展档案风险管理工作，严格按照《档案管理办法》，明确档案管理责任人，对公司档案进行管理重大风险四：保密工作管理风险

解决方案：继续开展保密工作风险管理，对涉密人员和载体严格按照保密办法进行管理

重大风险五：对外宣传工作风险

解决方案：制定《对外宣传管理制度》，同意管理公司对外宣传口径，建立严格的新闻审批程序，为公司树立良好社会形象。同时做好对外宣传预案工作

重大风险六：办公信息化系统风险

解决方案：制定《信息系统开发管理规定》，明确责任人、职责及时间节点，加强对系统开发流程的管理，提出使用需求，并严格按照规定进行方案评估、开发跟踪、业务测试及质量控制

重大风险七：车辆使用风险

解决方案：严格按照《公车管理办法》，加强对公务车辆调度和使用的管理。同时加强对公务车辆司机交通法规培训及守法教育，严格做到安全驾驶