总经办职能岗位职责及工作流程

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总经办职能岗位职责及工作流程

一、总经办主要职能

1、对各职能部门月度、年度工作目标，工作计划的督促、检查和考核

根据总经理下达给各职能部门负责人的年度工作考核目标，依据各职能部门负责人为完成年度工作考核目标而制定的月度、年度工作计划，监督、检查各职能部门负责人贯彻执行公司规章制度、月度及年度工作计划、考核目标的达成情况，并提出改进工作的意见和建议，确保各职能部门达成总经理下达的年度工作考核目标。

2、公司档案的整理与管控工作（含公司证照、印章的管控；公司正式文件的审批、发文和归档；员工档案的管理；公司级会议的组织会议记录的整理等项工作）；

3、公司品牌展厅及样品的管理工作（含完美骏、古安娜、歌东娜三个展厅）；

4、对各职能部门日常工作的审计（含员工招聘、离职，制度文件审查、审批，合同评审，物资采购审查，项目评审，工资审查，特办事项审查等项工作）；

5、对公司外贸部及品牌部与客户洽谈产品的报价核价工作；

6、总经理临时交办的其他工作。

三、总经办各岗位工作职责

（一）总经办主任

职责概述：

1、总经主任由集团常务副总（CEO）任命，对集团常务副总负责和汇报工作；

2、负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳

运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作。

主要工作职责：

1、负责为公司管理层提供决策支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议

1.1负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务；

1.2通报会议决议，并跟踪会议决议的实施进展情况；

1.3协助总经理的工作，提供决策支持

2、负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行

2.1 负责组织制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度；

2.2负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性；

3、制订总经办年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施，实现年度工作目标

4、负责公司形象推广、公关活动的策划、组织和实施

4.1负责公司CIS系统形象设计和策划推广实施（如公司网站的建设与更新、

公司对内对外宣传期刊的编审、公司对外的宣传报道等）；

4.2负责组织和接待相关单位包括政府主管部门的来访，负责与新闻媒体的

接触；

4.3负责组织并协调公司的公关危机处理；

5、公司企业文化建设工作

5.1根据公司的价值观、经营宗旨、人才观等文化精髓，规划公司企业文化

年度建设规划并组织实施（包括组织相关制度编写、组织企业文化培训活动、组织公司内部员工各种康乐活动等形式）；

5.2建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理；

5.3组织公司内部信息发布和内部刊物的出版；

6、统筹管理公司后勤服务工作

6.1负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、

绿化、清洁与保持工作；

6.2负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅；

6.3负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理；

6.4负责公司各品牌展厅的管理，样品的保管、登记及资料的整理存档工作；

6.5负责对各职能部门日常工作是否遵循公司相关制度及流程的审计、检查

和究正；

7、部门内部管理工作

7.1制订、修订总经办各岗位的职责、工作目标和工作流程，并监控实施；

7.2负责公司总经办管理团队建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训；

7.3负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行；

7.4负责控制部门费用预算，降低部门管理费用；

8、完成总经理临时交办的其他工作任务

（二）总经办秘书

职责概述：协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。

主要工作职责：

1、协助总经理组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

1.1协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划；

1.2协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划；

1.3协助编制公司年度工作计划。

2、协助总经办主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行

2.1协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度；

2.2协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性；

3、负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议

3.1协助组织和安排管理层会议和总经理办公会议，提供会议纪录与整理；

3.2通报会议决议，并负责跟踪会议决议责任人的实施情况的督促及反馈工作；

3.3协助总经理的工作，提供决策支持；

3.4督办总经理交与的其他任务；

4、根据总经理的主要工作内容和工作意向，安排总经理的周日程、月日程，并提前为总经理作好相关的准备工作，确保总经理的各项日程顺利、圆满进行；

5、负责总经理来宾、来访的接待与安排，并作好相关的记录和拍照、录像工作；

6、负责总经理需出席的商务、公务、政务等公开活动行程、交通工具、酒店、餐饮等相关事项的安排；

7、总经办公文、管理制度过起草工作；

8、公司印章、证照的保管、使用及监控工作；

9、总经办主任交办的其他工作。

（三）样品管理员（样品管理、及订单色卡制做）

职责概述：负责外贸部、品牌内销运营部和样版部门的样品、资料移交工作，包括样品（包括客户提供的样品和自行开发的样品）管理及订单色卡制做、样版检查与收寄、样版图片拍照保存、生产包装资料协制等。具体办法如下：（1）客户提供的样品管理办法。

①首先样品的管理是本着对客户以及对企业负责的态度进行的，客户的样品存放在我司期间，我们首先要将刚接收的样品的状态、规格、型号、数量等进行详细的记录，这便是以后对样品进行管理的根据。

②样品从接收、领取到最后归档，都有专门的管理责任人通过《样品流转登记卡》对样品进行保管，可以防止样品的混淆、丢失、损坏，即使发生上述情况也可以通过各个环节进行查找。

③样品要具有唯一的标识，确保样品在任何时候都不会发生混淆。每个样品要有一个唯一的样品号，以便日后查询时不至于发生混淆。编号由：客户-类别-型号，更加详细信息加写入备注。

④样品在每次借用完毕后，样品管理员需要对样品进行全面、详细的检查是否完好，借用人及管理人员均应签名确认样品归还或出借时的具体时间及状态、规格、型号、数量等是否一致，以确保归档的完整性。如有任何混淆、丢失、损坏等情况，认真做好详细登记，以作为日后查找缘由的依据。情节严重，立即上报总经办主任处理。

⑤对样品进行严格的管理，可以保证在以后发生法律纠份时有据可查，这对检测机构客户以及对企业都可以起到保护的作用。如果样品最后退还客户，应注明退还时间，并同经手业务员签名确认。否则，样品应该妥善保存完好。

（2）自行开发样品。

①我司自行开发的样品从定板起，必须进入样品管理程序，由板房转移到样品管理员处，供各部门适时使用。

②从样品接收、领取到最后归档，都有专门的管理责任人通过《样品流转

卡》对样品进行保管，可以防止样品的混淆、丢失、损坏，即使发生上述情况也可以通过各个环节进行查找。

③样品要具有唯一的标识，确保样品在任何时候都不会发生混淆。每个样品要有一个唯一的样品号，以便日后查询时不至于发生混淆。编号由：FH-类别-型号，更加详细信息加写入备注。

④样品在每次借用完毕后，管理人员需要对样品进行全面、详细的检查是否完好，借用人及管理人员均应签名确认样品归还或出借时的具体时间及状态、规格、型号、数量等是否一致，以确保归档的完整性。如有任何混淆、丢失、损坏等情况，认真做好详细登记，以作为日后查找缘由的依据。情节严重，立即上报总经办主任处理。

⑤样品一般保存三年（视企业实际情况），过期样品由样品管理员呈报总经办主任，经总经理审批后再作处理。

（3）关于样品出入库管理

①无论自行开发或客户提供的样品，除按业务部门指示寄给相关客户市场外，样品厅必需保留每款产品最低不能少于一个留底。

②样品管理必需与版房做好样品的接收月总清单，每月底统一交总经办公室备案。

③样品管理必需按业务部提供的样版制做单，细心检查样品制做是否符合要求，并按正确包装方法包装。

④样品寄出前样品管理必需通知相关业务复查并得到签名认可方可将样品包装并寄出。

⑤所有（对内、外发加工）借出样品需有样品管理处的《样品出库单》，由各相关业务，业务经理签字才可以放出，出库单上注明以三倍单价计费，并提供一联与财务，样品管理处每月底提供详细《样品出库表》交业务经理、总经理处。

（4）订单色卡制做及样品拍照等

①根据业务部提供的板单或订单内容，及时制做正确完整的色卡资料，经业务员及业务经理签名确认后方可发送相关部门。

②色卡发出前必需连同样品、板单对照并通知相关业务复查并得到签名认可方可将色卡发出。

③色卡管理一般保存三年（视企业实际情况），过期样呈报业务经理，经总经理审批后再作处理。

④所有样品必须拍照前后左右与活动部件的详细图片，并存入公司制定的

服务器内，供业务部制生产单订单时共享使用。

（四）报价核价员

职责概述：报价、核价部是企业成本经营的核心监督代表部门，根据企业与市场客户的利益关系，按照总经办指示，给予业务部门订单协成的最大可能性价格便利建议；检督好订单采购成本与报价成本的正比性。

（1）无论客人是否有报价需求，报价核价员均需对样品及时做出真实完整的成本分析，并附结构图说明，其中人工费估算必须结合版房及生产部的估价与公司的实际情况。

（2）结合业务员的需要，报价、估报价时间一般限制在按客户要求的时间内完成，视样品难易程度，最终按业务部门要求执行。

（3）所有报价均需参考版房提供的《成本表》及核对实际样板检查是否有漏算少报（包括包装材料与规定的杂项开支成本费）。

（4）所有报价单均需由业务经理审核，必要时总经理复审核准后才可正式做出报价处理，并将原件以客户分类存档总经理室，并按公司规定将电子报价资料存入公司服务器供业务部门共享。

（5）检查核对业务员提供每张订单的产品单价与原报价是否相符，做好监督检查工作。

（6）检查核对业务员提供每张订单的结算单与原订单数量、单价是否相符，做好监督检查工作。

（7）必须保持同类材料有三家以上的供应商资料及单价表。

（8）必须对生产物料采购统算部每次提供的《生产采购统算单》（包括外发加工合同）进行与版房提供的成本表进行核量，核价核对工作，与供应商确认最低单价后准确填写采购单单价栏，得到交业务经理、总经理授权批准后转批采购部，并按公司规定将电子报价资料存入公司指定的服务器系统供财务等部门核对备查；另留底存档总经理室。

（9）应公司发展需要，按总经理/业务经理的指示，协助业务部做好网络开发工作，负责产品图片的处理与优化，维护更新好公司的网站资料与推广工作，保证公司网站的最佳形象与最佳效益。

（10）负责总经办公室的文字、文件资料写传处理及管理工作。

（11）负责总经办公室的来访接待工作。

（五）法务机制专员

职责概述：处理公司与法律相关事务、提供法律服务和重要文件的存档和保管

1、协助总经办主任参与公司经营规划中的法律风险控制

1.1在公司制定经营规划的过程中，提供法律意见，控制整体经营的法律风险；

1.2筹划商标、专利的保护，同时避免受到别人的控诉。

2、处理公司经营过程中的法律相关事务

2.1起草、审查和修改公司各类法律文书及合同；

2.2负责对公司规章制度、产品进行法律审核，审核公司的合同、制定标准合同；

2.3负责公司总部及下属公司重大合同的审查、修订、备案，对各类合同提出法律意见；

2.4负责保管、年审或续期公司部分证件，包括营业执照、卫生许可证、国税地税许可证等；

2.5代表公司处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益；

2.6专利申请，处理知识产权法务；

2.7对公司及下属各部门违反法律法规的行为提出纠正意见，协助有关部门予以整改；

2.8统一办理公司法律授权工作，管理外聘律师、法律顾问；

3、处理公司经营过程中法律服务工作

3.1协助组织公司重大经营决策的法律论证和法律保障；

3.2为公司总部及下属公司的经营管理活动，提供相应的法律咨询，并出具法律意见书；

3.3组织实施对公司员工的法制宣传、培训工作。

4、公司重要档案的管理

4.1公司重要档案收集、整理与归档。包括：各种合同、各种重要的经营报告、经营计划等；

4.2档案的借用和催还。

5、总经办主任交办的其他工作

（六）合同管理专员

职责概述：审查合同规范性，将接收的每一份合同都能做好详细记录，根据合同中的签单内容下单到客服，同时根据合同的到帐情况进行各种形式的数据统计、分析等。

职位权限:

1、有权将不符合公司规定的合同给相关业务人员指出，并要求他们重新填

写；

2、对自己所负责事项的改进方法等有决策权/建议权。

主要职责及流程：

1、对已签合同进行审查

业务人员上交合同，合同管理员审查合同的规范性及签单的合规性，如无问题，则可以收取合同及款项，并给每一份交来的合同编合同号，此外，合同管理员还应收取合同执行中所涉及的各项申请表、资料、跟进单，然后收款并给客户代表开收据（包括：日期、姓名、部门、合同号、公司名称、金额大小写及类别、订单文本序号）双方签字后撕第二联给交款人。

之后，合同管理员将合同中所签的详细内容及收款情况录入合同管理详细情况记录表格和内部跟单系统，并于当天下班时，将当天收到的合同统一做合同交接明细上交财务部。如审查中发现合同有问题，则分两种情况进行处理：1、若是业务人员未将合同及时拿回，而只拿回客户给的预付款，则需要办理合同未及时交回的相关手续；2、合同管理员审查合同的时候发现业务人员所签的合同违反公司的相关政策、规定，遇到这种情况，则需要请示相关领导予以解决之后，才能收取该份合同。

2、合同变更的处理

如客户需要变更所签的合同内容，则需要事先调查清楚所变更的内容双方尚未执行，这时，还需要客户出具变更证明，并盖上合同章或公章方可生效。

3、合同解除的处理

如果遇到合同必须要解除的情况，则首先确认合同所签内容我方尚未执行，同时要求业务人员将三联合同收集完整，并由双方签署合同解除协议书，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章，再由合同管理员交财务部存档。

4、合同未及时交回的处理

遇到合同未及时交回的情况，合同管理员应于月底结束之后，将这批合同按业务人员统一汇总交于业务经理，并催促客户代表及时将合同尽快补回。

5、保护系统资料录入和确认

只有当业务人员所签合同的定单和规定款项全部到位且所填写内容全部属实的情况下，合同管理员才能按公司规定将电子资料存入公司指定的服务器系统供财务等部门核对备查。

（七）审计专员

职责：对各职能部门在日常经营活动中是否遵守公司财经制度进行事前监控和事后纠正

1、在总经办主任领导下，按照国家审计法规、公司财会审计制度的有关规定，负责拟订公司具体审计实施细则，经公司批准后执行；

2、监督公司各部门对各项财经规章制度的执行；

3、控制、考核、纠正各部门偏离公司整体财务目标计划的行为；

4、负责或会同其他部门查处公司内滥用职权、有章不循、违反财务制度、贪污挪用财物、泄密、贿赂等行为和经济犯罪的情况；

5、协助政府审计部门和会计师事务所对公司的独立审计活动；

6、定期或不定期地进行必要的专项审计、专案审计和财务收支审计；

7、负责或参与对公司重大经营活动、重大项目、重大经济合同的审计活动；

8、负责对所有涉及的审计事项，编写内部审计报告，提出处理意见和建议；

9、负责做好有关审计资料的原始调查的收集、整理、建档工作，按规定保守秘密和保护当事人合法权益；

10、完成总经办主任临时交办的其他任务。