文秘专业学生训练内容与考核标准

文秘专业学生技能训练内容与考核标准

训练内容

一、专业核心能力模块

1、模块一文书拟写与制作

(1)培训目标

熟悉相关文书拟写以及处理流程，了解“国家行政机关公文处理办法”、“国家行政机关公文格式”、“文章修改符号及其用法”、“出版物上数字用法的试行规定”，以及党、政公文之间的区别，提高文书拟写与处理能力。

(2)培训内容

会议筹备方案(含议程表、日程表、经费预算等)、邀请函、领导讲话稿、总结、简报、述职报告、新闻通稿、通知、表彰通报等文书的拟写与制作，文书基础知识的运用。

(3)培训组织方式与培训时量

培训组织方式：本模块主要采用实地调研、采访等方式收集素材，课堂个人练习与小组讨论、教师针对性讲解点评相结合等方式，采用职场情景模拟、任务驱动等训练方法实现培训目的。

培训时量：13天。其中，项目1会议筹备5.5天，项目2新闻发布3天；项目3年终总结4.5天。

(4)训练项目

2、模块二会议筹备

任务描述：三一集团总公司是一家大型企业。其下属娄底分公司年前推出了一款新产品。×月，娄底分公司拟召开新产品推介会。分公司办公室具体负责会议筹备、嘉宾邀约以及通知发布、领导讲话稿拟写等会议前期准备工作。

I 训练目标

能拟写出内容齐备、结构完整、考量周全、可操作性强的会议筹备方案(含议程表、日程表、经费预算等内容)；拟写出格式正确、理由充分、表述清楚的会议立项请示；设计出表述诚恳、页面美观的邀请函；拟写出内容齐备、要素齐全的会议通知；拟写出内容翔实、层次清楚、思路清晰的领导讲话稿。

熟悉会议组织流程，提高文书拟写及制作能力；培养周密思维、团结协作和创新意识。

Ⅱ训练内容

会议筹备方案以及请示的拟写与制作

收集会议召开的相关信息，在计算机上拟写《某总公司娄底分公司新产品推介会议筹备方案》，分公司领导审核同意，在计算机上拟写并审核印制《娄底分公司关于拟召开新产品推介会的请示》文件(附会议筹备方案)呈交总公司审批；总公司批复同意。

邀请函与通知的拟写与制作

邀请函的拟写与制作：根据需求拟定嘉宾名单，领导审批，拟写邀请函，发出邀请函。

会议通知的拟写与制作：了解会议召开的相关信息(如会议时间、地点、主题等)，拟写会议通知，领导审核，印制会议通知文件；发出通知。

领导讲话稿的拟写与制作：了解会议主题，领会领导意图，收集相关资料，拟写讲话稿，领导审核，打印讲话稿，收入会议资料袋。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：5.5天。其中，会议筹备方案2天，请示O.5天，邀请函0.5天，会议通知0.5天，领导讲话稿1.5天，文书基础简介0.5天(见附录)。

培训地点：培训基地机房，可上网电脑40台，打印机2～3台。

Ⅳ培训组织与培训方式

根据给定背景材料进行个人拟写，然后3—5人一组进行小组研讨，学员互相评价、检查，教师自始至终随堂、随机进行针对性指导与点评，选出最佳方案。

3、模块三新闻发布

任务描述：某高职学院最近成功组建职教集团，来自同行业或相关行业的45家企事业单位成为集团成员，为该职业院校实施校企合作办学以及疏通就业渠道开启了新纪元。为了扩大影响，提高社会效益，该学院特举行新闻发布会。该学院院领导以及相关职能部门的领导出席了新闻发布会。××电视台、××日报、××商报、××晚报、××人民广播电台、××网等媒体受邀参加了发布会。

I 训练目标

拟写具有良好新闻效应的宣传通稿，编发格式正确、表述清楚的情况简报。

Ⅱ训练内容

拟写新闻通稿：采访、拟写通稿、领导审核、交媒体发布。

编发简报：收集信息资料、编写简报、领导审核、制作简报、下发简报。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：本项目总计3天，其中新闻通稿2天(采访1天，写作新闻稿件1天)；简报编写与印发1天。

培训地点：培训基地机房，可上网电脑40台，打印机2～3台。

Ⅳ培训组织与培训方式

根据给定背景材料学员个人拟写，然后3～5人一组进行小组研讨，学员互相评价、检查，教师自始至终随机、随堂进行有针对性的指导和点评，选出最佳稿件。

4、模块四年终总结拟写

I 训练目标

能拟写出内容翔实、数据确凿、思路清晰、重点突出的单位总结和个人述职报告；能撰写具有激励作用的表彰通报。

Ⅱ训练内容

任务描述：某单位开展总结评比活动，先由各部门组织员工述职，评选出先进单位和个人后，召开单位总结表彰大会，要求办公室在召开总结表彰大会前拟写单位工作总结和表彰通报。

单位设定为学员所在学校，学员身份设定为办公室主任。

撰写个人述职报告：回顾反思个人一年(期)来德、能、勤、绩等方面的情况；初步搭建框架；草拟成文；修改定稿；会议述职。

撰写学校工作总结：充分、全面地搜集学员所在学校一年来教育、教学、管理、建设等方面的情况；分析整理材料(提炼成绩和经验、找出问题和不足)；搭建行文框架，草拟成文；修改定稿(打印)；领导审阅。

拟写表彰通报：根据评比结果(含先进集体和先进个人)，及时拟写表彰通报；送主管领导审核；制作成文。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：4.5天。其中，拟写单位总结3天，拟写个人总结1天，拟写表彰通报0.5天。

培训地点：培训基地能进行写作、打印文稿的机房(电脑40台、打印机2～3台)及分组讨论的教室。

Ⅳ培训组织与培训方式

学员搜集材料，以小组为单位(每组3～5人)对个人述职报告、总结与表彰通报的写法共同研究，然后由学员独立拟写，提交小组讨论，培训教师和现场专家予以点评和指导，经本人修改定稿后交培训教师和现场专家点评。

5、模块五沟通与协调

(1)培训目标

通过本模块的培训，提高学员表达能力，培养沟通协调意识，学会协调关系、处理危机，提高办事效率。

(2)培训内容

个人简历与竟聘词撰写、竟聘演讲、三分钟演讲与即兴问答。

关系协调

员工与组织关系的协调，上下级关系协调，同事关系协调，协调工作案例分析。

危机处理

分析突发危机事件产生的原因，搜集信息资料，运用突发事件处理的知识和技巧，制作解决方案。

工作流程改进

根据给定案例，能运用时间管理方法和技巧，分辨轻重缓急，制作工作流程和冲突解决方案。

(3)培训组织方式与培训时量

培训组织方式：成立学习小组，培训基地教师和文秘工作者或公共关系现场专家组织引导学员积极参与，利用任务驱动、角色扮演、案例分析等方式达成教学目的。

培训时量：7天。其中，应聘办公室主任3天，关系协调和工作流程改进各1天，危机处理2天。

(4)训练项目

项目l：应聘办公室主任

任务描述：某总公司招聘办公室主任，各分公司秘书前来应聘。

I 训练目标

通过本项目的训练，提高口头(书面)表达能力。

Ⅱ训练内容

代总公司撰写招聘启事(发布招聘信息)、拟写个人求职简历、拟写竟聘词或竞聘演讲、压力面试(三分钟演讲、即兴问答)。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：3天。

培训地点：培训基地教室。

Ⅳ培训组织与培训方式

培训组织：指导教师提前将学员每3～5人设置为一个招聘小组。

培训分三个阶段，第一阶段，代总公司撰写招聘启事，拟写个人求职简历，小组评议修改。第二阶段，拟写竟聘词+竟聘演讲，学员互评，教师点评，两个阶段用时2天。第三阶段，压力面试：自我介绍+三分钟命题讲话、即兴问答，学员互评。用时1天。

培训方式：采用任务驱动教学、角色扮演、强化训练等方式。

项目2：关系协调

通过本项目的训练，掌握沟通协调的基本原则和主要技巧，能协调员工与组织的关系、上下级之间、同事之间的关系。

Ⅱ训练内容

员工与组织关系的协调

任务描述：某企业最近下发了《关于调整员工津贴补助的方案》，引起部分员工的不满。针对这种情况，作为该企业办公室的秘书，你将如何协助领导协调此事?

收集信息：确定收集信息的方法(如个别访谈、问卷调查、座谈会等)后，充分、全面、客观地了解员工意见。

分析信息：分析判断员工意见的合理性。

反馈信息：向有关领导汇报，征询解决方案。

形成方案：明确解决员工与组织矛盾、协调其关系的策略和方法，形成化解矛盾、处理关系的工作方案。

上下级关系的协调

任务描述：某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理想不通。办公室秘书小郑了解到总经理的批评不够客观，请你从协调工作的角度谈谈在这种情况下小郑应怎样做?

收集信息：了解产生意见和矛盾的过程。

分析信息：分析产生意见和矛盾的原因和合理性，评估协调关系的可能性。

确定策略：明确解决上下级矛盾、协调其关系的策略。

实施结果：经沟通后，协调双方关系。

同事关系的协调

任务描述：某厂营销部主任和企划部主任先后来到厂办，两人因新产品营销与推广意见相左，发生矛盾，经厂办主任出面协调后，两位部门主任满意离去。请你设想一下厂办主任是如何协调的。

收集信息：了解真实情况。

分析信息：分析矛盾产生原因与合理性，评估协调关系的可能性。

确定策略：确定化解矛盾的策略。

实施结果：经沟通后，协调双方关系。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：1天。

培训地点：培训基地学校教室。

Ⅳ培训组织与培训方式

每3～5人为一组，在培训基地指导教师和文秘工作或公共关系现场专家的组织和指导下，先由学员对案例进行充分讨论，教师和现场专家穿插进行提示、指点、评论，然后学员选择其中一个案例独立撰写案例分析，最后由教师和现场专家予以检查、点评。培训教师可根据实际情况适当增加案例。

二、专业方向选修模块

培训学员根据自己的实际情况，从以下三个选修模块中，选择其中一个模块进行学习。

1．模块一会议接待

(1)培训目标

通过本模块的培训，了解礼仪在会议接待中的突出地位，塑造出热情友好、庄重大方、谈吐文雅的秘书职业形象，培养理解宽容、谦逊诚恳及尊重习俗的态度和品德。

(2)培训内容

接待准备。秘书个人形象塑造训练，包括举止训练、服饰搭配、化妆技巧。

会议接待。秘书接待礼仪培训，包括见面礼节、位次安排、用餐礼仪。

(3)培训组织方式与培训时量

培训组织方式：学员3-5人为一小组，在培训地点指导老师的指导下，对站姿、坐姿、化妆及致意问候等各项训练内容进行现场训练，学员自检并强化训练，最后分小组进行现场展示。

培训时量：2天。其中接待准备1天，会议接待1天。

(4)训练项目

项目1：接待准备

I 训练目标

能通过妆容、举止、服饰搭配等训练，使学员妆容合宜、举止优雅、服饰得体，塑造出热情友好、庄重大方、谈吐文雅的职业秘书形象。

Ⅱ训练内容

任务描述：某总公司长沙分公司要举办某新产品推介会，由办公室负责会议接待。公司强调服务人员的礼仪素养，要求其具备热情友好、庄重大方、谈吐文雅的职业形象，掌握接待礼仪的基本规范。

仪态训练：挺拔的站姿、优雅的坐姿、潇洒的走姿、斯文的蹲姿、得体的手势、舒心的表情。

仪装训练：着装技巧。

仪容训练：化妆技巧。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：1天，其中仪态训练0.5天，仪装和仪容训练0.5天。

培训地点：礼仪实训室(能容纳40人以上，有多媒体设备、音响设备及礼仪训练相关音像视频资料)。

Ⅳ培训组织与培训方式

培训组织：学员3-5人为一小组，在培训点指导老师的指导下，对站姿、坐姿、化妆及致意问候等各项训练内容进行现场训练，学员自检并强化训练，分小组进行现场展示。

培训方式：学员观摩、训练为主，教师示范、指导为辅。

项目2：会议接待

I 训练目标

能规范得体地进行致意与问候、称呼与介绍、握手与递送名片；能按照位次原则合理地进行位次安排；能得体地进行宴请活动。培养学员庄重大方、热情友好、谈吐文雅、讲究礼貌的行为举止，以及理解宽容、谦逊诚恳的待人态度。

Ⅱ训练内容

任务描述：某总公司长沙分公司要举办某新产品推介会，由办公室负责会议接待。公司重视接待人员的礼仪素养，要求其掌握接待礼仪的基本规范，能得体地进行主宾介绍，合理地安排会见、会谈和用餐等。

接待见面：致意、问候、握手、称呼、介绍、递送名片的礼仪。

会谈座次安排：主席台、会见、会谈、宴请的位次安排。

会后餐饮：中西餐用餐礼仪。

Ⅲ培训时量与培训地点

培训时量：1天，其中见面礼节和方位次序礼仪0.5天，宴请礼仪0.5天。

培训地点：培训基地礼仪实训室(能容纳40人以上，有会议桌、中西餐具、多媒体及音响设备)。

Ⅳ培训组织与培训方式

培训组织：教师给定活动情景和工作任务，小组现场展示，学员讨论与点评，教师综合评议。小组人数为3～5人。

培训方式：学员观摩、训练为主，教师示范、指导为辅。

2．模块二文档管理

(1)培训目标

通过本模块的培训，能编写出类别划分清楚、条目描述清晰、分类简单、操作性强的分类方案；能根据档案整理原则与要求，整理出归类正确、排列有序的档案。提高保密意识；养成严谨的工作作风；具有良好的团队协作精神和沟通能力。

(2)训练内容

任务描述：年终，某单位办公室秘书对单位所有文件进行分类、整理并归档上架，其中有政府部门的指导性文件、下属单位报送来的各类材料及本单位内部产生的各种材料共计200多份(应提供的重份文件，限2～3份内)。

编制分类方案：根据单位活动规律，在研究单位的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，对持有的若干文件进行分析，结合分类方法，编写分类方案。

文件的系统整理：针对每份文件的特点，剔除不需归档的文件；根据形成情况对所需归档的文件，依据整理方法分门别类，同类装盒；对盒内文件再分小类；盒内小类文件排序；保管期限确定；编写盒内文件目录；拟写案盒题名；记录文件缺损情况；填写完成曰期及整理人。

案盒上架：对案盒进行排列。

(3)培训时量与培训地点

培训时间量：2天。

培训地点：培训基地校内秘书实训室(计算机40台，打字机1台，各类文件资料若干；A4纸、档案盒、铅笔、签字笔、橡皮擦各若干)。

(4)培训组织与培训方式

培训组织：

指导教师提供来源于某单位的部分文件资料，每组200份以上(每小组的资料可相同)。

学员讨论，并制订档案分类方案。

指导教师收集方案，分发给各小组交叉传阅、评议；教师集中点评，对修改方案提出具体要求。