集团会务管理制度模板
集团会务管理制度
会务管理制度( 试行稿)
1、目的
规范会议管理, 使公司经营活动中的各种会议, 经过合理的组织能够高效率、高质量的进行。
2、制度文件的类别定义
2.1 集团会议管理制度: 是强制性要求执行, 具有普遍适应性, 且相对稳定性质的管理规定。
2.2 集团会议管理作业规则: 是指强制性要求集团员工执行的, 但会根据企
业经营环境和策略变化, 而适时进行调整优化的作业管理类规定。
2.3集团会议管理作业文本: 是指要求集团员工使用, 但员工能
够依据实际状况进行优化、带指导性的作业管理类工
具。
3、会议基本目标要求
3.1 会前: 会议召集人/主持人须明确会议议题, 并做好会务及会议资料准备;
3.2 会中: 会议主持人须把握会议方向, 控制会议质量, 实现会议既定目标
成果;
3.3 会后: 会议召集人/相关人须负责《会议纪要》的形成, 并跟踪相关人员
按《会议纪要》要求完成后续工作。
4、会议准备
4.1 会议计划
4.1.1所有的会议召开前都应有会议计划, 重要和大型会议应制定书面
计划(或方案)。会议计划原则上应包括以下内容:
会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议
召集人( 或部门) 、会议组织、参会人员、会议内
容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹
备工作、会议费用预算等。
4.1.2 例行会议的会议计划在第一次会议确定后, 原则上不再变化, 如
有变化, 由会议召集人( 或部门) 临时通知。小型或非
正式会议, 以上内容能够简化, 由会议召集人( 或部门)
决定。
4.1.3 《沿海绿色家园集团固定会议一览表》是根据集团
经营环境和策略
目标制定的会议计划, 定位为集团作业规则类的规定。
4.1.4 会议计划( 或方案) , 由会议召集人/部门拟定后, 报分管领导( 年
度会议报总裁和集团董事长, 大型会议报集团分管会
议管理的执行总裁) 审批同意后执行。
4.2 会议通知
4.2.1会议召开前, 会议召集人/部门应提前通知参会人员, 以便做好参
会准备。
4.2.2会议通知有口头( 直接或电话) 和文字通知两种形式, 小型或非
正式会议可采用口头通知; 重要和大型会议则应采用
电子文本或纸质文本的书面通知( 提倡用电子文本) ;
例行会议除第一次和有变动时通知外, 以后可不再通
知。
4.3 会议资料准备
4.3.1会议所需要文件由召集人/部门拟制, 并报相关领导审核同意。
4.3.2重要专题或需研讨的会议, 研讨报告或相关资料, 会
议召集部门或会务组, 须考虑参会人员阅读及
思考所需的合理时间提前发送或发放给参会人员。
4.3.3会议需参会人员准备发言稿或提供相关文件的, 应在会议通知时
具体说明。
4.4 会议行政事务准备
4.4.1会务筹备: 在外地召开的集团重大会议, 应成立会议筹备组, 会
议筹备组负责组织会务工作, 并备齐会议所需会议用
具; 各地区公司/部门的会议, 则由各公司/部门会议召
集人, 自行指定会务筹备人进行会前准备。
4.4.2会议室管理: 行政事务组负责对会议室的使用进行管理, 并负责
编写《会议室使用规则》。行政事务组在接到会议室使用申请后,
应对使用做合理调配, 防止使用上出现使用”重叠”现象。
4.4.3会务服务: 会议室的卫生、茶水供应由行政事务部负责并提供服
务。
4.4.4会议场地布置: 包括音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放
映测试、广告调幅排放等, 集团重大会议由会议筹
备组/行政事务
组负责, 一般会议由会议召集部门/人负责安排。
4.4.5会议接待事务: 包括交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、
医疗准备等。集团重大会议由会议筹备组/行政事务
组负责, 一般会议由会议召集部门/人负责安排。
4.4.6会议费用预算: 会议召集人负责组织对会议费用进行预算, 年度
会议费用进入总裁办费用预算, 其它会议费用按会议召集人/部门
进入部门的预算, 各会议须严格将费用控制在预算范围内。
5、会间管理
5.1 会前检查
会议前, 特别是重要和大型会议, 会议召集人和会务组必须对会议的各
项准备工作进行全面检查, 包括所有参会人员是否都已通知, 会议的文件是
否准备完毕, 会场内的布置是否合乎要求, 各种的会议设施、会议用品是否
准备齐备, 车辆是否落实, 会议录像、照相、新闻记者是否安排到位等, 如
发现问题, 应立即采取补救措施。
5.2 会议签到
5.2.1会议召集人/部门应准备好会议签到册, 参会人员到会时应签到。
5.2.2各地区应有专门的会议记录本对召开的会议进行签到和记录。
5.3 会议纪律
5.3.1参会人员须遵守会议议程和会议主持人的指令。
5.3.2参会人员不得迟到、早退、中途无故退席; 因故不能参加会议,
必须向会议召集人/主持人请假。
5.3.3会议进行时, 手机应设置为振动状态, 重要电话须接听, 应到会
议室外接听, 严禁在会场内打电话。
5.3.4会议期间尊重她人, 不打断发言, 不私下交谈。
5.4 会议组织
5.4.1会议召集人/主持人, 须按会议目的与议程, 及时纠正会议中的偏
题发挥。控制会议达成会议目标和成果。
5.4.2对会议做了充分准备及没有进行会议准备的参会者, 主持人要及