浅议机关办公室及其后勤管理

浅议机关办公室及其后勤管理行政机关办公室管理主要是对机关事务活动进行组织、协调、控制，实现参与政务、管理事务、搞好服务的职能。办公室作为行政机关中枢的辅助部分，是整个机关不可缺少的重要组成部分，由于其具有动员、控制和代表等功能，因而在工作中既可以通过参与政务，帮助领导处理日常事务，收集反馈信息，协助领导决策；又可以通过管理机关事务，承上启下，联系内外，沟通机关内部各部门的关系，协调同其他机关间的关系，保证机关正常运转；还可以通过搞好服务，做好文书处理，档案管理，会议准备，办公用品配置，环境美化等方面事务性工作，为整个机关工作的顺利开展创造条件。

行政机关办公室管理具有多层次、综合性以及具体任务多样化的特点，为科学有效开展工作，必须遵循服务第一原则、制度化原则、科学化原则和勤俭办事原则。机关办公室管理的根本目的，就是为行政机关有效地工作提供各方面的服务。首先，搞好服务是机关办公室管理的主要任务，也是机关办公室管理工作的出发点和归宿点。要坚持服务第一的原则，为领导者的工作需要和机关的正常运作提供服务。其次，由于行政机关的行政事务繁杂，要使工作顺畅有序进行必须建立健全各项规章制度，保证机关管理工作有章可循，人员各司其职，做到事事有人管，件件有落实，从而提高工作效率和质量。第三，行政机关办公室管理工作千头万绪，要采取科学化的方法，使工作定量化、条理化、系统化，同时引进先进设备，有效地提高办事效率。第四，要厉行节约，反对浪费，坚持勤俭办事。要加强财务管理，合

理使用经费，在提高办事效率的同时，努力降低管理成本。

机关办公室后勤管理是指机关内部为保证工作顺利进行，对包括物资、财务、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。它是行政机关办公室管理的重要一环，是为机关各部门以及领导者和公务人员提供工作和生活条件，保障各项行政活动正常进行的物质基础。后勤工作既是机关工作的组成部分，也是保证机关工作正常运行的必要条件，搞好后勤管理是整个机关办公室管理的重要内容。

机关办公室后勤管理的重要作用主要表现在二个方面：一方面，机关后勤管理是其他工作的前提。机关的一切工作离不开人、财、物，没有各式各样的后勤服务，任何部门任何工作人员都难以进行正常的工作和生活。另一方面，机关后勤管理是组织关心群众的具体体现。后勤服务工作，直接关系到每个职工的切身利益，最能直接体现组织和领导对群众的关怀。后勤工作做好了，就可以妥善地解决群众生活和工作上的实际困难，为他们提供良好的环境和条件，使他们亲身感受到政府的关怀爱护，体会到组织的温暖。机关后勤管理的基本内容包括环境管理、物资设备管理、生活管理、医务医疗管理和接待工作管理。其中机关接待工作管理是指对机关召开的会议和来机关联系工作的人员在接待服务方面的管理。接待管理是机关后勤管理的缩影，它是机关工作作风的具体表现，直接关系到机关的形象。接待管理通常包括组织管理、业务管理和财务管理等。接待工作管理要认真贯彻执行有关接待工作的政策、制度、规定和纪律要求，坚持内外有别，保守机密、保证安全的原则。由于接待工作与机关工作作风、机关廉

政建设直接相关，因此在接待管理上，要坚决克服待人冷淡、盛气凌人的官僚作风，杜绝讲排场、摆阔气、挥霍浪费、奢侈铺张的不良风气，要简化礼仪，减少不必要的迎来送往。

行政机关办公室后勤管理既有经济管理的性质，又有行政管理的性质，根据新形势的要求和政府机构改革的需要，机关办公室后勤管理也要与时俱进充实发展，改变现存的一些不足。一要精简机构。由于几十年来形成的“小而全”、“大而全”后勤管理体制，后勤部门的人员不断膨胀。因此，从管理体制上解决后勤人员分流、安置问题，实际上是行政机构精简在后勤管理改革上的直接体现，是行政体制改革在后勤领域的延伸。二要转变职能。行政管理职能的转变形象地反映在“小政府、大服务”的原则上，也就是政府机关本身不搞“大而全”，将可由社会承担的或应由企业负责的职能从行政职能中划分出来；同时，行政机关后勤服务要面向社会，少搞自身服务。这就要求机关后勤服务要搞好职能转变。三要高效行政。高效行政是行政体制改革的重要目标，减少行政成本是高效行政的基本要求。机构臃肿、人员超编是造成行政成本过高的一般因素，而机关后勤部门与社会服务行业职能的重叠，服务能力的互相交叉和互相妨碍，则是造成行政成本高效率低的特殊因素。改革后勤管理体制是高效行政的必备条件。

机关后勤管理体制改革的动力，不仅来自于经济体制与行政体制的发展，亦来自机关后勤的发展。进一步深化机关后勤体制改革，要大力促进机关后勤服务的商品化、市场化和社会化，要按照“精简、效能、统一”的原则，建立办事高效、运转协调、行为规范的行政管

理体系，逐步实现机关后勤管理科学化、保障法制化和服务社会化。首先要实现后勤行政管理职能与服务职能相分离。实施行政管理职能与服务职能相分离，是后勤管理体制改革的必然要求。据资料显示，我国行政后勤服务职工约占行政机关总人数的三分之一，实行管理职能与服务职能相分离，可较大幅度地精简机构和人员，为行政机构改革创造条件。通过职能分离，使对后勤服务实行市场化管理和行业性规范管理成为可能，有利于后勤服务增强活力，提高经济效益和服务质量。其次要实现后勤服务社会化。相对于机关后勤服务工作的封闭性、单位化、行政化和事业化而言，后勤服务社会化就是把“一家一户”的后勤活动转变成为整个社会所要求的后勤活动的一部分，使每个行政事业单位的后勤活动，都能实现现代社会所要求的后勤活动的内容、目的和方式。第三要实现后勤管理科学化。后勤管理科学化，就是将现代科学技术转化为后勤生产力和管理效率。目前还有一些后勤服务部门的管理仍然停留在传统的经验型管理阶段，管理观念落后，管理方式简单，难以满足后勤发展的需要，因此，实现后勤管理科学化是现阶段后勤体制改革的主要方向。

现代科学技术进步和社会经济发展，后勤管理设备、设施日趋现代化，管理活动也日益复杂，对后勤工作提出了更高更新的要求。后勤事业的发展能否跟上管理和服务对象的变化，归根结底还得看后勤管理能否以自身科学化适应服务对象现代化需要。加强对后勤管理体制及其改革的研究，对于包括后勤体制在内的行政体制，以及后勤服务第三产业的发展，都有重要的意义。后勤改革只能成功不能失败，

只有这样，才能真正把行政体制改革推向新阶段，真正建立“小政府、大服务”的社会目标。