项目文件资料管理制度及流程

项目文件资料管理制度及流程

为了保证项目信息沟通流畅，文件资料管理责任明确，根据项目部文件资料管理制度，特制定本制度及流程。

一、本制度执行范围

包括项目所有对内、外函件、通知、文件、技术资料、工程资料等。

二、责任划分

技术部统一管理以下工作内容：

1）统一负责业主、监理、项目管理公司对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对业主、监理、项目管理公司的所有文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。

2）统一负责监理、设计、对项目所有的图纸、洽商、通知等有关的文件资料及项目所有对监理、设计的有关工程的函件、内部施工方案、措施、技术变更等资料的收发、打印、归档等管理工作。

3）统一负责分包单位对项目所有工程文件资料、函件及项目对分包单位的函件、工程资料、通知的收发、打印归案等管理工作。

4）统一负责公司、地方政府对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对公司、地方政府及项目内部有关行政管理文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。

三、责任人

1、技术部：

四、文件资料管理规定

1、所有收、发文件必须做好收发记录，并经签字认可。

2、所有内部文件、通知等由打印部门在计算机上存档，不再留书面记录。需书面资料、文件的应用废纸打印。

3、所有收发的函件、通知等必须由指定责任人负责处理，送交有关领导签字，并负责送交有关人员。

4、所有收到的文件、资料必须存档并进行扫描。

5、所有收、发的有关工程的计划、函件等文件资料必须交项目经理（执行经理）审阅。

6、所有发文需提交一份给资料室统一存档，发文部门自存一份。

7、项目对外发出的函件必须使用统一的格式、编号。由项目资料员统一发放。

8、所有工程图纸、变更、技术函件等资料必须保存好，人员变更时必须要做好交接工作。

9、发文时若项目经理（执行经理）不在项目，需电询项目经理（执行经理）后处理，不得私自代签。

10、所有文件资料的管理必须符合有关规定，不得遗失。