会务工作要点

会议组织流程图

会务各项准备事宜

1、确定课题。接到会议通知后，和负责人确认会议性质、时间、参会人数及掌握会议召开部门需要场地的意向。

2、确定场地。根据掌握的信息搜取3－5个场地，提取详细信息同会议召开部门进行沟通确定场地。

3、确定会议室。根据参会人数的数量及会议所用设备、价格确定会议室。

4、确定用餐。根据用餐人数、地理位置、价格、风味来确定用餐地点。

5、确定住宿。根据参会人数、价格、条件来确定住宿地点及房间标准。

备注：通常会议室、用餐、住宿地点选择在同一

家宾馆。1.有利于节省时间2.有利于节省费用。

6、准备资料。包括会议资料、用餐安排、房间安排等。

7、准备物料。会议期间所用设备、办公用品（笔、本、纸、投影仪、投影布、插线板等）。如需礼品要提前准备。

8、现场支持。负责签到及维持会场秩序。会议期间每天负责签到，登记出勤情况，随时维持会场秩序。

9、会后整理。包括会议资料整理、存档；会议现场的复原、整顿等。

会务基本流程

一、会场布置：

1、会场外：酒店门外悬挂横幅，门外两侧放两个或四个本次老师和简介的易拉宝，会场外摆放两个接待台和一个咨询台，物资（之前已经做好的客户胸牌或手环、宣传册、文件袋、会议指南、笔记本、纸笔、通讯录、教学光盘、日精进等等）摆放在接待台后方，方便拿取，会场右侧是企业文化展览区（客户的风采照片和刘一秒老师的合影，还有学员对的评价用于新学员观摩。。。）

2、会场内：进入门两侧是《xxxx》和《xxxxx》两个易拉宝，会场墙面两侧竖挂着刘一秒老师及本次老师的形象照（有多大做多大），上方横挂红色“欢迎本次前来观摩学习的各界企业家”的条幅（两边各一个），讲台大背景为本次课程的主题和主办方承办方的名字，讲台上摆放两个白板，和一个主讲台（摆放茶水、水果等等），主席台左侧为多媒体区域（电脑，话筒和一些老师课程需要的道具），课桌排列分别有鱼骨式、

课桌式、圆桌式、散座式等等（选择适合本次会议的摆放方式），

二、人员安排：

1、迎宾助教安排：酒店门外左右各一位（要求女性）、电梯口两位、学员车辆指挥助教两位，（披戴横幅，精神饱满，帮学员引路，服务到位）。

2、场外接待签到区助教安排：两位客户签到服务助理（认真检查每位客户的确实身份核实他们的智慧助理），一位佩戴胸牌助理（胸牌正面朝上，帮客户佩戴整齐）注：胸牌分为老学员、新学员、工作人员，两位物资管理助理（负责清点学员笔记手册，笔，日精进，光盘等等），老师光盘售卖助理（有客户咨询可进行销售，客户买后需登记智慧助理的名字，事后拿提成），两位到四位引位助理（当客户已经签到和佩戴好胸牌的由引位送入场内安排座位）。

场内人员安排：

3、门卫安排：门外两个主要负责检查客户的胸牌姓名核实防止闲杂人等混进去，门内四到六个门卫主要在没进场之前带动现场气氛，主动和进来的客户击掌，跟着音乐的节拍鼓掌，高过头顶让客户感受到你们的活力。

等客户全部入场后，门卫只需要两位即可。

4、场内站位安排：站在会场的两边，看场的大小安排六到八个站位，主要负责事宜（场内站位属于服务性助理，会务前发放智慧场和笔，客户有什么疑问和需要帮助的时候，助教必须以热情的态度，包括语言，肢体，微笑，让客户有宾至如归的感觉，还有水的提供必须到位）。

5、跑麦助教安排：两位即可主席台左右各一个，必须要具备观察力的助教，在为客户送话筒的时候要快准在最短的时间送到客户手上，注：跑麦姿势，半蹲抬头，小碎步，速度要快。

6、白板助教安排：一个白板两个助教，负责写和擦，（写的要求字体清晰、整齐、反应快，擦得要求速度快、动作灵敏，）

7、主讲台服务老师助教：要求女性，形象佳，（帮老师调水、端水、老师讲课时需要的一切服务）。

8、老师幕后生活服务助教：要求女性，（负责老师的起居、饮食、老师进场前需要和老师护卫保持联系，老师进场时间需恰到好处，需要提前调查好老师的习性，禁忌的一些事宜）。

9、老师护卫助教安排：四到六位助教，（老师需进场前，助教提前在老师房间等候，有序的站成两排，进

场时护卫手拉手引导老师进入讲台，全部助教鼓掌，引爆全场气氛）

10、投影仪字幕助教安排：一位助教，（要求熟练操作电脑和word操作、打字速度快、会解决常见的电脑故障和投影仪连接步骤）。

11、舞蹈助教安排：中场休息时间舞蹈助教站到讲台，和学员一起舞动起来，经过一番舞蹈后，学员全部坐下，主持人上场，有学员分享的可以安排一到两位，之后老师进场。

12、主持人安排：男女搭配，形象气质好、吐字清晰、语言流畅、精炼、能把握场内时间、能带动场内气氛，互动能力强。(从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中场休息后快开场时要主持：“请所有的学员回到自己的位子上，课程会议马上开始”。在中场结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！)

13、会场组织总监：负责整个场内所有助教职位安排，监督、责任到位，必须在会务前制定奖罚机制，发现

助教不在自己岗位必须有惩罚，整个会务表现好的有奖励。注：1门卫、场内站位各选出一个小队长，负责本组助教。2会场必须头天下午全部布置好，物资到位。3助教排练需在会务开场前半个小时结束，让所有助教精神焕发。

4早上和晚上总监需要点名到场的所有助教。

三、会场基本流程：学员全部到场，宣布会议开始，主持人一番开场白结束后宣布会议开始，让我们以热烈的掌声有请今天的xx老师进场，全体起立，进场曲响起，老师由护卫保护着出场，老师讲课正式开始····上午中场休息，学员休息后回到会场后，一首有活力的舞蹈后，老师入场进入下半场的课程······上午课程结束，由各位助教引导客户出场，需要场外迎宾指引客户进入餐厅，（等学员离开会场后场内所有助教集合，开始上午会议的总结和下午工作安排，弥补上午不足的地方，场内总监指导工作）。

下午课程开始由老学员分享课程心得，之后是助教舞蹈，下午课程结束后，通知明天早上会议的开始时间及注意事项，之后助教引导学员出会场，等安排好学员后全部助教集合开会，迎接明天课程的到来。

注意事项：

一、会议前：1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？

2、安排谁服务？应该注意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！

二、会议中：问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

最后会议结束，所有助教负责学员的离场，整理场内所有的物资，清理现场。