合同管理制度

上海同百实业有限公司

合同管理制度

一、合同管理办法

第一条为了加强合同管理，控制合同风险，规范涉及合同管理人员的行为，预防和及时应对、解决合同纠纷，实现公司利益最大化，特制定本办法。

第二条公司及其它关联企业所有涉及合同管理的人员必须严格遵守本办法，公司根据本办法制定相应的奖惩制度，以确保本办法的执行。

第三条公司实行合同集中管理、部门和其它关联企业责任人分工负责、公司法律顾问动态监督的合同管理制度。

第四条公司及其它关联企业对外进行的所有经济往来行为一律签订书面合同，不得签定口头合同，在必要时要对重要合同进行公证、行政管理部门鉴证或聘请律师见证。

1、书面合同包括但不限于合同书、协议书、定单、加工（委托）单、补充协议书、技术图纸、各类图表、调解书、备忘录、洽谈纪要等形式。

2、通过传真的来往合同，我方有合同主动权的，一律要求对方将加盖公章的合同原件寄回我方；我方没有主动权的，原则上要求对方将加盖公章的合同原件寄回我方；要求对方寄回确有困难的，要及时将传真件备份；对重要合同，必须到电信公司打印对方的传真号码，并加盖电信公司业务章。

3、通过EMAIL来往的合同，经办人必须保留EMAIL在邮箱中，并及时将EMAIL 打印，在合同履行期间及履行结束后二年内不得删除EMAIL邮件。

第五条公司对签订合同实行合同评审制度。

1、对于初次与我方建立合同关系的企业或个人，必须进行合同可行性调查，必须要求对方提供营业执照副本复印件或身份证复印件，办公地址与营业执照不

一致的，必须查清办公地址；个人住址与身份证不一致的，必须查清个人家庭地址；同时，要对对方的资信进行必要的调查。经办人在查清以上情况后，填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可正式签订合同，不得盲目签订合同。

2、对于合同履行过程中，需要变更合同重要条款或解除合同的，经办人须填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可办理变更或解除手续，不得擅自变更或解除合同。

3、对于已建立合同关系的企业或个人，在签订重要合同或以前未签订的新类型合同时，经办人须重新填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可签订，经办人不得凭主观信任签订合同。

4、合同经办人需要到外地签订合同的，必须持公司的委托书才能签订合同。委托书统一由行政部签发。行政部在签发委托书之前，必须要求合同经办人填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可签发。

第六条公司对签订合同实行流程化管理，具体要求为：

1、一般合同实行格式化的合同模式，由经办人按格式合同的要求填写；重要合同由行政部负责拟稿。合同经办人不得擅自决定合同的内容。

2、拟稿完毕后，经办人填写《合同流转单》，将合同稿一并交所在部门经理审核。

3、主办部门经理对合同稿进行审核，同意则转财务部，否决则退回。

4、财务部根据财务制度和资金情况对合同稿进行审核并签署意见，同意且为非重要合同的，则直接交监印人用印，否决则由经办人根据情况退回，或者要求继续流转，同时保留财务部意见。对于重要合同，财务部如同意，则交总经理审核。

5、总经理对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有终审权，同意则交监印人用印，否决则退回。特别重要的合同，由总经理交执行董事决定。

6、审核意见签署在《合同流转单》上，《合同流转单》与合同正本一份交行政部存档。

7、合同签章生效后，复印一份交公司或其它关联企业的财务部门作为财务处理的依据。合同经办人保留一份复印件作为处理合同事务的依据。

第七条公司实行合同分级审批制度，具体要求是：

1、一般合同即合同金额在人民币5万元以下的（不含5万元），由部门负责人会同主管副总审批；

2、重要合同即合同金额在人民币5万元以上100万元以下的或对公司有重要影响的合同，由总经理审批；

3、特别重要的合同即合同金额在人民币100万元以上的或对公司有特别影响的合同，由总经理提交执行董事决定。

第八条合同履行过程中所有的往来文本必须及时归档。

第九条合同履行过程中需要对外发函敦促对方履行合同的，统一由行政部草拟函稿，经办人员不得擅自对外发函。

第十条合同履行过程中，对方有违约行为的，必须立即将情况和建议采取的处理措施报告给行政部，行政部能够处理的，立即采取相应的措施；行政部不能处理的，按照本办法的相应规定，启动纠纷处理程序。

第十一条公司实行合同集中保管制度，具体要求是：

1、公司在行政部设立合同保管员，负责公司及其它关联企业的所有合同及相关履行凭证、数据的保管。合同保管员必须克尽责守，认真履行合同保管的义务。

2、合同保管员对合同实行一案一号、一案一档、一人经手的统一保管制度。

（1）合同保管员按照合同签订的年份（如08——2008年签订）——公司名称（如T——“同百”的首字母）——合同的名称（如M——买卖合同）——签订时间（如0205——2月5日签订）统一编号，并按照此编号统一归档。

（2）合同保管员必须建立合同保管登记制度，对所有合同及相关数据进行登记备查。

3、合同保管员在合同及相关数据的传递过程中，必须履行相关的交接手续，确保合同及相关资料不至于丢失。

4、公司建立合同查阅制度，公司的任何人员因业务需要借出或查阅合同原始数据的，必须经相关负责人同意，同时履行相关的登记制度；借出合同后，合同保管员要及时催回原件，以防丢失。

5、合同保管员对于已经履行或终止执行的合同，要及时整理并装订成册，并作为长期保存的档案保存。

第十二条公司建立合同纠纷统一处理制度，凡公司发生或即将发生的合同纠纷，一律由行政部负责按照具体情况分别进行处理，合同经办人不得擅自处理。

第十三条合同经办人对于发生的合同纠纷或可能形成合同纠纷的，一律立即向行政部报告，并按照行政部的要求准备相应的材料。

第十四条行政部在接到合同纠纷的报告后，立即组织准备相应的材料，能够发函处理的，立即予以发函，确保我方的权利不超过相应的诉讼时效或除斥期间。

第十五条行政部不能够立即处理的或没有把握处理的，立即向总经理汇报，并向公司的法律协作单位报告，由公司的法律协作单位进行处理。

第十六条公司建立合同管理执行情况的评估制度；评估结论作为相关合同管理人员的绩效考核依据。

第十七条合同管理执行情况的日常评估由行政部负责；年终评估由行政部会同人力资源部进行。

第十八条凡违反本办法，不论职位高低、贡献大小，一律按照公司《合同管理奖惩办法》的规定，追究相应责任人的经济和法律责任。《合同管理奖惩办法》由公司另行制定。

第十九条本办法自颁布之日起生效，由公司行政部负责解释并监督执行。

二、合同管理奖惩办法

第一条为了贯彻执行公司《合同管理办法》，做到奖罚分明，特制定本奖惩办法。

第二条本办法适用于公司所有涉及合同管理的人员。

第三条合同管理人员违反《合同管理办法》，有下列情形之一，尚未造成后果的，扣除当月绩效工资100元：

1、对外交往未签订书面合同的；

2、采用EMAIL签订合同，未及时打印存档的；

3、采用传真签订合同，未及时复制留档的；

4、变更、解除合同未签订书面协议的；

5、有关合同履行的资料如收货单、发货单、发票、签收单等没有及时归档的；

6、合同保管员没有及时登记、归类、整理合同档案的。

第四条合同管理人员违反《合同管理办法》，有下列情形之一，尚未造成后果的，扣除当月绩效工资200元，并记过一次：

1、未经批准，擅自作主签订合同或变更、解除合同的；

2、越级批准，擅自对外签订合同或变更、解除合同的；

3、遗失有关合同文件的。

第五条合同管理人员在合同签订或履行过程中，有以上第三条、第四条之情形，并造成公司利益受损的，按以下规定处理：

1、因过失造成的，赔偿公司损失的5%～20%；

2、因故意造成的，赔偿公司损失的100%；

3、构成犯罪的，移送相关的司法机关依法追究刑事责任。

第六条对合同管理人员的奖励，按照公司《绩效考核方案》的有关规定执行。

第七条本办法自颁布之日起生效，由公司行政部负责解释并监督执行。

三、采购管理办法

第一条宗旨

为了规范公司的对外采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保障公司的生产经营活动正常运行，特制定本办法。

第二条范围

凡大宗原材料、辅料等采购业务中，有关询价、议价、采购等活动，均适用本办法。设备、零件、器材、劳保用品、办公用品等采购业务，参照本办法执行。

第三条采购权限的划分

1、大宗原材料的采购计划、价格、策略等，由总经理召开专门的采购会议进行讨论、决策。

2、临时的、紧急的采购，由请购部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理审批。

3、具体采购业务由采购部负责执行，特定仪器、设备的采购须由请购部门经理和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

4、财务部对采购业务中的经费使用情况进行审查和监督。

5、生产部对购入原材料的质量进行监控。

第四条采购工作的基本要求

1、采购部应严格执行采购会议的决议，按时、按质、按量采购原材料。

2、采购部应对市场行情、供货商情况、原材料库存、原材料耗用等情况定期进行分析。

3、采购部和财务部应于每月末与供货商核对供货数量、应付货款等数据。

4、原材料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制预付货款。

第五条采购会议及其职权范围

1、公司采购会议是由总经理、行政副总、生产副总、销售副总、总工、财务总监、采购部经理、生产部经理、财务部经理等参加的专门讨论采购工作的会议。

2、采购会议可以定期召开，也可以根据原材料的采购特点及资金调度情况

不定期召开。

3、采购会议的职权范围：

(1) 拟定原材料的采购计划，并监督计划的执行。

(2) 依据公司产品的特点，确定原材料的质量要求和价格标准。

(3) 审核决定采购的时机、价格及数量。

(4) 协调、解决采购工作中的重大问题。

第六条采购计划

1、采购部根据销售部的销售计划、生产部的生产用料情况以及仓库的库存情况，编制原材料采购计划。

2、采购部根据行政部报请总经理核准的劳保用品、办公用品请购计划，编制劳保用品、办公用品采购计划。

第七条供货商的选定

1、对于大宗原材料或经常使用的原材料，物流部应确定相对稳定的供货商，并设立“供货商资料卡”。

2、为稳定货源、降低采购价格，采购人员对于经常采购的原材料，应寻找两家以上的供货商作为储备或交互采购。

3、选定供货商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况等方面综合考虑，并依此确定是否将其列为长期供货商。

4、若供货商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，据此判断是否将其列为交易对象。

第八条供货商管理

1、采购部应根据信誉状况、货源稳定性(数量、质量)、资金状况等因素，把供货商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足的厂商；B类指信誉良好、资金充足，但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，但资金不足、货源不稳定的厂商；D类指信誉较差、资金不足，并且货源不稳定的厂商。

2、对于经常出现交货质量不符合要求、交货数量不足、延期交货、售后服务不到位等情况的供货商，应及时通知其进行改进，并按相关规定扣款。如果该供货商改进效果不明显，物流部应另行选择供货商。

3、采购人员应积极向供货商宣传本公司所需原材料的质量和技术要求，并在质量及技术服务上给予必要的指导。

第九条采购数据管理

1、采购部内勤人员每月初或每周做好“供货商资料卡”、“原材料及其它物品采购报表(月)”、“采购分析报表(周、月)”、“库存报表(月)”等汇总整理工作，并向采购部经理汇报。

2、采购部应对市场行情进行定期分析，对供货商等级进行定期评审，对来电、来函等文件资料及时进行分类、保存。

第十条信息收集与分析

1、采购部应经常了解主要原材料的产地分布、市场供求关系、交易渠道、运输方式、质量标准、国家产业政策等信息。

2、采购部应经常向供货商询价，了解原材料市场行情变化情况。

3、采购部应定期将所需原材料的数量、价格、可选择供货商等数据进行汇总，提交采购会议作为决策的依据。

第十一条交货期控制

1、合同签定后，物流部必须及时追踪，督促交货进度。

2、采购部应根据原材料供货商发货情况，提前填写“原材料到货预报表”送生产部，以便做好接货准备。

3、采购部应根据劳保用品、办公用品的库存情况，通知供货商安排交货日期和交货数量。

第十二条异常情况处理

1、如果供货商送来的原材料质量、数量等不符合合同的约定，应及时书面通知供货商处理。

2、因原材料质量不合格而退货、换货，导致原材料逾期入厂，应以逾期交货处理。

第十三条货款结算

1、采购部根据所订原材料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原材料采购用款计划”报财务部筹款。

2、一批原材料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，制作“付款申请单”，

一并送财务部作为付款凭证。

3、原材料的付款凭证包括采购申请单、合同、收货报告、发票等。

4、采购部应在每批原材料收货后一周内及每月底与供货商核对帐目，防止出现差错。

第十四条携款提货及预付货款管理

1、在部分原材料货源不足、处于卖方市场时，如果供货商坚持要求先付款后提货，则所需货款须由物流部、财务部和总经理严格审查批准方能办理。

2、携款提货必须确保资金安全，须待货物发出并拿到有效凭证（如铁路领货凭证）后方可办理付款。采购人员必须确保钱货两清。

3、汇票支付和信用卡转帐，须经采购部经理审核，呈报总经理批准，由财务部办理。

4、如发生付款后进货量不足等情况，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

5、新进员工不得携款提货。

第十五条车站（码头）的接货作业

1、采购人员应及时与供货商约定原材料到达公司的日期，并发出“原材料到货预报表”，通知生产部和仓库等部门，作好接收准备。

2、货物到站（港）后，经办人员应对卸货的全过程进行严格监督，并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。

3、出现短件、被盗等情况，经办人员应及时向运输部门索取记录，并填制“运输记录通知单”，迅速通知发货单位。

第十六条进厂原材料收货作业

1、送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知物流部。

2、采购部核实为公司所订货物后，进行抽样检查。

3、采购部验收后，填写“原材料收货报告”，注明原材料名称、供货单位、收货日期、车辆号码等基本信息。如有数量、质量扣减等情况，应予特别注明，并让供货单位代表签字确认。

4、采购部应将“原材料收货报告”分送有关部门，同时将该批货物的有关单据整理后送交财务部核算和付款。

第十七条原材料退货作业

1、对于由汽车运输的货物，在厂内卸车抽样中发现质量不合格，由采购部在“原材料收货报告”中注明退货数量，对不合格原材料予以随车退货。

2、对于由铁路运输的货物，在厂内卸车抽样中发现质量不合格，由物流部在“原材料收货报告”中注明退货数量，通知供货商作出处理。退货前，由仓库负责保管退货原材料。

3、退货原材料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

第十八条采购物资的验收作业：

1、验收前的准备：准备好必要的测量工具、开箱工具、收货报告等用品。

2、核对资料：核对采购计划、供货合同、技术说明书等相关书面文件；对于无计划、无合同的物资，仓库管理员应拒绝验收。

3、检验实物：验收最好由两人进行，检验实物时要认真仔细，如实记录货物的真实情况。

4、根据物资验收的情况，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格的物资应准予入库，对于不合格的物资应作退货处理。

第十九条本办法自颁布之日起生效，由公司采购部负责解释并监督执行。

附属文本：

（一）合同流转单

说明：

1、本流转单适用于合同的订立、变更、解除、作废等事宜；

2、主办部门经理、财务部经理、总经理、执行董事根据各自权限审核、签字；

3、一般合同、重要合同由总经理审批决定；特别重要的合同由执行董事最终审批决定；

4、监印人根据总经理或执行董事的签字情况用印；

5、本流转单必须随附合同稿及有关文件。

（二）合同签订流程图

1、本流程图描述的是签订合同的一般流程；

2、重要合同由行政部负责拟稿；

3、特别重要的合同由总经理提交执行董事决定；

4、变更、解除合同参照本流程图执行。