投标文件编制流程及需要注意的问题

编制资格预审文件及投标文件流程及需要注意的问题

为了更好的编制出每个项目的投标文件，现整理出编制资审及投标文件的流程图及需要注意的几点问题，以供大家参考，不足之处敬请大家提出自己的看法，以便做出进一步的修改。

2011年4月29日

资审文件编制流程图

投标文件编制流程图

编制资格预审文件和投标文件的应注意的问题

一、编制资格预审文件应注意的问题：

资格预审文件是招投标中一个重要组成部分，在资格预审文件通过后，投标人才有参加投标的资格。资格预审文件一般包括资格预审公告、资格预审须知、资格预审资料表、格式范例等，不同招标单位也有不同的要求。在编制过程中，要保证资格证明文件齐全、有效，符合资审文件的要求，保证是合格的投标人。主要注重下列几点：

1.1在编制资格预审文件的过程中，首先要通读并理解书中的条款，对有疑义的部分应立即按资格预审须知中所述的联系方式与招标人取得联系，并以书面形式提出澄清。在招标人以补遗书的方式通知各投标人后，应仔细阅读理解补遗书中的内容，并在24小时内以传真的方式发确认函给招标人，确认其已收到。

1.2根据资格预审文件递交的时间，制定出编制申请文件的时间安排。

1.3资审文件中对业绩、人员、财务、施工机械及试验设备、履约信誉、企业资质等都有强制性最低资格要求的，我们在编制资审文件过程中，首先要在满足强制性要求的前提下再进行必要的增加及补充，超过其最低资格要求。其格式严格按照资审文件规定的要求填写。

1.4授权书

授权书是资审文件中一份不可缺少的重要法律文件，一般由所在公司或单位的法人授权给参加投标的人，阐明该授权人将代表法人参与并全权处理一切与之有关的活动。授权书一般按资审文件规定的格式书写，在办理过程中其公证书日期应与授权书日期同日或之后。

1.5银行信贷证明

银行信贷是资审文件的重要组成部分，根据招标人的要求，在符合规定的银行办理，一般提前5天办理，主要是证明投标人有足够的资金运营此项目。银行信贷格式按招标人给定的格式填写，逐字核查，任何一个细节错误将可能导致资格预审文件不通过，因此填写时应倍加小心，特别是工期的填写。（具体办理手续参考《中铁一局关于规范保函、信贷业务通知（财务部[2011]13号）》）

1.6资审文件的互检

成立资格预审文件的互检小组。在资格预审文件编制过程中，编制人将招标文件中的强制性最低资格要求和编制中需要注意的细节问题，整理归纳成该资格预审文件的注意事项，编制完成后，不要急于装订和包封，将该文件的注意事项连同资审文件的初稿交与互检人员对其内容从头至尾进行核查。这一程序非常重要，是减少资审文件不通过必不可少的环节。

1.7资审文件的签署、装订和包封

a. 资审文件要按照文件规定加盖单位公章，并由法定代表人或其授权代理人签署，确保公章、小签齐全，位置准确。

b. 有的资审文件对的装订也有要求，如在书脊上应列明资格预审申请人名称及申请的合同段类别等。

c.注意资审文件递交的截止时间。资审须知中详细地规定了递交的截止时间，一定要在规定的截止时间之前、到指定地点送达资审文件，超过规定截止时间的资审文件将不接收，没有一点余地。

d. 注意包封的符合性。由于地域不同、招标代理机构不同，对资审文件的密封要求也不相同，一定要按照资审文件的要求进行密封，对加盖印章有要求的，一定要按资审文件要求加盖相关印章。一般包封后要盖密封章、贴密封条。对于有特殊要求的，编制人在制作、装订和密封投标文件时，要倍加小心。当一个资审文件分为多个标段（包）时，要注意不要错装、错投。

e．递交资审文件要注意看是否需要携带营业执照、资质证书、安全生产许可证、业绩原件及各种证书。如需要应提前与档案室联系，以便及时调度使用。特别是需要从局里借的资料最少要提前10天给局档案室申请，以便与其它处协调使用。

1.8资审文件中对授权书、信贷、银行查证、业绩表、财务报表等有规定格式时，按规定格式编写申请文件；如无固定格式时，公路项目则按交通部的《公路工程国内招标文件范本》格式编写申请文件；其余情况都按各行业《范本》规定格式编制。

二、编制投标文件过程中应注意的问题：

1．阅读招标书要点：

招标文件一般按照《公路工程国内招标文件范本（2009年版）》编制，包括投标邀请书、投标人须知、投标资料表、通用合同条款、专用合同条款及资料表、技术规范、格式范例。但是不同的招标单位也有不同的要求，招标书的的组成也有较大差别。

1.1投标邀请书

投标邀请书通常阐明下列要点：

a．招标项目的资金来源，或明确由政府和企业自行出资。

b．招标项目的具体内容。

c．合格投标人可取得进一步信息和查阅招标文件以及购买标书的地点、时间和金额。

d．投标时间、地点和随附的投标保证金金额，包括标书送达的地点和时间。

e．开标时间和地点，包括标书送达的要求。

1.2投标人须知

投标人须知一般包括总则、招标文件、投标文件编制、投标文件递交、开标与评标和授予合同六个部分，其中投标文件的编制和开标与评标两部分特别重要。

投标人购买招标文件后，如果发现商务或技术参数中有疑义，应立即按投标人须知所述地址及联系方式与招标方取得联系，及时用书面形式向招标人提出澄清，招标方将在规定的截止日期前对投标方要求澄清的问题用书面予以答复，并以补遗书的方式通知每个投标人。此补遗书也是招标文件的一部分，要仔细阅读理解，在24小时内以传真的方式发确认函给招标人，确认此补遗书已收到。

2．投标文件编制过程中应注意的问题

投标文件的编制必须在认真审阅和充分消化理解招标书中全部条款内容的

基础上方可开始。投标文件编制过程中必须对招标文件规定的条款要求逐条作出响应，否则将被招标方视作有偏差或不响应导致扣分，严重的还将导致废标。

2.1投标书格式

投标书格式是投标文件中的灵魂，任何一个细节错误将可能会被视作废标，因此填写时应仔细谨慎。除了认真填写日期、标书编号外，应注重下列几点：

a．投标总金额——应在投标价格表编制完毕的基础上，反复核对无误后，分别用阿拉伯数字和大写文字填写（为了防止出错可先用阿拉伯数字填写出金额，核对无误后，再用Word上插入中的数字将其转换为文字，再进行核对）。

b．投标文件有效期——应根据投标文件相应条款中的规定，填写自开标之日算起的投标文件有效期。

c．工期——实际工期只能在招标文件规定的工期之前，即只能提前，不能滞后。

d．签署盖章——按招标文件规定有法定代表人或其授权的代理人亲笔签字，盖有法人章。

2.2投标授权书

投标授权书是投标文件中一份不可缺少的重要法律文件，一般由所在公司或单位的法人授权给参加投标的人，阐明该授权人将代表法人参与和全权处理一切投标活动，包括投标书签字，与招标方进行标前或标后澄清等。投标授权书一般按招标文件规定的格式书写。在办理过程中其公证书日期应与授权书日期同日或之后。

2.3投标保证金

投标保证金是为了保证投标人能够认真投标而设定的保证措施。投标保证金也是投标文件商务部分中缺一不可的重要文件。投标书中没有投标保证金，招标方将视作投标人无诚意投标而作废标处理。招标文件中规定了具体保证金金额，办理的方式主要有现金支票、银行汇票、银行保函或招标人规定的其他形式等，办理时要严格按照招标文件要求办理，以免导致废标。

2.4投保书附表齐全完整，内容均按规定填写。按照要求规定需提供证件复印件的，确保证件清晰可辨、有效；资格没有实质性下降，投标文件仍然满足并超过资格预审中的强制性标准（经验、人员、设备、财务等）。

2.5投标文件的互检，要多人、多次审查。在投标截止时间允许的情况下，不要急于密封投标文件，要多人、多次全面审查。在核查中主要注重如下几点：

a. 内容符合。投标文件的内容要严格按照招标文件的要求填写。

b. 格式符合。如果招标文件中规定了资格格式，一定要按照招标文件的资格格式填写。

c. 有效性、完整性。投标文件的有效性是指投标书、投标书附录等招标文件要求签署加盖印章的地方投标人是否按规定签署、加盖印章；投标的完整性是指投标文件的构成是否完整；不能缺、露项，法定代表人授权代表的有效等。

2.6投递标书应注意的问题

a. 注意投标的截止时间。招标公告、招标文件、更正公告都详细地规定了投标的截止时间，一定要在规定的截止时间之前、到指定地点送达投标文件，参加投标的人员在时间上一定要留有余地，并充分考虑天气、交通等情况，超过规定的截止时间的投标将作废标处理。

b. 注意包封的符合性。由于地域不同、招标代理机构不同，对投标文件的密封要求也不相同，一定要按照招标文件的要求进行密封，对加盖印章有要求的，一定要按招标文件要求加盖有关印章。一些地方为了减少评标时的人为因素，规定进入评标室的技术标部分不得有任何标记，要求投标文件商务标部分与技术标分别装订、分别密封，并规定了技术标使用的字号、行距、字体、纸张型号等，对招标文件有此要求的，投标人在制作、装订和密封投标文件时，要加倍小心，没有按招标文件要求进行制作、装订、密封的投标文件，而作废标处理的天天都在发生，应引起大家的高度重视。

c. 当一个招标文件分为多个标段（包）时，要注意不要错装、错投。一个招标文件分为多个标段（包）时，投标文件要按招标文件规定的形式装订。