浅谈在EXCEL中财务票据套打模板的制作

浅谈在EXCEL中财务票据

“套打”模板的制作

摘要:根据当前财务电算化的使用情况,为提高财务工作效率，以实例制作，灵活应用设计技巧，设计出套打印模板，不仅消除了手工填写费时费力易出错等弊端，而且提高了工作效率。

关键词: EXCEL 套打模板制作

在会计电算化高度发展的今天，会计原始凭证的手工填制越来越显得繁琐，手工凭证不仅难以实现整齐化、标准化、规范化管理，而且填制麻烦，差错率高。部分会计从业人员希望有一套方便适用的程序解决凭证套打问题，这只是一个美好的愿望，实际上根本不可能实现。因为原始凭证种类多种多样、层出不穷，没有一套程序能预知后来的凭证格式；再者，已有的凭证也格式不一，同一类凭证也存在因印刷的原因导致边距位置的偏差，如果开发出一个套打程序，操作者也势必面临根据凭证边距偏差手工多次调整纸张位置的问题，因此程序根本没办法全部解决工作中精确打印的问题。其实，相信大家对Excel都比较熟悉，只要挖掘Excel的潜在功能且，而运用得当，是可做到准确定位输出的。

笔者经过多次试验，摸索出成功定位的方法，可以在几乎不用试打的情况下，很容易地在印刷的财务票据上打印出需要填写的数据。本文以设计现金支票套打模板为例，在Excel2003上详细讲解套打模板实施步骤，以期给广大同行提供一种设计思路。

一、利用图像扫描技术，取得财务票据图片

将凭证放入扫描仪，最好在凭证背面放上色差较大的普通彩色垫板，以便于将来进行图象编辑。将扫描仪的扫描模式设为“杂志类”、“彩色24位”，分辨率选择自定义，设为94~98DPI （视扫描仪型号不同而有所变化，笔者所用清华紫光扫描仪设为96 DPI）。设置完毕后进行扫描，取得凭证图象。随后将取得的图象导入ACDSEE 4.0 POWERPACK中的编辑器中进行编辑。扫描所得的图象中凭证与背景有强烈色差，利于剪裁。利用编辑器直接将凭证剪裁出来，另存为新文件。由于扫描仪扫描出来的文件通常都是BMP或TFT格式的，通常还要进行格式

转换，将其转换为jpg格式以减少文件体积，ACDSEE 4.0 POWERPACK提供的格式转换功能很容易实现。最后，获得的图象文件就是我们所需要的票据图片。如图一所示：

（图一）

二、分析票据格式，取得需套打的元素

在设计财务票据套打模板时，要详细分析票据中需要套打的内容，比如哪些内容要人工输入，哪些可以通过电脑自动计算生成。以现金支票为例，要套打的内容主要有时期大写和小写年、月、日，收款人，付款行名称，出票人账号，金额有大写、小写、小写分位填写，用途及附加信息等。通过分析，要每次手工输入的项目有收款人、金额、用途及附加信息；时期大写和小写、金额大写和小写分位可通过电脑计算生成；相对固定的是付款行名称和出票人账号。

三、利用EXCEL数据处理功能，处理好需要套打的基础数据

在EXCEl中建立二个工作表，分别命名为“数据录入”、“基础数据”。

1、“数据录入”工作表制作。数据录入工作表是为将原始数据录入集中到一个指定位置，让系统自动读取。在现金支票套打中，要输入的信息有：收款人、金额、用途、附加信息、付款行名、出票人账号，出票日期由电脑自动取系统时间，简要设计如下（见图二），

（图二）

2、“基础数据”工作表的制作。基础数据工作是为了制作打印模板取数方便而制作的，以现金支票打印分析的情况，制作基础数据表如下（见图三），表中数据来源于“数据录入”工作表，取数方法和有关利用EXCEL函数计算方式，下面分别说明建立过程如下：

（图三）

在表示“金额”的单元格B3中输入“=数据录入!B4”；

在表示“大写金额”的单元格B4中输入“=IF(ISERROR(FIND(".",B3)),NUMBERSTRING (INT(B3),2)&"圆整",IF(ISERROR(NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(".",B3)+2,1),2)),NUMBERS TRING(INT(B3),2)&"元"&NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(".",B3)+1,1),2)&"角整",NUMBERSTR ING(INT(B3),2)&"元"&NUMBERSTRING(MID(B3,FIND(".",B3)+1,1),2)&"角"&NUMBERSTRING

(MID(B3,FIND(".",B3)+2,1),2)&"分"))”；

在表示“收款人”的单元格B6中输入“=数据录入!B3”；

在表示“付款人账号”的单元格B8中输入“=数据录入!B9”；

在表示“付款人开户行”的单元格B9中输入“=数据录入!B8”；

在表示“年”的单元格B11中输入“=YEAR(TODAY())”；

在表示“月”的单元格B12中输入“=MONTH(TODAY())”；

在表示“日”的单元格B13中输入“=DAY(TODAY())”；

在表示“年（大写）”的单元格B14中输入“=TEXT(MID(B11,1,1),"[dbnum2]")&TEXT(M ID(B11,2,1),"[dbnum2]")&TEXT(MID(B11,3,1),"[dbnum2]")&TEXT(MID(B11,4,1),"[dbnum 2]")”

在表示“月（大写）”的单元格B14中输入“=IF(B12>10,TEXT(B12,"[dbnum2]"),"零" &TEXT(B12,"[dbnum2]"))”；

在表示“日（大写）”的单元格B14中输入“=IF(AND(B13<>20,B13>10),TEXT(B13,"[d bnum2]"),"零"&TEXT(B13,"[dbnum2]"))”；

在表示“用途”的单元格B18中输入“=数据录入!B5”；

在表示“附加信息”的单元格B19中输入“=数据录入!B6”；

在表示“分列小写金额”的“亿”至“分”的单元格D4至N4中分别输入“=IF(OR(LE N($B$3*100)<14-COLUMN(),$B$3=""),"",IF(LEN($B$3*100)=14-COLUMN(),"￥",MID($B$3* 100,(COLUMN()-14+LEN($B$3*100)),1)))”。

通过这些公式的输入，现金支票套打的所有项目准备就绪了，公式的解析不是本文重点，就不再赘述。

四、利用扫描的票据图片，实现精准的票据套打

在EXCEl中增加一个工作表，命名为“打印模板”，在表上利用票据图片为基准，将要套打的要素对准相应的位置，通过打印区域、页边距设置，实行精确套打。实施步骤如下：

1、执行菜单上：“插入-图片-来自文件”，选取扫描和制作后的票据图片，并鼠标右键执行“叠放次序-置于底层”，将图片放置最低层；

2、执行菜单上：“视图-工具档-绘图”，出现绘图工具，点击文本框，将要套打的要素用文本框按图片相应位置，并调节大小叠加在票据图片之上。下面具体说明一个要素。

添加一个文本框，将文本框移动至附加信息处，设置文本框格式，将颜色与线条设置为“无填充颜色“和“无线条颜色”，并在上面有后面输入“=”后，用鼠标选择“基础数据”工作表对应的单元格后，按回车键完成公式输入（见图四）。

（图四）

现金支票套打要素有26个，用上述方法逐一添加。添加完成后，为了方便以后的微调，可以分别将小写和大写日期的年、月、日三个文本框组合，将分列显示的小写金额的几个文本框组合，方法是：比如大写日期先选取大写日期的“年”框，按住Ctrl键再用鼠标左键点“月”和“日”文本框，松开Ctrl键，点鼠标右键，执行“组合-组合”就将三个文本框组合成一个了。

在设置完各打印元素后，要设置票据图片的格式，将图片的“打印对象”前的小“√”取消，以防止在打印时打印出图片，方法是：用鼠标点击票据图片，右键“设置图片格式”，选“属性”，取消打打印对象（见图五）。

（图五）

五、利用EXCEL的隐藏和加密保护功能，确保系统的稳定和安全

用户在表格中录入信息时，难免会因为操作失误而改动表格结构，修改损坏运算公式，从而破坏系统。利用E XC E L的表格隐藏和加密保护功能，可限定用户在指定单元格按规定操作，从而确保系统的稳定性。

在现金支票套打模板设计中，为保证“数据录入”工作表，防止录入信息时，无意损坏工作表中的有关单元格数据，我们选取那些要输入数据的单元格，打鼠标右键，选“设置单元格格式”，将选择页保护中的锁定前的“√”去掉后点确定（见图六），然后在菜单操作“工具-保护-保护工作表”，通过这些设置后，工作表就只能在设置单元格格式的地方录入数据。“基础数据”工作表，可以隐藏，方法是：选取该工作表，执行菜单上“格式-工作表-隐藏”。“打印模板”工作表，可以执行“工具-保护-保护工作表”，保证不能被修改。

（图六）

六、设置EXCEL打印参数，完成套打系统设计

在完成了“打印模板”工作表的建立后，就需对工作表进行页面设置，设置打印区域，方法是：在系统菜单上执行“文件-页面设置”，选多选框“工作表”在内面填写“B2：L15”作为打印区域（见图七），再调整页边距等，就可以试着套打了。

（图七）

七、结束语

在结束之前，先看看运行情况：

1、基础数据录入情况，如图所示。

2、打印模板显示情况，如图所示。

3、模拟显示情况，如图所示。

会计电算化工作在我国已经开展多年，但大部分会计人员还仅处于用财务软件记帐阶段。如果能善用计算机，有很多事情就可以简简单单地去做。本文旨在能够给对电脑感兴趣的会计人员带来启示，抛砖引玉，以便在日常工作中利用电脑简化工作，提高效率。