公司文书管理规定

第1章总则

第1条目的

为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。

第2条范围界定

本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。

第3条适用范围

本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。

第2章文书制作规范

第4条文书的制作要领

1．文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。

2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。

3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。

4．修改请示提案书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。

第5条行文要求

1.公司内文书，公司的制度、管理规定、管理办法及管理流程等内部文件，要依照统一的格式要求编写。

2.页眉要包含文件名称、文件编码、起草人、审核人、批准人、生效日期、版本及页码等。

3.全文字体为楷体，行间距为固定值28，字间距不作规定。

行文内容颜色一律为黑色。正文的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

4.标题为三号字体。正文为四号字体。

5.公文行文要求参照《公文管理规定》。

第6条文书的署名

1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

2．对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。

第7条文书的盖章

1．在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。

2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。

3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。

第3章文书的收发

第8条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。

1．一般文书予以启封，并分送各部门。

2．私人信件直接送收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。

第9条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。

第10条需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。

第4章文书的处理

第11条普通文书处理

1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。

2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。

第12条机密文书处理

1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。

2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。

第13条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。

第5章文书的整理与保存

第14条文书的整理与保存

1．全部完结的文书，在结办后三天内，交综合部归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别

按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2．员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交综合部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

3．分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。

第15条文书的保存年限

1．永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。

2．保存10年文书包括：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。

3．保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

第16条注意事项

1．对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。

2．如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。

第6章文书的借阅与销毁

第17条各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借

阅。

第18条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。

第19条对于多余、重复、无保存价值的文件，综合部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。

第7章附则

第20条综合部对本制度拥有解释权。

第21条本制度自公布之日起实行。

沁园春·雪

北国风光，千里冰封，万里雪飘。

望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿失滔滔。

山舞银蛇，原驰蜡象，欲与天公试比高。

须晴日，看红装素裹，分外妖娆。

江山如此多娇，引无数英雄竞折腰。

惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋祖，稍逊风骚。

一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射大雕。

俱往矣，数风流人物，还看今朝。克