郑州保利营销策划部营销费用管理办法

营销策划部营销费用管理办法

（试用版）

为更好的应对房地产市场变化，遵循“必要性、合理性、经济性”的营销成本控制原则，加强我部营销全员的“降本增效”意识，提高营销费用的精细化管理工作，现就营销费用的使用制定以下管理办法：

一、适用范围

本办法适用于公司所有项目的营销、企划采购业务，包括但不限于户外广告、车身广告、候车亭广告、电梯框架、报纸、杂志、投递、短信、包装制作、印刷、路演、活动、网站建设、电台、电视台、影视制作、市场调查、礼品制作、车辆出租、外展点、展会、花卉租赁、商业代理、广告代理、销售代理等。

二、营销费用的使用原则

1、营销费用应分项目控制，总体额度应与各项目签约总额挂钩，并与项目销售节奏匹配；

2、营销费用总额原则上不应突破项目立项时的相关指标，营销费用预算应控制在项目年度签约总额的2%以内，最高不超过2.5%，其中销售代理费用占年度签约总额的0.7%-0.9%，其他营销推广费占年度签约总额的1%-1.3%，最高不超过1.5%。

3、营销费用的使用应实行预算管理及过程管理，必须“年初有预算，各月有检查，年底有审核”。全年预算报批应于上一年12月底

形成预算表，并报营销负责人、财务负责人及总经理批示；各项目在全年预算范围内使用，并在每月3日前报批当月营销方案及费用预算（费用预算与当月签约额挂钩），月底审核相关费用使用情况，形成过程控制。

三、营销费用的使用流程管理

（一）关于营销费用的分类

营销费用分为以下几类：

1、销售代理类（包括销售代理、广告策划代理、招商代理、市

场研究、产品定位策划等）；

2、媒体推广类（包括报纸、杂志、网络、户外、车身、候车亭、

框架、电台、电视、短信、投递等大众和小众媒体）；

3、设计服务类（包括销售环境设计、室内软装设计、标识系统

设计、展场设计、室内设计、影视动漫设计、网站设计等）；

4、制作类（包括物料印刷、物料制作、包装制作、模型制作、

礼品制作等）；

5、活动类（包括各项现场活动的组织等）；

6、销售现场零星物资采购类（包括销售物资如画架、资料架、

擦鞋机、板凳、水壶、隔离带等，以及现场的消耗品如灯泡、纸巾、洗手液等）；

7、其他（包括展会、外展点、花卉租赁、物业服务费、电费、

水费、光纤网络费、政府收取的报审、评奖等费用）。

（二）各项费用的采购模式及采购流程

营销采购模式是指根据某类采购产品/服务的金额和风险大小而分别采用的业务模式。采购模式包括战略合作、集中采购与分散采购三种。

战略合作是指对于关键的产品/服务，为了保证质量、降低风险，建立的长期、紧密、稳定的合作关系，从双方整体出发，兼顾彼此的利益，使整体的利益最大化的合作，期限可以为一年。

集中采购是指对于标准化程度较高、投送能力和覆盖范围达到一定程度的产品和服务，在公司、多项目等不同范围内分别有相同需求时，可通过整合内部需求与外部资源，最大限度发挥规模优势、实现规模效益的采购行为。战略合作、集中采购以外的采购业务为分散采购。

在相应采购模式下，各项成本的控制将采取邀请招标、竞争性谈判、直接委托、零星采购四种，具体根据可供竞争的采购产品/服务的供应商数量的多少而采取的不同采购流程。

根据各项费用类型的不同，对相关采购模式和方式制定如下：

1、邀请招标实施流程

1.1由经办人编制招标文件，项目负责人、营销负责人及总经理批示后对外发标书。

1.2投标供应商应在招标文件规定的日期之前回标，开标时间不按时回标视为放弃投标。参加商务投标的供应商均须提供单独的密封报价单作为附件。

1.3采用综合评审法，技术标由营销策划部同事及总经理共同参与，负责评审。主要适用于项目的销售代理类（销售代理、招商代理、广告策划代理、市场研究、产品定位策划等）；商务标由营销策划部、综合部或指定专人共同参与评审。

1.4由营销策划部根据集体评标结果编制《评标意见书》确定中标单位，并在成本管理系统发起合同审批流程。同时，均须将《评标意见书》作为附件上传。决策后应将结果通知所有参加竞标的供应商。

1.5营销邀请招标流程图。

2、竞争性谈判实施流程

2.1谈判前做好充分准备是谈判成败的关键。谈判工作人员在谈判前应确定谈判方案，谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。

2.2营销部要求供应商编制报价清单。

2.3谈判人员在谈判中应与供应商充分沟通，使其准确了解采购需求、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求等，以保证谈判的成效，并且应在谈判过程中逐步明确对产品/服务的具体要求、价格构成和评定成交的标准。

2.4营销策划部把最后报价时间统一通知所有参加谈判且符合技术要求的供应商，要求供应商在规定时间内进行最后报价。

2.5营销策划部根据最后报价及谈判结果编制评审报告。并在成本管理系统发起合同审批流程。同时，均须将评审报告及过程中的澄清文件作为附件上传。决策后应将结果通知所有参加谈判的供应商。

3、直接委托实施流程

3.1因政府垄断、技术垄断、市场垄断、资源垄断，只能从唯一供应商处采购，且标的物无替代性；或为了同所采购产品/服务的市场领导者进行合作；以及确因销售开放、开盘等需要，且不具备邀请招标及竞争性谈判的时间条件，可进行直接委托。

3.2直接选择1家供方合作。

3.3价格可以谈判时，由营销策划部填写《约谈记录表》并签字。并在成本管理系统发起合同审批流程。同时，均须将《约谈记录表》作为附件上传。

3.4采购金额20000元以下的不需要填写《约谈记录表》，直接在成本管理系统以费用呈批件形式报批。

4、零星采购实施流程

4.1销售现场零星物资类、其他类，实际操作中可根据实际情况选择采购模式和采购方式。

对于零星采购的实施流程，营销部具体流程如下：

对于常规化的物料，如展板、喷绘等经常更换的物料：

请长期合作制作公司提供公司盖章的单价，呈营销负责人签字确认，后期每次做物料，由策划同事对尺寸及物料明细进行签字，后期作为报销的凭证。

对于不经常使用的物料：总价2000元以下

对于不经常使用的物料，2000元以下的物料，需口头把数量、单价事先与营销负责人沟通，如营销负责人不在，可电话沟通价格及数量，确认后下单。

对于不经常使用的物料：总价2000元以上:

对于总价超过2000元的物料，必须由三家公司进行报价，每次报销时，把报价单作为报销的凭证，同时在下单前，需要由营销负责人签字确认；如通过网购形式购买，则把相关链接链接以及淘宝付款明细作为报销凭证。

（三）营销采购流程

1、签订合约

1.1 对于金额在贰万元以上或权利义务不能即时结清的经济活动必须采用正式书面合同；

1.2 金额贰万元以下或权利义务能即时结清的经济活动可不签订合同，但如涉及内容需要通过签订合同进行约束以规避风险的必须签订书面合同，并以合同形式付款；

1.3 《年度框架采购合同》范围内发生的单项目采购，需在成本管理系统平台上报批分项目的合同后方可执行采购、付款；

2、合约审批

2.1 合同类

2.1.1 由经办人提交的资料应包括但不限于：《约谈记录表》、合同及其附件等资料；由营销策划经办人在成本管理系统平台进行填报审；

2.1.2 成本管理系统合同审批流程为：

经办人发起营销负责人审核综合部合同岗审

综合部负责人审核财务部审核财务总监审核

总经理审核

3、验收及评估

3.1 采购完成后由项目组经办人认真、详细、如实地填写《验收报告》；

3.2 验收应不少于两人参加，必须包含项目组经办人和相关的参与人员；

3.3 验收人针对合同履行情况及产品使用情况，确认是否达到约定的验收条件，对于达不到验收条件的，需与供方签订补充协议；

4、付款

4.1 由营销部经办人统一接收对方公司开出的发票后，登记台帐，台帐中应详细注明提交人、提交公司、领取发票的时间、付款内容、金额、项目经办人。

4.2 合同类

4.2.1 对方公司应填写《进度请款表》，附《验收报告》、发票，报营销部，并通过成本管理系统平台发起合同相应款项的付款。

4.3 非合同类

4.3.1 项目经办人在办理非合同类成本管理系统付款时，需提交的资料包括但不限于发票、《验收报告》；

4.3.2 非合同类付款审批流程：贰万元（含）以下由项目经办人报项目负责人后，通过成本管理系统平台发起相关呈批件费用付款。

四、营销合格供应商管理（适用于招投标及集中采购）

（一）供应商认证

1.1资质预审：凡新入围单位必须进行资质预审，由营销部收集供方完整资料，包括但不限于营业执照副本、企业法人代码证、税务登记证、资质证明、法人身份证、企业简介。制作并录入《营销合格供方名录》。

1.2 公司内所有职员均可推荐供应商，推荐人应回避与被推荐供应商的相关业务决策。

1.3 禁止相互之间有关联关系或关联业务的供应商参加同一项采购竞争。

（二）供应商评估

2.1 对履约完成的供应商，在结算款支付前应进行后评估，评估成员含营销部全员。

2.2 每年进行一次供应商评估年度总结。根据供应商评估结果，结合公司营销工作实际情况及供应商发展战略，对供应商进行分级：五星（优先使用）：后评估结果达85%以上评分为5分；四星（首选）：后评估结果达80%，少于或等于85%评分为4分；三星（次选）：后评估结果达70%，少于或等于80%评分为3分；二星（限制使用）：后评估结果达60%，少于或等于70%评分为2分；一星（不使用或淘汰）：后评估结果达少于60%评分为1分。

2.3 营销部根据《营销合格供应商认证及后评估表》中后评估，对应调整供方级别；尽量与级别高的供方资源合作；级别低的供方资源尽量少用或淘汰。

2.4对于第一次使用的供方，必须使用《初次合作评价表》做后评估。

（三）供应商档案管理

3.1每个供方单独建立档案和惟一索引号，与《营销合格供方名录》编号对应；

3.2 供方档案包括但不限于：营业执照副本、企业法人代码证、税务登记证、资质证明、法人身份证、企业简介等资料.

五、相关附件

投标邀请函

公司：（请收到函后当日传真回复）我司拟于××年××月××日××时，在XXXXXXXX大楼，进行保利××××项目关于××××××的代理/服务招标/议标/直接委托，现诚邀贵司参加。若有意，请尽快安排有关人员与我司营销部XXX对接，联系有关招投标事宜。

特此通知，顺祝商祺！

公司

年月日联系人：电话：传真：

投标邀请回执

公司：

□经研究，我司特授权先生（女士）为我司投标代理人，参与贵司项目的投标，请予接洽。

□我司因原因，拟不参与贵司此次投标。

公司（盖章）

法定代表或授权委托代理人签字：

年月日

XXX项目评标意见书(模板)

一、资信标书

1

2、X家单位的基本情况（略）

二、商务经济标书

1、投标书情况（投标书是否在有效范围并满足甲方要求）

2、投标报价情况

1）投标报价总价对比分析：

2）投标报价单项价格比较：

3）总体报价情况比较：

3、目标成本及定标原则：

三、结论：

结合技术标、商务标分析，确定XX单位为本项目中标单位。参与评标人员：营销负责人：总经理：

XX项目广告代理提案竞标评审意见书(模板)

中标通知书

：

我公司组织项目招标，我们本着公正、公平的原则，对贵公司的投标文件进行了严谨的评审，现确定贵公司为中标单位。

自贵公司收到本中标通知书之日后，在年月日前，与我司XXX接洽合同签署事宜，过期视为自动放弃。

特此通知

公司

年月日营销合格供应商后评估表

说明：评分采用5分制：85%以上评分为5分＝5★超出预期，85%≤80%评分为4分＝4★首选的；80%≤70%评分为3分＝3★次选的；70%≤60%评分为2分＝2★限制条件使用的；﹤60%评分为1分＝1★不使用的。

营销合格供应商认证表

附件：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、获奖证书、质量检验报告等资质证明文件复印件。

X项目X月营销费用预算表

郑州保利***年营销推广费用预算