《完善基础台账与记录,提升标准化管理水平》
《完善基础台账与记录,提升标准化管理水
平》
完善基础台账与记录，提升标准化管理水平
石门农电公司壶瓶山服务部覃道周、易长龙
供电所的基础资料与台帐是形成于供电所安全生产、经营活动的第一手材料，它来源于生产经营，又反过来指导着经营生产工作的开展。抓好基础台账、各种记录的规范化具有十分重要的现实意义。从xx年起，壶瓶山服务部对各类台账、记录进行了统一的疏理。经过二年的实践证明，搞好基础资料管理给我们各项工作的开展带来了积极的变化。现在我结合我们的实际谈下台帐管理、记录规范化，与各位共同探讨。
一、要清楚认识到完善各类台账、记录的作用
台帐资料是规范管理上档次，提高管理水平的需要。同时，各种记录也是人员履职记录，是明晰各方面责任的需要。xx年元月，刚接管壶瓶山辖区时，连基础的10kv线路杆塔台账、用户明细、线路走向图都都没有，新进的员工找不到台区、找不到用户，出了故障抢修人员找不到设备位置，给工作带来了很大的麻烦，严重影响了工作效率。因此建立完善的设备台账就成了当务之急。我所随之开展了线路设备资料清查，员工一基一基杆塔、一台一台变压器的清理，逐项登记，还自购电子测距仪对线路进行了丈量，最终形成了完善的线路设备台账资料。xx年又完成了低压线路图纸的绘制工作。
形成了完备的台账之后，我部定期开展线路巡视，设备检测，形
成了详实的检测、巡视、缺陷处理记录。通过对台账、记录记载的系列资料数据分析，不仅可以了解当前的管理状况，而且还可以找到工作的薄弱环节，从而明确工作方向。
二、如何建立规范的管理台帐、记录资料
（1）首先要明确相关人员责任。强化责任是搞好基础档案、资料管理工作的保障。壶瓶山供电所形成了内务资料三级管理机制，供电所管理人员负责对各种台账、资料的采集、完善作指导、监督、考核，资料专责负责向各班组收集资料，并进行汇总统计、整理、装订归档，各班组则负责保证按时清理、上报各类数据、资料，为协助班组搞好台账、记录收集，每个班都配备了一名掌握电脑操作的员工协助班组长开展工作。定期组织员工开展岗位培训，使员工明确设置基础资料的目的和意义，对各种台帐、记录的填写熟练掌握，使其不仅要知其然，而且要知其所以然。通过明确各自职责，形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条，员工良好的“执行力”确保做到资料“收齐无漏及时归档”。
（2）制订统一台账及记录格式。xx年我所按照标准化建设要求，根据岗位将各类台账、记录划分为综合管理、安全生产、营销管理、优质服务、客户档案五大类，共计68小项。并逐步按照标准化管理要求进行了格式统一。所有台账、记录均在专门的资料管理主机上建立了电子档，并建立了查阅索引。xx年元月，我们将班组上报的报表格式也进行了统一，大大方便了基础数据的统计与归档。（3）形成良好的“痕迹管理”习惯。我所大力推行痕迹管理，要求所做的工作有
资料可查，有记录可查，甚至于有照片可查。班组必须按时上交各种报表。资料上报分定期上报和临时上报两类，定期上报的资料包括班组每月必须开展的工作资料，如月工作总结、计划，临时用电检查记录、配变设备检查记录等，每个月20号上交。其他临时上报的则根据工作需要协调上报。
三、做好台账与记录的基本要求与原则
（1）要求。首先需要投入一定的人力和物力。建立台账看上去很简单，真正想做好也很不容易。其次，负责台账的工作人员要有恒心和毅力，坚持注重点滴积累，积少成多，保证台账内容的充实。档案管理人员要具有一定的敏感性，要能随时掌握当前工作重点，具有一定工作主动性。
（2）原则。首先是真实，对台账中收集的信息、数据必须是真实的，如果做假，那么就失去了建立台账的意义了。其次是及时，坚持按时记录相关的数据、措施，时间要准确。再次是规范，台账资料的记载要规范和分类，该记载什么内容的就记载什么内容，而不能乱记，否则既不便于查找，也不利于归纳。
四、当前台账管理与各类记录存在的问题及建议
规范化的台账与记录确实、提升了供电所管理水平，保证各项工作流程正确有效执行，减少了扯皮推诿现象。定期的资料报送，也使供电所更容易掌握各班组工作动向，特别是通过班组对比排名，各班组更重视基础资料的完善，促使各班组提高了工作质量。但通过实践也发现了一些存在的问题。
1、记录种类多而繁杂。如安全活动记录、培训记录、营销反违章记录、会议记录等等，因为很多活动是同时开展的，最好能设计一个通用的记录本，能一次性完成这些记录。另外现在也存在记录本有县局和农电部两个版本的现象，最好能够统一。
2、资料规范存在各自为政的现象，建议结合标准化创建工作，出台全市统一的台账格式，并编写填写指导书，指导班组将台账进一步规范化。
3、熟练掌握档案管理的人不多。基层班组资料管理人员需进一步加强培训，以提升基层资料管理人员的能力素质。
4、费用紧张。标准化创建工作的推进，使得供电所定额经费使用趋于紧张，纸、打印耗材费用不小。建议适当解决相关费用。
内容仅供参考