第一章 进出口贸易实务概述

武汉职业技术学院教案

序号：

课程名称：《进出口贸易实务》授课教师：

授课内容：

本课程以进出口贸易实务操作为核心，以外贸合同签订、履行的操作流程为主线，讲解国际贸易买卖条件的把握与运用、贸易过程的操作方法与技术以及贸易纠纷的防范与处理能力等三个方面的知识及动手能力与综合素质的培养与提高。

授课课时：120学时（其中，理论教学74学时；实践教学46学时）

课程重点：1、国际买卖业务内容，也即合同条款；

2、进出口贸易程序及操作技巧；

3、风险防范。

课程难点：1、贸易惯例和价格术语解读；

2、对贸易内容的动手操作能力与过程。

重点、难点的解决方法：

1、课堂精讲，辅以讨论、答疑和无纸化考核，使学生准确掌握

知识点；

2、案例教学，培养学生在实际业务中分析问题和解决问题的能

力；

3、模拟仿真教学，通过传统的业务填单方式或微机模拟环境，

对进出口业务进行操作，培养学生的动手能力。

4、跟单实训，培养学生的实际动手能力及综合运用能力

5、项目设计教学法，根据跟单实训内容，完整解决某一疑难问

题，理论与实践相结合，培养、提高学生的创新意识与综合

素质；

目标要求：

1、熟练掌握进出口贸易十三种主要贸易术语的含义及作用；

2、掌握进出口合同的商品名称、数量、包装、价格、交付、运

输、保险、结算方式、争议、不可抗力、仲裁的中英文表示

方法；

3、掌握进出口业务的基本流程；

4、具备外贸业务岗位顶岗能力。

有关记录：

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第一章进出口贸易实务概述

【教学内容】

1．国际贸易的基本概念；

2．进出口业务的操作程序；

3．进出口业务人员的必备素质；

4．商务函电写作的基本要求。

【重点难点】国际贸易的基本概念；国际货物买卖业务的内容构成。

第一节外贸人员素质要求

一、国际贸易的定义

国际贸易又称世界贸易，是指世界各国、各地区之间所进行的商品交换活动。这是各国之间分工协作的表现形式，由各国间、各地区的对外贸易构成，是世界各国对外贸易的总和。

对外贸易是批一个国家（地区）同另一个国家（地区）之间的商品和劳务的交换。从国际范围来年，这种商品和劳务交换的活动就称为国际贸易或世界贸易。

国际贸易与对外贸易都是指越过国界所进行的商品交换活动。从这一点说，两者是一致的。但它们又有明显区别：对外贸易着眼于一个国家（地区）同其他国家（地区）同其他国家（地区）之间的商品交换；国际贸易着眼于国际范围，即世界上所有国家（地区）之间的商品交换。二者的角度和范围是不同的，因而二者是一般和个别的关系。

二、国际贸易的作用

国际贸易对于各国的经济发展具有重要作用。

１．国际贸易像江水一般使自然经济土崩瓦解。

２．国际贸易可以使经济资源在世界范围内得到优化配置。

３．国际贸易可以使国民经济协调发展。

４．国际贸易可以推动人类社会生产力的发展。

５．国际贸易可以使各国经济相得益彰。

６．国际贸易可以使各国增加财政收入和普遍存在劳动就业。

７．国际贸易是各国进行政治、外交斗争的重要工具。

三、国际贸易与国内贸易的区别

国际贸易与国内贸易具有很多的不同点，主要表现出在：

1.实现经济联系的范围不同。国际贸易是实现国内外经济联系的纽带和桥梁；国内贸易是实现国内各部门、各单位及个人之间经济联系的纽带和桥梁。

2.生产要素流通受限制的程度不同。国际贸易在两国之间进行，受到来自不同国家（地区）的种种限制，流动性差，经营交往和合作比较困难；国内贸易则不然，其生产要素流动性强，经营交往和合作比较容易。

3.经营复杂程度不同。国际贸易由于国度、法律、语言和风俗习惯等各不相同，因而在洽谈、电讯联系、合同签订和单证处理上，不仅要使用同一种语言，还要考虑到诸如民族特性、宗教信仰、适用法律以及选择哪种货币结算等，否则可能出现纠纷；国内贸易则要简单得多。

4.风险大小不同。国际贸易涉及不同国家，可能发生的风险很大，如资信风险、商业风险、汇兑风险、运输风险、价格风险、政治风险等；相反，国内贸易的风险要小得多。

四、国际贸易的分类

国际贸易分类很多，主要有如下几种分类：

1. 依照货物移动方向划分，可分为出口贸易、进口贸易、过境贸易；

2. 依照商品形式划分，可分为有形商品贸易、无形商品贸易；

3. 依照是否有第三者参加划分，可分为直接贸易、间接贸易、转口贸易。

五、国际贸易中的买方、卖方及代理

一宗交易，必有一个买方和一个卖方。买方可能是一个消费者、批发商、零售商、出口商(在本地购进商品再行出口)或进口商(向外埠购入商品转售给本地市场)；卖方可能是一个生产者，也可能是批发商、零售商、出口商或进口商。

但有时在买、卖双方之间也有一个至两个居间人，这就是买方或卖方的代理人(Agent)，由这些代理人代表买方或卖方签订合同。

很多厂商都喜欢进行直接交易。直接出口，这不是规模较小的厂商可以做到的。因此，“装运代理”(Shipping Agent或Forwarding Agent)就应运而生。这种代理，替客人处理商品装运、制作装运单据、投购保险、代客洽兑汇票等一切出口手续，向托运商品的客人收取手续费用。

六、国际货物买卖的特点

1．国际贸易的困难大于国内贸易

2．国际贸易比国内贸易复杂

3．国际贸易的风险大

4．国际贸易的营销手段及参与者多于国内

5．电子邮件及函电往来为主要业务沟通形式

6．重视合同的签订和履行。

七、外贸人员素质要求

参加同外商或外国朋友、华侨、港澳台同胞的谈判人员应注意下列问题: （一）应具备坚定的政治立场，严格遵守组织纪律，执行请示报告制度，保守国家机密，维护国家利益。

（二）每次谈判前都应确定与对方主谈人职位大致相等的主谈人。其它

谈判人员在谈判中非经我方主谈人同意，不得随便发言或向对方提意见。有意见可书面提交主谈人。若几个单位参加同一谈判，应事先统一意见。在谈判中的不同意见可会后研讨，必要时可体会,不得当场争论；谈判中要维持主谈人的意见。

（三）谈判前应充分准备所谈的问题，可制定不同方案，避免因仓促上阵造成失误.如果外商是熟人，不必介绍，仅上前握手问候,如果外商是初次晤面且又互不相识，接待人员应主动上前询问并做自我介绍；如果迎接的是大批客人，则需事前准备标牌或小旗，让客人在远处就能看到并主动前来接洽。

（四）注意事项：

1、迎接外商须注意的具体事项：

1）如果是身份较高的客人，应事前在机场(车站、码头)安排好休息室、备好饮料。

2）最好在客人到达前就把房间和乘车表告知客人,若做不到，应在客人到达后立即将住房和乘车表告诉客人，或请对方联络人转达。

3）指派专人按规定协助客人办理入境手续及机(车、船)票和行李提取等事宜。

4）客人到达住处后，一般不宜立即安排活动，应请客人稍事休息，起码要留给客人更衣整容时间。

2、外商住所办公室礼仪：

到外商的住所或办公室，均应事先约定或通知，并按时到达。无人迎接应敲门或按门铃，经主人允许后方可进入；若无人应声，可再次敲门或按铃(但敲门声音要轻，按铃时间不宜过长)。无人或未经允许，不得擅自进入。若因事急或未有约定又必须前往，尽量避免在深夜打搅对方，万不得已在休息时间约告对方，见面首先应立即致歉意，再说明打扰的原因。

经主人允许或邀请可进入室内。即使所谈事情需要时间很短，也不要站在门口谈话；若主人未邀请入室，可退至门外，进行室外交谈。室内谈话若时间较短，不必坐下，事毕不宜逗留，若谈话时间较长，可在主人邀请后入座。事先未有约定的，谈话时间不宜过长。

应邀到外商家中拜访、作客，应按主人提议的时间准时抵达，过早过晚均不礼貌。拜访的时间一般在上午十时或下午四时左右。若因故迟到，应致歉意。对主人准备的小吃，不要拒绝，应品尝一下；准备的饮料，尽可能喝掉。无主人的邀请或未经主人的允许，不得随意参观主人的住房和庭院，在主人的带领下参观其住宅，即是最熟悉的朋友也不要去触动除书籍、花草以外的室内摆设或个人用品。对主人家的人都应问候(尤其是夫人或丈夫和孩子)，主人家的猫狗不应表示害怕或讨厌，更不要去踢它或打它。离开时，应有礼貌地向主人表示感谢。

3、接待外商的准备工作

接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：

1）由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班

子。

2）将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。

3）外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。

4）在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。

5）涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。

6）有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。

7）涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。

4、接待外商参观注意事项

1）外商来本地区(单位)参观时，对本地区(单位)介绍应简明扼要、实事求是；内容要真实、材料要丰富、形式要活泼多样，既不夸大成绩，也不掩饰不足。

2）外商参观工厂、学校不应停工、停课，工作和学习都要照常进行。当客人主动与我方人员握手、攀谈时，可热情地做相应表示。

3）外商参观的单位不应自行悬挂标语、国旗和外国领袖像等，应听从接待单位的统一安排。

4）陪同参观人员不宜过多，同时应做好保卫工作。指定陪同人员不应半途离去或不辞而别。

5）介绍情况应面向全体，注意避免冷落另一些客人。对方提出的问题，应区别情况慎做简明答复，不要不懂装懂，不要轻易表态，更不要随意允诺送给客人礼品、产品,资料等，注意内外有别，遵守保密规定。

6）参观时，不仅要照顾好主宾，还应照顾好其它客人，防止队伍首尾不接。

7）我方陪同人员应利用有益于对外宣传的事物，及时向客人介绍。

总之，外贸人员应具有这五个观念：素质比知识更重要；诚信比金钱更重要；自律比他律更重要；差距比成绩更重要；细节决定成败。

八、国际贸易的相关岗位证书

随着国际贸易的良好发展势头，国际贸易的的专业技术人员的缺口很大，岗位划分也越来越细，许多工作都要求持证上岗，现在我国的国际商务系列资格证书有：

外销员证、报检员证、报关员证、货代员证、单证员证、跟单员证等等。

第二节进出口合同的签定

我国进出口贸易产业务程序一般分为三个阶段：交易前的准备阶段、交易磋商和订立合同阶段、履约阶段。

以CIF条件、L/C项下的出口合同为例：

1. 交易前的准备阶段：

建立贸易关系、市场调研

2. 交易磋商和订立合同阶段：

询盘→报盘→还盘→接受→签订合同

3. 履约阶段：

催证→审证、改证→备货→租船定舱→报检→报关→投保→装船→制单结汇→核销退税→理赔

在国际货物买卖合同商定过程中,一般包括询盘、发盘、还盘和接受四个环节，其中发盘和接受是达成交易、合同成立不可缺少的两个基本环节和必经的法律步骤。

一、询盘

询盘是准备购买或出售商品的人向潜在的供货人或买主探询该商品的成交条件或交易的可能性的业务行为，它不具有法律上的约束力。

询盘不是每笔交易必经的程序，如交易双方彼此都了解情况，不需要向对方探询成交条建或交易的可能性，则不必使用询盘，可直接向对方作出发盘。二、发盘

发盘又称发价或报价，由发盘人向一个或一个以上特定的人提出。由于世界各国对发盘有不同的理解，因此，在实际应用时要特别小心。我方对外作广告宣传和寄发商品价目单，不要使对方理解我方有“一经接受，即受约束”的含义。在寄发商品价目单时，最好在其中注明“可随时调整，恕不通知”或“须经我方最后确认”等字样。

三、还盘

还盘又称还价，在法律上称为反要约。

1、受盘人的答复如果在实质上变更了发盘条件，就构成对发盘的拒绝，其法律后果是否定了原发盘，原发盘即告失效，原发盘人就不再受其约束。

2、对发盘表示有条件的接受，也是还盘的一种形式。

四、接受

接受在法律上称为承诺，它是指受盘人在发盘规定的时限内，以声明或行为表示同意发盘提出的各项条件。可见，接受的实质是对发盘表示同意。

五．合同成立

（一）合同成立的时间

根据《公约》规定，合同成立的时间为接受神效的时间，而接受生效的时间，又通知到达发盘人或按交易习惯及发盘要求作出接受行为为准。合同成立的时间有两个判断标准：一是有效接受的通知到达发盘人时，合同成立；二是受盘人作出接受行为时，合同成立。

（二）合同生效的要件

1．合同当事人必须具有签约能力

2．合同必须有对价或约因

3．合同的内容必须合法

4．合同必须符合法律规定的形式

5．合同当事人的意思表示必须真实

（三）合同的形式

1．书面形式

2．口头形式

3．其他形式

（四）合同的基本内容

1．约首部分

2．基本条款

3．约尾部分

第三节进出口合同的履行

重合同，守信用是我国对外贸易以至整个经济活动一贯遵守的重要原则，也是订立和履行国际货物买卖合同时必须遵守的一项原则。按时、按质、按量履行合同的规定，不仅关系到买卖双方行使和履行各自的权利和义务，而且关系到国家的对外信誉。因此，买卖双方必须严格履行合同。

在履约阶段，有四个环节的工作最为重要：

货（备货、报检）

证（催证、审证和改证）

船（租船订仓、办理货运手续）

款（制单结汇）

一．出口合同的履行

下面以CIF条件、L/C项下的出口合同履行程序为例：

（一）催证、审证和改证

Ⅰ、催证

在实际业务中，有时国外进口商在遇到市场发生变化或资金发生短缺的情况时，往往会拖延开证。对此，我们应催促对方迅速办理开证手续，特别是大宗商品交易或按买方要求而特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证，必要时，也可请我驻外机构或有关银行协助代为催证。

Ⅱ、审证

1、从政策上审核

2、对开证银行资信的审查

3、对信用证的性质与开证行付款责任的审查

4、对信用证金额与货币的审查

5、对商品的品质、规格、数量、包装等条款的审查

6、对信用证规定的装运期、有效期和到期地点的审查

7、对单据的审查

8、对其他特殊条款的审查

Ⅲ、改证

对国外来证的审核和修改，是保证顺利履行合同和安全迅速收汇的重要前提，我们必须给予足够的重视，认真做好审证工作。《跟单信用证统一惯例》规定：未经开证行、保兑行和受益人同意，不可撤销信用证既不能修改，也不能取消。因此，对不可撤销信用证中任何条款的修改，都必须在有关当事人全部同意后才能生效。

（二）备货、报验

备货工作是指卖方根据出口合同的规定，按质、按量地准备好应交的货物，并做好申请报验和领证工作。

Ⅰ、备货

应注意的问题：

1、有关货物问题

（1）货物的品质、规格。应按合同的要求核实，必要的时候应进行加工整理，以保证货物的品质、规格与合同或信用证规定一致

（2）货物的数量。应保证满足合同或信用证对数量的要求，备货的数量应适当留有余地，万一装运时发生意外或损失，以备调换和适应舱容之用。

（3）备货时间，应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接

2、有关货物包装问题：

（1）尽量安排将货物装运到集装箱中或牢固的托盘上；

（2）必须将货物充满集装箱并做好铅封工作；

（3）集装箱中的货物应均匀放置且均匀受力；

（4）为了防止货物被盗窃，货物的外包装上应注明识别货物的标签或货物的品牌；

（5）由于运输公司按重量或体积计算运费免除口企业应尽量选择重量轻的小体积包装，以节省运输费用；

（6）对于海运货物的包装，应着重注意运输途中冷热环境变化出现的潮湿和冷凝现象

（7）对于空运货物的包装，应着重注意货物被偷窃和被野蛮装卸的情况。

随着技术进步，自动仓储环境处理的货物越来越多，货物在运输和仓储过程中，通常由传送带根据条形码自动扫描分拣。

3、有关货物外包装的运输标志问题：

（1）刷制运输标志应符合有关进出口国家的规定；

（2）包装上的运输标志应与所有出口单据上对运输标志的描述一致；

（3）运输标志应既简洁，又能提供充分的运输信息；

（4）所有包装上的运输标志必须用防水墨汁刷写；

（5）有些国家海关要求所有的包装箱必须单独注明重量和尺寸，甚至用公制，或英语或目的国的语言注明；

（6）在运输包装上的运输标志大小尺寸适中，使相关人员在一定距离内能够看清楚；

（7）运输标志应该至少在包装箱的四面都刷制，以防货物丢失；

（8）除了在外包装上刷制运输标志之外，应尽量在所有的货运单据上标注相同的运输标志。

Ⅱ、报验

凡属国家规定法检的商品，或合同规定必须经中国进出口商品检验检疫局出证的商品，在货物备齐后，应向商品检验局申请检验。只有取得商检局发给得合格的检验证书，海关才准放行。经检验不合格的货物，一般不得出口。

（三）租船、订舱和装运

在CIF或CFR条件下，租船订舱是卖方的责任之一。如出口货物数量较大，需要整船载运的，则要对外办理租船手续；对出口货物数量不大，不需整船装运的，则安排洽订班轮或租订部分舱位运输。

1、各进出口公司填写托运单（B/N），作为订舱依据。

所谓托运单是指托运人根据贸易合同和信用证条款内容填写的向承运人办理货物托运的单证。承运人根据托运单内容，并结合船舶的航线挂靠港、船期和舱位等条件考虑，认为合适后，即接受这一托运，并在托运单上签章，留存一份，退回托运人一份，至此，订舱手续即告完成，运输合同即告成立。

2、船公司或其代理人在接受托运人的托运单证后，即发给托运人装货单（S/O）。

装货单俗称下货纸。其作用有三：一是通知托运人货物已配妥XX航次XX船，装货日期，让其备货装船；二是便于托运人向海关办理出口申报手续，海关凭以验放货物；三是作为命令船长接受该批货物装船的通知。

3、货物装船之后，即由船长或大副签发收货单，即大副收据。

收货单是船公司签发给托运人的表明货物已装船的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。

报关是指进出口货物装船出运前向海关申报的手续。按照我国海关法规定：

凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站进出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

凡是按CIF价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时向保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保手续，一般都是逐笔办理的。

做好―四排‖、―三平衡‖的工作。―四排‖是指以买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队，并归纳为四类，即―有证有货、有证无货、无证有货、无证无货。‖―三平衡‖是指以信用证为依据，根据信用证规定的货物装船期和信用证的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况，分别轻重缓急，力求做到证、货、船三方面的衔接和平衡，尽力避免交货期不准、拖延交货期或不交货等现象的产生。

（四）制单结汇

我国出口结汇的办法有收妥结汇、押汇和定期结汇三种。

收妥结汇，又称收妥付款，是指议付行收到外贸公司的出口单据后，经审查无误，将单据寄交国外付款行索取货款，待收到付款行将货款拨入议付行帐户的贷记通知数时，即按当日外汇牌价，折成人民币拨给外贸公司。

押汇，又称买单结汇，是指议付行在审单无误的情况下，按信用证条款买入受益人的汇票和单据，从票面金额中扣除从议付日到估计收到票款之日的利息，将余款按议付日外汇牌价折成人民币，拨给外贸公司。

定期结汇，是议付行根据向国外付款行索偿所需时间，预先确定一个固定的结汇期限，到期后主动将票款金额折成人民币拨交外贸公司。

对于结汇单据，要求做到―正确、完整、及时、简明、整洁‖。主要单据有汇票、发票、提单、保险单、产地证明书、普惠制单据、装箱单和重量单、检验证书。

处理单证不符情况的几种办法：

1、表提

2、电提

3、跟单托收

（五）理赔

卖方在处理索赔时，应注意下列各点：

1、要认真仔细地审核国外买方提出的单证和出证机构的合法性。对其检验的标准和方法也都要一一核对，以防买方串通检验机构弄虚作假或国外的检验机构检验有误。

2、要认真做好调查研究，弄清事实，分清责任。

3、要合理确定损失程度、金额和赔付办法。

二、进口合同的履行

（一）开立信用证

进口合同签订后，按照合同规定填写开立信用证申请书向银行办理开证手续。信用证的内容，应与合同条款一致，例如品质、规格、数量、价格、交货期、装货期、装运条件及装运单据等，应以合同为依据，并在信用证中一一作出规定。（二）派船接运货物

履行FOB交货条件下的进口合同，应由买方负责派船到对方口岸接运货物。卖方在交货前一定时期内，应将预计装运日期通知我方。我们在接到上述通知后，如本公司没有船位，应及时向船方办理租船订舱手续。在办妥租船订舱手续后，应按规定的期限将船名及船期及时通知对方，以便对方备货装船。

（三）投保货运险

FOB或CFR交货条件下的进口合同，保险由买方办理。由于同中国人民保险公司签订了预约保险合同，其中对各种货物应保的险别作了具体规定，故投保手续比较简单。按照预约保险合同的规定，所有按FOB及CFR条件进口货物的保险，都由中国人民保险公司承保。

（五）审单和付汇

银行收到国外寄来的汇票寄单据后，对照信用证的规定，核对单据的份数和内容。如内容无误，即由银行对国外付款。同时进出口公司用人民币按照国家规定的有关折算的牌价向银行买汇赎单。

五、报关、验收和拨交货物

进口货物到货后，由进出口公司或委托外贸运输公司根据进口单据填具―进口货物报关单‖向海关申报，并随附发票、提单及保险单。进口货物运达港口卸货时，港务局要进行卸货核对，如发现短缺，应及时填制―短卸报告‖交由船方签认。在办完上述手续后，如订货或用货单位在卸货港所在地，则就近转交货物。

（六）进口索赔

1、向卖方索赔

例如：原装数量不足；货物的品质、规格与合同规定不符；包装不良致使货物受损；未按期交货或拒不交货等。

2、向买方索赔

例如：货物数量少于提单所载数量；提单是清洁提单，而货物有残缺情况，并且属于船方过失所致；货物所受的损失，根据租船合约有关条款应由船方负责等等。

3、向保险公司索赔

例如：由于自然灾害、意外事故或运输中其他事故的发生致使货物受损，并且属于承保险别范围以内的；凡轮船公司不予赔偿或赔偿金额不足抵补损失的部分，并且属于承保险别范围以内的。

第四节商务函电写作

BUSINESS LETTERS 商务函电

Introduction

With the rapid development of China ’s foreign trade and the

constant increase of other economic activities with foreign countries, business letters are widely used in the fields of economy and trade. International business negotiation includes four main steps:

inquiry、offer、counter-offer、acceptance

Offer and acceptance are the two necessary steps in negotiation

Business letters is the means of communication. Its main function is to inform or remind the counterpart or the public of a certain thing and also ask them to act according to the rules written in the letters.

Basic Knowledge of Business Letter Writing Form and Structure of Business Letters

Writing Principles of Business Letters

Three major forms

?Indented Form缩格式

?Blocked Form齐头式

?Modified Blocked Form改良齐头式

Structure Standard parts:

Letterhead

date

inside name and address

salutation

body

complimentary close

signature

Optional parts:

reference

attention line

subject line

Enclosure (Encl)

carbon copy notation (c.c.)

postscript (P.S.)

Standard parts 必要部分

? 1. The letterhead 信头

? 2. The date line 日期

? 3. The inside name and address 收信人名称地址? 4. The salutation 称呼

? 5. The body of the letter 信文

? 6. The complimentary close 结尾敬语

?7. The signature 落款

Optional Parts 附加部分

? 1. The attention line 具体收信人

? 2. The subject line 事由

? 3. The reference notation 案号

? 4. The enclosure 附件

? 5. The carbon copy notation 抄送

? 6. The postscript 附言

Letterhead 信头

?Letterhead contains all or some of the following elements: the sender’s name, postal address, telephone number, fax numbe r, E-mail address, the name of the officer or the director and even some picture or slogan for a symbol of the company.

?It is usually printed in the up-center or at the left margin.

e.g.

Quanzhou Machinery & Equipment

Imp. & Exp. Corporation

29 Wenling Road, Quanzhou

Fujian, 362000 , China

Reference 案号and Date日期

Reference includes a file number, departmental code or the initials of the signer followed by that of the typist.

e.g. Your ref: JBD/WM

Our ref: WDW/LP

The date is typed below the letterhead. It should always be typed in full and not abbreviated, like February 6th, 2005 or 6th February, 2005 (the –th can be omitted)

Avoid typing dates in figures such as 2/6/2005, as it might be read as February 6,2005 or June 2, 2005 and cause unnecessary confusion.

Inside Name and Address

收信人名称和地址

It is the name and address of the receiver.

The inside address of a letter to an individual includes that person’s courtesy title (like Mr., Mrs., Miss., and Ms), name, official position, and address.

In a letter addressed to a group, the inside address consists of the full group name and the address.

e.g. Mr. C.E. Eckersley, President

The London Export Corporation

6 and

7 Clifford Street

London, W.1, England

Attention Line

具体收信人

It directs a letter to a specific individual or section of the firm. It is generally placed between the inside address and salutation.

e.g. Mallory Equipment Co., Ltd.

(address)

Attention: Mr. Jones, Purchasing Manager

Dear Sirs,

Salutation 称呼

It is the friendly greeting that precedes the body of the letter.

This should be made just under the inside address and near the left margin. When the salutation is used, it is usually followed by a colon, or comma.

a letter to an individual

Dear Sir or Madam,

Dear Sales Manager,

Dear Mr. Smith,

Dear Jean Fredericks,

a letter to a firm

Gentlemen:

Ladies and Gentlemen:

Subject Line 事由

?It is actually the general ideal of a letter.

?The subject line may include or omit the word ―Subject‖ or ―About‖.

e.g.

Subj. : Sole Agency for Embroideries in Sweden

Re: Claim on Sewing Machines

A COMPLETE SET OF PRINTING MACHINE

Body of the Letter 信文

?This is the main part and the most important section of a letter.

?In body you should try to:

(a)write simply, clearly, courteously, grammatically, and to the point;

(b)paragraph correctly, confining each paragraph to one topic;

(c)see that your typing is accurate and the display artistic. Complimentary Close

结尾敬语

?It is in keeping with the salutation.

e.g.

Dear Sir, Yours faithfully,

Gentlemen: Truly yours,

Dear Mr. Henry, Yours sincerely,

Sincerely yours,

Yours,

Sincerely,

Signature 落款

?It includes the name of the writer’s company, the writer’s hand-written signature, the writer’s typewritten name followed by his job title or position.