大学生必备组织常用文书范文

云南大学学生自律委员会监制二〇一一年十一月

目录

一、策划书 (2)

二、倡议书 (8)

三、介绍信 (11)

四、邀请函 (13)

五、申请书 (15)

六、通知 (18)

七、报告 (20)

八、贺信 (22)

§一.策划书

一、概念

策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划，并展现给读者的文本；策划书是目标规划的文字书，是实现目标的指路灯。撰写策划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现实中最可能最快的达到目标。

二、内容

（一）标题（即活动名称）

（二）正文

（三）发文机关

（四）发文日期

（五）附件

（六）印章

1.标题（活动名称）

注意：a.尽可能具体的概括活动;

b.应使用二号加粗宋体,居中对齐；

例如：“云南大学学生自律委员会××活动策划书”

小提示：可置于页面中央，也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面；可自行设计形式、字体等，力求美观。

2.正文

a.正文一般分为开头、中段、结尾三个部分；

b.正文应使用三号仿宋_GB2312；

c.行与行间距1.5倍行距；

d.段落首行缩进4个字符（2个汉字）；

e.段前段后间距一般为0行；

正文应包含

①活动背景：这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述；具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

例如一份关于在国际志愿者日组织募书活动的策划书的活动背景：

1985年12月17日，联合国大会通过40/212号决议，确定每年12月5日作为国际志愿者日，其目的是为了在世界范围内弘扬志愿者精神，宣传志愿者在社会和经济发展中的作用。每年的这一天，世界各国都开展庆祝活动，以推动志愿者服务活动的开展。

②活动目的、意义及目标：应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。

例如一份关于在国际志愿者日组织募书活动的策划书的活动目的：

弘扬志愿者精神，为贫困地区的中小学生的教育事业贡献一份力量。

③活动时间：与活动流程一致，要具体到相关活动的准备、执行、总结各阶段。

④活动负责人及主要参与者：注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。明确各阶段工作负责人，有利于该活动有序、高效的开展。

⑤资源需要：列出所需人力资源、物力资源，包括使用的场地，如教室或多功能报告厅等都要详细列出，可以列为已有资源和需要资源两部分。

⑥活动准备工作（要详细）：工作人员安排、活动宣传、嘉宾邀请、场地申请等。

⑦活动流程（越详细越好）：作为策划的主要部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。这里可以提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、礼仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、会场秩序维护、服装、指挥中心、现场气氛调节、活动后会场清理人员、合影、后续联络等。

⑧经费预算：动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。

例如一份关于在国际志愿者日组织募书活动的策划书的经费预算：

横幅2条10元/条

宣传板2块70元/块

海报（A3纸张）80份0.15元/份

宣传单（A4纸张）1000份0.07元/份

书籍募集明细表（A4纸张）70份0.05元/份

纪念书签200份由OCEF供给

书籍托运费用（铁路慢运）300公斤费用由OCEF供给合计：10*2+70*2+0.15*80+0.07*1000+0.05*70=245.5(元)

⑨注意事项：

内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。

例如云南大学学生自律委员会“尊重生命、学会生存、懂得生活”演讲大赛策划书的活动中应注意的问题及细节：

a.决赛如遇雨天推迟举行；

b.具体的宣传方案、报名方案、场地布置方案由部门自行拟定；

3.发文机关（落款）

注意：与正文保持适当的空格，以便盖章。

例如：

4.发文日期（公文生效的起始日期）

注意：a.日期要完整；

b.“零”应写成“〇（拼音：líng）”，“〇”要向右稍错开；温馨提示：用“插入”功能插入日期更便捷、标准

5.附件（附属公文正文的材料）

注意：a.与正文相同字体；

b.附件名称后不加标点符号；

c.使用全角冒号；

例如：

6.印章

表示发文机关对公文生效负责的凭证

注意：“骑年盖月”

例如：

本章回顾：

标题应使用二号加粗宋体，居中对齐；副标题使用仿宋3号字体；标题序号：一级标题（一）、二级标题2.…………

（标题可以使用“插入”）；

正文应使用三号仿宋_GB2312，行与行间距1.5倍行距，段前段后间距一般为0行；

注意零应写为“〇（拼音：líng）”；

公文用纸采用A4型纸；

排版时文字从左至右横写、横排，一般每页22行，每行25字左右；

策划书提供基本参考方面，小型策划书可以直接填充；

大型策划书可以不拘泥于表格，自行设计，力求内容详

尽、页面美观；

可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；

如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；

策划书需从纸张的长边装订左侧装订，方式有两种：①正订（左侧装订）：页边距的要求为：装订线离左边距

0.5 cm，上端、下端各1/4处，约3—5厘米；②斜订：

即在策划书左上角处装订，离角端约一指宽；

一个大策划书，可以有若干子策划书。

§二.倡议书

一、概念

由某一组织或社团拟定、就某事向社会提出建议、号召或提议社会成员共同去做某事的公开性的书面文章。它作为日常应用写作中的一种常用文体，在现实社会中有着较广泛的使用。

二、组成部分：

（一）标题

（二）称呼

（三）正文

（四）结尾

（五）落款

1.标题

一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字；还可以由倡议内容和文种名共同组成。如“向灾区人民献爱心的倡议书”。

2.称呼

a.一般顶格写在第二行开头；

b.可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“亲爱的云南大学学生自律委员会的同仁们：”。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出；

3.正文

a.一般在第三行空两格写正文，即在标题下空一至二行；

b.倡议书的内容需包括以下一些方面：

1）写倡议书的背景原因和目的：

倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交待清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙，难以响应。

2）写明倡议的具体内容和要求：

这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需——写明。倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。

4.结尾

结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

5.落款

落款即在右下方写明倡议者的单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。

三、注意事项

“倡议书”在写法上有如下要求：

在正文部分要写清发倡议的根据，原因和目的，否则响应者无所适从，会造成盲目的行动。在结尾要写上倡议者的希望和建议。

例文：

倡议书

全校师生：

今年我国西南地区发生了历史以来罕见的特大旱灾，给国家造成了巨大的财产损失，给灾区人民的生活带来极大不便。（原因）

在社会主义大家庭里，“一方有难，八方支援”是共产主义精神的体现。我们倡议全校师生捐款捐物来帮助灾区人民渡过难关。（具体内容）“一分钱、一件衣”，钱物有价，情义无价，贵在大家的支持。（要求）希望大家尽己所能，热情地伸出友谊的双手，为灾区人民作出奉献。

×××学生组织

二〇〇九年十一月十七日

§三.介绍信

一、概念

介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，是应用写作研究的文体之一。它具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。

二、组成部分：

（一）称谓

（二）正文

（三）时间和署名

1.称谓

即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等称谓。

2.正文

被介绍人姓名及身份简况；说明事由；后常用“望接洽为盼”等。

3.署名、时间：

本单位名称和写信日期，加盖公章。

三、介绍信的注意事项

介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。

例文：

介绍信

兹有云南大学xx学生组织×××同学（姓名及身份简况）前往贵处洽谈事宜（事宜），请予以接待，为感！

此致

敬礼！

云南大学xx学生组织

二〇〇八年十一月十七日

§四.邀请函（信）

一、概念

是为了增进友谊，发展业务，邀请客人参加庆典、会议及各种活动的信函。

二、组成部分

（一）标题

（二）称谓

（三）正文

（四）落款

1.标题

由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。即用大号字书写的“请柬”二字，一般写在第一行中间，或者占用一页，当作封面。

2.称谓

使用“统称”，并在统称前加敬语。如，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × 领导”。

3.正文

邀请函（信）的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。应写明活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等结束语。

4.落款

要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期，即发函者

的署名与发函日期。

三、邀请函（信）的注意事项

?简明、扼要；

?语言诚恳、热情、有礼貌；

?款式和装帧要美观大方。

例文：

请柬

贵校学生会：

在这个春回大地，万物复苏的美好季节里，我校即将召开北京理工大学地二十八此学生代表大会。这是我校民主生活的一件盛事，也是我校校园文化建设的一件大事，学校领导给予了高度的重视，全体同学也积极地参与到这一民主建设的校园文化建设中来。

为了把这次大会举办成团结、奋进、意义深远的大会，我们特向贵会发出诚挚的邀请，希望贵会能派代表来我校列席会议或给我们发来贺信、贺电。相信有了贵会的支持，我们与各同行一定能将高校学生会工作推上一个新的台阶！

感谢贵校学生会的大力支持！

此致

敬礼！

X X 学生组织

二〇〇八年十一月十七日

会议时间：2009年4月18日下午2：00

会议地点：二楼报告厅

联系电话：5038938

联系人：张明

§五.申请书

一、概念

申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种文书。申请书的使用范围广泛，申请书也是一种专用书信，它同一般书信一样，也是表情达意的工具。申请书要求一事一议，内容要单纯。不同的对象有不同的申请书，常见的有入团申请书，入党申请书等。

二、组成部分：

（二）标题

（二）称呼

（三）正文

（四）结尾

（五）署名和日期

1.标题

有两种写法，一是直接写“申请书”，另一是在“申请书”前加上内容，如“入党申请书”等，一般采用第二种。

3.称呼

接受申请书的组织、机关、团体、单位的名称或有关负责人的姓名。如“尊敬的领导：”。

4.正文

是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁。

要求：

a.交代申请人的基本情况（这种交待要抓住要点，简明扼要）；

b.写清楚申请的理由（理由写得清楚而充分，便于组织或领导了解和把握申请者的意愿和动机）；

c.把申请的事情写明白（在写清申请理由之后，要把申请的事情交代明白）。

5.结尾

申请书的结尾一般是写感谢、祝颂的言辞。写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”、“此致”、“敬礼”等礼貌用语。

6.署名和日期

写在结尾下一行的后半行。个人申请要写清申请者姓名，单位申请写明单位名称并加盖公章，署名的下面注明申请书的年、月、日。

三、注意事项

?申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误；

?理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到团体或者上级领导的批准。

例文：

申请

尊敬的校团委领导：

xx组织原有四十余把蓝色靠背椅，但由于近年来xx组织发展趋势良好，各部门人员众多，例会频繁，椅子使用频率较高且使用时间过长，造成部分靠背椅损坏，现仅剩余二十五把椅子。（基本情况）

在本学期，xx组织将主办、承办一系列的活动，为避免椅子不足给xx组织今后的工作带来不便（理由），特向团委申请蓝色靠背椅二十把（申请的事），望予以批准为谢！(感谢的言辞)

云南大学xx学生组织

二〇〇八年十一月十七日

§六.通知

一、概念

是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的公文。

二、组成部分：

（一）标题

（二）称呼

（三）正文

（四）落款

1.标题

写在第一行正中可只写“通知”二字.如果事情重要或紧急，则写“重要通知”或“紧急通知”；有的在“通知”前面写上写通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。例如：“云南大学xx学生组织关于召开迎新工作会议的通知”。

2.称呼

被通知者的姓名或职称或单位名称。

3.正文

另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。

4.落款

分两行写在正文右下方；一行署名，一行写日期。

三、注意事项

有些通知应写明活动展开的时间，地点，参加的对象以及具体内容，有些还要写清要求。

例文：

通知

××学院学生会主席：

兹在云南大学团委、学生会策划筹办的大型山区教育扶贫公益活动——“阳光行动”将于5月27日在全省各高校范围内全面启动，这是我们全省大学生共同的公益事业，意义深远，需要大家的参与和支持，兹定于5月22日下午5:30（时间）在校团委会议室（地点）召开关于活动开展事宜的商讨会（开什么会），望您务必准时参加（要求）。

当日联系人：×××

电话：××××××

云南大学xx学生组织

二○○八年八月二十四日