OA办公自动化管理办法

办公自动化系统（OA）试行管理办法

第一章总则

第一条为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：http://192.168.1.23:8080），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条系统的应用分两个阶段：

第一阶段为试运行期，自2007年11月20日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。

第二阶段为正式运行，自2008年5月20日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。

第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范

管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

第六条本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章管理机构

第七条集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责: （一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章使用单位

第九条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA 系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。

第十条公司各部室应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十一条使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。

第十二条使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系

统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章使用人员

第十三条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

第十四条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十五条系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。

第十六条个人信息的完善

在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第十七条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十八条为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十九条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第五章电子印章以及电子签名的使用与管理第二十条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第二十一条电子印章和电子签名的采集、制作和保存

（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团刘海燕总监审批；（手写签名采集范围大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。在运行由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）

（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA 实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；

（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个

密码。

（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；

（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。

第二十二条电子印章和电子签名的使用安全

我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。一共经历了三层加密。

电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第二十三条使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。

第二十四条销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第二十五条使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第二十六条电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。

第六章密钥的使用与管理

第二十七条密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。（特别说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设置、修改和使用。

第二十八条信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）

第二十九条申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第三十条刘海燕总监对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第三十一条密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第三十二条使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自

转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第三十三条密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。

第三十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章电子公文的发送与接受

第三十五条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十六条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十七条电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十八条发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。

第三十九条系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四十条使用单位应按时接收电子公文。

第四十一条接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十二条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十三条首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十四条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。

第八章业务管理规则

第四十五条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置

功能委托相关人员代为办理。

第四十六条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四十七条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四十八条发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）

（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第四十九条文档管理

（一）一般文档管理

各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

（二）公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档

文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。

（三）注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。

第五十条日常办公

（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

（二）协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

（三）会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

第五十一条

与领导的沟通方式

有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方面可以通过协同单独与领导沟通，另一方面也可以通过公共信息——讨论——领导信箱进行发送。

模版应用

对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。

关联人员、关联项目。

每个人须将与自己联系较多的同事配置为关联人员，其中必须将自己的上级和公司领导配置为上级人员，以便查看。营销和工程人员，对于自己负责的项目必须在OA上进行新建项目的操作，主管领导设置为自己的上级和公司领导，方便领导查看。

第九章安全保障

第五十二条

1、OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。

2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。

3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第五十三条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第五十四条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与信息中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第五十五条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第五十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十七条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息中心反馈。

第五十八条信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应

经本单位负责人审批。

第五十九条使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第六十条密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第十章应急处理

第六十一条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息中心。由信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第六十二条系统运行中遇到的问题，应及时向信息中心反馈。

第十一章罚则

第六十三条协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元，4—6次/月100元（延误是指以系统的

记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。第六十四条OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款。

第六十五条侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。

第六十六条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。

第六十七条侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元。严重者将移交公安机关进行处理

第六十八条盗用他人密钥，将罚款50—200元。严重的将移交公安机关进行处理。

第六十九条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围

第七十条对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。

第十二章附则

第七十一条本办法由信息中心负责解释。

第七十二条本办法自发布之日起实施并生效。