房地产开发公司档案管理制度
房地产开发公司
档案管理制度
第一章总则
第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理
第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文
件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形
成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案
材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：
1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项
活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材
料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物
等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的
合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一
并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译
文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书
写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及
复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
第四条归档时间
1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。
2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的
往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投）
标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。
3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月
内归档。
4、物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。
第五条凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整
套档案。
第六条送交材料的部门，要填写《移交档案材料登记表》一式两份，接交
双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的
材料。
第七条归档文件留存
1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及
的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；
2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复
印件。
第七条档案保管期限
保管期限分为永久、长期、短期
1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价
值的档案，列为永久保管。保管期限为50年以上。
2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用
价值的档案，列为长期保管。保管期限为16至50年。
3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。
第八条档案管理
1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；
2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行
统计；
3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。
未经批准，不得销毁任何档案。
4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。
5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即
向董事会及总经理室报告，及时处理。
第九条档案的利用与开放
1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、
复印非业务范围内的档案资料，需经总经理签字批准。
2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理批准，方可
接洽。
3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借
阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，
须经总经理批准。
第十条档案室档案管理员岗位职责
1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务
和岗位职责。
2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。
3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项
工作提供优质服务。
4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁
档案材料。
5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材
料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。
6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年
度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、
培训。
7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。
第十一条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由公司对直接责任人员给予处理。
第十二条档案室查、借阅制度
1、凡本公司各部门因工作需要，可以查借阅有关档案。
公司档案管理规定
公司档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
密级： 编号： XXX文件归档制度 编制： 审核： 会签： 批准： 1、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责 办公室档案管理员
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。 学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 各职能部门负责人 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员； 生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。 常务副总经理 负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。 总经理 负责公司档案管理工作的决策和考核。 5、内容 文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件 公司文件、资料归档的范围和归档分类
项目档案管理制度
项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
某集团股份公司会计档案管理制度
会计档案管理制度 1目的 加强公司会计档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效保护及利用档案。 2范围 适用于全公司财务档案管理。 3定义 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 3.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 3.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 3.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 3.1.4电子类：会计电算化账套数据、会计报表及其他财务电子文档。 3.1.5其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 4职责 财务部是公司会计档案的主管部门，负责公司会计档案工作的指导、监督和检查。 各分、子公司、办事处财务科负责对会计档案管理工作，依据本制度做好会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 《会计档案保管期限表》 5内容 会计档案整理保管 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成
册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管，待公司统一安排，编制移交清册，移交公司档案管理机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整 理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经财务部负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。实行会计电算化核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。电子类文档的备份应建立可移动硬盘或光盘备份，没条件的单位应上报财务部备份，备份数据每四年转录一次。财务软件数据的备份参照《会计电算化制度》规定执行。 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 会计档案保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为15 年、25年两类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本制度附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 会计档案销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
房产公司档案管理制度
1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办 公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达
公司档案管理制度
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部
门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分
建筑公司档案管理制度
档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中 形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文 件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二 级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。 3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档 及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、 整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档 案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合 理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料 完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 3.5 档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档 案案卷移交目录》上签字确认。 3.6 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。 4.档案管理原则 4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防 泄密等安全条件。
2019年某公司档案管理制度
档案管理制度 一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4.档案借阅者必须做到： ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、 批复等资料。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管 理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形 式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利 用等活动。 四、职责 1、行政部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部
门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置； 2）负责对本部门档案管理的监督检查。 5、各公司总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并
工程档案管理制度40219
工程档案管理制度 1．总则 1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。 1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行
监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2．2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
某集团公司档案管理制度(3)
某集团公司档案管理制度（3） 集团公司档案管理制度(三) 第一章总则 第一条为规范集团档案管理，特制订本工作细则。 第二条本工作细则适用于江苏XX实业集团有限公司档案工作人员。 第二章日常事务工作细则 第三条档案人员岗位职责 (一)贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。 (二)负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。 (三)督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。 (四)负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。 (五)负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。 (六)负责档案的开放利用工作，办理档案的借阅，对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。 (七)做好档案检索工具的编制工作，开展档案的编研工作。 (八)收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料，并提供利用。 (九)对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定，并提出处理意见。 (十)认真做好档案保管工作，对库房要做到”八防”(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗)，定期清扫、通风、更换防虫用品，延长档案寿命。 (十一)承办公司交办的其他工作。
第四条流程图 (一)接收流程： 材料齐全 缺少材料 1.执行标准 (1)应归档文件齐全完整; (2)应归档文件为原件; (3)及时登记; 2.处理措施 (1)档案资料发生损毁时，由于档案员疏忽造成的，首次罚款50元，再次罚款100元，由交接人造成的等同档案员处罚。 (2)未能及时登记，扣除责任人绩效1-5分/次; (二)借阅流程 1.执行标准 (1)借阅登记; (2)保持文档完整; (3)遵守档案管理制度。 2.处理措施 (1)违反档案管理制度规定的，视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次; (2)涉嫌泄密的，予以记过处理，并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次;触及国家法律法规的，按国家相关法律法规执行。 (3)由于借阅者疏忽造成的资料损毁，首次罚款50元，再次罚款100元。 (4)档案资料遗失者，遗失一般资料罚款200元/次，遗失重要资料，追究当事人行政法律责任。
房地产估价公司档案管理制度
房地产估价档案管理制度 为维护本公司利益和各方当事人的合法利益，规范估价操作行为，及时做好估价资料整理归档，方便内部和外部审核，并且防范风险或解决有关估价争议，根据《房地产估价规范》和国家、省、市的相关规定，结合本公司实际，制订如下评估报告档案管理制度。 一、估价项目档案管理的主要工作原则 在加强房地产估价资料归档管理中，应遵循下述工作原则： 1、及时性原则 估价人员在出具估价报告后的3天内，及时将一切必要的资料整理归档，避免出错或丢失资料。 2、真实性原则 估价项目档案具有依据凭证作用，必须强调归档资料的原始、合法和真实性。 3、完整性原则 估价项目档案应涵盖全部估价活动，具有较好的完整性，以确保对整个评估活动过程的可追溯性。 4、可操作性原则 估价项目资料应便于整理归档，切忌过于繁琐和盲目求全；应便于查找保管，并满足保密的要求：应便于开发利用。 二、估价资料管理措施 1、评估报告的台帐建立 要建立格式和内容一致的评估报告微机登记台帐和书面登记台帐，摘录各份估价报告的项目名称、委托人、评估项目、项目规模、估价时点、估价结果等事项，其栏目要与房地产估价机构信用档案中的“估价项目基本情况”内容保持一致，以减少上报信用档案的工作量。估价报告的台帐建立，应有接受委托时开始逐项登记。 2、明确归档估价资料的内容 估价报告的归档备案 估价报告交付后，应及时归档备案，并采用微机存档和书面存档两种方式。1）微机存档的估价报告，应包括以下内容： a) 《房地产估价结果报告》： b）《房地产估价技术报告》： c）现场勘查数码照片。 2）书面存档的估价报告，下列资料必须完善： a）《房地产估价委托书》：
公司档案管理制度细则
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
建筑工程公司档案管理制度
档案管理制度1.目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。 2.档案管理范围 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理； 二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、整理、积累、存档进行管理。 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管本部门的档案资
料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。 4.档案管理原则 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报总经理批准。 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。
公司档案管理制度
档案管理制度 第一节总则 第一条为规范鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。 第二节管理体制和职责 第二条综合管理部设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等； （2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进； （3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订； （4）负责档案提供利用服务； （5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。 第三节文件材料的形成和归档 第三条档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（项目开发建设工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。 第四条归档时间和归档程序 （一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。 （二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。 （三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
房地产公司档案管理制度(4)
房地产公司档案管理制度(4) 房地产公司档案管理制度（四） （一）主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 （二）档案的管理机构 1、文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 3、档案室主要职责： ■制定或参与制定档案工作的规章制度； ■对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； ■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； ■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； ■提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 4、档案的种类 ■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 ■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 ■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 ■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 ■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 ■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 ■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 ■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 ■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 ■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 5、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 6、档案的收集。 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 ■立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 ■立卷归档的时间
公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
某集团子公司档案管理制度
母子公司管控体系制度汇编之 某某天能集团公司 下属子公司 档案管理制度
目录 第一章总则 (2) 第二章文书档案立卷归档办法 (2) 第一节文件资料的收集管理 (2) 第二节归档范围 (3) 第三节平时归卷 (4) 第四节立卷 (4) 第三章声像档案管理办法 (5) 第一节声像档案资料的收集 (5) 第二节声像档案的管理 (6) 第三节声像档案的保管 (7) 第四节声像档案的开发利用 (7) 第四章档案借阅 (8) 第五章附则 (9)
第一章总则 第一条为加强公天能集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 第二条本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。 第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。 第四条实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资
房地产开发公司档案管理制度
房地产开发公司 档案管理制度 第一章总则 第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。 第二章公司文件、材料归档管理 第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。 1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。 2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文 件材料。 3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形 成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。 4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案 材料。 5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。 6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 第三条文件材料的归档要求： 1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。 3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项 活动的真实内容和历史面貌。 4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材 料的有机联系。 5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物 等各种载体形式。 6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的 合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。 7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一
并归档保存。 8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译 文的要译出标题后归档。 10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书 写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及 复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 第四条归档时间 1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。 2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的 往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投） 标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。 3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月 内归档。 4、物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。 第五条凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整 套档案。 第六条送交材料的部门，要填写《移交档案材料登记表》一式两份，接交 双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的 材料。 第七条归档文件留存 1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及 的其他部门由经办部门各送合同复印件一份； 2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复 印件。 第七条档案保管期限 保管期限分为永久、长期、短期 1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价 值的档案，列为永久保管。保管期限为50年以上。 2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用 价值的档案，列为长期保管。保管期限为16至50年。 3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。 第八条档案管理 1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架； 2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；