关于下达《办公自动化OA系统管理暂行规定》等文件的通知

受控杭州橡胶(集团)公司文件

杭橡集司[2009]26号

关于下达《办公自动化（OA）系统

管理暂行规定》等文件的通知

所属各单位：

现将《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》和《办公自动化（OA）系统运行应急预案》发给你们，请你们根据规定要求，认真落实，严格执行，制定相应的管理规范，采取有利措施，将各项工作落实到实处，实现日常办公、业务处理的自动化、标准化和规范化，形成上通下达的办公自动化体系，最终实现办公过程的高度“无纸”化，达到降低办公费用、提高工作效率、提升管理水平的目的。

特此通知！

附件1：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统管理暂行规定》附件2：《杭州橡胶（集团）公司办公自动化（OA）系统运行应急预案》

杭州橡胶（集团）公司

2008年4月8日

主题词：下达办公自动化OA管理规定通知

杭州橡胶（集团）公司总经理办公室2009年4月8日印

附件1：杭州橡胶（集团）公司

办公自动化（OA）系统管理暂行规定

第一章总则

第一条杭州橡胶（集团）公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是

覆盖集团公司所属各单位（包括集团公司总部各部门、分厂及新安江分厂、永固分厂、萧山分厂、下沙新工厂、朝阳橡胶、朝阳工贸、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工）的日常行政办公管理信息系统。该系统是公司信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高工作效率、降低办公费用、提升管理水平的重要举措。

第二条根据“立足全局、统一规划、分步实施”的原则，在OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，解决日常办公中需要迫切解决的问题。

第三条为大力推进企业信息化建设工作，加快OA系统建设，规范OA 系统的使用、运行和维护，确保公司OA系统能够顺利推广应用、安全高效运行和科学规范管理，结合公司实际情况，制定本规定。

第二章系统构成与功能

第四条OA系统以先进管理理念和设计思想构建的高端协同商务软件为应用平台，采用基于J2EE技术规范的三层B/S架构分布式系统,服务器端采用Lunix操作系统与Oracle数据库，客户端采用IE浏览器登录，可对日常行政办公信息、文件进行查阅、录入、修改、传递与发布等。系统支持集团化分级授权管理，支持动态密码安全认证，支持流程定制与文档目录个性设置，支持工作流程短信提醒与审批，支持电子签章与数字签名，支持传真收发功能，支持信息分析与报表统计，还嵌套了OFFICE等日常办公软件，能完全满足日常行政办公管理工作的需求。

第三章系统管理的组织架构

第五条公司OA项目领导小组负责OA系统的领导与指导工作，由集团公司沈金荣董事长担任组长，姜民胜总会计师担任副组长，成员由公司各分管领导及所属各单位负责人组成。

第六条公司OA项目领导小组下设OA项目管理办公室，由公司办公室主任倪国良同志兼任主任、计算机信息技术中心副主任朱海洋同志兼任副主任，成员由OA系统管理员和各部门、分厂OA关键用户及各分支机构OA 责任人等组成。

第七条公司办公室负责OA系统的组织、协调、考核、督办工作，负责

制定OA系统的有关管理制度，实行严格管理和考核，确保OA系统规范、有序运行。

公司办公室设OA系统组织协调人员一名，负责日常工作的联络及OA 系统门户新闻的采编、通知公告的编撰、专题报道的组织、集中打印的处理、流程的督办等相关工作。

第八条计算机信息技术中心负责具体实施和技术支持，结合企业信息化建设，制定OA系统建设方案并负责实施，负责OA系统日常运行的管理，加强OA系统安全维护，确保OA系统安全、高效运行。

计算机信息技术中心设OA系统管理员4名，负责OA系统的运行与维护，负责组织开展对各部门、分厂OA关键用户的操作技能培训工作，以及对各分支机构OA系统管理员的系统管理培训、技术指导工作。

第九条各分支机构也要成立相应的OA项目领导机构、项目管理机构、系统使用考核机构，至少要设立一名专职人员负责本机构OA系统的组织协调、系统管理及运行维护工作；有条件的分支机构应建立顶岗制度，安排两名及以上人员进行维护，确保人员请假、流动时不影响系统的正常运行。上述人员名单及联系方式等信息报公司办公室备案，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第十条公司总部各部门、分厂负责人为本单位的OA工作责任人，各分支机构的办公室主任(或OA项目管理负责人)为本机构的OA工作责任人。

公司总部各部门、分厂负责人，各分支机构负责人及办公室主任，各受控文件收文人（兼职公文管理员），均为集团公司所属各单位的文件接收人。

受控文件收文人负责信息的接收、处理、传送、存档等工作，如有人员变动，应及时报告公司办公室。

第四章系统的使用

第十一条登录OA系统的客户端计算机，其最低要求配置需满足Windows2K/XP系统的正常运行，并正常接入公司局域网或Internet，内存最低配置建议512M。

OA系统的永久性访问地址为htt“受信任的站点”，并关掉百度、GOOGLE、

雅虎、瑞星卡卡等网页拦截工具。

首次登录系统请将IE浏览器升级到IE7.0，并在OA登录首页下载Microsoft的虚拟机(VM)和e-cology系统的插件包，下载完成安装后，必须关闭掉所有的IE页面，重新打开IE浏览器登录OA系统，才能正常使用OA系统。

第十二条所属各单位各级中，高层领导干部及管理、技术人员均为OA 系统的终端用户。从事管理、技术工作的非管理技术编制人员，因工作需要的，经过审批后，也可以分配OA系统用户帐号。新招聘大专院校毕业生，三个月试用期满后，经过审批，可以分配OA系统用户帐号。由非管理编制转为管理编制人员，由劳动人事部门在转编时提出申请，可以分配OA系统用户帐号。

全体OA用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密码，每月至少修改一次静态密码。

公司总部各部门、分厂安全级别≥60的OA用户，各分支机构安全级别≥30的OA用户，及所有销售业务部门的全体业务员，均采用动态密码的方式进行登录，在现有输入用户名和静态密码的基础上，OA系统将自动发送短信到预先在OA系统内登记的手机号码上，OA用户将手机接收到的密码输入OA系统进行二次鉴权方可登录进行使用。

第十三条已经纳入OA系统管理的业务流程，必须通过OA系统进行，禁止使用纸质文件；凡不按规定操作的，各有关职能部门一律不得受理；非涉密文件，禁止使用纸张打印、传真等传统办公方式（技术类图纸除外）。

所属各单位要加强纸张、打印墨盒、硒鼓等日常办公用品使用的监督与管理，加强办公费用的使用考核，严格控制喷墨打印机申购，非技术图纸打印需要，严禁购买喷墨打印机；有条件的分支机构，应该采取文件集中打印模式，对现有耗材耗费大的喷墨打印机使用进行严格控制并逐步淘汰、回收。

第十四条OA系统的管理业务流程创建正文时，将调用系统内预先设置的一些“编辑模板”，各OA用户在编辑正文时，请不要更改模板设置，直接填充相关内容即可。

永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支机构的“编辑模板”样式，请参照集团公司的统一模板进行设置，形成全集团公司统一的文化特色。

文件的标题，请使用规范命名，要求简单通俗，凸显主题，便于查找，如“关于下达《办公自动化（OA）系统管理暂行规定》的通知”；文件的标题也可由时间、标题、创建者组成，如“2009年3月工作计划（姓名）”。

文件的编号，红头文件、公司级通知公告一律由办公室统一使用标准的发文字号；各部门、分厂发布的各类公务通知及业务联系文件，一律由发文部门自行编号，如生产部在2009年3月10日发布一个生产公务通知，可以使用“SCB-2009-03-10-001”作为文件编号。

根据体系管理要求，行政文件、公司通知公告、各类公务通知，创建时务必严格按照要求区分是否受控文件，各审批节点严格把关，从严控制。

创建审批流程时，应严格执行流程的要求，不需要创建正文的，尽量减少创建正文。除需要签收人下载填写的表格外，其它的一律不允许挂WORD 附件，应把附件插入到WORD正文里去，图片也应插入到WORD正文里去，单张图片容量不得大于100K。

为确保OA系统文件安全，在系统内创建的文件，可以对复制、粘贴、下载、打印等权限进行分配与管理。建议OA用户创建文件完成后，将文件复制到本地个人计算机上存放。

已经开通“短信提醒”功能的管理业务流程，拟稿人在创建时，应根据业务的轻重缓急合理使用“短信提醒”功能，非重要事宜，不得使用“短信提醒”功能。“短信提醒”功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。

已经开通OA系统传真功能的OA用户，应合理使用传真功能。传真功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。

禁止OA用户在创建流程未经过审批时就将流程转发给其他OA用户，一经发现，将对此类不规范的操作行为提出严厉批评，并进行通报。OA系统管理员可直接对该流程及文档进行“删除”。

创建后未提交的作废流程，请自行删除；超出1个月未自行删除的，

OA系统将自动进行清理，因此造成的一切后果由创建者本人自行承担。

第十五条全体OA用户每天及时登录OA系统审批、签收相关文件，并及时落实、处理相关事宜。

一般文件，要求2小时内审批、签收完毕；紧急文件，要求半小时内审批、签收完毕；重要的管理业务流程，OA系统将自动发送“审批流程节点短信提醒”到相关OA用户在OA系统内登记的手机号码上。

OA用户长时间不具备上网条件时，应在OA系统内使用“流程代理”，将审批、签收工作代理给有能力代为处理相关工作的其他OA用户。凡是超过3天未能签收的，系统将视为超时自动流入下一个节点,默认签收意见为“系统自动超时流转至下一操作者”。

OA系统内审批、签收文件时，必须填写如“同意”、“已阅”、“收悉”、“已收到”、“请领导阅批”等语意妥当的签字意见，不得任意将签字意见填写为无任何意义的阿拉伯数字、英文字母等字符串，如abc、123、lxz 等。凡未按规定填写签字意见的一律视为无效，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。

通过OA系统内发出的各类日常公务联系文件，在部门负责人审批时，务必在OA系统流程的正文内加盖所在部门有“OA专用”水印的电子签章；凡未按规定加盖电子签章的，各级领导审批时将予以退回，相关部门一律不得签收，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。

凡未按规定进行审批、签收文件的，按有关规定进行考核。

第十六条凡是以集团公司名义下发的通知、公告及各类公文（包括行政发文、党委发文、工会发文、团委发文、联合发文），公司总部各部门、分厂可直接在集团公司文件流程表单上进行签收和转发，永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支机构则必须将文件按“上级来文”进行收文处理，禁止在集团公司文件流程表单上直接进行转发。

集团公司各职能部门下发的各类公务联系文件，所属各单位均可以直接进行签收和转发。

第十七条由于计算机的配备尚未覆盖到生产一线，OA系统用户也未覆

盖基层人员，凡是需要到生产一线进行传阅、张贴的文件，由收文部门在OA系统内将发文部门经过审批、加盖过电子签章的文件打印出来进行传阅、张贴即可，在集团公司内部均具有同等的管理效应。

第十八条“内部留言”流程做为OA系统内一个非正式的联系沟通途径，仅仅做为本部门、分厂内部OA系统用户之间交流、沟通的一个便捷渠道，没有任何的审批节点，不具有日常公务联系的严肃性，故只开放给公司总部各部门、分厂安全级别≥60的OA用户及各分支机构安全级别≥30的OA 用户使用。

各部门、分厂、车间之间的日常公务联系，请务必通过审批流程进行；部门内部较正式的通知，应走“部门内部通知”流程；凡需要通过审批流程进行却走“内部留言”流程的，收文部门可以拒签，不予安排实施。

第五章系统的管理与维护

第十九条OA系统设集团公司系统管理员帐户一个，新安江分厂、永固分厂、朝阳橡胶、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工等分支机构各设立二级系统管理员帐户一个。分支机构二级系统管理员在集团公司系统管理员的指导下开展工作。

集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统软件、服务器、数据库的管理与维护，以及对各分支机构二级系统管理员的新技术及新功能等深度应用培训指导。各分支机构二级系统管理员负责本机构的OA系统软件的管理与维护。

第二十条集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统用户的新增、更改及注销；各分支机构二级系统管理员负责本机构OA系统用户的新增、更改及注销。

新增OA系统用户时，务必将人员编号、姓名、职务/岗位、直接上级、安全级别等基础信息填写完整，并将新增OA系统用户帐号及初始密码告知申请人，进行简单操作培训。同时，督促其本人及时登录OA系统，填充本人的办公室电话、移动电话、传真、电子邮件等相关信息，更改登陆密码，确保系统安全；凡未及时登陆系统填充本人的相关信息、修改密码的，OA 系统将对用户帐号进行封存，禁止使用。

为规范管理，公司总部的各部门、分厂及各分支机构的各科室、车间内部的人员上、下级都要实行内部三级管理模式，即管理、技术人员—→部门分管负责人（部门副职或助理职）—→部门负责人（部门正职）。部门副职或助理职从属于正职；部门有副职（包括助理职，下同）的，管理、技术人员要从属于副职；部门无副职的，管理、技术人员可以直接从属于正职。部门负责人是本部门所有行政审批的唯一出口。

所属各单位各级中、高层领导干部的OA系统用户信息更改，以职务任免的行政文件为准；管理、技术人员的OA系统用户信息更改，本部门、分厂内部信息变动时，由所在部门、分厂的关键用户提交系统操作用户更改申请；跨部门、分厂信息变动时，由变动后的部门、分厂的关键用户提交系统操作用户更改申请。

借用人员，归属部门为借用后实际从事工作的部门，直接上级为借用后实际从事工作的业务主管。

人员离职、退休后，由劳动人事部门提交系统操作用户注销申请。

用户的新增、更改及注销经过流程审批后，要求2小时内予以办结，并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增OA系统用户、新增角色，不得在工作日的9：00-16：00进行，一经发现，将对系统管理员进行考核。

第二十一条集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统业务管理流程及文档目录的新增、更改、优化、维护及停用；各分支机构二级系统管理员负责本机构OA系统业务管理流程及文档目录的新增、更改、优化、维护及停用；

新增、更改及停用OA系统业务管理流程时，务必由流程创建单位或使用涉及单位提出申请，经会签、审批后方可进行。要求1个工作日内予以办结，并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增OA系统业务管理流程，不得在工作日的9：00-16：00进行，一经发现，将对系统管理员进行考核。

OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，一切文档和流程都务必围绕这一核心进行。超出这一核心范围的复杂需求，尤其是一些涉及数据统计与分析的报表，仍按传统办公方式进行，OA系统内无法满足其要求。

由于流程图形化严重占用系统资源，除各类公文（包括行政发文、党委发文、工会发文、团委发文、联合发文）和其它因特殊情况必须使用流程图形化的审批流程外，其它审批流程，不得使用流程图形化，一律使用表单形式。已搭建好的图形化流程，必须尽快更改成表单形式。通过表单形式+打印模板来满足业务需求。

非特殊需要，流程一律使用表单形式，并尽量减少创建正文，尽可能地少使用流程“表单+正文+附件”的模式，可以不加附件的一律取消附件上传功能，上传附件的最大容量为5M。创建流程时，不得擅自新增、更改字段，如确有需要，请与集团公司系统管理员协商、联系解决。

凡是涉及到费用或重大管理事项的流程，搭建流程时在“归档”节点前一律增加“打印补签”节点，关联“打印模板”，由办公室指定专人打印后交会签人和总经理（或分支机构负责人）亲笔签名，完毕后复印存档，将签字件交拟稿人做工作联系、财务报销用，拟稿人在OA系统内提交归档。

为确保系统资源稳定，系统内所有流程一律取消“提交后显示流程图”。除行政、党委、工会、团委发文和通知、公告、公务通知、请示报告等重要业务审批流程外，其它非重要流程一律选择“不记录表单修改日志”。

为合理使用OA系统流程短信提醒功能，凡是需要开通使用短信提醒的流程，必须经过公司OA项目管理办公室批准方可设置。

所有流程的“签字意见”必须设置为必填项，为方便查阅，签字意见一律设置为按正序排序。所有审批流程的签收节点，一律设置为超过3天（72小时）系统将视为超时自动流入下一个节点，在2天（48小时）时对其进行流程超时提醒。

第二十二条文档目录的设置，应遵循“安全、合理、实用、简洁”的原则。文档目录的初始浏览权限应尽可能小，确保文件安全。需要分类存档、查阅的文档，也可以采取虚拟目录的方式实现。

第二十三条OA系统传真功能的开放使用必须经过审批方可设置。原则上，无跨地域办公地点的职能部门和生产单位，只分配一个传真分机号；有跨地域办公地点的职能部门和生产单位，可以根据实际情况酌情分配多个传真分机号。

对外业务联系不频繁的职能部门和生产单位，原则上只开通接收传真的功能；对外业务联系频繁的采购、销售、外协等职能部门，可以根据实际情况酌情开通接收、发出传真的功能。

第二十四条OA门户代表企业形象，公司办公室负责集团公司门户的管理，公司党委工作部负责集团政工门户的管理，各分支机构办公室负责本机构门户的管理，务必安排好专人充实门户内容。新闻动态每周必须更新二次以上，《中策橡胶报》电子期刊以及各职能部门相关的简报、期刊必须定时定期更新，每月至少应有一篇专题活动报道，会议纪要应在会议结束后2个工作日内发布，干部任免文件应在文件下发当日发布。

第二十五条集团公司系统管理员负责对集团公司范围内OA用户创建的审批流程和文档进行督办，各分支机构二级系统管理员负责本机构OA用户创建的审批流程和文档进行督办。

为确保系统的正常运行，充分发挥OA系统服务器资源的使用效率，所属各单位OA系统管理机构及系统管理员务必加强OA系统的使用管理，对于文件命名不规范、与工作无关的流程和文档，以及对于拟稿时间超出1个月的仍在拟稿节点的无效流程和文档，应该及时进行清理和删除，并报有关部门按有关规定进行处理。

OA系统内创建的流程与文档，签收人未查看前，创建人可以通过提交“ERP、OA等系统数据处理管理”流程，审批通过后，系统管理员可以进行强制收回、删除等操作；凡是经过审批或签收人已经查看过的，必须要经过审批领导的同意方可进行强制收回、删除等操作。

第二十六条集团公司OA项目办不定期地对所属各单位OA系统的使用情况进行督促、回访、监督和考核，及时帮助、指导解决OA系统存在的各类管理和技术问题，适时地组织所属各单位OA系统管理员进行技术交流，推广应用OA系统的一些新功能、新方法，为OA系统正常运行提供强有力的技术保障。

第二十七条OA系统的升级调试，首先应经过严格测试，确保升级方案正确无误后方可进行。普通的升级维护，可以放在工作日的11：30-12：00以及18：00后进行；大规模的升级维护，应放在工作日的20：00以后及

双休日进行。

集团公司系统管理员至少每周一次对OA系统应用服务器和数据库服务器进行备份，时间定在每周四晚上18：00-20：00进行。并将备份完毕的数据刻盘存档，异地保存，确保系统安全。条件具备时，应建立实时备份冗余机制，确保系统安全、高效、稳定运行。

第六章系统的安全措施

第二十八条全体OA用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守集团公司关于计算机及网络管理使的有关规定。

第二十九条OA系统的所有用户均有保密的责任，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。涉密文件一律按原有手工模式进行处理，暂不通OA系统进行办理。

第三十条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得干扰其他用户和破坏系统服务，不得采取任何非法手段破解被OA系统锁定无法编辑的正文，不得盗用有“OA专用”水印的电子签章。

第三十一条全体OA用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密码，禁止请他人代为使用或输入口令等，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。若发现登录密码被盗用，应及时向系统管理员报告处理。因密码丢失或被盗用而引起的后果，由用户本人承担。

第三十二条OA系统出现故障无法使用时，应启动系统运行应急预案，由计算机信息技术中心组织软件、硬件技术人员查明原因、组织抢修，并在2小时内排除故障。若超过2小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行时，由计算机信息技术中心与OA系统软件供应厂商联系，并提出解决办法，同时报告公司领导，并以纸质书面的方式通知所属各单位恢复手工办公方式，确保日常行政办公管理工作的正常进行。

第七章系统的考核管理

第三十三条为确保OA系统的硬件、软件和信息的安全及OA系统的正

常运行，所有OA用户均应严格遵守本规定，如有违反，公司将视其情节采取相应的处罚措施。

第三十四条不执行或怠于执行本规定，影响OA系统文件信息正常接收、处理，导致系统不能正常运行的，将予以通报批评，并对所在单位负责人进行考核。

第三十五条采取任何非法手段破解被OA系统锁定无法编辑的正文，盗用有“OA专用”水印的电子签章的，将视其情节采取相应的处罚措施。

第三十六条因违反本规定给国家、集体或他人合法权益造成损失的，应当依法承担责任。

第八章附则

第三十七条本规定由公司办公室、计算机信息技术中心负责解释。

第三十八条本办法自发布之日起试行。

附件2：杭州橡胶（集团）公司

办公自动化（OA）系统运行应急预案

随着办公自动化（OA）系统在公司各行政办公管理业务的广泛应用，为确保系统在突发情况下能正常运行，不影响各项管理业务的开展，现制定如下应急预案：

1、如公司市电停止供电，则OA系统硬件系统（应用服务器、数据库服务器、交换机等网络设备）根据预先的程序设置，自动切换到UPS供电；按照现有的蓄电量，能确保OA系统硬件系统8小时正常供电；

2、条件具备时，应建立实时备份冗余机制，如OA系统硬件系统发生故障，则根据预先的程序设置，将发生故障的服务器、交换机切换到正常运行的服务器、交换机上，确保系统安全、高效、稳定运行；

3、如OA系统软件系统发生故障无法使用，则立即组织系统管理员进行抢修，争取尽快恢复系统；同时以纸质书面的方式通知所属于各单位恢复手工办公方式，待软件系统恢复正常后，要求各OA用户在第一时间内将故障期间未通过OA系统发生的日常行政办公管理业务进行补录；

4、如OA系统因程序BUG或各OA用户操作错误导致数据差错，则立即组织系统管理员查漏补缺，确保文件、数据的准确性、真实性；

5、系统管理员至少每周一次对OA系统应用服务器和数据库服务器进行备份，时间定在每周四晚上18：00-20：00进行。并将备份完毕的数据刻盘存档，确保系统发生数据丢失时在第一时间内恢复数据，将损失降低到最小程度；

6、每天对系统运行日志进行检查，发现不明IP的访问和攻击时，及时分析、查找原因，并采取有力措施，加强防范，消除隐患，确保系统安全运行；

7、各分支机构应安排两名以上二级系统管理员进行维护，建立顶岗制度，确保人员请假、流动时不影响系统的正常运行；

8、公司成立OA系统运行应急预案工作小组，组长：姜民胜；副组长：倪国良、范建宏、王群、朱海洋，工作小组办公室设在公司办公室；工作电话：853*********；各分支机构也应成立相应的应急预案管理机构，名单报公司办公室备案。