采购管理作业指导书

采购管理作业指导书

1、目的

为规范产品采购工作所需服务和产品的采购工作，保证产品采购工作质量的服务和产品采购符合工作要求，特制定本作业指导书。

2、适用范围：适用于物业公司产品采购。

3、职责

3.1办公室负责、使用部门协助对服务和产品采购供方的选择、评价和管理。

3.2使用部门负责采购计划的编制。

3.3办公室负责服务和物资的采购。

3.4办公室负责对服务和产品采购的外在质量验收。

3.5使用部门负责对服务和产品采购的内在质量验收。

4、作业要点

4.1 供方的选择、评价和管理

4.1.1 供方的选择

4.1.1.1 对所需要的服务和产品有特殊要求的，由使用部门负责进行咨询、调研，提交供方预选名单。

4.1.1.2 对所需要的服务和产品没有特殊要求的，由办公室负责进行咨询、调研，提交供方预选名单。

4.1.2 供方的评价

4.1.2.1 由办公室组织、会同使用部门对供方进行评价，填写《供方评价表》。

4.1.2.2 经评价符合要求的供方，经主管领导批准，列入《合格供方名录》，建立供方档案。

4.1.3 供方的管理

4.1.3.1 办公室每年对合格供方进行一次服务情况评估，评估情况填写《供方服务情况考核表》，评估不合格的将取消合格供方资格。

4.1.3.2 对在采购验收工作中发现的问题，应及时通知供方纠正，填写《供方服务差错记录》。

4.1.3.3 对发生过质量问题，并且没有明显改进的供方，取消合格供方资格。

4.2 采购计划

4.2.1 采购计划的分类

采购计划可分为年度、月份和临时三种，每年12月末以前提交下年度采购计划，每月10日以前提交下月采购计划，临时采购计划提前三天提出，特殊情况可以当天提出。

4.2.2 采购计划的编写与审批

4.2.2.1 一般服务和产品的采购，使用部门编写采购计划-填写《物业公司购置申请单》，以《物业公司内请示、报告》提出申请，经办公室会签，报主管领导批准。

4.2.2.2 特殊服务和产品的采购，使用部门直接以《物业公司内请示、报告》提出申请，经办公室会签，报主管领导批准。

4.3 采购的实施

4.3.1 办公室采购人员必须按照经过批准的采购计划，到合格供方处进行采购。

4.3.2 如果无法按照采购计划进行采购，由使用部门进行采购计划更改，重大更改应报经主管领导批准，再进行采购。

4.4 采购的验收

4.4.1 办公室负责采购物资的外观、数量、规格等外在质量的验收。

4.4.2 使用部门负责采购物资内在质量的验收。

4.4.3 办公室负责处理验收过程中发现的问题。

4.5 特殊采购的实施

当服务/产品急需，来不及进行供方评价，报经主管领导批准，可以先实施

采购，日后补办评价手续。

5、形成的记录：

供方评价表

合格供方名录

供方服务情况考核表

供方服务差错记录

物业公司购置申请单

物业公司采购请示、报告