浅析企业合同管理存在的问题、原因分析及其对策

浅析企业合同管理存在的问题、原因分析及其解决

对策

企业是市场经济的主体，是以营利为目的的经济组织，其一系列的经济活动都是围绕合同的建立和履行来进行的。合同是经济双方为了维护各自的利益签订的书面的文件，是企业获取经济利益的根本保证。因此，企业合同管理是企业经营管理中一项非常重要的内容，它应该包括从合同的签订、履行、变更、违约处理、争议解决等全过程的管理活动。

一、企业合同管理的现状及存在的问题

企业合同管理是企业日常管理的一项重要内容，合同管理的好坏一定程度上影响着企业经营的好坏。在当前企业合同管理活动中，还存在着一些问题，主要包括以下几个方面：

1.合同管理制度不健全、权责不明确

企业的合同管理制度是一个企业合同管理的顶层设计，体现着企业合同管理是否全面、具体，它对组织机构、人员配置、运行流程、监督检查、绩效考核等方面都应该有具体的规定。而一些企业恰恰在这方面还有待完善，由于缺乏统一的规定，使部门间的权责分工不明，甚至还存在部门间冲突的部分。有些对外经营的一部分业务不签合同的或者补签合同的现象屡见不鲜，以至于在出现争议时很难求证本意。制度不健全，运行程序不规范，缺乏对业务合同执行的过程监控等这些问题最终会给企业带来重大的风险和隐患。

2.注重合同的静态管理、忽视动态管理

在目前企业合同管理中普遍存在着注重静态管理，在合同签订的

阶段企业上下都十分重视的静态管理，如在合同的草拟、审批等环节比较重视；而在合同履行阶段缺乏、忽视管理。实际操作过程中主要体现在以下几个方面：一是应该签订变更合同的不及时签订变更合同，产生业务风险；二是应该追求法律责任的由于不重视却过了诉讼时效；三是应该留存的相关法律证据缺失而导致官司失败导致企业利益受损；四是双方完全按照合同履约程度较低，违约现象严重；以上实际操作过程中产生的几个方面的问题，主要是忽视合同的动态管理，对合同履行期间的监控不足或者根本没有有效的监控机制。

3.合同风险管理意识薄弱

一些企业对合同管理的认识不足，没有能够真正的认识到合同管理对企业发展产生的重要意义，特别是部门管理层缺乏对合同风险防范和规避的意识，这就造成了企业合同管理人员缺乏、资金支持缺乏，因而也不会把企业的合同管理作为企业管理的重要内容来抓。

4.合同管理信息化水平不高，合同风险管理手段落后

从当前情况来看，多数企业合同管理的信息化建设还比较薄弱，合同科学管理的技术手段还比较落后。大多数企业目前采用的还是对上级报告，对下级检查的传统做法，动态的全过程的对合同进行监管还很难做到，纵向的信息沟通渠道也比较少，管控的效率普遍偏低。

5.合同管理者与企业管理部门沟通不畅

由于合同管理涉及的是多个部门的职能，在日常运行的过程中，合同管理部门往往很难做到与相关业务部门的充分沟通，不能从业务部门的角度去考虑合同管理，这样就造成了合同管理部门与业务相关部门之间无法达成一致的意见。在合同审批的过程中，有的程序还比较复杂，审批部

门及领导繁多，造成效率低下。

二、企业合同管理存在问题的原因分析

通过对企业合同管理中存在问题的分析，我认为存在问题的原因主要包括以下几个方面：

1.企业对合同管理的认识不足，管理意识不强

我国的合同管理制度从上世纪80年代开始建立至今，合同法律相关制度发展的已经较为完善和健全。在市场经济不断发展的过程中，企业对于合同的认识程度和重视程度也得到普遍的提高，但是从目前情况来看，大多数企业对于合同文本非常重视，但是对于合同管理工作确重视程度不够，缺乏相关的企业管理制度和手段。

2.合同管理人员业务素质不高、缺乏基本功

由于不同的企业其业务范围、发展战略、人员素质和管理水平存在差异，企业合同管理方面也就不尽相同。一般而言，规模较大的企业管理水平、手段以及人员基本素质比较高，规模较小企业则相反。总体来看，多数中小企业的专业技术人员都集中在工程技术方面，而合同管理方面专业人才确比较缺乏。由于受到企业重视程度的影响，多数合同管理人员缺乏合同、管理、法律以及具体业务方面的专业知识和相应的实践经验，这就造成了合同管理人员很难有效的进行合同管理。

3.合同管理机构不健全、人员配备不足

正如上一点所述，不同的企业具体情况是不同的，一般而言大企业或集团公司的机构一般比较健全，而中小企业则不然。合同管理职能一般划分在如企业发展部下，且很多企业简单的分配1-2人进行合同管理，具体工作实际成了合同档案管理和签证审批程序人员，而实际合同内容的

审核大多外包给社会上的律师事务所。这主要是由于公司的顶层设计和领导人员的重视程度所决定的。

三、企业合同管理的解决对策

企业合同管理的目的就是保证企业的根本利益，从管理的角度将业务风险可控，避免不必要的法律风险。通过以上的分析，本人从以下几个方面提出解决对策：

1.完善合同管理制度

企业合同管理制度是企业合同管理的顶层设计，是企业合同管理工作的依据。完善合同管理制度是企业推进合同管理工作的前提和基础。

（1）完善合同管理基础制度。建立科学合理的合同管理制度，在管理上要权责明确、规范科学，确保各项合同有法可依。合同管理制度不仅要明确权责，还要实行合同统一管理，规定合同管理部门要参与到业务合同的谈判、起草、资信调查、合同履行情况等全过程，实行全流程管理。还应该建立管理台账。

（2）建立合同审查制度。合同审查制度至少应该包括三方面的内容：一是合同的合法性。主要是审查主体资格、合同经办人的授权情况、内容是否符合国家法律法规、程序是否合法等方面的内容；二是合同的严密性。主要包括权利义务是否具体明确，文字表述是否严谨；三是合理性审查。合同约定的条款是否客观，内容相关条款间有无相悖。通过建立合同审查制度，可以真实有效的反映问题，以便更好的应对。

（3）除了以上两种制度外，还应该建立健全合同的签订流程、合同的履行监督、重大合同的风险预警管理以及合同管理的绩效考核等等方面的内容。

2.全面推行合同的全流程管理

随着我国经济的快速发展，企业合同中随时面临着法律风险，且随着企业战略、业务范围以及企业外部环境变化而不断的发生着变化。因此，企业合同管理也应该是动态的全过程管理，以保证企业的长远发展。合同全过程管理是指合同管理部门应该从事前管理、事中管理、事后管理全流程的监督监控各项业务的执行。

（1）事前管理。在合同签订前，对合同内容进行策划和风险防控。合同管理人员会同业务部门人员进行合同的策划，根据业务实际情况起草一个完备有利的合同文本，如果是签订方的版本要进行认真的分析研究，确保各项内容和条款切实可行，权责明确，有效的防范由于合同内容而产生的合同风险；

（2）事中管理。事中管理即合同执行期间的管控，是全过程管理中最难监控的一个阶段。首先，企业合同管理部门要设置专门的岗位人员对业务合同的执行进行跟踪管理，监督执行，与业务部经常经沟通交流以及及时的向上级领导汇报相关情况。其次，要建立完善的合同管理工作流程。具体应该包括了文件的审批签字流程、合同变更流程、付款的审查批准程序以及跟踪报告程序。再者，合同管理部门要充分利用合同赋予的权力，监督对方的合同履行，全面掌握合同的进度和质量，并按照合同内容和期限按期行使自己的权利，避免损失进一步扩大。

（3）事后管理。首先需要索赔的及时行使索赔权，避免超过合同保护期限而造成更大损失；其次对完成的合同资料进行整理归档，作为日后防范法律纠纷的一项重要凭证；再者对合同履行全流程进行评价，分析利弊，为今后合同管理总结经验教训。

3.建立合同管理的考核与奖惩制度

考核与奖惩制度是推进和落实企业各项工作的重要制度。建立合同管理的考核与奖惩制度能够有效的推进企业合同管理工作，防范和化解各项业务风险、法律风险，切实的提高企业的合同管理水平。企业合同管理考核的内容应该涵盖：合同管理机构职责的落实、各岗位人员情况、合同签约率、履约率、避免或挽回的经济损失等等方面的内容。制度中要明确规定在合同管理工作中成绩突出，解决合同纠纷效果明显，切实减少企业的经营风险避免了重大经济损失的个人要给予奖励；对由于管理人员行为造成企业损失的要予以处罚，情节严重的要移交司法机关处理。

4.加强合同管理人员法律培训教育与队伍建设

企业合同管理工作做得好坏除了顶层设计和领导人员的重视以外，与合同管理人员的自身素质有着非常密切的关系。因而，加强合同管理人员的自身素质是做好企业合同管理的重要工作。第一，要不断的招聘法律方面的相关人才充实到合同管理工作中来，不能简单的将法律方面的工作外包给律师事务所；第二，定期不定期的对合同管理人员进行相关业务知识的培训，这里的业务知识不单单是法律方面的如合同法等，还要加强管理知识，企业所在行业的相关知识的学习，综合能力的提高才是企业合同管理所需的专业人才；第三，要定期不定期的到业务部门进行深入调查研究，了解企业本身业务的操作流程，实践和理论的更好结合才能更加有效的降低风险。

5.推进企业信息化建设

信息化是现代企业发展的必然趋势。企业合同管理必然会走向信息化的道路。推进企业信息化建设，企业应该根据各自的实际情况逐步推进。

信息化、智能化的关键就是要减少人为的干预可能带来的潜在风险，用较为固定的管理流程和管理标准来进行合同管理。与此同时，还可以积累大量的合同管理的数据资料，为今后企业的合同全过程管理奠定数据基础，也可以提升企业合同管理的效率。

结论

企业合同管理作为经济活动的重要载体和凭证，有着非常重要的现实意义。在越来越重视法制的今天，企业必须足够的重视合同管理，从顶层设计、管理机制、全过程管理等方面不断地完善和加强风险防控，才能确保各项业务合同风险可控，从而为企业的长期健康稳定发展奠定坚实的基础。雨滴穿石，不是靠蛮力，而是靠持之以恒。——拉蒂默