机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析

作者：张学良

来源：《办公室业务》 2017年第7期

文/徐州市人民政府台湾事务办公室张学良

【摘要】办公自动化系统具有较强的实用性，将其应用到机关事业单位中具有十分重要的

作用。在本文中，针对办公自动化系统的分析，研究机关事业单位办公自动化系统的设计与实现。

【关键词】机关；事业单位；办公自动化系统

在机关事业单位中，利用办公自动化系统能够对所有的事物进行处理。办公自动化系统是

现代化网络技术、办公技术与计算机的结合，为现代化社会发展过程中的综合手段，能够为单

位的管理工作提供有价值参考。

一、办公自动化系统

办公自动化系统是利用现代先进技术，实现办公信息的自动化与高效化发展。办公自动化

系统主要是将各个单位内的计算机以及一些办公设备进行连接，基于硬件的连接，实现不同区

域的同时办公，促进各个信息的共享发展。办公自动化系统为一种高效性办公软件，在日常工

作中，使用该系统能够获取更高收益。主要表现为：第一，办公自动化系统能够促进信息的有

效发布，实现通信平台的有效建立，保证信息传递的各个流程都能更规范，信息的传播速度也

更快，以促进办公效率的稳定提升。第二，办公自动化系统能够实现工作流程的自动化，尤其

是分布式的办公方法，能够为单位人员的办公工作提供方便，也能实现集中化办公，实现信息

的合理交流。同时，在自动化发展进程中，还能减少一些复杂的办公环节，促进工作效率的提升。第三，办公自动化系统的使用能够增强单位的监控工作，针对办公中产生的差错以及低效

率办公条件，能够进行有效预防。第四，办公自动化系统的应用可以降低办公费用，促进办公

工作的精细化发展，这样不仅减少了一些经费，还促使现代化管理工作的积极发展。

二、办公自动化系统的设计与实现

（一）使用需求。在对需求进行分析期间，需要分析两个方面。其一，管理系统的平台需求，分析过程中，需要研究单位内部的主要办公流程，促进应用系统的科学、合理化。在对管

理系统进行应用期间，还需要促进信息更安全，因为机关事业单位办公过程中存在的政务信息

比较多，要保证这些信息更完整。对办公系统的规模进行分析，保证能满足信息的共享需要和

交流能力。其二，对用户需求进行分析，机关事业单位中存在不同的职务，所以，要对系统的

具体需求进行分析，在实践工作中，要研究四个方面的要素。如：在系统中增加电子邮件功能，不仅能实现信息共享与有效传递，还能促进系统通信的自动化发展。如：在办公自动化系统中

增加自动化工作流，在该模式下，对办公工作中存在的各个要素都需要合理调节，以促进办公

工作的顺利发展。因为办公自动化系统能对全过程的工作信息进行操作与管理，能促进办公流

程的优化建设，在对相关事务进行处理期间，也能促进整体效率的稳步提升。如：实现办公自

动化系统与协同工作的综合发展，在网络化发展下，促进信息利用深度的进一步发展，维护系

统的安全使用。如：在办公自动化系统中增加因特网技术，为办公工作提供优质化服务，从而

实现完善的执行体系。