秘书学课件 9第九章 应用文写作概述

第九章应用文写作概述

本章对秘书写作的特点，应用文的作用、产生与发展等问题作概括的阐述。

一、秘书写作的特点

秘书写作涉及的文种较多，了解它们的特点，有利于掌握每个文种的个性，增强写作的文体感。秘书写作的主要特点如下：

1．综合性

秘书部门是一个综合性的工作部门，其中包含的文字工作，同样具有综合性的特点。比如说上情下达要用下行公文，下情上达要用上行公文，平行和不相隶属的机关单位之间商洽工作，要用平行公文。此外，还要拟订计划、起草总结和讲话稿、调查研究、编发信息等等。处在这个岗位上，如果笔杆子不过硬，不善于写多种体裁的文件、文章，就难以适应工作的需要。

2．实用性

文学艺术作品用形象说话，着眼于供人阅读、欣赏，对人的思想感情起潜移默化作用，应用文写作以事晓人，以理服人，旨在提高认识，规范言行，推动工作。秘书写作具有明显的应用性、实用性。

由应用性、实用性特点所决定，秘书写作的内容必须真实，即要如实地反映事物的本来面目，实话实说，不容许任何意义上的想象、虚构。具体来说是：汇报成绩不夸大，反映问题不缩小，分析现象见实质，作出结论不片面。在这方面稍为失实、失真，就会给领导决策带来失误，给工作造成损失。

3．政策性

通过秘书人员起草的文件、文章，大多数是直接传达、贯彻党和国家的方针、政策的。因此，政策性强是这类文章的共同点。即使是以反映情况、问题、经验为主的文字材料，提倡什么，反对什么，都要准确地体现政策精神。政策走样，会产生不良影响。

4．直书其事，排斥曲笔

文学作品讲悬念、讲含蓄，而应用文一般是开门见山，有话直说，不搞“犹抱琵琶半遮面”。由此决定实用文特别注重写好开头，使人一看就知道文件、文章的写作目的或基本看法，这对于准确地领会意图和快捷地办事很有好处。

5．主要用逻辑思维

通讯、新闻小故事用叙述和描写，调查报告和工作总结有时也借用描写手段，用一点形象思维。但从总体上看，秘书写作主要用逻辑思维，侧重通过系统的分析、综合，使文字材料条理清晰，纲举目张。在表述方面它力求概念明确，

判断恰当，推理合乎逻辑。

6．有相对固定的文体格式

秘书写作的是应用文，在应用的过程中逐渐形成了相对固定的文体格式。这些格式都是人们在长期实践中共同约定的，有一定的历史继承性，相对稳定。写作时要合乎约定俗成的习惯，特别是公文，要遵守特定的格式。

7．讲求时效

秘书写作是为解决现实存在的问题而写的，这就要求必须在规定的时间内写成和运转，不允许慢条斯理，拖拖拉拉，否则时过境迁，问题变化了，你写出的文章无的放矢，也就毫无用途，连阅读都没有必要。而一篇文章当它完成使命以后，也就“刀枪入库，马放南山”了。

8．语言要精确、朴实、通顺、简洁

语言采用严格合乎语法规律的书面语言，条理要清晰，直截了当，晓畅不曲折，使人容易明白、执行，不能让人揣测或摸不着头绪。总之，要办什么事情，写清楚说明白就行，不要再加上一堆浮词虚语。

二、应用文的作用

在长期的发展过程中，应用文为推动社会的进步起到了不可替代的作用。具体讲，它有以下五个方面的功用：1．规范和约束人们的行为

应用文中有不少是法律文件以及根据宪法和各种法律

制定的规章制度。它们经过一定的法律程序通过后，就具有法律约束力，在它所涉及的范围内对任何单位和个人都具有规范和限定的作用，任何人不得违反，除非制定和发布的机关经过修改重新发布。如《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国治安管理处罚条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党章程》等，都是一定范围内人们行为的规范和准则。领导机关所制发的下行文，如命令、决定、决议、意见、批复、公告、通告、通知等，是要求下级机关和有关人员遵照执行的，具有规范和约束的作用。此外，经济活动中的各项技术标准、技术安全规程，民间的乡规民约，都对相关人员的思想和行为起到一定的规范和约束作用。

2．协调关系，指导工作

行政管理的重要内容是指导工作、协调关系，它通常是通过应用文来实现的。如为了更好地开展工作，各级党政领导机关常常通过通知、批复、通报、总结、计划、简报、意见等等形式，对下级提出要求、部署任务，或尽可能及时准确地把有关情况传达下去。下级则常常通过请示、报告、简报等形式向上级反映情况，请求指示和指导，以便上下一致，协调行动，共同完成工作任务。经济活动中的协议、合同等，既是为了规范签约双方的行为，也是为了协调有关有各方的实际活动。

3．传递信息、宣传教育、相互交流

应用文在人们的社会生活中经常起到传递信息、宣传教育、相互联系和沟通的作用。如一则租房启事，一则产品广告，就把互不认识的供求双方联系起来；召开会议，发个通知，有关人就知道；联系业务，可用公函来往；等等。应用文像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强人际往来，提高工作效率，促进经济发展起到积极的作用。

4．用作凭据

“口说无凭，有书为证”。应用文作为一种以记录实事为主的书面语体，对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后查考提供了依据。比如会议记录就是了解会议进行情况的依据；合同、协议书是确定、变更或终止签约各方相互间权利义务的一种凭证。护照、聘书、介绍信、证明信、公证书是证明使用人身份、经历的一种凭证。各种法规性文件、公务文书都在各项事务的处理过程中具有引证和参考的价值。我国古代丰富的应用文献资料和典籍，记载着各个社会历史阶段社会生活的真实情况，是我们研究过去的社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料；而我们今天的应用文献资料，也是留给后人的最珍贵的精神文化遗产。

三、应用文的分类

应用文种类繁多，按照使用领域划分，可分成：

(一)行政类应用文

行政类应用文包括通用公文和事务文书两类。

1．通用公文

指机关、团体、企事业单位普遍适用的法定性公文，有别于只用于某些系统、部门的专用公文，如司法公文、外交公文等。包括国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13个文种和《中国共产党各级机关公文处理条例》中规定的14个文种。通用公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。

2．事务文书

是指上述党和国家法定的机关公文以外的一些事务文件，包括简报、计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，如按法定公文处理，一般不单独行文。有些日常事务公文如调查报告等可在报刊上发表。

(二)专业工作应用文

是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊

需要而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等；司法部门常用的起诉书、上诉书、判决书等；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例等；外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等，如果没有相应的专业知识是无法写好的。

（三）日常生活应用文

主要指个人用来处理日常生活事务的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记等。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

四、应用文的产生与发展

真正的应用写作，应该是在出现文字以后。应用文产生的两个前提条件：中国文字的产生；阶级集团的出现和国家的产生。公务活动和文字同时具备，才是应用文产生的必要条件。正如斯大林所说：“生产往前发展了，出现了文字，

出现了国家的萌芽，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业发展了，需要有条理的书信往来。”由此可见，应用文的产生是因为社会的需要，这也就确定了它的性质是“缘事而发”，即实用性。纵观中国应用文发生、发展的历史，应用文是在社会实践中产生，并随着社会的发展而发展的。

最初，原始社会没有文字，人们只能听说，无法读写，相互间的交流主要依靠口耳相传，范围极其有限。经过长期的摸索，人们在社会实践中逐渐找到了两种较有效的记事方法：一种是实物记事，主要方式是结绳、讯木(在一根木棒上刻各种花纹或插进各种东西来帮助记忆或传递信息)、结珠等；一种是图画记事，即要把办的事情用图画表达出来。可以说，这就是最初的应用物画。这些方法虽然也能够起到一些辅助交际、帮助记忆的作用，但是它们毕竟不是文字，无法记录语言，很不方便，难以表达更复杂的意思，受到很大限制。它们虽然具有明显的应用性质，但是还称不上是真正意义上的应用写作，也就无所谓“文”了。

我国夏商时期出现文字，有了当时的应用文甲骨文卜辞，是殷商时期人们的占卜记录，内容包括征伐、祭祀、年成、风雨、农事、渔猎、畜牧等，实用性很强，其特点是文字简朴，形式简单，体系不完整，尚未形成固定的程式。这些甲骨卜辞，可视为殷代王室的档案，可称为公务文件。卜

辞最短的只有几个字，最多的100多字，文词简约，不假修饰，真实地保留了当时社会的痕迹。

到了西周，大量的青铜器上铸有铭文，这些铭文意在宣扬文王、武王的善德和天命，记述战争的胜利，起到凭证和档案的作用。青铜器上的铭文，较之甲骨卜辞，在章法上已有了较大的发展，内容具体，结构完整，文字简约。在西周的青铜器上，不但有了公牍文件，而且有了记载私人物资交换的契约。以上铭文不仅证明应用文的客观存在，还说明应用文开始沿着公牍文书与私人文书两条线同时发展。西周时期应用文中的公牍文书，主要文种有诰、誓、命等：诰是君王对臣民进行训诫的文告；誓主要用以誓告军旅，类似今天的战斗动员令；命是君主用来赏赐、任命、传旨的文书。这些公牍文书，从内容到形式，已经接近成熟的阶段。同时这时期还产生了一些专业文书，如用于登记土地、财务的账簿文书，用于反映结盟关系的盟约文书，用于记载和约束奴隶的奴籍文书等。

春秋战国时期，又出现了反映各国兼并和新旧斗争的文书种类，如用于征战号召、揭露敌人、颁布军纪的“檄文”，用于国家间相互往来的“移书”，用于加封晋爵的“玺书”，用于国家间订立盟约的“盟书”，用来向上陈述自己的政治主张和意见的“上书”等。至此，应用文从记事到记言，文种不断增多，使用范围日趋扩大，行文方式也逐步规范化。

秦统一后，诏书至桂林，当地一般人就不认识，中央的部署在那里难以立即执行。秦始皇命令丞相李斯等对文字进行整理，制定出小篆，作为标准文字，通用于公文法令。后又创造出一种简便易写的文字形体，在全国推广，那就是隶书，在文字史上称为“隶变”。为了加强中央集权，秦王朝统一了国家行政管理制度，其中就包括文书制度，这对应用文的发展起到很大的促进作用，奠定了整个封建社会的公文体制基础，促进了应用文体制的成熟。主要有三方面的内容：一是文种增加，二是文体内涵发生变化，三是行文关系开始有了明显的区别。如改“命”为“制”、改“令”为“诏”；在以前文种的基础上，确定了“制”和“诏”两种下行文；确定了一种称为“奏”的上行文。

汉承秦制，并有所发展，应用文体趋于纷繁，文辞宏富。不仅文种增加，而且各类文种的分工和要求也越来越明确，形式也随之越来越完备、固定。“汉定礼仪，则有四品：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰议。章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”(《文心雕龙》)。

秦汉时期我国应用文形成了较为完整的体制，建立了严密的文书书写及管理制度。应用文，特别是公务文书的格式、用语发生了很大变化，以反映上下等级森严、职责分明的封建等级制度。首先是区分了行文关系，明确地规定了上行和下行的文种；其次确立了公文的避讳制度和抬头制度，行文

中凡遇到皇帝之名，包括其同音字都要回避，凡遇到本朝代名、帝号或与皇帝言行有关的字，如制、旨等，都要换行顶格书写；先秦用印，不论君王与百官，都可称“玺”，秦始皇时“玺”是皇帝印章的专称，百官之印只能称印或章。

以后的各个朝代都继承和发展了这种行文制度，历代文种的沿革都是在秦汉文种的基础上有所增换罢了。

三国、两晋、南北朝时期，长达369年时间，在我国历史上是一个战乱纷争的阶段，应用文在文体、理论等方面，为应用文成熟期的到来，准备了一定条件。

唐宋是我国应用文的成熟时期。唐代的“古文运动”，对应用文写作的内容、技法及文风的影响是不可低估的。“古文”是与骈文相对立的概念，特征是散行单句，不拘形式，自然挥洒，注重内容与形式的统一。这一时期，应用文文献资料十分丰富，文章体制完整，佳作大量涌现，公文的格式逐渐完善并日趋严格，在内容、表达形式、文字技巧、文体规范及名家、名作的数量等方面，都超越了前代，应用文水平达到前所未有的高度，把我国应用文发展推向一个新的高峰。

元承宋制，公文没有多大变化。应用文的发展经历了唐宋的辉煌之后，进入了一个相对稳定的发展时期。

明清时期公文种类名目繁多，重复混杂，多至几十种，其中平行文数种，上行文和下行文各有十余种。繁文缛节，

陈词滥调已成为当时公务文书的一大弊病。明代自朱元璋以来，曾屡禁繁文，但收效甚微。针对这一情况，崇祯年间明政府开始实行公文“贴黄”制度，规定凡大臣上奏章，自己必须写出百字以内的文章提要，贴附在本文之上，以便皇帝查阅。因当时所用的纸是黄色的，故称“贴黄”。“贴黄”制度虽然无法从根本上制止繁文，但对提高办事效率有一定作用。

清代继承了明代这一制度，在文章体制上有严格的规定与限制，提倡发展深奥的文言文，造成应用文体制的凝固化。

总之，我国的应用文从它诞生起到封建统治时期结束止，大体上经历了上古、秦汉、魏晋南北朝、唐宋、元明清时期的萌芽、发展、成熟、完善的过程才形成了完整体制。各个时期的应用文都有不同的特点和杰作，并对现代的应用文产生直接或间接的影响。

如果从哲学的角度观察，我们可以发现：

上古时期的应用文，主要是人与神的对话，如殷商、周的甲骨卜辞、钟鼎铭文，战国时期的简、陶等记事，大都是祈求上天保佑、赐福、丰收、胜利、询问凶吉、利弊、灾祸、生死等事。

秦汉开始以后的应用文，主要是君与臣的对话，以巩固自己的统治。

唐宋以后扩及到官与民，民与民的对话，以适应社会的

普遍需要。

也就是说应用文的发展历史表明，应用文是适应人与神、君与臣、官与民、民与民之间的对话要求而产生而发展而不断趋于完善的文章体系。

辛亥革命以后的整个20世纪，是我国应用文发展中发生革命性变革的时期，公文文种发生了根本性的变化，最大的特点是文种大大简化了，废除了维护封建统治达几千年之久的传统的旧式公文，如诏、奏、议、表等等。这一时期的公务文书，无论是内容还是形式，都与封建社会的公务文书有着本质的不同，文种由多到少，文体由繁变简，文辞日趋浅近易懂。1919年五四时期掀起的白话文运动，又为公文写作注入了新的活力，建立了以白话文为中心的现代公文。

1912年南京临时政府颁布了辛亥革命以来第一个公文程式条例，废除了旧有体式，确立新的公文文种和用途。当时规定的文种有令、咨、呈、示、状。嗣后政府机关的公文类型主要有令、布告、状、咨、公函、呈、批。1927年到1928年间国民党政府先后颁布了三个公文条例，以加强其政务管理。1973年台湾进行第八次公文改革，确定今日的令、呈、咨、函、公告、其他公文几类。

与此同时，中国共产党领导下的苏区工农民主政府也确立了自己的公文文种，当时规定下行文有命令、指令、指示、决定，上行文有报告，平行文有信电，对外宣传有布告、通

告等。抗日战争时期，为战时需要，文种有所简化。解放战争时期，由于形势的发展，解放区机关职能的扩大，文种又有所增加，如训令、布告、批复、通知、通报、公函等。

新中国成立后，1951年中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》。1981年国务院印发了《国家行政机关公文处理暂行办法》。1987年2月18日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》。2000年8月24日国务院办公厅发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，规定了现行公文名称、格式和形式，把国家机关的公文定为13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，已成为新时期国家管理政务，传递信息的重要手段。

在整个应用文系统中，有许多文体在某些地方是一致的或彼此接近的。一是传统的应用文，如书信、日记、请柬、契约、对联、祭悼文、庆贺文等，体制基本相同，分歧并不大。二是现代社会中新产生的与经济发展密切相关的文书，如经济合同、章程条例、进出口单证、以及各种专题文件如电子函件、订购单、确认书、招标书、投标书、广告文案等的体制，也大体上是一致的。

辛亥革命以后的中国应用文，与以前封建时代的应用文相比，有了一些新的不同的特点。

一是语言上有了很大的变化，不用文言，采用白话文。

二是减少了封建色彩，增强民主性。辛亥革命后，废除了诏奏、议、折一类公文，建立了一些新型的适用的公文。有一些文体，如契约，当事人的平等地位也较前有很大的不同。

三是反映整个国家与地区的经济文化生活的文体大量产生，传统礼仪类文体日益减少与淡化。

如果说古代应用文是为人与神的对话、君与臣的对话、官与民的对话的需要而产生而发展的，那么现代应用文则不仅是一个国家与地区内人与人之间的对话需要，而且也是适应不同组织、不同行业集团、不同国家、不同国际经济贸易组织之间的对话的需要。在古代，应用文是人与神、人与人对话的中介物与桥梁，在现代，应用文则不仅是人与人之间，而且是国家集团之间对话的中介与桥梁。

如果说20世纪是现代应用文的准备期，那么，21世纪将是现代应用文文种大发展、体制更完善、使用手段现代化的新时期。21世纪现代应用文的普遍现实和发展趋势是：中心内容经济化；使用范围国际化；表达语言“双语化”（本国文字与英文同时书写）；书写技术现代化（普遍使用计算机打印）。