秘书基本素养

引言从秘书产生的基本前提看，秘书产生于领导和秘书工作的需要。回顾人类社会发展史可以看出，领导工作作为一种社会分工自古存在，人类社会的集体活动需要有统一的指挥与组织，即需要有人来“领导”。原始社会的氏族部落酋长就是早期执行这种职能的领导，后来随着社会生产力的发展，社会分工不断精细，为实现分工协作、协调一致，对领导的需求越来越高。与此同时，领导工作日益繁重，要做好领导工作，必须要有别人的辅助与支持，秘书和秘书工作就应运而生了。领导与秘书的关系如同皮毛相连，皮之不存，毛之焉附？又如若鱼水相依，水之不存，鱼之焉生？因此，秘书工作的存在是由领导工作的存在决定的，秘书工作的发展是同领导工作的发展相随的。因此秘书人员与领导的关系是极为紧密的。这一交往关系的状况如何，在很大程度上直接影响到秘书工作才能的发挥，影响着秘书部门乃至整个单位的工作效率。因此，有必要探讨秘书与领导的相处艺术，秘书人员只有与领导和谐相处才能提高工作效率。下面我们具体谈谈秘书在实际生活中应如何处理与领导的关系。

一、摆正位置，自觉服务

秘书是领导的参谋与助手，是为领导服务的。秘书人员要想处理好与领导的关系，首先必须摆正位置，树立服务观念。那秘书人员怎样才能摆正自己的位置，更好地为领导服务呢?

秘书人员要尊重领导、服从领导。领导是一个机关单位的决策者和指挥者，对单位负有重大的责任。一般情况下，领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的，他们一般具有较高的威信，深受群众的拥护和支持。秘书人员对领导的尊重应做到以下四点：

（一）要维护领导的威信

一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。我们来看看下面这则小故事也许能明白些什么：东北王张作霖没什么文化，在一次给日本“友人”题词时，张作霖把墨的“墨”字写成了黑，有人说：“大帅，缺个土。”正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声：“混蛋，你懂什么！这叫…寸土不让?！大帅能轻而易举地将…土?拱手送给别人吗？”一句话既保住了张作霖面子，又恰到好处地在上司面前露了一手，结果，他后来成了张作霖离不了的得力助手。领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的份内之职，但是要注重提醒的方式和场合，不能让领导当众出丑丢面子，可以事后私下底静静的告诉领导，也可以当场以巧妙的方式暗示领导，让领导及时更正。切忌当场当众指责领导，让领导下不了台。

(二)要遵照领导的意见

大多数领导者德才兼备、经验丰富，他们的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应果断按照这些正确的意见和决策去做；非凡是当这些意见相决策不被人们所理解和接受时，秘书人员要挺身而出，站在领导一边，给予大胆支持。这样才会获得领导的充分信任和尊重，进一步密切相互间的关系。

（三）要尊重领导的职权

秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不

能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。

（四）要体谅领导的困难，为领导分忧

一个领导者不是全能的，在工作中会碰到这样或那样的困难，如工作中的、学习中的、家庭生活中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。秘书人员要自觉地为领导服务，就应该有一种任劳任怨、不计名利的思想，真正做到和领导同甘苦、共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的。我国闻名学者邹韬奋曾说过：一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起，名利都是身外之物，只有尽个人的心力，使社会上的人多得其工作的裨益，是为人生最愉快的事情。秘书在处理与领导的关系时应具有这样的胸怀。

（五）秘书要了解领导、熟悉领导

不管你是在县里，在省属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就轻易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的爱好一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感爱好，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水，公事公办之外就互无往来了。只有熟悉、了解领导才能与领导在感情上有所靠近，这样与领导的关系会轻易处理的多，与领导相处的会更融洽。

在我们身边，有很多秘书与自己的老板因为一种缘分而突破一般的工作关系建立起深情厚谊，甚至达到了生与死的境界。也许这就是忠诚的最高表现。

二、正确领会、贯彻、执行领导意图

列宁在讲到苏维埃政权工作时说过：“指导几百人、几千人以至几万人的共同工作”，必须“要求无条件的和最严格的统一意志”（《列宁选集》第3卷，第530页）。秘书要围绕领导意图进行工作。正确领会、贯彻、执行领导意图，是秘书处理好同领导关系的基本出发点。什么是领导意图？领导意图是指领导人、领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标的

过程中所提出的意见和企图的实质，是领导提出的工作意见和总体所表达的真意、实质、核心、出发点和目的，是领导工作思想的具体体现。领导意图的形成过程，实质就是领导决策的过程。领导意图的具体表现形式往往都是通过命令、指示、决定、通知等正式文件或部署安排、签批意见、口头要求等非正式文件的形式进行传达贯彻的。

那么，秘书人员应如何对待领导意图呢？首先，秘书人员应在领导意图的形成过程中做好大量辅助性的服务工作。例如：收集提供各种信息情况，及时反映工作中出现的各种问题，拟定一些活动的可选性方案，针对某些问题经常提出自己合理化的建议等，以便为领导决策形成正确的工作意图提供参考依据。在这方面，秘书工作行着较大的活动空间，秘书人员应该充分调动自己的学识才干，发挥参谋作用，履行参谋职能。其次，秘书人员必须正确理解、领会领导意图，只有对领导意图的形成背景及目的、作用有正确的熟悉相理解，才能把握领导意图的真正实质，从而做到去正确地传达、贯彻、执行领导意图。再者，秘书人员应做好领导意图贯彻执行中的信息反馈工作，及时了解领导意固执行中的情况，并将发现的问题或现象及时反映给领导，使领导能根据具体情况及时作出新的调整和安排。

秘书在传达贯彻领导意图时应注重以下问题：莫误传达时间。有些工作有着较强的时限性，不按领导要求成规定的时间去传达落实，就有可能造成工作的被动，甚至出现不可挽回的损失；不能截留领导意图。不能因为自己对领导某些决定有不同看法而有意扣压领导的指示决定，这是与秘书的基本职业道德相违反的；不能随意解释或歪曲领导意图，使领导的指示决定在传达贯彻中变形、走样，这同样会给工作带来危害；在领导意图传达贯彻中碰到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。我们看看下面案例中的李秘书错在哪里：

有一位姓王的经理，不问青红皂白，写信把合作伙伴臭骂了一顿，结果过了几天之后，真相大白，是王经理冤枉了那位合作伙伴，王经理十分后悔，决定亲自打电话向那位合作伙伴道歉，这时一旁的李秘书自得的说：不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。结果没想到王经理大怒：“这事是你作主还是我作主？”李秘书说：“我做错了吗？”王经理说：“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水，说委屈。不久整个公司都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书被开除了。在此我们分析一下李秘书的错误：第一，她不该自作主张地将领导的信件扣押，而没有与领导进行任何沟通。以后一旦有什么问题，将会带来严重的后果，这样自作主张的秘书领导是不能容忍的。第二，她不该自以为是，觉得领导在这件事情上做错了并且一定会后悔，以为自己帮领导避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。第三，她不应该逢人就替自己伸冤，把原本不大的事情搞得人尽皆知，有损领导的威严。实际上，秘书和领导的关系是最为微妙和复杂的，一定要谨慎处理，即使你出发点是好的，也不能越俎代庖，让领导感觉自己的权威受到了挑战。领导究竟是领导，他们很在乎自己的威信，你的不当言行一旦引起领导的不满，后果将十分严重。

总之，秘书人员在工作中，既要体现出在协助领导形成领导意图过程中的主动性，又要体现出在领导意图形成之后的服从性，还要体现出在执行领导意图过程中的创造性，从而使领导意图经过秘书人员的努力能够得到准确无误的传达、贯彻、执行。

三、正确看待领导的缺失

领导担负的责任重，做的工作多，因此，犯错误的机率也大。与常人一样，犯了错误的领导的心情也是沉重的，也希望得到别人的理解和关心。在这种时候，秘书如能正确地看待领导的过失和错误，多方面给予体谅和关心，领导会铭记于心的。那么，秘书应如何正确看待领导的过错呢？

（一）树立“领导是人不是神，也会犯错误”的意识

秘书要学会“易位思考”，即：设想自己处在领导的位置，能保证不犯任何错误吗？

（二）要诉诸高尚的动机

卡耐基在《处世的艺术》一书中说道：“当你想要说服一个人时，就假设他是一个老实、正义爱好真理的人。一旦他意识到他在别人心目中是如此完善时，他会尽量去维护这种形象的。”唐太宗是历史上的明君，但这个明君也经常被魏征的犯颜进谏搞得很难堪，有一次，魏征又当着朝廷众臣的面触犯了他。他怒气冲冲地退朝回宫，对长孙皇后说：“总有一天我要杀了这个乡巴佬!”长孙皇后意识到大事不好，经过一番思考，她换上朝服，向唐太宗跪下道贺：“我听说主明臣直。魏征之所以忠直，就是因为你是明主啊!这是国家的幸运，臣妾怎能不向您来祝贺呢？”唐太宗顿时转怒为喜，因为历史上每个皇帝都希望别人和后人说他是明君。而不希望说他是昏君、暴君。这则故事给我们以启示：秘书首先应相信领导是一个高尚的人，一个廉洁的人，一个公平正直的人。一旦领导意识到他在下属心目中是一个良好的形象，那么，他也会尽量去维护这个形象的。

四、补台而不挖角拆台

秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能搀杂个人感情，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和爱好出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度；其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

五、提高自身素养，增强办事能力。

秘书要处理好与领导的关系，要害在于做好本职工作，提供有效服务。秘书怎样提供有效服务呢？首先，必须具有较强的办事能力。这种办事能力就是秘书的职业才干。秘书人员仅有合理的知识结构和能力结构是不够的，还必须具有能将这些知识、能力灵活地运用到工作中去的本领。秘书人员的职业才干是做好秘书工作的基本功。假如一个秘书人员不具备一定的职业才干，不能胜任秘书工作职务，就不可能很好地完成领导交办的事项，那么这样的秘书即使有多么高的工作热情、有多么好的工作态度，也不会使领导感到满足的。若是你不能

胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满足，哪里还会处好关系！因此，秘书人员要练好自己的基本功，提高办事能力，增强职业才干，这是做好秘书工作的基础，也是处理好与领导关系的基本出发点；其次，提高品德素养也是秘书人员搞好同领导关系的重要影响因素。李欣在《中国现代秘书工作基础》一书中指出，要提高秘书人员的品德素养，除了要热爱事业外也要有良好的职业操守。

（一）老实而不做假弄权

做秘书，根本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。邓颖超同志曾经为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。假如秘书人员弄虚作假、假传旨意利用领导名义批条子、拉关系，那就无从谈及和领导搞好关系了，甚而还会走到违反纪律的路上去。

（二）当参谋而不自以为是

在工作中，秘书人员给领导提供信息，谈个人建议，想点子，拟定方案，那是参谋作用的民主体现。但是，领导在决策时是否采纳秘书的意见，那是领导的权力。秘书人员要明白自己只有建议权，而无强求领导必须采纳的权力。即使认为自己的建议是正确合理的，而领导人的决定是不正确的，也必须遵守组织原则，按领导意图办事，而不能与之对抗。

（三）公正而不搬弄是非

秘书人员与领导关系紧密，领导在决策时会或多或少的受秘书人员观点的影响，秘书人员在向领导汇报情况时或领导人要求秘书人员谈看法时，要做到公正、客观、超脱。非凡是涉及到人事问题，绝不可借工作之便挟私向领导人说其他人的坏话，但是过多地美言也是不应该的，要做到不徇私情。

（四）受批评而不急不怨

要虚心接受领导的批评，对于领导的正确批评，理所当然地要虚心接受；而对于那些过份或错误的批评，也应采取冷静的态度，有则改之，无则加勉。秘书人员受批评可能有两种情况：一是工作做得不好，没有满足领导的要求，这种情况挨批评是应该的，秘书应虚心接受，及时改进工作；另一种是因领导有误解而批评错了。这种情况秘书人员可能感到委屈，但从维护大局及领导威信出发，秘书人员不可急于争辩，非凡在公共场合更应冷静，要有忍耐性，要识大体，给领导留—定的面子，不要让领导下不来台。待事情过后，气氛缓和之后，再采用适当方式加以解释，这样有益于处理好与领导的关系。

（五）谦虚而不傲上凌下

秘书往往具有双重身份，尤其实在领导近身工作的秘书人员一定要保持谦虚的态度。一个合格的秘书一般都是老老实实工作，很守本份，对上尊重，对下谦虚。也有个别秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有的同志傲上，性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。因此好的性格也是处好关系的因素，性格、脾气多半也能纳入品德修养的范围。假如秘书人员自恃有才干，而不注重职业品德修养，也是搞不好关系的。三国时祢衡的例子能给我们一些启示。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪僻、傲慢无羁。他见曹操，嫌礼遇不厚就把曹大骂一顿；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。

六、树立沟通意识，学会进谏

秘书人员作为领导的参谋和助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态，但是如何才能有效的与领导沟通，并且让领导接纳自己的意见和建议呢？依我之见，必须做到以下四点：

（一）在恰当的时机说恰当的话

沟通的时机选择对沟通的效果有直接重要的影响，这就是古人所说的天时。当领导情绪烦闷、焦躁的时候，秘书即使动机再好、理由再充足，也往往难以使领导认真倾听。因为从心理学角度讲，人在处于情绪低落焦躁时，非理智情绪往往较强大，理智分析和自控能力会有所减弱或受到抑制。此时假如秘书想与领导沟通，不仅不能起到应有的作用，反而会使效果适得其反。另外，注重不要在领导吃饭、开会、看文件、听别人汇报情况时进行思想沟通。因为此时领导往往不能集中注重力，可能一句话听半句，影响沟通质量。假如有了较好的交谈时机，秘书人员也要把握好交谈的时间限度，话题紧凑，不要滔滔不绝，口若悬河的占用过多的时间，使领导听得生厌。前苏联的高级将领华西里也夫斯基就是一个善于选择进谏时机的“行家”。

众所周知，斯大林在晚年逐渐变得独裁，“惟我独尊”的个性使他不能答应世界上有人比他高明，更难以接受下属的不同意见。在二战期间，斯大林的这种过分的“自我尊严”曾使红军大吃苦头，遭到本可避免的巨大损失和重创。一度提出正确建议的朱可夫曾被斯大林一怒之下赶出了大本营。但有一人例外，他就是华西里也夫斯基，他往往能使斯大林在不知不觉中采纳他的正确的作战计划，从而发挥着杰出的作用。华西里也夫斯基的进言妙招之一，便是潜移默化地在休息中施加影响。在斯大林的办公室里，华西里也夫斯基喜欢趁斯大林休息并且心情不错的时候和斯大林谈天说地的“闲聊”，并且往往经意地“顺便”说说军事问题，既非郑重其事地大谈特谈，讲的内容也不是头头是道。但奇妙的是，等华西里也夫斯基走后，斯大林往往会想到一个好计划。过不多久斯大林就会在军事会议上公布这一计划。于是大家都纷纷称赞斯大林的深谋远虑，但只有斯大林和华西里也夫斯基心里最清楚，谁是真正的发起者，谁是真正的思想来源。

（二）在恰当的地方说恰当的话

沟通的空间选择同样关系到沟通的实施效果，这就是古人所强调的地利；适当的交谈场合，需要根据交谈内容而定。比较正式、严厉的交换地点可选择在办公室内进行。使双方以角色身份进行沟通。但是，秘书人员应更多地利用非角色身份在非正式场合下与领导谈心，以缩短被此的心理距离，使沟通气氛比较轻松，减轻被此的心理负担，这时的沟通效果可能更好。非凡应该指出的是，秘书向领导进谏应避免在公开场合或有生疏人在场的情况下进行，这样会使领导人显得尴尬、窘迫，甚至会使领导人为维护自己的面子而固执己见，听不进不同意见。

（三）对恰当的领导说恰当的话

秘书在与领导沟通时，要根据领导者的不同情况，采取不同的方式方法，这就是古人所说的人和。对文化修养高、胸怀宽广、能容纳不同意见的领导人，在选择沟通时机、场合方面自由度更大一些。对气量较小、易怒易暴的领导，则应注重采取较谨慎的沟通方式方法。清朝的慈禧太后十分孤傲，惟我独尊。她初次接见外国人时，外国人对她只鞠躬，不下跪，觉得有损她的尊严，很不兴奋。大太监李莲英见状连忙向她解释：“老佛爷，那些洋人的腿都是直的，膝盖不能弯！”慈禧明明知道李莲英在诓她，她却不加怪罪，而正好借此下了台阶，免得洋人们都很尴尬。嘴里还假嗔道：“鬼机灵的小李子，就是知道老娘的心思！”心里更加喜欢这奴才了。慈禧假如执意要求下跪，洋人们一旦以外交手段要挟，就会闹的下不来台。而不要求下跪，又有失大清国的国威，李莲英要害时刻替慈禧解围，获得了赏识。

（四）运用恰当的语言方式进谏

作为领导者的决定，因为角色规定的权威性而使领导的尊严显得更为突出；放弃某种决定，改变某些观点，往往意味着领导者学识和尊严的降低。因此，秘书人员在处理与领导的关系时，应非凡注重维护领导的尊严和自尊。在向领导进谏之时，应持别注重进言时场合、地点、时机及语言的选择。要做到进言时，态度要诚恳，表情要自然，口气要婉转，语调要平衡，切忌理直气壮、态度傲慢、口气粗大。因为一旦领导感到自尊受到伤害．就很难平心静气地听意见。正在气头上的领导，依靠正式规劝起不到效果，甚至会惹祸上身。假装与领导站在同一阵地，历数种种激起领导恼怒的小问题，罗列罪状，再逐步向领导晓以利害，说明事情造成的后果，会促使领导醒悟，达到规劝的效果。《战国策》中的《触龙说赵太后》让我们深入领略了触龙那高超的游说艺术。赵太后刚刚执政，秦国加紧攻赵。赵国向齐国求救。齐国说：“一定要把长安君作为人质，才派兵。”赵太后不肯答应，大臣们极力劝说，太后明白地对左右的人说：“有哪个再来说要长安君为人质的，我就要把唾沫吐在他的脸上。”而触龙他能够抓住老年妇女溺爱幼子的心理特点，设身处地地替赵太后考虑，将长安君的利益和赵国的利益紧密地联系在一起，把利害关系说的具体生动，曲折委婉，层层深入，巧妙的达到了劝说的目的。触龙站在赵太后的角度：1、天下的父母都是爱自己的孩子的，我触龙也不例外，这样一下子拉近了与赵太后的距离。2、父母不能只考虑子女的眼前利益，应当为他们做长远打算，帮助他们树立远大志向，这才是对子女的真正爱护。3、当个人利益与国家利益发生矛盾时，应当把国家利益放到第一的位置，做到个人利益服从国家利益，甚至完全地放弃个人利益；通过层层深入成功的说服了赵太后；《左传》中的晏子高超的进谏技巧也能给我们一些启发：齐景公酷爱猎鹰，有一天，因为管鹰人烛邹不小心，使猎鹰跑了。齐景公大怒，要杀烛邹。晏子听说后拜见齐景公：“大王，烛邹有三条罪状该杀，先让我数落出

这三条罪状后再杀他吧，不然，他死了连自己犯的什么罪都不知道。”齐景公应允了，晏子指着烛邹说：“你为大王养鸟，却让鸟逃走了，这是第一大罪状；你使大王因为一件小小的鸟的事情杀人，这是第二条罪状；大王杀了你之后使大王背上…重鸟轻人?的罪名，这是第三条罪状。”齐景公听了后说：“好了，我明白你的意思了，把他放了吧。”这则典故便是选择正确的进言技巧而获得成功的典范。秘书人员可以从这个典故中学习到进言时的方法和技巧。

综上所述,秘书人员在人际交往中要善于灵活处理与领导的关系,这不仅仅关系到秘书个人

工作的成败,也关系到整个秘书部门或组织的整体形象和最终利益。每一位从事秘书工作的人员都应该清楚的熟悉到与领导建立良好的人际关系的重要性,努力培养自己的交际技巧,

提高自身的交际能力,从而在实际工作中成为受领导器重的秘书人员。