ERP调研报告

XXX有限公司

ERP系统调研报告

文档作者: xxx软件（深圳）有限公司

创建日期: 15-NOV-2006

更新日期:

当前版本: 1.0

审批签字:

xxx软件（深圳）有限公司

顾问

XXX项目负责人

注意: 此建议书中涵盖的有关产品与服务的信息属于xxx专有，XXX有限公司授权阅读，双方在接受文档的同时有保密的义务，除非双方以书面形式批准，否则不能被公开。任何侵权的行为都将受到追诉。

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文档控制........................................................................

1．概要.........................................................................

文档目的........................................................................

文档内容........................................................................

公司概况........................................................................

IT系统应用现状..................................................................

管理层需求与项目规划............................................................

2．项目整体的调研状况...........................................................

基础数据管理....................................................................

订单到计划......................................................................

计划到采购......................................................................

采购到付款......................................................................

计划到生产......................................................................

销售到收款......................................................................

库存管理........................................................................

财务管理........................................................................

未决与已结问题..................................................................

未决问题........................................................................

已结问题........................................................................

1．概要

文档目的

本文档是xxx软件（深圳）有限公司的ERP项目组，为深圳XXX有限公司（简

称XXX）的ERP系统项目提供的现状调研报告。

由于XXX之前并没有使用任何ERP系统，因此各部门的数据完全不共享，目

前的业务流程完全没有考虑上ERP系统后的需求，同时实际业务流程和ERP

岗位职责的结合有缝隙。

所以我们在这次调研的中，基本是按流程和岗位来组织问题的，所以我们在

提交的调研报告中，也是按流程来组织的。

本文档仅限于描述XXX公司的现状的理解，不涉及分析和解决方案的内容。文档内容

本文档是通过对XXX进行为期一天的初步调研完成的。

主要涉及：

●项目小组的访谈

●财务部门主管的访谈

●销售部门主管的访谈

●采购部门主管的访谈

●仓务部门主管的访谈

●生产部门主管的访谈

公司概况

XXX有限公司，成立于1984年，致力于小家电类产品的生产制造，产品包括咖啡壶、电熨斗、电制开关、照明灯、不粘锅、开瓶器、剪刀、手柄、金属接头、塑胶外壳、工

业用烤炉等等。随着业务的发展，XXX逐渐向生产制造精密仪器类转型，如摩托车用铸

锻毛胚件加工制造，汽车配件的加工等。XXX产品有50%销往国外，优质的产品及专

业的服务赢得了海内外客户的一致好评。

海外和国内市场的蓬勃发展，给公司带来了空前的机遇和强大的发展动力，也对公司的管理带来了重大的挑战。随着公司规模的扩大，商业环境的变化，业务的不断增加，

企业越来越需要一个统一的管理平台，使得流程合理优化、数据高度统一、业务和财务

集成、单据和报表可以及时出具，在此情况下,经过公司管理层慎重的考虑，决定成立

ERP项目小组，进行ERP系统的选型工作。

IT系统应用现状

XXX暂时没有使用ERP系统，只有财务使用了金蝶财务软件。业务数据通过手工作业传递至财务，由于经过多个部门，因此经常发生数据不准确，重复工作多，难于管控

及追溯的情况。目前有专门的IT部门，负责公司网络系统的建设和维护以及新系统的选

型协调等的工作。

管理层需求与项目规划

在对XXX整个公司业务管理人员和高层管理人员的调研中，我们认为，企业高层的需求主要在于以下几个方面：

●目前物流的控制没有准确统一的数据来源，在各部门重复工作的前提下，仍然不能

保证信息的准确性。物流控制不到位的结果是物料的供给不能完全满足生产的需要，

时有停工待料的情况发生，并且有呆料出现。

●财务系统与其他系统分开，业务数据只能通过手工传递至财务，不但遗留资料容易

出错及重复工作的问题，而且对于资金流的管控和分析达不到即时，准确的要求。

●目前各个部门，如计划部门、制造部门、采购部门、财务部门、市场部门等处于信

息孤岛的状态，因此迫切需要统一的信息平台来整合各部门的信息流，以减少各部

门的重复工作，提高信息的准确性，并能及时反映各样作业的现状，提高管理的透

明度。

基于以上理解，我们认为高层的需求与变革的决心，将是未来推动项目实施与顺利开展的

驱动因素。

我们将通过以下的图来理解这种关系：

项目的规划：

本次项目的规划首先在平台的选定上能够为企业未来5－8年甚至更远选定

稳定的平台，这个平台应该能够允许企业后续发展的应用扩充，应该具有更

好的集成性与扩展性；

本次项目的实施规划重点在于企业的内部运营方面，涵盖销售（订单处理）、

计划、采购、物流、制造、质量、财务、工程研发等方面。

通过本次实施，能够在配合公司战略发展的基础上，使得业务部门的效率得

到更好的提升，也使得公司的管理执行力与信息系统更好结合；通过ERP系

统与信息技术来支撑公司的日常运营。

2．项目整体的调研状况

在经过对XXX的调研后，我们针对整个业务的现状，以企业整体的业务运作以及顾问方的调研内容为基础。调研的情况归集成下面的详细流程。

基础数据管理

基础数据管理是企业ERP的基石，它的管理的好坏直接影响后续的业务，对于一个制造的企业来说，主要有物料的基本信息，客户和供应商信息，物料明细表清单，工艺路线等。

同时基本的信息，应该有一套完善的编码规则等，使得代码具有相应的象征意义。基本数据的应该是在系统内（公司内）共享的，新增，修改，失效有应该有严格

订单到计划

总体流程：接收到订单后，公司有专门的订单评审小组对订单进行评审，主要是交期和工程的评审。通过评审的订单传送到PMC，由其安排分配和调度，并根据BOM把计划分解，扣除现有库存，安排生产和采购或外协。

目前XXX是MC部门人手根据工程物料清单、损耗以及经验值来分解得到物料采购计划，但是，因为仓库状态的时刻变动，人手计算过程中的遗漏等，计划工作量非常大且人为失误风险很大，经常造成生产缺料及库存呆料的情况发生。

生产计划是PC部门依靠经验来分解的，由于缺乏严格的产能数据、生产中心资源数据，只能细化到部门周计划，而且计划与实际操作有很大的差别，无法达到指导生产的作用，更无法控制。

在目前逐渐复杂的生产条件下，依靠经验来分解生产计划和材料采购计划已经无法达到生产的精细化和精益化。要得到精确可行的生产计划，必须依据严格建立的工程数据、工厂基础数据、损耗率等依靠系统展开相应的计划。

计划到采购

采购员接到MC的采购计划，采购计划一般是按客户给出，采购员须自行将其分类，并选择供应商进行采购。

采购员按照分配的采购指令在对应的合格供应商列表选择供应商下单，采购员在选择供应商的时候，根据供应商的级别（由A到E）选择，同时考虑供应商的供货能力，在供应商承诺能在交货期交货的情况下，再下采购订单，订单的价格来源于供应商的报价单。

不同类别的物料在采购时需要分比例从不同供应商中采购，公司定期对供应商进行分类管理和供应商绩效考核，从而依据考核结果对供应商进行筛选和淘汰。

不过在实际操作过程中，由于缺乏供应商档案的管理途径，曾经发生错向未经审批的供应商下采购订单的情况，因此迫切需要系统对供应商进行严格管理，防止同类事情的发生。

从目前的调研来看，公司在供应商的管理、采购流程的管理基本上通过采购员的经验和供应商的供货价格对比进行确定，并没有一套完整和完善的公司层面的供应商评审流程；需要进一步有一套完整的管理信息系统，将过往沉积的数据累计起来，用于管理的分析。如：进一步根据供应商的历史交货数据、质量检验报告来为供应商的评审提供量化的数据支持；同时，还需要进一步提高未来业务的作业效率，如手工查询的发票改为由系统查询匹配发票。此外，由于手工计算物料需求计划时受库存状态影响很大，每次展开物料需求计划前均需要MC部门盘点库存，给MC部门带来了大量的重复工作。

采购到付款

供应商的货送到工厂在品质检验合格后入库，但是目前的帐务接收并不能保证严格按照管理需求作及时的系统入库。由于XXX公司只有财务系统（金蝶财务软件），所以库存数据（包括供应商供货接收、库存发货等）都必须通过物管部门另外制作报送相关报表以及库存出入库的单据进行财务传送，因此存在较大程度的不及时和不准确的风险。

公司未来现金管理需要有依据系统的预测管理。

计划到生产

经过评审的订单由PC部门来进行生产计划的分解，包括部门工单的分解和派发；由于目前没有建立工序和产能等部门工单必要的数据信息，以及库存数据等存在普遍的不及时和不准确的情况，所以工单的执行基本上没法按照严谨的流程进行

管理和控制，工单的清理（结案）工作也无法做到及时和准确。

在整个计划到生产的过程中，需要对工单发放和制造过程物料领用加强管理。首先工单的派发严格按照从主计划到车间工单的排程这一次序；其次对于物料在生产过程中的耗用状况必须严格的跟踪记录，以便整个制造体系的绩效考核。

由于XXX的工艺繁多，每一道工艺都会产生不良品，而现在并没有针对每张工单，每道工艺的不良率进行统计，无法根据数据改良工艺或进行绩效的管理。

车间物料没有专人管理，容易丢失。物料的消耗也没有归结到相应的工单，无法记录生产成本，不利于考核制造系统绩效。

（2）ECN需要即时通知销售部门。

系统可二次开发增加关连资料：在ECN所影响到之生产单中，关连至销售合约。如

销售合约内有填上相关销售员之电邮地址，系统便可以在储存ECN单时, 同时发电

邮至指定之销售员。

估计二次开发需时 = 2 工作天

?．预计二次开发内容：

3.4 关于模具管理

（1）由于XXX自己设计及生产模具，要求管控到模具的生产进度，建议将模具作为产品做生产单来管控生产进度，使用商业提醒－【生产排期分析列表】：如果系统日期大

于生产单的送货日期，即发商业提醒给销售部门，与客户商讨推迟送货日。(系统已

可实现)

（2）要求管控模具的能力，使用状态，及模具的成本（模具管理模块已能解决模具的生产能力，使用状态及番检发商业提醒）。但是还有一点不能满足：XXX要求为模具增

加一“成本转折点”，即超过多少啤数模具的质量下降，不良率将上升，因此成本会

增加；并要求模具状态达到此点时发出商业提醒给销售部调整报价。

系统可二次开发增加数据库：记录模具费用、要求产品销售合约总金额、数

量，系统计算有关“模具”及“模具费用” 在直接支出成本。并增加

报表, 以列出各物料明细表之模具成本情况。

估计二次开发需时 = 3 工作天

（3）报价单中要求增加模具费用。

系统可二次开发增加报表，以作参考是否要求用户自行增加“模具费用”。先假

设用户可填写“要求总金额” 及“要求总数量” 两栏, 或其中一栏;

只要其中一个实际条件符合要求, 便不建议手工输入模具费在“附加

收费”。当“实际总金额/数量” 小于“要求总金额/数量”, 系统

便显示“建议” 为“Y”, 即建议在“报价单”内输入模具在“附

加收费”. 当“实际总金额” 大于或等于“要求总金额”, 系统便

显示“建议” 为“N”, 即建议在“报价单”内不输入模具在“附

加收费”.

估计二次开发需时 = 2 工作天

?．预计二次开发内容：

X.X 关于工艺损耗

（1）由于可能每一道工艺都会发生损耗，要求每一道工序过后，如果损耗过大导致工艺总完成数量少于生产数量，马上使用商业提醒通知生产部门及销售部门（2）针对每一生产单的每一工艺损耗报告，及相关工艺的职员。

（3）XXX希望系统能够提供各个工艺发生的不良品的相关数据，并对之进行分析；进而能够在系统中可以利用所获得的数据，指导生产计划，尽量减少由于不良品率不能很

好估计而造成交货延期、生产过剩等情况

暂时不建议修改 : 系统原身的设计是以多层次的工序来计算各工序的损耗。而工艺是指生产中的快速流转工作不涉及物料加加或当中的损耗。建议XXX修改现有之BOM为部份多层次BOM, 当中部份加入工艺。

销售到收款

发货分三种：转厂，直接出口和内销，如果是转厂和直接出口的，需要处理关税，如果是内销，需要出具增殖税发票。

直接出口的即同香港公司之间的往来账，需要分币种统计应收款。

目前要综合查询某个客户共有哪些合同未送完货或某个产品一共有多少合同没有送完货比较困难。要分析产品的送货情况也比较困难。

销售的收款目前还没有客户账款历史的查询，有的只是一些Excel方式的积累，销售应收账款的账龄分析功能偏弱，不利于公司的风险管理以及客户信用控制管理。

销售流程中值得关注的点:

1)客户的管理：客户的多种分类模式,既要按地区,又要按销售方式,还要按

信用情况等来区分统计分析不同的客户类别的销售情况；

2)销售订单的价格：目前产品的几个由开发部制定标准的价格，销售时可

能会对价格进行调整；订单上反映出产品的销售价格及销售的折扣,目前

产品销售价格的波动很大.怎么设置更有效灵活的定价方式,同时保证利

润的实现；

3)发票的开具和应收帐款的确认

4)应收帐款没有严格的帐龄分析,容易忽视对其风险控制.

5)收款的核销要到发票,发票跟订单的关系不严谨,没法直接跟踪到已发货

的订单是否已经收到款.

?．预计二次开发内容：

4.1 关于客户关系管理

（1）客户满意度调查表：由于这一表格只是记录客户满意调查表的内容，与ERP系统没有任何数据交流，因此并不建议在系统中反映。

（2）但是XXX员工认为既然上了ERP，则希望系统可以反映各部门工作的方方面面。这点有待XXX高层再作决定。(暂时不建议修改)

（3）客户投诉记录。希望有客户投诉，可以记录下来投诉内容，投诉原因，相关订单，产品，及后继的处理流程。并希望输入相关订单及产品后可追溯到生产单号，如经

过工艺希望可追溯到工艺的职员。

系统可二次开发增加数据库：记录客户投诉处理, 并应用系统模块“自定工作流

程管理”及“工作流程预警”功能。

估计二次开发需时 = 3 工作天

?．预计二次开发内容：

4.3 关于海关税

由于XXX进口原料占每年材料采购的数量的20％及金额的40％，因此要求能处理海关方面的以下问题：

（1）仓库要有以海关单位表示的海关商品水平及价值报告。(系统已可实现)

（2）销售部门年初要与海关签定海关合同，就每一海关商品编号要求出口配额，以公斤为单位。每一产品出口时，将单位转换成公斤，从配额中扣除，直至配额用完，

则要重新与海关签订合同，否则不能出口。

系统可二次开发增加报告：列印每一海关商品今年的海关合同配额, 每一海关商

品本年已出口产品额（以海关编号及海关单位），剩余配额，以及outstanding SO

数。如果剩余配额小于O/S SO数，则发商业提醒通知销售部门。

估计二次开发需时 = 4 工作天

（3）另外在海关报税，关税分摊等方面有要求。暂时只可能是由XXX手工做关税分摊，再输入系统。(暂时不建议修改)

库存管理

公司的库存管理比较混乱，一方面是批号管理和货位管理不到位，另外一方面是库存人员不能提前准确知道前后端业务的需求，如采购送货计划，销售发货计划和工单排产计划等，及时调整和平衡工作。

财务管理

目前的财务核算分散在金蝶财务系统及业务系统，业务数据需要财务重新录入凭证，使得财务人员把大量的时间用在对基本业务的核算上。一套好的ERP系统，它应该跟业务是紧密结合的，体现物流与资金流的统一，同时把财务人员从大量的核算工作上解放出来，更多的时间用在分析，控制和监督的角色。如下图：所有的子帐，最后汇集到总帐，目前XXX的采购，库存，成本，应收，应付等原始数据都需要别的部门提供，而资产则是通过EXCEL管理的，最后都需要财务另外制作凭证。

同时，系统业务的集成大大方便了把资金预测伸展到业务的最前端，为资金的安

未决与已结问题未决问题

已结问题