规范人事档案管理提升档案服务功能

规范人事档案管理提升档案服务功能

发表时间：2018-07-25T15:32:55.250Z 来源：《基层建设》2018年第17期作者：张勇

[导读]

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人事档案管理工作是组织人事工作中的一个重要组成部分，是一项基础性工作。鉴于目前利用人事档案频率日益增加的现实情况，人事档案管理工作面临着新的挑战，如何与时俱进，提高档案工作的准确性及工作效率，实现科学化、信息化、规范化管理，充分发挥职能作用，更好地为组织人事工作服务，是当前亟待解决的问题。我们也在不断地发现档案管理工作中的问题，针对问题有的放矢，不断规范、完善人事档案内容，提升档案服务功能。

一、人事档案管理工作的意义

人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的，记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案又是干部个人经历、活动、表现等的记载，是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作的必备条件之一，直接影响到干部工作的效率和质量，在逢提必审、逢进必审的新的历史时期，越来越发挥着独特的作用。

1．人事档案的历史作用。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，以档案为基准，以历史材料为依据，能及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料，是做好人事工作不可缺少的基础材料。

2．人事档案在选用干部上的基础作用。人事档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时做好干部信息维护，保证信息的真实可靠，并主动提供拟选用干部的个体情况，为领导准确选人用人提供重要的依据。同时，可以利用计算机技术，做好档案信息的综合分析，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料。

3．人事档案在日常管理工作中的作用。人事档案的服务功能还体现在能为员工提供历史公正的凭证，是全面了解员工的重要依据，是维护员工权益的重要凭证，是组织人事工作的重要参考。可以为员工选拔录用、工作调动、提拔晋升、出国政审、办理户口、入党、考学、办理公证、办理社保、落实待遇、办理退休、办理案件、写生平传记回忆以及编史修志提供利用，作为有价值的参考。

二、人事档案管理中存在的问题

1．对档案管理重要性认识不足，意识滞后。人事档案工作是一项保密性很强的工作，因此个别人常常看不到这项工作的重要性，认为现在使用干部重在现实表现，档案没有多大作用。还有一些部门认为人事档案工作是组织人事部门的事情，与己无关。也有个别人虽然口头上讲人事档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视，从而造成以下问题：

一是档案材料不完整。有的材料没有随干部工作岗位、工作职位的变动而及时收集入档；组织考察、任免等材料填写不完备，存在材料不全等现象。

二是形成的材料不规范。由于人事制度改革的不断深入，各时期要求不一样，所形成的材料也不一致；个别材料无审批意见甚至无公章及落款时间，员工姓名用字前后不统一、不规范之类的情况亦时有发生。这些材料由于在形成制作阶段没有认真把关，造成员工的信息混乱，前后不一致。

三是整理档案时再生的问题。以往定期集中抽调人员对档案进行整理，产生了材料取舍不当，分类不准确及编排有误等问题。

四是没有按规定时限形成和移交材料。人事档案管理文件规定材料形成之日起一个月内要移交到档案管理部门，但多数情况下达不到这一要求。一是由于相关部门长时间没有形成材料，一拖再拖。二是由于材料形成后没有及时移交或者数年才移交，甚至忘记了移交。这种现象极易造成个人填写档案信息与档案中材料不相符合的问题，也容易造成员工都调走了，但还长时间拖着档案材料的“尾巴”。三是移交时间没有规范的交接手续，以至发现材料缺失后互相推诿，说不清责任。

2．档案管理水平不高，方法滞后。目前人事管理方法局限于传统的管理，现代化管理水平不高，不能较好地运用现代化的电子技术手段进行管理，造成档案管理信息化程度低，提供基本信息花费时间长，档案磨损快，劳动强度大，管理成本高。

3．档案内容不全或有误，影响利用。随着时代发展，人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都影响案卷的利用。还存在部分人员档案材料因种种原因，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载前后不一致的情况，个别人员年龄越填越小、参加工作时间越填越早、文化程度越填越高。

三、如何规范管理人事档案，不断提升档案服务功能

1．转变观念，提高认识，加强组织领导。领导重视是抓好人事工作的关键所在。企业要将人事档案工作纳入议事日程，定期召开人事档案管理领导小组会议，研究人事档案工作相关政策。要切实帮助档案管理人员解决工作中遇到的困难和问题，为人事档案管理工作的顺利开展提供有力保障；要保证合理的经费投入，使档案工作硬件设施符合达标要求。

2．建立“纲经纬”档案工作网络。人事档案领导小组是档案管理的“纲”，负责对工作的组织领导；人事档案管理部门是“经”，负责对档案管理达标工作统一组织、统一治理、统一协调；遍布企业各部门、各单位的兼职档案收集人员是“纬”，负责收集、整理、上报本部门的档案材料。通过这些措施，形成上下齐抓共管的合力，推进人事档案工作的开展。

3．建立健全人事档案管理制度。提高人事档案工作质量，既要靠管理人员的素质，又要靠制度，因为制度建设更具有全局性、稳定性和长期性。实践证明，许多工作出现问题大都源于管理松懈。内部管理不严，制度不健全，本该发现的问题没能及时发现，本可堵塞的漏洞没能及时堵塞，给造假者及非真实的归档材料的流入造成可乘之机，严重影响档案管理工作。因此，档案工作与其他干部工作一样，同样需要严格要求、严格管理。要建立健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，并严格按照《人事档案工作条例》、《档案法》等各项规章制度执行，使档案管理有章可循，有法可依，才能减少和避免人事档案管理工作的失误。

4．加强档案材料鉴别工作。人事档案材料的鉴别是从源头提高档案质量的关键。必须要提高档案管理人员的业务技能，使其能够准确无误地鉴别材料是否属于人事材料的范畴，材料的内容是否真实完整，材料的制作是否规范，故而在日常工作中加强对档案管理人员的培训尤为必要。

5．严格执行认定制度，加大人事档案审核力度。近年来在集团公司的要求下，我公司开展了档案审核与信息系统核查整改、干部人