秘书学概论整理

第一章：秘书是为政府机关、企事业位、社会团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。秘书角色主要的行为特征是辅助领导管理、提供综合服务。

秘书的职业特征

1、服务的直接性

2、服务的稳定性

3、知识化

4、年轻化

5、女性化

第二章：秘书工作的本质属性

关于秘书工作的本质属性有代表性的观点有：

---“四性说”：政治性、从属性、服务性、被动性（李欣，《秘书学导论》，高等教育出版社1993年）

---辅助性：（董继超，《普通秘书学》）

---近身、辅助说：

---对立统一矛盾说：被动与主动的统一、事务性与思想性的统一、机要性与群众性的统一、突击性与经常性的统一、综合性与专业性的统一。

---补偿说：

---综合辅助性：

秘书工作的发展趋势

1、秘书办公手段的现代化

2、秘书工作内容的多样化

3、秘书群体结构的合理化

4、秘书人才培养的专门化

5、对秘书要求的高标准化

第三章：秘书工作机构的设置原则

1、精简原则

2、纵向层次尽量少

3、横向幅度可适量加大

秘书工作机构的名称（了解）

1、中央的秘书工作机构称“办公厅”

2、省、部的秘书工作机构称“办公厅”

3、省辖市、厅、局、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构称“办公室”

4、社会团体的秘书工作机构称“秘书处”

5、临时性的秘书工作机构也称“秘书处”

秘书工作机构的性质

1、机密性

2、辅助性

3、综合性

4、服务性

秘书工作机构的职能

1、助手职能

2、参谋职能

3、枢纽职能

4、协调职能

5、保密职能

6、公关职能

第四章：秘书素质秘书腐败：

一、秘书腐败的事实

二、秘书腐败的方式

三、秘书腐败的危害，易产生“连环效应”

四、秘书腐败的根源

五、秘书腐败的防治

第五章：秘书礼仪

礼仪的特点

1、普遍性

2、规范性

3、差异性（对象性）

4、可操作性

3、发展性

秘书礼仪的注意事项

1、尊重

2、自信、大方

3、适应环境

4、注重细节

5、言行适度

6、明确交往目的

握手：

握手礼仪

1、握手的标准方式

行至距握手对象1米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开，右手手掌伸直，掌侧与地面垂直与对方相握，上下稍晃动3、4次，随即松开手，恢复原状。与人握手，神态要专注、热情、友好、自然，面含笑容，目视对方双眼，同时向对方问候。

2、握手的顺序（尊者居前）

－女士先，男士后

－长辈先，晚辈后

－职位高者先，职位低者后

3、握手力度

4、握手时间

5、握手禁忌

－－握手时不要戴着手套或戴着墨镜

－－握手时不宜发长篇大论，点头哈腰，过分客套

－－握手时不要看着第三者，更不能东张西望

－－不要坐着与别人握手

－－注意民族、民风、民俗的差异性

名片礼仪（注：根据中国人大金正昆教授关于现代礼仪的讲座内容整理而成。）

1、名片的重要性：介绍功能、联络功能

2、名片使用的三不准

－－不能随意涂改名片

－－名片上一般不提供私宅电话

－－一般名片上不印两个以上的头衔（根据交往对象的不同，多准备几种名片。社交名片与公务名片（公务名片由归属、称谓、联络方式这三部分构成：归属放在左上角，包括单位全称、所在部门、企业标志；称谓放在中间，包括姓名、职务、专业职称；联络方式放在右下角，包括地址、邮编、办公室电话）

名片的制作

－－材料宜用一般纸制，不宜用昂贵材料

－－尺寸以5.5×9为宜

－－色彩控制在三种颜色之内

4、向他人所取名片的方法

－－交易法（适合不太熟悉的交往对象）

－－明示法（适合比较熟悉的交往对象）

－－谦恭法（地位低的向地位高的索取）

－－联络法（地位高的向地位低的索取）

递送名片的技巧

－－携带足量

－－放置到位

－－尊卑有序

－－循序渐进：下级先给上级，晚辈先给长辈，男士先给女士，主人先给客人；如果需要同时给多人，递送名片时可以按照职务高低、由近到远、顺时针方向

－－态度恭敬

－－方式得当：用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去，名片中字的正面应朝向对方，便于对方立即阅读

接受名片

－－起身迎接

－－及时回赠对方名片

－－接名片要用双手

－－接受名片之后要认真看，了解对方的确切情况。

－－收藏到位

－－不要生硬的向别人索要名片

接听电话礼仪（了解）

仪表（做到“面子”有礼）

1、服饰规范（只穿适合你的衣服。）

（1）应时原则：指着装与穿着的具体时间相吻合，并体现出一定的时代特征

－－与时代变化相适应

－－与四季变化相适应

－－与早中晚变化相适应

（2）应景原则：指着装要与自己所面临的环境保持和谐一致。

应己原则：指着装要量体裁衣，因人而异

与性别吻合

与年龄吻合

与肤色吻合

与形体吻合

与职业身份符合

（3）应己原则：指着装要量体裁衣，因人而异

与性别吻合

与年龄吻合

与肤色吻合

与形体吻合

与职业身份符合

（4）应制原则：

制度化

系列化

标准化

鞋：

--以“舒适度”为优先原则

--正式的场合不要穿凉鞋、后跟用带系住的女鞋或露脚趾的鞋

--保持鞋面的清洁光亮

--不要把新皮鞋留到参加聚会那天才穿

领带的运用：

--黑色西装，搭配以蓝色、银灰色或者红白相间斜条纹的领导，给人冷静稳重之感； --深蓝色西装，搭配以褐色、橙色或暗红色的领带，给人以肃静高雅之感；

--中灰色西装，搭配以红色、黄色或者绿色调的领带；

--乳白色西装，搭配以红色或者褐色的领带；

--米色西装，搭配以褐色或者海蓝色的领带。

让衬衫给你加分：

--正装衬衫必须为单一色彩。在正规的商务应酬中，常穿白色衬衫。此外，蓝色、灰色、绿色、黑色有事也可考虑；

--正装衬衫以无胸袋为佳；

--穿西装时，衬衫的所有纽扣都要一一系好；

--穿西装时，衬衫的袖长长短要适度。一般是衬衫的袖口恰好露出1cm左右；

--穿长袖衬衫时，不论是否穿外衣，都要将其下摆均匀认真地掖进裤腰之内。

着装禁忌

忌脏、忌乱、忌破、忌露、忌透、忌短、忌紧、忌艳、忌异

2、饰物佩戴（佩戴饰品不要妨碍工作）

（1）要少而精

（2）遵守成规

（3）男女有别

第六章

一、“文件”概念

1、文件的定义

一般指由法定组织依法制定，用来处理各种公务，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。

2、文件的特征

以文字表达

由公务产生

实际用于公务处理

由法定作者制成

有特定格式

第七章秘书人际关系

秘书处理人际关系的准则

1、尊重为本

自尊

－－是一个人的品德基础

－－自尊的弹性（如，要正确对待认错和虚心接受批评）

尊重本职工作

尊重他人

要有恰当的方式（做到：礼貌、接受对方、重视对方、赞美对方等）

2、宽容(“让爱永刻于石，让恨随沙而逝”）

3、诚信

4、要有团队精神、合作精神（克服自私与贪婪）

如何应对突发事件？

突发事件主要是指那些造成重大人员伤亡、或者有重大影响可能产生重大后果的自然灾害、安全生产、重大行事案件、社会群体性事件、恐怖主义破坏活动等。

3、4、2突发事件的特点

－－突然性

－－灾害性

－－社会和媒体关注热点

－－对组织形象具有杀伤力

－－在突发事件发生之后，在处置突发事件的工作班子中，应该有专人负责新闻发布工作，

并成立相应的工作小组，任务主要是负责发布新闻、受理记者的采访申请、记者采访的时间安排和记者管理。

－－在研究和决定处置突发事件的工作方案的时候必须包括新闻发布工作的方案，并且将新闻发布的工作方案置于重要的位置。

－－要立即形成接待安排记者的方案。

－－对一些有发展过程的条约法事件，要设立新闻中心，并及时向记者提供情况，这对组织记者采访和加强记者管理都会带来很大便利，减少很多麻烦。

－－根据不同媒体的特点来组织新闻发布。

－－要随时了解外界舆论的有关反应，善于组织好有针对性的答疑解惑的新闻发布，以减少对处置突发事件工作的各种干扰和不利影响

第八章信息管理

什么是信息（了解）

信息就是指以声音、语言、文字、图像、动画、气味等方式所表示的实际内容。

信息管理流程（了解）

信息收集－－信息整理－－信息传递－－信息储存

信息收集的要求

－－价值性

－－时效性

－－层次性

－－针对性

－－全面性

信息整理

信息整理包括对信息进行筛选、分类、校核等过程。

问卷调查的优点

相对较省时、省力，投入经费较少

一定程度上能够排除调研对象心理因素影响

一定程度上能够避免调研者的主观影响

便于定量处理和分析

问卷调查的不足

所获取到的资料的生动性、具体性不够

对调研对象具有一定的要求

回复率不好保证

不能保证填问卷的质量

抽样调查(sampling survey)

概念：指从所研究的总体中，按照一定的方式选取一部分个体进行调查，并将在这部分个体中所得到的调查结果推广到总体中去。其优点有：

从总体中抽取部分进行调查，所以比较节省时间、人力和财力

能较迅速的获得资料

可以获取比较详细、丰富的资料

应用范围很广

第九章会议组织

会议方案的拟定

会议方案是会议总体原则安排，是在召开大中型会议前对会议如何召开所做的规划性文书，具有预想性、程序性等特点。会议方案一般包括以下内容：

1、会议名称；

2、会议目的；

3、会议主题；

4、会议规模与参会人员；

5、会议形式；

6、会议时间、会期；

7、会议地点；

8、会议议程；

9、会议筹备机构组建；

10、会议经费说明；

11、会议文件名称

会议议程表与会议日程表

会议议程表是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清楚地表达出来，它是为完成议题而作的顺序计划。通常秘书草拟会议议程后，交给领导审阅、修改、批准，在会前复印分发给与会者。

大中型会议的议程一般安排如下：

1、开幕式：上司和来宾致词；

2、主要发言人做报告；

3、分组讨论；

4、参观或其他活动；

5、会议总结，宣读会议决议；

6、闭幕式。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，一般采取简短的文字表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午和晚上3个单元里。会议日程是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，要求具体明确、准确无误。通常秘书草拟了会议日程后也需要提交领导审定，在会前复印分发给每位与会者。会议日程表一般包括：日期；时间；内容安排；地点；参加人；负责人；备注

在安排会议议程和会议日程时要注意会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间；还要考虑人们的生理规律，安排在人们办事高效率时段开会，要注意将全体会议安排在上午，分组讨论发言安排在下午，晚上则安排一些娱乐活动。

第十章公文写作

公文的界定（了解）

1、狭义的公文

（1）党的各级机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定有14种正式文件：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

（2）国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定有13种正式文件：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、广义的公文

除了包括上述狭义的公文，还指常用应用文，一般主要有工作总结、计划、调查报告、会议文件（如开幕词、闭幕词、欢迎词、大会工作报告等）、讲话稿、规章制度（如制度、守则等）等。

格式：发文字号

（1）概念：又称发文号、发文编号，是公文格式中不可缺少的部分。

（2）作用：便于文件发出；便于统计、掌握发文数量；便于查询和引用；利于保管的系统性。

（3）构成要素：机关代字、年份、序号。如：某政发〔2006〕8号，某党发〔2007〕6号

（4）具体要求

－－构成要素顺序不能变

－－机关代字要明确发文的含义，如“国发”等

－－几个单位联合行文时，不一文多号，而只标主办机关的发文字号。

－－在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易重复时要避免。如某县的政府、政协、政法委三机关的代字不能编成“某政发”

标题：标题是公文的眉目，具有统摄全篇、揭示行文主旨的作用。

（1）构成：发文机关、事由、文种三个部分构成。如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》

（2）拟写标题的要求

－－准确

－－简要

－－清楚